La paie est l'une des tâches les plus cruciales d'un propriétaire d'entreprise. Non seulement une paie précise et opportune peut améliorer le bonheur des employés, mais elle vous aide également à rester en conformité et à éviter les amendes. Cependant, des informations nécessaires sur les employés aux retenues d'impôt, il y a beaucoup à faire, c'est là que les services de paie entrent en jeu.
Si vous êtes une petite entreprise avec seulement un ou quelques employés et des besoins de base, la paie peut être simple à gérer par vous-même. Cependant, à mesure que votre entreprise se développe, avec des employés dans plusieurs juridictions, ou devient assujettie aux exigences légales en matière de paie, cela peut rapidement devenir plus compliqué.
Les sociétés de services de paie aident les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs à automatiser leurs opérations de paie pour une meilleure précision et une main-d'œuvre plus heureuse et plus productive.
L'une des questions les plus souvent posées par les entreprises est la suivante : "Quels sont les meilleurs choix pour les petites entreprises ?" dans cet article, nous vous fournirons tout ce que vous devez savoir.
Que sont les services de paie ?
L'expression « services de paie » fait référence aux programmes utilisés par les entreprises pour traiter leur paie. En règle générale, un service de paie vous offrira de nombreuses autres fonctionnalités en plus d'un mécanisme pour effectuer la paie dans sa forme la plus élémentaire. Ceux-ci comprennent un mécanisme vous permettant d'émettre des documents de fin d'année comme les formulaires W2 et 1099 à vos employés, des intégrations ou des techniques intégrées pour l'enregistrement du temps, le calcul et le traitement des impôts, et un moyen pour vous de payer les employés par dépôt direct.
Quels sont les différents types de systèmes de paie ?
Les plans de paie mensuels, bimensuels, bihebdomadaires et hebdomadaires sont les quatre variétés les plus répandues, et chacun de ces horaires a son propre ensemble unique d'avantages et d'inconvénients qui aident à déterminer quelle méthode est la plus appropriée pour une entreprise donnée.
Pourquoi les entreprises choisissent le service de paie
L'utilisation d'un fournisseur de services de paie peut vous aider à rationaliser vos procédures de paie et à éliminer le besoin de personnel de paie interne.
Les entreprises de services de paie sont également préférées par de nombreux dirigeants d'entreprise car elles offrent le plus haut niveau de conformité légale et de responsabilité.
Lorsque les propriétaires d'entreprise font affaire avec des experts de la paie, ils peuvent être assurés que toute erreur de paie ou de classement sera immédiatement reconnue et corrigée.
C'est une excellente approche pour fournir aux employés des services de paie efficaces et fiables tout en réduisant les risques de responsabilité.
Certains prestataires de services de paie proposent en outre un support RH à leurs clients. Ces services sont destinés à aider les entreprises à respecter leurs obligations légales et à s'assurer que les programmes de l'entreprise sont conformes aux diverses réglementations du travail.
Parce que les informations proposées dans le cadre de ces services sont toujours d'actualité, les dirigeants d'entreprise et les responsables RH n'ont pas à perdre de temps à enquêter en ligne sur les développements récents du droit du travail.
Comment choisir le meilleur service de paie pour votre petite entreprise
Il existe de nombreuses options et il peut être difficile de choisir le meilleur système de paie pour votre entreprise.
Mais une chose est claire : même si vous n'avez que quelques employés, il est généralement préférable d'engager une entreprise de paie plutôt que d'essayer de tout faire vous-même. En fin de compte, payer pour les services de paie est généralement un bon investissement.
Afin de choisir le service idéal pour vos besoins, gardez à l'esprit les critères suivants :
- Prix
- Garantie fiscale
- Spécificités de l'industrie
- Facilité d’utilisation
- Service à la clientèle
Prix
Les services de paie pour les petites entreprises sont généralement tarifés à un taux de base mensuel de 20 $ à 50 $ plus des frais par employé.
Par exemple, un service de paie peut coûter 39 $ par mois plus 6 $ par employé par mois. Des essais gratuits sont disponibles auprès de certaines entreprises, dont nous encourageons l'utilisation pour acquérir une idée du logiciel ou du service de paie. Et, selon les services dont vous avez besoin, les organisations proposent souvent différents plans ou niveaux.
De nombreuses entreprises qui fournissent des services de paie pour les petites entreprises fournissent également d'autres services RH, notamment l'aide à l'intégration et la tenue de livres.
Garantie fiscale
Pour certains propriétaires d'entreprise, l'objectif principal de l'utilisation des services de paie est d'éviter de payer des amendes ou des pénalités.
En conséquence, il existe plusieurs sociétés de paie qui offrent une garantie. Ils garantissent que vous ne serez pas condamné à une amende, et si vous l'êtes, ils vous rembourseront.
Cependant, ne considérez pas l'absence de garantie comme un facteur décisif : tout dépend du degré d'automatisation ou de manuel du service. Si vous êtes seul responsable du téléchargement et de la soumission de la paie, il est peu probable que vos charges sociales soient garanties.
Spécificités de l'industrie
Si vous travaillez dans un domaine qui a des exigences particulières en matière de paie, vérifiez que votre solution préférée peut les gérer.
Les restaurants, par exemple, exigent des formulaires de paie spécifiques pour les pourboires. Il y a aussi des documents supplémentaires à remplir si vous engagez des entrepreneurs indépendants. Si le service de paie que vous avez choisi n'est pas en mesure de répondre à ces besoins uniques, vous devriez réévaluer votre décision.
Facilité d’utilisation
Votre solution de paie doit être simple à utiliser, que vous choisissiez une application mobile, une application de bureau ou une agence à service complet. Après tout, vous ne voulez pas passer autant de temps à apprendre à utiliser votre logiciel de paie que si vous le faisiez manuellement.
Alors étudiez les avis en ligne, regardez les captures d'écran et, si possible, essayez un essai gratuit pour vous assurer que la solution de paie que vous envisagez vous convient.
Service à la clientèle
Est-il possible de contacter ce service par téléphone ? Vous souhaitez communiquer par e-mail ? Et si vous aviez une assistance par chat en direct ? Leurs horaires de travail sont-ils adaptés à votre entreprise ? Avez-vous essayé d'appeler plusieurs fois leur ligne d'assistance client pour voir s'ils sont amicaux ?
La paie est compliquée, même avec les meilleurs services de paie pour les petites entreprises. Il est essentiel de disposer des bonnes solutions de support client en cas de problème et, plus important encore, de vous aider en cas de problème de conformité de la paie.
Services de paie pour les petites entreprises
"Comment puis-je effectuer la paie pour ma petite entreprise?" est une question typique chez les propriétaires de petites entreprises. La bonne nouvelle est que la paie des petites entreprises peut être gérée de différentes manières. Les fournisseurs de services de paie, les logiciels, les comptables et les aides-comptables sont tous des sources typiques d'assistance à la paie.
Chacune de ces solutions présente des avantages et des inconvénients, et la décision sera finalement basée sur le temps que vous souhaitez consacrer à la paie et aux impôts, la complexité de vos besoins en matière de paie et tout autre avantage que vous souhaitez offrir à vos employés.
Meilleurs services de paie pour les petites entreprises
Voici les meilleurs services de paie pour les petites entreprises :
- Gusto Paie
- Paie Intuit QuickBooks
- Paie Wave
- Paylocité
- SurePayroll
- Paychex
- Course ADP
- OnPay
Gusto Paie
Il s'agit d'un système de paie/RH/avantages sociaux tout-en-un populaire qui automatise bon nombre des processus fastidieux, répétitifs et sujets aux erreurs que la gestion des RH et de la paie implique parfois.
Il fournit également tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit, de la paie de base au 401 (k) et à l'indemnisation des accidents du travail, en plus, ils sont probablement liés au logiciel que vous utilisez déjà pour la comptabilité, le suivi du temps et l'administration des avantages sociaux.
Prix : Le plan Gusto Core est de 39 $ par mois, plus 6 $ par employé chaque mois. Les entreprises réservées aux sous-traitants peuvent utiliser Gusto en payant le coût de 6 $/employé au lieu du prix standard.
Paie Intuit QuickBooks
Gusto possède bon nombre des mêmes fonctionnalités que Intuit QuickBooks Payroll, y compris l'assurance maladie pour les employés. En raison de la qualité de leur service et de leur capacité à se connecter si facilement à QuickBooks, le logiciel de comptabilité le plus généralement utilisé pour les petites entreprises, QuickBooks Payroll est notre deuxième meilleur dans l'ensemble.
Bien qu'Intuit soit légèrement plus cher que Gusto, il offre toujours une valeur décente et un bon service, et convient à presque tout le monde, surtout si vous utilisez QuickBooks.
Paie Wave
Wave Payroll est notre meilleure option de tarification car ils facturent un montant fixe en fonction de l'état dans lequel vous vous trouvez, plutôt que d'augmenter le prix en fonction des niveaux de fonctionnalités.
Dispose également d'un programme gratuit de comptabilité et de facturation que vous pouvez utiliser conjointement avec la paie pour le rendre encore plus économique.
C'est un programme de paie simple et facile à utiliser, et vous pouvez l'essayer gratuitement pendant 30 jours.
Paylocité
Paylocity est une question de données et d'efficacité. Ils s'occuperont de votre paie et de la conformité pour vous, et ils vous fourniront une variété de rapports pour vous aider à mieux comprendre la paie de votre entreprise. Paylocity inclut également des intégrations en ligne avec des prestataires de retraite, des programmes de bien-être et des systèmes de point de vente si vous souhaitez plus de fonctionnalités.
SurePayroll
SurePayroll est une application de bureau et mobile qui vous permet de gérer à tout moment les services de paie de votre petite entreprise. Ils offrent une garantie sur les taxes fédérales, étatiques et municipales, vous permettant de dormir tranquille.
SurePayroll s'adresse aux petites entreprises en proposant des calendriers de paie flexibles, des rapports en ligne simples, une garantie de charges sociales et des possibilités de contrat de location.
La paie et d'autres opérations peuvent être gérées de manière pratique via leur application mobile complète, idéale pour les propriétaires de petites entreprises en déplacement. Si vous devez payer des prestataires de services de garde d'enfants ou des travailleurs à domicile, il vous propose des alternatives particulières.
Paychex
Paychex offre des services de paie à n'importe quelle entreprise, mais leur solution pour petites entreprises, Paychex Flex, vaut la peine d'être étudiée.
C'est une excellente solution pour la paie et les impôts, l'assurance commerciale, les 401 (k) et la gestion des ressources humaines si vous avez un à 49 employés.
Paychex est un service de paie basé sur le cloud et adapté aux mobiles. Dispose d'une équipe d'assistance de premier ordre disponible 24 heures sur 7, XNUMX jours sur XNUMX pour vous aider avec toutes les questions ou problèmes complexes.
Course ADP
ADP est le prestataire de services de paie le plus expérimenté. Ils s'adressent aux organisations de toutes tailles, et bien qu'ils puissent être un peu chers pour les petites entreprises ou celles qui ne comptent que quelques employés, ils peuvent facilement en gérer des centaines.
OnPay
OnPay est un service de paie fiable qui s'intègre à une large gamme de logiciels de comptabilité et de suivi du temps. Même si OnPay n'offre pas actuellement d'intégration directe, leur API facilite l'intégration.
C'est pourquoi, si vous recherchez des solutions d'intégration, nous vous recommandons OnPay. Le traitement de la paie est tout aussi simple et rapide avec OnPay. De plus, vous pouvez tout faire depuis votre appareil mobile. Ils proposent un système de tarification simple et forfaitaire, à la fois raisonnable et compréhensible.
Quelle société de service de paie est la moins chère ?
Les 9 meilleures sociétés de paie les moins chères comprennent
- Goût
- SurePayroll
- Paie carrée.
- Paie QuickBooks.
- Éloigné
- OnPay.
- Ça marche.
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Combien coûte la masse salariale par employé ?
La plupart des services de paie facturent entre 30 $ et 150 $ par mois, avec un supplément de 2 $ à 15 $ par employé.
Qu'est-ce que le programme de paie le plus simple ?
QuickBooks. Ceux qui connaissent déjà QuickBooks n'auront aucun mal à tirer le meilleur parti de QuickBooks, c'est pourquoi il est recommandé comme programme avec l'initialisation la plus simple. En plus des représentants utiles, leur service de paie fournit également une multitude de documents d'information accessibles en ligne.
Existe-t-il une application gratuite pour la paie ?
TimeTrex est recommandé comme le meilleur logiciel de paie gratuit car il fait plus que Payroll4Free et HR.my. Outre le traitement des paiements, il propose des outils gratuits de suivi du temps, de planification, de suivi des congés payés (PTO) et d'administration des ressources humaines.
Existe-t-il un logiciel de paie autonome ?
Payroll Mate® est un logiciel de paie complet et autonome conçu pour les petites entreprises et les cabinets comptables. Téléchargez votre essai gratuit dès maintenant et commencez à effectuer la paie en interne sur un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou une tablette Windows.
Conclusion
Comment choisir parmi certains des meilleurs services de paie pour votre petite entreprise répertoriés ici ? Pour prendre votre décision, tenez compte des facteurs dont nous avons parlé précédemment, tels que le budget, les fonctionnalités et le secteur.
En outre, bon nombre des meilleurs fournisseurs de services de paie pour petites entreprises proposent des essais gratuits, ce qui facilite la comparaison des fonctionnalités et la détermination de celle qui offre la meilleure valeur pour vos besoins.
Essayez les forfaits qui vous semblent parfaits, voyez quels systèmes vous et vos employés connaissez le mieux, puis examinez le coût pour voir ce que vous pouvez vous permettre.
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FAQ SERVICES DE PAIE
Que sont les services de paie ?
Les services de paie font référence aux logiciels et/ou aux fournisseurs tiers utilisés pour traiter la paie des entreprises. Un fournisseur de paie vous fournira généralement non seulement un mécanisme pour effectuer la paie de base, mais également une multitude d'autres fonctionnalités.
Comment fonctionnent les services de paie ?
Les entreprises utilisent un service de paie, souvent appelé logiciel de paie, pour calculer et exécuter automatiquement la paie. Dans la plupart des cas, vous configurerez une connexion automatique avec le système que vous utilisez pour collecter le temps de vos employés ou saisirez manuellement le temps de travail dans votre service de paie chaque semaine.
Combien coûtent les services de paie ?
Si vous avez ne serait-ce qu'un seul employé, ces services de paie valent généralement bien l'argent en raison du temps et des risques qu'ils vous font économiser, à vous et à votre entreprise. Vous pouvez le faire vous-même si vous avez une compréhension approfondie de la réglementation des employés, des impôts et de la comptabilité de votre entreprise, mais les dépenses et la responsabilité du non-respect des délais ou du paiement erroné des travailleurs pourraient finir par vous coûter beaucoup plus cher que le coût d'un simple service de paie. ou un logiciel.
Une petite entreprise peut-elle faire sa propre paie?
La paie à faire soi-même est une alternative populaire pour certaines nouvelles entreprises, mais elle ne vous fera économiser de l'argent que si vous avez l'expertise et les ressources pour l'exécuter efficacement, comme n'importe quel autre travail de bricolage. Le temps qu'il faut pour gérer vous-même la paie, ainsi que les amendes potentiellement coûteuses qui peuvent en résulter si vous faites des erreurs, peuvent rapidement vous submerger. Par conséquent, de nombreuses petites entreprises demandent l'aide d'un fournisseur de services de paie.
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