Le traitement de la paie est une tâche complexe et chronophage pour les managers et représentants des ressources humaines. Cependant, les entreprises de traitement de la paie peuvent réduire les responsabilités manuelles et le temps passé. Cet article traite des entreprises de traitement de la paie, de leurs processus de travail et des avantages qu'elles offrent.
Que sont les entreprises de traitement de la paie ?
Les sociétés de traitement de la paie sont des entreprises ou des institutions tierces qui aident au traitement de la paie. Ils simplifient plusieurs facteurs liés à un paiement rapide et précis, notamment :
- Temps et présence des employés
- Rémunération des travailleurs
- Taxes sur les salaires
- Informations sur les dépôts directs
Les sociétés de traitement de la paie de l'ère moderne offrent plus que de simples méthodes de paiement régulières. Ils constituent une option complète de gestion de la paie pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Une entreprise de traitement de la paie peut vous aider dans les domaines suivants :
- Surveillance de la présence des travailleurs
- Collecte de données sur le salaire et le temps
- Détermination de la rémunération
- Suivi du coût de l'indemnisation des accidents du travail
- Tenir à jour les registres de paie numériques
- Conformité de la paie aux lois fédérales et étatiques
- Faire des calculs de charges sociales
- Rédaction et envoi des formulaires fiscaux des employés ;
- Établir, modifier et effectuer des dépôts directs
- Intégration paie des avantages tiers
De plus, certaines entreprises de traitement de la paie assistent les employeurs dans leurs besoins en ressources humaines. Cependant, l'objectif principal de l'utilisation d'un service de paie est de s'assurer que chaque employé est toujours payé le bon montant à temps.
Que sont les processus de paie ?
Le traitement de la paie est la méthode utilisée pour payer les travailleurs après une période de paie. Pour s'assurer que le salaire est calculé, suivi et distribué avec précision, ainsi que que les montants appropriés pour l'impôt, les avantages sociaux et les autres déductions sont retenus, plusieurs étapes doivent être suivies.
En outre, le gestion, et l'administration de la paie sont souvent prises en charge par un professionnel de la paie spécialisé, bien qu'elles puissent également relever du domaine des ressources humaines.
5 étapes du traitement de la paie
La paie est un processus en plusieurs étapes qui commence avant le premier jour de travail d'un employé. Les actions de base comprennent :
#1. Choisissez une période de paie. C'est à quelle fréquence vous paierez votre personnel. La majorité des employeurs décident d'effectuer les paiements selon un cycle hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuel.
#2. Rassemblez les dossiers fiscaux et les informations sur les employés. Le formulaire W-4, un formulaire de retenue d'impôt de l'État et les informations sur le compte font partie de ces documents.
#3. Déterminez le salaire brut. Avant impôts, un employé a droit à son salaire brut.
#4. Calculer le salaire net. Les employés recevront leur salaire net après déduction des impôts et de toute autre retenue sur leur salaire brut.
#5. Mettre en place un paiement. Si vous traitez manuellement la paie, vous couperez les chèques et les enverrez avec les talons de paie. Vous commencez un virement si vous payez par dépôt direct. Si vous utilisez un service de paie comme Gusto pour gérer votre paie, la plateforme commencera à vous payer selon un cycle de facturation préétabli.
Payez vos impôts et gardez une trace de vos reçus. Enfin, vous garderez une trace de tous les paiements de paie et d'impôts et paierez les impôts fédéraux et d'État dus.
Que fait une société de traitement de la paie ?
Les sociétés de traitement de la paie simplifient la façon dont vous traitez la paie. Ils éliminent les tâches subalternes inutiles que les calculs manuels de la paie peuvent entraîner et diminuent le stress de l'employé dans une entreprise qui est en charge de la gestion de la paie.
Cependant, sans fournisseur de services de paie, un employé pourrait, par exemple, être tenu de suivre ses heures travaillées et de les soumettre à un responsable. Le gestionnaire doit ensuite calculer le salaire de l'employé après avoir saisi manuellement les heures dans l'ordinateur. Avec les sociétés de traitement de la paie, le travailleur pointait chaque jour, et le service calculait son salaire en suivant automatiquement ses heures.
Comment fonctionnent les services de paie ?
Des services de paie sont généralement basés sur Internet, offrant aux employés un accès au temps et aux présences, au traitement des paiements et à l'assistance fiscale. Ces services suivent automatiquement les heures des employés et permettent l'examen et la confirmation des heures travaillées.
De plus, ils calculent les salaires, soustraient les impôts, les retenues à la source et les déductions, et paient les employés par dépôt direct ou d'autres options.
Quelles sont les compétences requises pour le traitement de la paie ?
- Posséder à la fois des capacités interpersonnelles et de travail d'équipe.
- Précision dans la documentation et minutie.
- Expertise en gestion de processus.
- Connaissances financières et comptables.
- Capacités d'organisation et de planification.
- Analyse des problèmes et capacité à les résoudre.
- Considérer les risques et prendre des décisions.
- Expertise informatique, notamment dans le domaine des logiciels de paie.
Meilleures entreprises de traitement de la paie pour les petites entreprises
Les propriétaires de petites entreprises ont le choix entre de nombreux fournisseurs de services de paie, y compris des options en ligne, sur site et gratuites. Voici les 10 meilleurs choix :
#1. OnPay :
OnPay est un choix de premier ordre pour les petites et moyennes entreprises, offrant des fonctionnalités spécifiques à l'industrie, des cycles de paie illimités, l'accessibilité mobile, le dépôt direct, la capacité de paie multi-états, l'intégration des employés et des capacités de libre-service.
De plus, il fonctionne sur n'importe quelle plate-forme et paie les employés et les sous-traitants, produisant des W-2 et des 1099 en fin d'année. Le forfait unique coûte 36 $/mois plus des frais de 4 $ par employé, y compris toutes les fonctionnalités et les options de support.
#2. Paie QuickBooks en ligne
QuickBooks en ligne Paie est une application logicielle de paie qui s'intègre à QuickBooks en ligne Comptabilité et peut être utilisée comme outil autonome pour les entreprises de 15 employés ou moins. Il offre une intégration facile, des cycles de paie illimités, une capacité de dépôt direct, des déclarations fiscales et un portail pour les employés.
De plus, ses plans Premium et Elite offrent des fonctionnalités RH et des capacités de suivi du temps. Les prix commencent à 22.50 $/mois, avec une réduction de 50 % pour les trois premiers mois et des frais de 4 $ par employé.
#dix. Paie patriote
Patriot Payroll est une application de paie conçue pour les petites entreprises, offrant deux plans avec dépôt direct gratuit, un portail pour les employés et une configuration de paie. De plus, il comprend la déclaration et le versement des impôts, les règles d'accumulation des congés et les modules facultatifs Temps et présence et RH. Le plan de base coûte 10 $/mois, tandis que le service complet coûte 30 $/mois, avec des frais supplémentaires de 4 $ par employé.
#4. Paie Gusto
Gusto est un logiciel de paie conçu pour les petites entreprises, en particulier dans l'industrie hôtelière. Il offre des outils pour suivre les niveaux de salaire et les montants des pourboires, aide à la configuration de la paie et simplifie les avantages sociaux des employés. L'application est accessible depuis n'importe quel appareil et offre aux employés l'intégration, la déclaration fiscale et le versement. Gusto propose quatre forfaits : Basic, Core, Complete et Concierge. Le plan de base coûte 19 $/mois, tandis que le plan de base coûte 39 $/mois, complet coûte 39 $/mois et Concierge coûte 149 $/mois.
#5. Masse salariale :Les
Upwork Payroll propose un système de traitement des paiements permettant aux entreprises de payer des pigistes à l'aide d'ACH, de PayPal et de virements bancaires. Il fournit également facturation et la protection de l'entiercement pour les indépendants.
De plus, la plate-forme permet aux employeurs de trouver et d'embaucher des pigistes et des professionnels à temps plein, de suivre les étapes du projet, de communiquer avec les membres de l'équipe et de gérer les fichiers de projet.
#6. ADP :
ADP, fondée il y a 70 ans, propose des solutions de gestion du capital humain aux entreprises dans 140 pays. Avec des outils d'analyse pour la paie, les RH et la gestion du temps, ADP simplifie l'intégration, la formation et le reporting. Les propriétaires de petites entreprises peuvent traiter la paie, gérer les impôts et fournir des rapports périodiques.
En outre, il propose également des plans d'indemnisation des accidents du travail, une assistance spécialisée et des alertes de conformité. Il fonctionne sur les plates-formes mobiles et de bureau, mais la configuration peut être compliquée.
#7. Logiciel Patriot :
Patriot Software est un logiciel de paie basé sur le cloud qui simplifie la configuration de la paie et gère les impôts fédéraux, étatiques et locaux, les formulaires W-2 et 1099. Il propose un suivi du temps et des présences, des demandes de prise de force et des rapports personnalisables.
De plus, le logiciel offre des prix compétitifs, des fonctionnalités comptables de base et une interface conviviale. Les frais de base n'incluent pas les frais d'installation.
#8. Paiement :
Paychex fournit des services de paie, de ressources humaines et d'assurance aux petites et moyennes entreprises depuis 1971. Il rationalise la paie, fait gagner du temps et garantit le respect des lois fiscales.
Le processus de paie automatisé de Paychex gère les déclarations de revenus et les paiements, tandis que les employés bénéficient de plans flexibles 401 (k) et d'assurance maladie. De plus, il s'intègre aux sites d'emploi, permettant la publication d'offres d'emploi, la planification et le suivi des analyses RH. Il optimise également les programmes d'intégration et de formation des employés.
Les
#9. Paie carrée :
Square Payroll est un logiciel de paie pour petites entreprises qui permet de personnaliser les calendriers de paiement, les taux de rémunération et les déclarations de revenus. Il comprend également des fonctionnalités telles que les rapports sur les nouvelles embauches, le suivi des congés de maladie, le suivi des heures supplémentaires et l'importation des avantages.
De plus, le logiciel s'intègre à Square POS, à la gestion d'équipe et aux applications de suivi tierces, rationalisant le processus de paie. Square Payroll propose des plans d'assurance maladie et de retraite personnalisables, mais ne propose pas d'essai gratuit.
#dix. Vague de paie :
Wave Payroll est un service de paie qui simplifie les paiements des employés et des sous-traitants et gère les déclarations de charges sociales. Il propose des écritures de journal automatiques, des ventilations des dépenses et un suivi des congés et des régularisations.
De plus, Wave Payroll est mis à jour régulièrement, distingue les sous-traitants des employés et fournit une assistance client prioritaire via chat en direct et e-mail. Les entreprises peuvent embaucher un conseiller Wave pour remplir et déposer leurs impôts.
#11. Paie Xero :
Xero et Gusto offrent un service de paie complet dans tous les États américains, permettant aux employés de mettre en place des paiements automatiques, de gérer les impôts et d'accéder à l'assistance. L'interface conviviale permet une configuration facile du compte et un flux de transaction sécurisé.
De plus, le logiciel offre des fonctionnalités complètes de paie et de RH, y compris les déclarations de revenus et la conformité, à des prix abordables. Cependant, il manque un numéro de téléphone d'assistance.
#12. Zénéfits :
Zenefits automatise le traitement de la paie, suit le temps et la présence des employés et s'intègre à des outils de suivi du temps comme QuickBooks Time et Deputy. Il aide les entreprises à se conformer à la législation du travail, fournit des alertes et des mises à jour, et propose des outils d'intégration pour la vérification des antécédents et les manuels des employés.
De plus, les applications mobiles pour Android et iOS permettent une administration en libre-service, mais les temps de réponse du service client peuvent être lents.
#13. SurePayroll :
SurePayroll est une solution de paie automatisée pour les petites entreprises de 10 employés ou moins. Il offre le dépôt direct, la déclaration des nouveaux employés, le suivi du temps et des présences, la déclaration fiscale et le versement. L'application mobile est disponible pour les appareils iOS et Android.
De plus, il offre une option de libre-service aux employés et s'intègre à des applications tierces. L'application propose deux plans : Self-Service (pas de déclaration ni de déclaration de revenus) et Full Service (délai de traitement de deux jours, ressources RH, affiches de conformité).
#14. Compagnon de paie :
Payroll Mate est une application de paie économique conçue pour les petites entreprises de moins de 75 employés. Il est disponible sur les systèmes d'exploitation Windows et peut être hébergé sur un serveur distant. De plus, il prend en charge plusieurs fréquences de paie, des cycles de paie illimités et une paie multi-états.
De plus, l'application remplit les formulaires fiscaux mais ne gère pas le dépôt ou le versement. Un nouvel assistant d'employé et une page de configuration des taxes sont disponibles. Le dépôt direct est disponible pour 95 $ par année.
#15. Payroll4Free :
Payroll4Free est un outil gratuit de traitement de la paie pour les petites entreprises de moins de 25 employés. Il offre des capacités de dépôt direct et une interface de grille pour une saisie de données plus rapide. Bien que l'interface soit datée, elle gère la configuration de la paie et propose un portail pour les employés.
Pour les petites entreprises aux budgets limités, Payroll4Free peut être une bouée de sauvetage. Pour la déclaration et la remise des impôts, Payroll4Free offre un service fiscal complet pour 15 $/mois.
#16. Paiement :
Paycor est une solution de paie pour les petites et moyennes entreprises de 10 employés ou moins. Il offre des fonctionnalités telles que le dépôt direct, le libre-service des employés et les paiements des entrepreneurs. Paycor propose une application mobile pour les appareils iOS et Android, une déclaration fiscale complète et des fonctionnalités d'intégration.
De plus, il propose des offres groupées pour petites entreprises et moyennes entreprises, avec des plans de paie de base, essentiels et complets à partir de 99 $/mois pour 10 employés. Pour les grandes entreprises, un devis est nécessaire.
#17. Paychex Flex :
Paychex Flex propose trois plans pour les entreprises : Paychex Go pour 10 employés, Paychex Select pour 10 à 49 employés et Paychex Enterprise pour les plus grands. Ces plans fournissent des rapports sur les nouveaux employés, une assistance 24 heures sur 7, 2 jours sur 1099, l'emploi automatisé, la vérification des revenus, les cartes de paiement, la paie, les déclarations fiscales et les versements. Les forfaits plus chers offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que le traitement W-XNUMX et XNUMX.
Qui est le plus grand fournisseur de paie ?
Avec plus de 65,000 50 employés et un million de clients, ADP est le plus grand fournisseur de paie. Avec plus de XNUMX concurrents sur le marché, ils détiennent spécifiquement la position de leader en termes de parts de marché pour les logiciels de service de paie. Cependant, tous les clients d'ADP n'utilisent pas leur application de paie. Le service RH propose une large gamme de services complémentaires.
Quelle est la plus grande entreprise de traitement de la paie ?
ADP est le plus grand fournisseur de paie, avec plus de 70,000 50 employés et un million de clients sur LinkedIn. Avec plus de XNUMX concurrents sur le marché, ils détiennent spécifiquement la position de leader en termes de parts de marché pour les logiciels de service de paie.
Comment puis-je obtenir des clients de paie ?
#1. Découvrez des façons de vous différencier de la concurrence en les étudiant. Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devez vous efforcer d'offrir un service client plus personnalisé.
Par conséquent, trouvez des moyens de vous démarquer, comme gérer la paie pour les entreprises avec des employés syndiqués ou être familier avec le travail avec des restaurants où la complexité des pourboires augmente la complexité du processus de paie.
# 2. Identifiez les avantages des services de paie, tels que les chèques de paie en temps opportun, la gestion des charges sociales, la réduction des coûts et l'offre de services d'archivage pour les dossiers et les transferts des clients. Ces services peuvent renforcer la confiance des employés, réduire le temps de préparation de la paie en interne et réduire les coûts des logiciels.
De plus, offrir des services d'archivage à la fin de l'année peut encore améliorer les avantages des services de paie.
#3. Une lettre de marketing direct et une brochure détaillant les avantages de l'utilisation de votre service de paie peuvent être utilisées pour présenter votre entreprise à votre marché cible. De plus, il est important d'indiquer les services que vous offrez, tels que la préparation des déclarations de revenus, le traitement de la paie, les transactions de dépôt direct et la retenue d'impôt. Enfin, vous pouvez revenir une semaine ou deux plus tard pour poursuivre le processus de vente.
#4. Établissez une station lors d'une exposition commerciale et demandez aux visiteurs s'ils ont besoin d'un traitement de la paie. Demandez leurs coordonnées pour leur faire connaître après le salon s'ils ont besoin de ce type d'assistance ou si leur entreprise est de la bonne taille pour vous.
#5. Demandez des recommandations à des clients satisfaits. Si une entreprise connaît un autre client qui est satisfait de votre travail, elle est plus susceptible de vous embaucher.
#6. Créez un site Web présentant les entreprises et les services, y compris la gestion de la paie, les rapports personnalisés pour les 401 (k) et les rapports de fin d'année. De plus, incluez des témoignages de clients satisfaits démontrant un excellent service client et relevant les défis de la paie.
Comment les fournisseurs de paie gagnent-ils de l'argent ?
Les sociétés de paie facturent des frais par fréquence de paie, en fonction de la fréquence des paiements des employés. Ils ont deux principaux de revenus flux : revenus transactionnels et frais de service.
De plus, certains vendent également des systèmes de paie et de RH, avec des frais de service pour le conseil ou la gestion de projet. Ces frais peuvent être liés à la conformité fiscale et réglementaire, ainsi qu'aux problèmes de ressources humaines.
L'activité paie est-elle rentable ?
Si vous pouvez facturer plus pour un service de paie qu'il ne vous en coûte pour le fournir, vous pouvez appeler le service rentable. En minimisant le temps et les efforts nécessaires pour gérer la paie, le logiciel cloud est utile dans cette situation. Cependant, des répercussions importantes en découleront, car les clients s'attendront à ce que leur comptable fournisse des services de paie.
Comment trouver des entreprises de traitement de la paie près de chez moi
Pour trouver des entreprises de traitement de la paie près de chez vous, vous pouvez :
- Utilisez des moteurs de recherche comme Google pour trouver des entreprises offrant des services de traitement de la paie dans votre région.
- Demandez des recommandations à vos amis, à votre famille ou à vos collègues.
- Consultez des annuaires comme Yelp, les pages jaunes ou la liste d'Angie.
- Consultez les chambres de commerce locales pour obtenir des recommandations.
- Faites des recherches sur les avis, les prix et les services de ces entreprises pour déterminer ce qui convient le mieux à vos besoins.
- Enfin, vous pouvez consulter les chambres de commerce locales pour obtenir une liste des entreprises recommandées.
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Références:
