Logiciel de paie pour les petites entreprises : 5 meilleurs logiciels de paie gratuits

Logiciel de paie est un système utilisé par ressources humaines (RH) ou des professionnels de la paie pour gérer l'ensemble du cycle de vie des activités de paie du début à la fin. Voici quelques-unes des fonctionnalités, avantages et facteurs les plus importants du logiciel de paie à prendre en compte lors de la sélection du meilleur logiciel de paie pour votre petite entreprise. De plus, nous avons passé en revue 5 logiciels de paie gratuits pour les petites entreprises.

Définition du logiciel de paie

Tout expert en ressources humaines ou en paie vous dira que le traitement de la paie implique plus que le simple calcul des chèques de paie. Chaque mois, une succession de tâches répétitives sont effectuées, allant de l'inscription des employés sur la paie de l'entreprise à la garantie d'une conformité sans faille et au maintien registres de paie jusqu'à la sortie. Un logiciel de paie permet aux professionnels de suivre facilement toutes ces tâches à partir d'un seul endroit.

Importance du logiciel de paie pour votre petite entreprise

Le traitement et la gestion de la paie impliquent un large éventail d'actions pour protéger l'atout le plus précieux d'une entreprise : son personnel. Cela devient complexe, chronophage et parfois erroné lorsqu'il est effectué manuellement, à l'aide d'un système obsolète ou via une feuille de calcul. Un logiciel de paie dédié aide les spécialistes de la paie à rationaliser d'autres tâches liées à la paie, permettant aux RH et aux propriétaires de petites entreprises de libérer du temps pour des projets commerciaux critiques.

#1. Automatisation de la paie

Lorsque vous effectuez la paie manuellement, vous laissez la porte ouverte à des erreurs involontaires qui peuvent être très coûteuses. Un logiciel de paie peut automatiser des activités complexes et simples, vous permettant de mieux gérer la paie dans votre entreprise. Un bon logiciel de paie maintient le processus ordonné, simple et efficace, de la préparation de la paie à la clôture de la période de paie dans vos entreprises.

#2. Suivi des charges salariales

La masse salariale est une dépense récurrente pour toute entreprise. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vos charges salariales augmentent et vous avez besoin d'un aperçu complet de l'une des contributions les plus importantes à votre compte de résultat mois après mois. Le logiciel de paie peut fournir tous ces rapports, des registres des salaires des employés aux statuts en passant par les versements de primes, vous permettant de suivre les dépenses jusqu'à la dernière roupie.

#3. Rendre les impôts moins onéreux

Nous avons vu des cas où des entreprises ont été condamnées à des amendes pour avoir omis de verser des impôts. Le logiciel de paie vous aide à vous adapter aux nouvelles lois fiscales, à sélectionner les statuts qui s'appliqueront à votre organisation, à contrôler les cotisations FP, etc. Parfois, différencier la charge sociale de l'impôt sur le revenu peut être fastidieux, vous pouvez en savoir plus via ce blog. Avec cela, votre entreprise peut être certaine qu'elle effectue toujours des déductions fiscales exactes.

#4. Intégration avec les applications métier pertinentes

Chaque mois, les employés de la paie travaillent avec plusieurs équipes pour obtenir des données pour le traitement de la paie. La procédure est complexe et prend du temps, et avec une entreprise en pleine croissance, cela ne deviendra que plus difficile. Les intégrations sécurisées vous permettent d'accéder aux données de nombreuses équipes en un seul endroit. Un logiciel de paie étroitement connecté aux plates-formes RH et comptables vous permet de regrouper trois départements distincts mais critiques sous un même toit.

#5. Sécuriser vos données de paie

Le système de paie contient des informations sensibles sur vos employés telles que les salaires, les impôts, les comptes bancaires, etc. Un logiciel de paie avec des contrôles d'accès précis peut améliorer l'intégrité de vos données de paie. Vous pouvez faire la distinction entre les nombreuses responsabilités de chaque service et empêcher tout accès indésirable. Collaborez en toute sécurité avec le personnel, affichez la même interface, mais limitez le personnel chargé de la paie à ce qu'il a besoin de voir en fonction de son travail.

Fonctionnalités du logiciel de paie pour petites entreprises

#1. Intégration simplifiée des employés

Chaque jour, en tant que professionnel des ressources humaines, vous êtes inondé de paperasse. Votre logiciel de paie d'entreprise devrait vous permettre d'inscrire rapidement des personnes sur la paie, en vous fournissant des informations complètes sur le profil des employés en un seul endroit. Cela peut inclure des informations générales, des données salariales, des informations fiscales et de paiement, etc.

#2. Les salaires des employés peuvent être personnalisés.

La hiérarchie de votre organisation peut s'étendre des cadres supérieurs aux stagiaires. Un logiciel de paie à jour vous permettra d'adapter les revenus, les allocations, les déductions, les remboursements et les régimes d'avantages sociaux aux politiques de votre entreprise.

#3. La paie s'exécute en un seul clic

Lorsque vous êtes prêt à exécuter votre chèque de paie, le logiciel devrait accomplir une multitude de tâches liées à la paie en un seul clic. Cela signifie que le calcul des salaires doit être automatisé, les impôts doivent être calculés conformément à la législation fiscale la plus récente. De plus, les bulletins de paie, les salaires et les écritures comptables de paie doivent être traités automatiquement.

#4. Paiements de salaire effectués en ligne

Le paiement des salaires dans les délais est essentiel pour toute entreprise. Un logiciel de paie qui a des liens actifs avec des banques réputées peut vous aider avec des transferts de salaire non sécurisés et ponctuels pour tous vos employés. Certains logiciels vous permettent même d'envoyer des salaires à l'avance aux employés choisis en plus de vos cycles de paie habituels, ce qui vous permet de répondre à l'évolution de la situation des employés.

#5. Libre-service pour les employés

C'est aujourd'hui une nécessité pour les logiciels de paie car ces portails sont par nature numériques, ce qui vous permet de gagner un temps considérable. Les employés peuvent utiliser des portails en libre-service pour récupérer leurs fiches de paie et leurs feuilles de travail fiscales, soumettre des déclarations et des justificatifs d'investissement, demander des remboursements et recevoir des rappels d'échéance en temps réel.

#6. Gestion des congés et présences

Votre logiciel de paie doit vous permettre de gérer facilement les données de congés et de présence de vos employés dans votre organisation commerciale. Cela peut se faire soit par des connexions avec le SGRH, soit par la possibilité d'accepter des entrées de feuille de calcul sur les données de congé et de présence. Votre personnel chargé de la paie peut accomplir sa tâche plus rapidement en récupérant automatiquement les données sur les congés à partir d'un système HRMS.

#7. Déclarations fiscales pré-formatées

Pour que votre entreprise ait un dossier de conformité fiscale vierge, votre logiciel de paie doit fournir automatiquement des rapports sur tous les statuts essentiels (PF, ESI, LWF, PT). Ces déclarations fiscales préformatées peuvent vous aider à remplir les procédure de déclaration d'impôt rapidement, ce qui vous fait gagner un temps considérable dans l'organisation des documents. C'est bien mieux si vous pouvez partager les rapports avec vos auditeurs.

Facteurs à prendre en compte lors de la sélection d'un logiciel de paie pour vos entreprises.

Choisir le meilleur système de paie est un investissement essentiel pour chaque entreprise, quelle que soit sa taille. Un système compliqué et inefficace fera perdre du temps et de l'argent. Voici quelques-unes des variables les plus importantes à prendre en compte lors de la sélection d'un logiciel de paie.

#1. Période d'essai gratuite

Vous devriez pouvoir tâter le terrain avec un essai gratuit complet du logiciel de paie que vous choisissez pour votre entreprise. Avant de prendre une décision, vous devez immédiatement ajouter quelques employés, construire des structures salariales, établir un calendrier de paie et exécuter un test de paie.

#2. Simple à utiliser

Parce que les professionnels des RH sont déjà pressés par le temps, la courbe d'apprentissage des logiciels de paie doit être aussi faible que possible. Une interface utilisateur sans encombrement, des indications de fonctionnalités contextuelles et une expérience utilisateur simple vous permettent de naviguer rapidement dans le logiciel de paie dans vos entreprises.

#3. Évolutif

Lorsque vous envisagez un logiciel de paie pour votre entreprise, gardez à l'esprit le long terme. Vous ne pouvez pas continuer à passer d'un fournisseur à un autre chaque mois ou année. Selon le volume de données, l'effort de migration est considérable et prend du temps. Le logiciel de paie que vous utilisez doit être conforme à votre objectif de croissance et doit pouvoir évoluer avec vous.

#4. Accessible

Choisissez un logiciel de paie basé sur le cloud pour votre entreprise qui vous permet d'accéder aux informations depuis chez vous ou en voyage en utilisant uniquement une connexion Internet, un navigateur Web et un appareil approprié tel qu'un téléphone portable ou une tablette. Cela vous permet d'accéder à vos données depuis n'importe quel endroit et à tout moment. Les salariés peuvent suivre vos annonces et accéder à leurs fiches de paie sur les versions mobiles de dans le cloud même lorsqu'ils ne sont pas au bureau.

#5. Sécurise

La paie implique la conservation de certaines des informations les plus sensibles de vos employés, telles que les informations personnelles, les informations bancaires, les données sur les salaires et les numéros de compte personnel (PAN). Choisissez un fournisseur bien connu qui prend la sécurité au sérieux afin de protéger les données de vos employés. Le fournisseur doit être conforme aux normes de sécurité internationales, y compris un certificat de sécurité ISO/IEC 27001, afin que vous puissiez être sûr qu'il adhère aux processus de haut niveau.

# 6. Soutien

C'est une évidence. Vous traitez avec chèques de paie chaque mois, et l'équipe d'assistance devrait être en mesure de vous aider lorsque vous en avez besoin. Approchez-vous du vendeur et découvrez s'il a mis en place un bon système d'assistance. Examinez à quel point il est simple de les contacter, que ce soit par e-mail, chat ou appels téléphoniques, et sélectionnez des prestataires réputés pour leur assistance exceptionnelle.

5 meilleurs logiciels de paie gratuits pour les petites entreprises

#1. BambooHR

Au lieu de passer des heures chaque mois à transférer manuellement des données et à se soucier de l'exactitude, BambooHR rend l'administration de la paie simple, rapide et sans stress. Les mises à jour des données de BambooHR sont immédiatement transmises à la paie, éliminant pratiquement la duplication des données. De plus, avec des rapports de paie complets, un service client exceptionnel et un service complet de déclaration de revenus, vous économiserez du temps et de l'anxiété lors de la configuration de la paie, ce qui vous permettra de vous concentrer sur d'autres tâches vitales.

#dix. Paychex Flex

Paychex Flex est un logiciel de paie et de ressources humaines tout-en-un que vous pouvez développer ou adapter à mesure que votre entreprise se développe. Utilisez-le pour effectuer la paie et intégrer votre administration RH, votre retraite et votre gestion des assurances avec un service adapté à vos besoins et notre connaissance approfondie des règles qui peuvent influencer votre organisation. Pour une durée limitée, bénéficiez de trois mois de traitement gratuit du logiciel de paie.

#3. Enthousiasme

Gusto est un logiciel de gestion des personnes en ligne de pointe qui aide les petites entreprises à gérer leur personnel. Nos outils et services vous aident à intégrer, payer, assurer et engager votre personnel sur une plateforme unique, intégrée et conviviale utilisée par plus de 100,000 XNUMX entreprises modernes. Gusto fait de la prise en charge de votre main-d'œuvre une expérience agréable, tout en vous aidant à gérer vos résultats et à rester conforme. Peu importe la complexité du scénario, vous vous sentirez comme un pro. Collaborez avec Gusto pour créer un lieu de travail où tout le monde s'épanouit.

#sept. SurePayroll

Small Business Payroll de SurePayroll est l'un des principaux logiciels de paie en ligne pour les petites entreprises à l'échelle nationale. Une équipe de service client primée basée aux États-Unis fournit une assistance personnalisée par téléphone, e-mail et chat. Small Business Payroll rationalise et garantit le processus, permettant à la paie d'être déposée rapidement et sans effort de n'importe où et à tout moment. Obtenez un essai gratuit de 2 mois.

#5. Logiciel de paie Patriot

Patriot Software fournit des services de paie en ligne pour vous aider à économiser du temps et de l'argent dans votre entreprise. Conçu pour les propriétaires de petites entreprises aux États-Unis avec 1 à 100 employés. Choisissez l'option de paie qui vous convient le mieux : Paie de base : des frais mensuels de 10 $ plus 4 $ pour chaque employé supplémentaire. Paie à service complet : frais mensuels de 30 $ plus 4 $ par employé. Les chèques de paie peuvent être déposés directement sur votre compte bancaire ou imprimés.

Existe-t-il des limites à l'utilisation d'un logiciel de paie pour les petites entreprises ?

Il peut y avoir un plafond sur le nombre d'employés pouvant être traités par un logiciel de paie conçu pour les petites entreprises, peu de possibilités de personnalisation et un manque d'options de reporting robustes.

Quel est le processus de transition de la paie manuelle à l'utilisation d'un logiciel de paie ?

Lorsque vous passez du traitement manuel de la paie à l'utilisation d'un logiciel de paie, il est important de prendre en compte toutes les étapes du changement, telles que la comparaison des différentes options, la création d'un compte, la saisie des informations sur les employés, le test du logiciel et enfin le traitement de la paie. .

Que dois-je considérer lors du choix d'une solution logicielle de paie ?

Pensez à des choses comme le nombre d'employés que vous avez, le type de traitement de la paie dont vous avez besoin, si le logiciel est compatible ou non avec votre logiciel de comptabilité, combien cela coûtera et à quel point ils vous soutiennent après la vente lors de la sélection d'une solution de paie .

Comment puis-je commencer à utiliser un logiciel de paie pour ma petite entreprise ?

Recherchez les options disponibles, comparez les fonctionnalités et les prix, créez un compte et configurez les informations sur les employés et les préférences de traitement de la paie pour démarrer avec le logiciel de paie pour votre petite entreprise.

Quelles sont les exigences de compatibilité pour utiliser un logiciel de paie ?

Le logiciel de paie que vous utilisez déterminera la configuration système requise pour son exécution. L'accès à Internet, un système d'exploitation approprié et un navigateur Web approprié sont tous des exemples de prérequis typiques.

FAQ sur le logiciel de paie pour les petites entreprises

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