Un système d'inventaire périodique est une technique d'évaluation de l'inventaire pour les besoins de rapports financiers qui implique de compter physiquement l'inventaire à des moments prédéterminés. En utilisant l'inventaire périodique comme technique comptable, le coût des marchandises vendues (COGS) est calculé en prenant un inventaire au début de chaque période, en ajoutant de nouveaux achats d'inventaire tout au long de la période et en soustrayant l'inventaire final. Les entreprises qui l'utilisent, qui sont souvent de petites entreprises, trouvent qu'il est à la fois plus simple à déployer et plus rentable. Dans cet article, nous découvrirons les systèmes d'inventaire perpétuel et périodique, la comptabilité du système périodique et un exemple de système d'inventaire périodique.
Système d'inventaire périodique
Une procédure comptable d'évaluation des stocks appelée inventaire périodique est effectuée à des intervalles prédéterminés. À la fin du trimestre, les entreprises comptent physiquement leurs produits et utilisent les données pour équilibrer leur grand livre. Les fonds restants sont ensuite appliqués au début de la nouvelle période.
Les procédures comptables diffèrent d'un système de révision perpétuelle dans le cadre d'un système d'inventaire à révision périodique. Pour déterminer le montant de l'inventaire normal à la fin de l'année, la société compte physiquement son stock. Les organisations utilisent des estimations pour les jalons de milieu d'année comme les rapports mensuels et trimestriels. Lorsqu'un cabinet comptable acquiert des articles à revendre, l'inventaire du compte du grand livre n'est pas mis à jour. Au lieu de cela, ils débitent les achats effectués sur le compte temporaire. Chaque année, un compte temporaire a un solde nul. A la fin de l'année, le comptable transfère la somme sur un autre compte.
Les entreprises apportent les modifications nécessaires après avoir effectué des achats de produits sur un compte du grand livre. Étant donné que le solde du compte associé d'un compte de contrepartie est compensé et apparaît dans les états financiers, il est censé être l'opposé du grand livre général. Les remises d'achat, les retours d'achat et les comptes d'allocation sont quelques exemples de comptes de contrepartie. Ces comptes peuvent être combinés pour produire des achats nets.
Les entreprises maintiennent les frais de livraison dans un compte différent du compte d'inventaire principal dans un système de contrôle d'inventaire périodique. Ils assurent le suivi des frais de livraison associés aux comptes de fret entrant ou de transport entrant pour les stocks entrants. Les dépenses de ce compte augmentent éventuellement la valeur de leurs biens. Les entrées du journal apparaîtraient comme suit :
Système d'inventaire perpétuel et périodique
Pour garder une trace de la quantité d'inventaire disponible, il existe deux systèmes différents : périodique et perpétuel. Le système perpétuel est le plus complexe des deux, mais il nécessite beaucoup plus de tenue de registres. Alors que le système perpétuel surveille en permanence les soldes des stocks, le système périodique effectue périodiquement un comptage physique des stocks pour calculer le solde final des stocks et le coût des marchandises vendues.
Comparaison entre les systèmes d'inventaire périodique et perpétuel
Voici quelques autres distinctions entre les deux systèmes :
#1. Comptes
Au fur et à mesure que des transactions impliquant des stocks ont lieu, le grand livre général, ou grand livre des stocks, est continuellement mis à jour dans le cadre du système perpétuel. Cependant, le compte du coût des marchandises vendues n'est saisi dans le cadre d'un système d'inventaire périodique qu'après un décompte physique, qui est ensuite utilisé pour calculer le coût des marchandises vendues.
#2. Réseaux informatiques
Un système d'inventaire permanent ne peut pas avoir ses enregistrements tenus manuellement car il pourrait y avoir des milliers de transactions au niveau de l'unité au cours de chaque période comptable. En revanche, pour les très petits inventaires, la simplicité d'un système d'inventaire périodique permet l'utilisation d'un enregistrement manuel.
#3. Dépenses pour les articles vendus
Au fur et à mesure de chaque vente, le compte du coût des marchandises vendues est continuellement mis à jour dans le cadre du système perpétuel. Le coût des marchandises vendues est plutôt calculé en une somme forfaitaire après la période comptable dans le cadre du système d'inventaire périodique en ajoutant tous les achats à l'inventaire initial et en déduisant l'inventaire final. Dans ce dernier scénario, cela signifie qu'il peut être difficile d'obtenir des chiffres précis sur le coût des marchandises vendues avant la fin de la période comptable.
#4. Comptage des périodes
Étant donné que le comptage de cycles repose sur des inventaires fiables qui peuvent être obtenus en temps réel comme référence, le comptage de cycles ne peut pas être utilisé avec un système d'inventaire périodique.
#5. Achats
Selon le type de transaction, les achats de stocks dans le cadre du système perpétuel sont enregistrés soit dans le compte d'inventaire des matières premières, soit dans le compte de marchandises et une écriture unitaire est également effectuée dans la fiche individuelle qui est tenue pour chaque article de stock. Bien qu'il n'y ait pas d'enregistrements d'inventaire individuels auxquels des informations sur le nombre d'unités pourraient être ajoutées dans un système d'inventaire périodique, tous les achats sont enregistrés dans un compte d'actif d'achat.
#6. Enquêtes sur les transactions
Étant donné que les informations sont agrégées à un niveau très élevé, il est presque impossible de retracer les enregistrements comptables dans le cadre d'un système d'inventaire périodique pour déterminer pourquoi une erreur liée à l'inventaire de quelque type que ce soit s'est produite. Cependant, dans un système d'inventaire permanent, lorsque chaque transaction est détaillée jusqu'au niveau de l'unité individuelle, ces enquêtes sont beaucoup plus simples.
Comme le montre la liste susmentionnée, le système d'inventaire permanent surpasse la méthode d'inventaire périodique. La principale situation dans laquelle un système périodique peut être justifié est lorsque l'inventaire est extrêmement petit et que vous pouvez l'évaluer visuellement sans avoir un besoin pressant de registres d'inventaire plus étendus. Étant donné que les employés de l'entrepôt peuvent involontairement enregistrer des transactions d'inventaire de manière incorrecte dans un système perpétuel s'ils ne sont pas correctement formés à son utilisation, le système périodique peut également être efficace dans certaines situations.
Exemple de système d'inventaire périodique
Voyons un exemple de système d'inventaire périodique pour essayer de comprendre la procédure.
Étant donné que 100 USD ont été ajoutés au compte de stock après chaque période, le compte de stock de début de la période en cours dans cet exemple de système d'inventaire périodique était de 1,000 1,100 USD. Le compte d'inventaire sera donc désormais de XNUMX XNUMX $. Cela vous appartiendra. "Le prix des biens qui sont à vendre."
Coût des articles à vendre = 1000 100 + 1100 = XNUMX XNUMX $
Selon nos livres, nous avons le « coût des marchandises disponibles à la vente » final. Cependant, l'entreprise ne sait toujours pas combien de marchandises ont été vendues pendant cette période. Votre organisation inspectera physiquement l'inventaire à la fin de la période. Supposons qu'il y ait 1,050 1,050 unités dans l'inventaire final. Le stock final contrôlé physiquement est de 1 50 $ car chaque unité coûte XNUMX $. Nous devons transférer XNUMX $ du compte d'inventaire au « Coût des marchandises vendues » pour équilibrer la différence entre l'inventaire physique et les comptes d'inventaire dans les livres.
Comptabilité système périodique
Le système comptable d'inventaire périodique implique plus que le simple comptage et le suivi des niveaux d'inventaire ; cela implique également de documenter l'ensemble du système sous forme d'écriture de journal afin qu'il puisse être vu dans les livres de comptes.
Imaginons que vous possédiez un magasin de détail où vous avez pratiquement toujours besoin d'acheter des marchandises pour gérer vos opérations quotidiennes. Supposons que votre entreprise utilise le système d'inventaire périodique pour déterminer le « coût des marchandises vendues ». Votre entreprise a maintenant besoin de 10 unités de stock à 1 USD chaque jour, qu'elle a payées en espèces au cours de la période comptable en cours. L'achat a coûté 10 $ au total. Naturellement, une partie de ce stock pourrait se transformer en « produits finis » et être vendue au cours de la période, mais votre comptable ne devrait pas s'en inquiéter. Au lieu de cela, un "compte d'achat" - un "actif" - sera généré régulièrement pour chaque article d'inventaire acheté. Ce compte abrite toutes les acquisitions d'inventaire.
Dans le cadre du système d'inventaire périodique
Dans le cadre du système d'inventaire périodique, une entreprise ne suit pas les variations des niveaux de stock tout au long de la période comptable. Au lieu de cela, il compte régulièrement physiquement son inventaire à des périodes prédéterminées comme mensuelle, trimestrielle ou annuelle. L'entreprise utilise ces comptages physiques pour déterminer le coût des marchandises vendues et les stocks de clôture de la période.
Le système d'inventaire périodique présente les principales caractéristiques suivantes :
#1. Achats:
L'entreprise n'enregistre pas immédiatement le coût de chaque article vendu ou ne modifie pas le solde des stocks après un achat de stocks. Afin de suivre le coût global des articles achetés tout au long de la période, un débit est effectué sur le compte d'achat.
#2. Coût des marchandises vendues (COGS)
L'entreprise compte physiquement son inventaire après la période comptable. Après avoir déduit l'inventaire initial du total des achats et comptabilisé l'inventaire final, le coût des marchandises vendues est déterminé.
L'inventaire initial avec moins d'achats et l'inventaire final équivaut au COGS.
#3. Enregistrement
La société ne met pas à jour le compte d'inventaire à chaque achat ou vente selon le régime périodique. Il modifie uniquement le solde des stocks en fonction du décompte physique après le mois. Par conséquent, le compte de stock peut ne pas refléter avec précision le solde de stock actuel.
#4. Présentation du compte de résultat
Le coût des articles vendus est présenté séparément au compte de résultat dans le cadre du système d'inventaire périodique. Les notes de bas de page de l'état financier peuvent inclure des informations sur les stocks d'ouverture et de clôture même si elles ne sont pas explicitement affichées sur le compte de résultat.
Les caractéristiques d'un système d'inventaire périodique
Voici les caractéristiques d'un système d'inventaire périodique :
#1. Décompte physique
Dans ce système, les différents niveaux de stock, tels que les approvisionnements initiaux, les projets en cours et les produits finis, sont comptés physiquement pour les enregistrer dans les livres.
#2. Pas de suivi immédiat
Étant donné qu'aucun logiciel ou technologie automatisé n'est utilisé, il y a un décalage entre deux séances de comptage car il n'y a pas de suivi en temps réel pendant la procédure. Il n'y a pas d'informations actuelles et précises sur le niveau des stocks disponibles pendant cette période.
#3. Calcul du coût des marchandises vendues (COGS)
Le COGS est déterminé périodiquement dans chaque cas au cours de ce processus.
#4. Processus difficile
La méthode de comptage physique rend le système d'inventaire périodique comptable complexe, difficile et peut-être opaque. Une mauvaise gestion et des écarts pourraient produire de fausses informations et données.
#5. Approche métier
Il convient de mentionner que toutes les entreprises ne peuvent pas utiliser cette approche. Les petites entreprises qui utilisent un type défini de produit fixe comme matière première ou qui nécessitent en particulier un comptage périodique des stocks pour les utilisateurs internes peuvent le gérer efficacement.
Ainsi, les fonctionnalités du système d'inventaire périodique susmentionnées sont celles que certaines entreprises utilisent pour créer un système efficace et ouvert.
Étapes Pour le système d'inventaire périodique
Le système d'inventaire périodique comprend les étapes suivantes :
Dans cette approche, le début et la fin sont comptés physiquement tout au long d'une période spécifique.
Pour calculer le « coût des marchandises disponibles à la vente », l'entreprise prendra également en compte tous les achats effectués pour l'inventaire pendant cette période.
Les stocks d'ouverture plus les achats sont égaux au coût des marchandises prêtes à être vendues.
Par conséquent, le coût des marchandises vendues pendant cette période sera :
Inventaire final : le coût des marchandises disponibles à la vente est égal au coût des marchandises vendues.
Pour augmenter l'efficacité du système, la société doit adhérer à la méthode étape par étape susmentionnée de cette forme de gestion des stocks.
Avantages
L'approche de l'inventaire périodique a ses propres avantages. Examinons-les plus en détail dans les points suivants :
- Une main-d'œuvre plus petite était nécessaire car il n'y avait pas de comptage physique nécessaire entre les périodes. En conséquence, il est moins cher car un compagnon n'est pas nécessaire. Pendant cette période, une équipe s'occupera des stocks, ce qui fera gagner du temps et de l'argent à l'entreprise.
- Les contrôles physiques n'ont lieu qu'à la fin du trimestre, de sorte que le travail régulier n'est pas affecté. À ce stade, sans interférer avec la routine quotidienne, le service concerné comptera pour lequel une main-d'œuvre distincte est affectée.
- La quantité est fiable pour confirmer la comptabilité de fin de période puisqu'elle est physiquement inspectée à la fin de la période.
- Il n'est pas nécessaire de vérifier l'état des « travaux en cours » ou des « matières premières » entre les périodes. Comme les informations recueillies après le comptage permettent de suivre les différents niveaux de stock, y compris les matières premières, les en-cours et les produits finis, elles sont effectuées automatiquement tout au long du comptage.
Inconvénients
Avant d'adopter la démarche, il est important de prendre connaissance des diverses restrictions en plus des avantages du système d'inventaire périodique. Voici ce qu'ils sont :
- Dans l'intervalle, il n'offrira aucune donnée concernant le coût des marchandises vendues.
- Il peut être nécessaire d'apporter une modification majeure à la fin car il y a peu d'informations entre les périodes.
- La fraude est une possibilité très probable.
- Cette approche n'est pas appropriée pour les grandes entreprises.
Pourquoi utiliseriez-vous un système d'inventaire périodique ?
Les petites entreprises avec des stocks modestes sont mieux adaptées à un système d'inventaire périodique. Il est simple de faire un inventaire physique pour ces entreprises. Estimer le coût des marchandises vendues sur des périodes de temps prédéterminées est également beaucoup plus simple.
Pourquoi un système d'inventaire périodique est-il préférable ?
La méthode de l'inventaire périodique a l'avantage d'éliminer l'exigence d'une comptabilisation séparée des stocks de matières premières, de travaux en cours et de produits finis. La seule chose qui est notée, ce sont les achats.
Quel est le meilleur, perpétuel ou périodique ?
En général, le système perpétuel est plus performant que le système d'inventaire périodique. C'est ainsi qu'il s'agit d'une approche sans intervention qui ne nécessite que peu ou pas de travail grâce aux logiciels informatiques que les entreprises utilisent. La technologie de point de vente utilise des codes-barres pour suivre les articles de l'étagère à la caisse enregistreuse.
Résumé
Comprendre votre stock est essentiel au succès, car une bonne gestion des stocks peut faire ou défaire une entreprise. Alors que les petites entreprises et les organisations avec peu d'articles en stock peuvent se débrouiller avec la méthode périodique, les grandes organisations devront passer à un système d'inventaire permanent. Quelle que soit la méthode de contrôle des stocks que vous choisissez, les décideurs ont besoin de l'équipement approprié pour gérer avec succès leurs stocks.
Utilisez les capacités de planification de la demande et de planification des besoins de distribution pour trouver l'équilibre idéal entre l'offre et la demande dans l'ensemble de votre entreprise.
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Bibliographie
