Un logiciel de paie est un système qui gère la paie intégrés tels que les charges sociales, le salaire, les primes de fin d'année, les fiches de paie, les congés payés, la gestion des avantages sociaux et l'organisation des dossiers des employés. Plusieurs entreprises externalisent leur logiciel de paie, mais vous pouvez décider que le faire en interne est idéal pour votre entreprise. Cependant, il existe de nombreuses solutions logicielles de paie disponibles pour vous aider dans le processus.
Cependant, il peut être difficile de décider quelle solution vous convient le mieux. Nous avons préparé ce guide pour vous aider à comprendre l'environnement des fournisseurs, et vous pouvez également choisir parmi les 10 meilleurs logiciels de paie.
Fonctionnalité du logiciel de paie
Ce type de solution gère une panoplie d'informations liées au salaire des employés et intègre également fréquemment des fonctions de gestion des avantages sociaux. Cela comprend tout ce qui est lié aux revenus (type et fréquence de paie, primes, retenues, saisies-arrêts, etc.) : congés payés et congés payés, ainsi que des avantages ponctuels ou récurrents tels que l'assurance maladie, l'aide à l'éducation, les frais de déménagement, et régimes de retraite.
Lors de la préparation d'une course, le système calculera les retenues sur salaire telles que les taxes fédérales, les taxes municipales et les taxes d'État (y compris la sécurité sociale, l'assurance-maladie, le chômage et également l'assurance invalidité). Ils imprimeront ensuite des chèques de paie ou effectueront des dépôts directs, et exporteront les données directement vers un logiciel comptable ou dans un format compatible avec l'importation dans un système comptable. Il devrait également couvrir les indemnités de déplacement, la réinstallation des nouveaux travailleurs, ainsi que les autres frais de déplacement, ainsi que toutes les dépenses supplémentaires supportées par les employés.
Enfin, le logiciel doit générer formulaires et rapports fiscaux pour l'employeur, les employés et les sous-traitants, tels que les 940, 941, 944, 1099, W2, W3 et 1099-MISC.
Avantages du logiciel de paie
Si votre entreprise gère manuellement les informations sur les employés et Paiements, les solutions de paie pourraient vous faire économiser du temps, de l'argent et aussi beaucoup de tracas en réduisant les problèmes de conformité.
#1. Gagner du temps.
L'avantage le plus évident d'une paie Système de gestion c'est qu'il fait gagner du temps, ce qui permet d'économiser de l'argent. Ces systèmes sont censés être conviviaux, de sorte que la courbe d'apprentissage pour configurer et commencer le traitement de la paie est relativement courte. Ces gains de temps s'additionnent.
#2. Réduisez les risques en augmentant la précision.
Un système logiciel de paie peut également aider les propriétaires d'entreprise à s'assurer qu'ils versent le montant exact des taxes liées au chèque de paie et à produire les rapports nécessaires à temps. Lors de l'exécution manuelle de la paie, même une petite erreur de calcul, telle qu'une erreur de multiplication ou d'arrondi, peut avoir de graves conséquences. Ces solutions traiteront les fichiers et les rapports fiscaux pour vous et vous rappelleront quand ils sont dus.
Le simple fait de suivre les changements apportés au code des impôts est un effort qui prend du temps. Le logiciel de paie gardera une trace de ces changements pour vous afin que vous n'ayez pas à le faire.
#3. Produire des rapports.
Enfin, les systèmes de paie vous permettent de suivre les informations sur la paie au fil du temps. Il fournira rapidement des rapports précieux aux décideurs internes, aux comptables et aux auditeurs. Ainsi, un rapport de paie peut inclure des détails sur les coûts trimestriels, les remises fiscales annuelles et la participation historique aux avantages sociaux des employés.
Quel genre d'acheteur êtes-vous?
La paie n'est souvent qu'un élément des exigences logicielles d'une entreprise, bien que ce ne soit pas toujours le cas. Il existe de nombreux degrés d'acheteurs, et les catégories suivantes vous aideront à déterminer le logiciel qui répondra le mieux à vos besoins :
#1. Petites entreprises :
Un propriétaire de petite entreprise essayant de rationaliser ses opérations de paie souhaitera un logiciel de paie avec un prix de base bas. De plus, vous faites probablement votre propre paie en ce moment, vous devrez donc trouver le meilleur logiciel de paie pour votre petite entreprise.
#2. Entreprises de taille moyenne :
Les spécialistes des ressources humaines des organisations de taille moyenne ou plus grandes (plus de 50 employés) bénéficieront de plus que de simples procédures de paie de base. À ce stade, l'intégration, le paiement direct, la déclaration de revenus et d'autres fonctionnalités telles que le suivi des présences et le suivi du temps deviennent plus précieux. Ainsi, l'acheteur souhaitera un système de gestion des ressources humaines plus complet.
#3. Grandes entreprises :
Ces acheteurs veulent aller au-delà du service des ressources humaines et également dans un package de planification des ressources d'entreprise (ERP). Cela comprend le traitement complet de la paie, la gestion des talents et éventuellement le système de gestion du capital humain. Cela permettra une intégration étroite entre la paie et les autres processus RH, ainsi que la comptabilité et d'autres systèmes spécifiques au département.
Un autre facteur à prendre en compte est le type de système d'exploitation (OS) sur lequel le logiciel sera exécuté. Par exemple, si vous utilisez un Mac, vous souhaiterez peut-être enregistrer des produits conçus exclusivement pour l'interface Mac. Alternativement, un nombre croissant de produits sont indépendants du système d'exploitation, ce qui signifie qu'ils sont optimisés pour fonctionner dans un navigateur Web. Par conséquent, ils ne dépendent pas d'un système d'exploitation spécifique.
Lors de la sélection d'un logiciel de paie en ligne, la disponibilité d'une application mobile peut également être prise en compte. Vous ne pourrez pas effectuer de paie ni produire de déclarations de revenus, mais les employés pourront demander des congés, mettre à jour des informations personnelles telles que des numéros de téléphone et apporter des ajustements à d'autres options de paie.
Les organisations professionnelles d'employeurs (PEO) et les organisations de services administratifs qui souhaitent suivre les services de paie de leurs employés peuvent envisager un logiciel PEO.
Comprendre les tendances du marché
Plus de logiciel de paie est maintenant disponible sur Internet. Le logiciel en tant que service (SaaS), un paradigme de déploiement dans lequel le fournisseur héberge le logiciel sur ses propres serveurs et les clients accèdent à la solution via un navigateur Web, devient de plus en plus courant pour les applications de paie. Étant donné que les réglementations fiscales changent régulièrement, tout logiciel de paie en ligne que vous achetez devra être mis à jour au moins une fois par an. Les solutions de paie en ligne sont une solution fantastique à ce problème, car les fournisseurs mettent automatiquement à jour le logiciel avec les modifications légales, ce qui simplifie la conformité fiscale pour vous.
Les portails d'employés sont de plus en plus répandus. Dans l'ensemble, les logiciels RH sont de plus en plus centrés sur les employés. Les portails des employés sont de plus en plus disponibles, à la fois en tant que systèmes SaaS et sur site. Recherchez des fonctionnalités supplémentaires axées sur les employés, telles que la déclaration de revenus en libre-service des employés, l'accès aux données de paie personnelles, les avantages personnels, les coordonnées bancaires pour le dépôt direct, les talons de paie, les données de feuille de temps, ainsi que l'audit et le reporting des absences.
Fonctionnalités du logiciel de paie
- Calcul de la paie des salariés
- Calcul automatique des retenues à la source
- Traitement des chèques par dépôt direct
- Les chèques sont imprimés pour les employés qui ne sont pas inscrits au dépôt direct.
- Création de documents fiscaux
- Intégration avec des fournisseurs de paie tiers
- Émission de chèques sporadiques ou de paiements à la demande
- Suivi de l'historique des salaires de chaque employé
- S'occuper des régimes d'avantages sociaux
- Prendre soin de la planification de la retraite
- Audit et suivi de la paie
- Ajustements et révisions de salaire pour les employés
- Le solde et les données de calcul de la paie sont mis à jour régulièrement.
- Self-service pour les employés
Examen des 10 meilleurs logiciels de paie gratuits
#1. BambooHR
Plutôt que d'avoir à passer des heures chaque mois à transférer manuellement des données et à se soucier de l'exactitude, BambooHR rend l'administration de la paie simple, rapide et sans stress. Les mises à jour des données BambooHR sont immédiatement transmises à la paie, éliminant pratiquement la saisie de données en double. De plus, avec des rapports de paie complets, un meilleur service client et un service complet de déclaration de revenus, vous économiserez du temps et de l'anxiété lors de la configuration de la paie, ce qui vous permettra de vous concentrer sur d'autres objectifs vitaux.
#dix. Paychex Flex
Paychex Flex est une solution de paie et de ressources humaines tout-en-un que vous pouvez développer ou adapter à mesure que votre organisation se développe. Utilisez-le pour effectuer la paie mais aussi pour intégrer votre administration RH, votre retraite et votre gestion des assurances avec un service adapté à vos besoins et notre connaissance approfondie des règles qui peuvent influencer votre organisation. Ainsi, pour une durée limitée, vous pouvez bénéficier de trois mois de traitement gratuit de la paie.
#3. Enthousiasme
Gusto est une plateforme de personnes en ligne de pointe qui aide les petites entreprises à gérer leur personnel. Les outils et services vous aident à intégrer, payer, assurer et engager votre personnel sur une seule plateforme intégrée et conviviale utilisée par plus de 100,000 XNUMX entreprises modernes. Gusto fait de la prise en charge de votre main-d'œuvre une expérience agréable, tout en vous aidant à gérer vos résultats et à rester conforme. Peu importe la complexité du scénario, vous vous sentirez comme un pro. Alors, collaborez avec Gusto pour créer un lieu de travail où tout le monde s'épanouit.
#4. Paylocité
La suite complète de produits de Paylocity fournit une plateforme unifiée permettant aux professionnels de prendre des décisions stratégiques concernant les avantages sociaux, les ressources humaines de base, la paie, les talents et la gestion des effectifs, tout en développant un lieu de travail moderne et en améliorant l'engagement des employés. La plate-forme peut être accessible 24 heures sur XNUMX, sept jours sur sept depuis n'importe quel endroit en utilisant l'application mobile.
#5. Payer
Avec Paycor, vous pouvez aider votre entreprise à améliorer sa productivité, à réduire les soucis de conformité et à retrouver le temps dont vous avez besoin pour vous concentrer sur la stratégie commerciale. La solution de RH et de paie tout-en-un de Paycors élimine le besoin de travail manuel. L'interface conviviale vous guide à chaque étape du processus. Ainsi, il vous permet d'entrer et de sortir rapidement de la paie. Toutes les informations du personnel sont disponibles en un seul endroit. Importez directement les heures des employés, visualisez les besoins de trésorerie avant de déposer la paie et gérez les détails des employés.
#6. Ondulation
Rippling est le logiciel de paie et de ressources humaines le mieux noté. Vous pouvez intégrer de nouveaux employés en 90 secondes, traiter la paie en un seul clic et également payer des employés ou des sous-traitants depuis n'importe quel endroit. De plus, avec Rippling, vous pouvez gérer les lettres d'offre de vos employés, les I-9, l'assurance maladie, les congés, et plus entièrement en ligne et sans papier. Plate-forme de pointe tout-en-un.
#7. Nuances vertes
Greenshades est une solution de paie unifiée moderne, basée sur le cloud, conçue pour les entreprises de taille moyenne d'aujourd'hui. La plate-forme Greenshades est adaptée à une intégration interne à long terme car elle est conçue pour fonctionner avec toutes les versions de Microsoft Dynamics (et d'autres ERP également). Greenshades rend la paie plus facile que jamais, avec un puissant libre-service pour les employés, une conformité proactive et une synchronisation transparente des données. Le support technique est inclus dans tous les plans sans frais supplémentaires.
#sept. Paycom
Paycom offre une technologie conviviale de RH et de paie qui améliore le cycle de vie complet des employés dans un seul programme. Il améliore les procédures, crée de l'efficacité, augmente la qualité des données et permet également aux employés de contrôler leurs propres informations RH via une application en libre-service, de l'intégration et de l'enregistrement des avantages à la gestion des talents, etc. Ainsi, vous pouvez profiter d'un traitement facile de la paie à tout moment, où que vous soyez et sans ressaisie de données.
#sept. SurePayroll
Small Business Payroll de SurePayroll est un service de paie en ligne de premier plan pour les petites entreprises à l'échelle nationale. Il s'agit d'une équipe de service client primée basée aux États-Unis qui fournit une assistance personnalisée par téléphone, e-mail et chat. Le logiciel Small Business Payroll rationalise et garantit le processus. Ainsi, il permet de classer la paie rapidement et sans effort de n'importe où et à tout moment. Obtenez un essai gratuit de 2 mois.
#dix. Paie patriote
Patriot Software fournit des services de paie en ligne pour vous aider à économiser du temps et de l'argent. Il est conçu pour les propriétaires de petites entreprises aux États-Unis comptant de 1 à 100 employés. Aussi, choisissez la meilleure solution de paie pour vous : Basic Payroll a des frais mensuels de 10 $ plus 4 $ par employé. Paie à service complet - Frais mensuels de 30 $ plus 4 $ par employé. Vous vous occupez de la paie, mais nous nous occupons des déclarations de revenus. Les chèques de paie peuvent être déposés directement sur votre compte bancaire ou imprimés.
Comment puis-je choisir le bon logiciel de paie pour mon entreprise ?
Le choix du bon logiciel de paie dépend de plusieurs facteurs, notamment la taille de votre entreprise, votre budget et les fonctionnalités dont vous avez besoin. Tenez compte de vos besoins spécifiques et dressez une liste des fonctionnalités dont vous avez besoin dans un logiciel de paie. Lisez les avis sur les produits et comparez les différentes options pour trouver le meilleur logiciel de paie qui répond aux besoins de votre entreprise.
Quels types de formation et de ressources sont disponibles pour utiliser un logiciel de paie ?
La plupart des fournisseurs de logiciels de paie proposent des formations et des ressources, telles que des didacticiels, des vidéos et des guides d'utilisation pour aider les utilisateurs à démarrer. Beaucoup offrent également un support client dédié pour répondre à toutes vos questions. Certains fournisseurs proposent également des formations en personne et des webinaires.
Puis-je suivre les dépenses à l'aide d'un logiciel de paie?
Cela dépend du logiciel de paie que vous choisissez. Certains logiciels de paie incluent également des fonctionnalités de suivi des dépenses qui vous permettent de suivre les dépenses et les remboursements des employés.
Comment le logiciel de paie gère-t-il la gestion des congés et des absences des employés ?
Les logiciels de paie incluent généralement des fonctionnalités qui vous aident à gérer les congés et les absences des employés. Vous pouvez facilement suivre les demandes de congés des employés et les approuver ou les rejeter en fonction des politiques de votre entreprise. Certains logiciels de paie incluent également des outils de suivi des congés de maladie et des congés payés.
Puis-je intégrer un logiciel de paie à d'autres systèmes d'entreprise ?
Oui, de nombreux fournisseurs de logiciels de paie proposent des intégrations avec d'autres systèmes d'entreprise, tels que des logiciels de comptabilité et des logiciels de gestion des ressources humaines. L'intégration d'un logiciel de paie à d'autres systèmes permet de rationaliser vos processus commerciaux et vous fait gagner du temps et des efforts.
FAQ sur le logiciel de paie
Le logiciel de paie est-il gratuit ?
L'application mobile PayRoller ainsi que les feuilles de temps, les listes, la gestion des congés et l'application des employés sont entièrement gratuites. Des frais s'appliquent pour utiliser l'application Web PayRoller, l'intégration Xero, ainsi que pour apporter de super contributions via notre super centre d'échange intégré.
Pouvez-vous faire la paie vous-même ?
La la seule solution gratuite de traitement de la paie est de faire la paie à la main. Les logiciels de paie, les comptables et les aides-comptables facturent tous des frais de service. Cependant, vous n'avez pas de fonds supplémentaires à dépenser pour un service de paie, l'approche DIY peut vous faire économiser de l'argent.
Comment configurer la paie d'un employé ?
Comment faire la paie : 8 étapes faciles
- Trouvez votre numéro d'identification d'employeur. …
- Recueillir les informations fiscales des employés. …
- Choisissez un calendrier de paie. …
- Calculer le salaire brut. …
- Déterminer les déductions, indemnités et autres retenues. …
- Enfin, calculez le salaire net et payez vos employés.
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