La comptabilité à but non lucratif est une de ces activités que beaucoup de gens n'aiment pas. Cependant, il est important pour le bon fonctionnement de l'organisation. Parce que l'ensemble du processus de comptabilité à but non lucratif peut être écrasant et prendre du temps, vous pouvez utiliser l'utilisation de logiciels ou vous pouvez externaliser les services pour créer du temps pour d'autres tâches importantes. Nous allons vous montrer quelques exemples de logiciels gratuits que vous pouvez utiliser, mais d'abord, comprenons le concept de comptabilité à but non lucratif.
Qu'est-ce que la comptabilité à but non lucratif ?
La comptabilité à but non lucratif est le processus distinct par lequel les organisations à but non lucratif planifient, documentent et rendent compte de leurs activités financières. Alors que les organisations à but lucratif sont principalement concernées par la réalisation de bénéfices, les organisations à but non lucratif sont davantage préoccupées par la composante de responsabilité de la comptabilité. Ils adhèrent à un système de réglementations et de processus qui les aident à rester responsables envers leurs partisans et contributeurs.
Le reste de cet essai abordera les principes fondamentaux et les meilleures pratiques de comptabilité que tous les professionnels à but non lucratif devraient connaître. Comprendre les fondamentaux vous permettra de mieux gérer et planifier vos initiatives afin de maximiser la valeur de vos ressources.
Que fait un comptable à but non lucratif ?
Les comptables à but non lucratif aident les organisations à assurer la santé et la stabilité financières, à maintenir les normes de données financières et à prendre des décisions en fonction des capacités budgétaires de l'organisation à but non lucratif.
En quoi la comptabilité est-elle différente pour les organisations à but non lucratif ?
Comme indiqué précédemment, la comptabilité à but non lucratif se concentre sur la responsabilité financière. Les donateurs de votre organisation à but non lucratif ont le droit de limiter les dons qu'ils font à votre organisation, et les bailleurs de fonds veulent s'assurer que leur argent est dépensé pour les initiatives convenues. En raison de ces contraintes, vous devez vous assurer que leurs contributions sont dépensées d'une manière que leurs partisans approuvent. En conséquence, les organisations à but non lucratif utilisent un style de comptabilité connu sous le nom de comptabilité par fonds.
La comptabilité par fonds permet aux ONG de diviser leurs liquidités en catégories ou « fonds » distincts pour les garder organisées et s'assurer que les fonds ne sont dépensés que pour ce pour quoi ils sont autorisés.
Les organisations à but non lucratif divisent fréquemment leurs fonds en catégories telles que :
- Fonds affectés : Il s'agit des sommes que votre organisation doit dépenser pour des projets et des activités spécifiques.
- Fonds temporairement affectés : cet argent doit être utilisé pour certaines initiatives et activités de votre organisation à but non lucratif jusqu'à une date déterminée. Ils deviennent des fonds illimités après cette période.
- Fonds sans restriction : Ceci est souvent appelé votre fonds annuel. Il peut être dépensé dans les domaines les plus critiques de votre organisation.
La contrainte de non-distribution est une autre facette de la comptabilité à but non lucratif qui aide les organisations à rester responsables de leurs finances. Il s'agit d'un élément important de la comptabilité qui aide les organisations à se définir. Les organisations à but non lucratif, contrairement aux organisations à but lucratif, ne sont pas obligées de distribuer leurs revenus nets aux dirigeants de l'organisation.
Une organisation gouvernementale diffère également dans ses pratiques comptables en matière de contrats de location. Les organismes gouvernementaux sont déjà passés par là ces dernières années avec la mise en place de nouvelles règles comptables pour les baux. Aujourd'hui, l'introduction du GASB 96 signifie que ces mêmes organisations doivent subir un changement très similaire avec une grande partie de leurs contrats logiciels. GAZB 96 a été introduit et est en vigueur pour les exercices commençant après le 15 juin 2022. Vous pourriez donc déjà fonctionner dans le cadre des directives imposées par le GASB 96. Il vaut la peine de vérifier les directives de votre bail pour vous assurer que vous êtes conforme.
Meilleur meilleur logiciel de comptabilité pour les organisations à but non lucratif
Les organisations à but non lucratif fonctionnent souvent avec un budget restreint. Chaque argent dépensé doit être soigneusement examiné et comptabilisé. De nombreuses ONG s'appuient sur des systèmes comptables internes car elles n'ont pas les moyens d'engager un comptable professionnel. Si vous n'avez pas les moyens d'engager un professionnel, un logiciel de comptabilité gratuit peut vous aider à démarrer. (elcapitalino)
Lorsque vous recherchez un logiciel de comptabilité gratuit pour votre organisation à but non lucratif, évaluez les activités que le programme doit accomplir et si vous avez besoin de rapports spécifiques. Chaque programme a quelque chose d'unique à offrir, alors choisissez celui qui répond le mieux à vos besoins.
Options pour le logiciel de comptabilité gratuit pour les organisations à but non lucratif
Voici quelques-unes des meilleures options de logiciel de comptabilité gratuit pour les organismes à but non lucratif :
#1. Trésorier à but non lucratif
Trésorier à but non lucratif, comme son nom l'indique, a été conçu pour répondre aux besoins des petites organisations à but non lucratif telles que les associations parents-enseignants, les groupes de propriétaires, les sections d'associations professionnelles, les clubs sportifs pour enfants et autres. Ce programme est gratuit et simple à utiliser, grâce à ses options de reporting et de budgétisation intégrées. Il est destiné à faciliter la vie des trésoriers bénévoles et des autres membres du conseil d'administration en termes d'administration financière et de suivi, ainsi que de tous les besoins comptables à but non lucratif.
#2. GNUCash
Cette application logicielle gratuite peut être bénéfique pour de petits groupes à but non lucratif. Il s'agit d'un outil open source avec certaines fonctionnalités Quicken et certaines capacités de comptabilité des petites entreprises. Ce logiciel vous permet de créer une variété de rapports, même si vous devrez peut-être exporter certaines données vers Excel pour les terminer. Ce logiciel est compatible avec les systèmes d'exploitation Windows, Mac et Linux.
#3. Comptes Adminsoft
Ce programme est un système complet de comptabilité en partie double qui peut même gérer la paie si nécessaire. Il fonctionnera sur n'importe quel système Windows et, dans certains cas, sur des PC Mac ou Linux.
#4. BS1
Le logiciel BS1 est conçu pour les petites entreprises et vous permet de créer des fichiers dans plusieurs formats de devises, vous permettant de gérer la facturation ou les achats internationaux. Vous pouvez également faire vos propres états financiers. Si vous le souhaitez, vous pouvez payer des frais pour personnaliser votre programme.
#5. Registre Lazy8
Cet outil de comptabilité gratuit est un programme de comptabilité en partie double destiné aux utilisateurs familiarisés avec les techniques de comptabilité. Votre entreprise peut également suivre automatiquement les encaissements et les paiements. Cette application est également compatible avec les ordinateurs Windows, Linux et Mac.
#6. Ledger Lite
Le logiciel de comptabilité gratuit de Responsive Software fonctionne sur les plates-formes Windows. Cette application shareware est un système de grand livre en partie double qui peut être étendu à mesure que votre entreprise se développe. Un avantage pour les organisations à but non lucratif est que les soldes des comptes peuvent être calculés quand vous le souhaitez, plutôt que sur une base trimestrielle ou annuelle.
#sept. FrontAccounting ERP
Parce qu'il s'agit d'une solution open source pour les petites entreprises, c'est un excellent choix pour les organisations à but non lucratif. Cet outil vous permet de gérer des comptes bancaires, des grands livres généraux et de nombreux rapports. Cet outil peut être utilisé sur Windows, Linux et Mac et dispose d'un accès utilisateur multiple.
#dix. Livres Zip
La version gratuite de ZipBooks peut être utile pour les ONG à la recherche d'un logiciel pour effectuer des tâches comptables de base. La facturation illimitée, le traitement des paiements numériques via Paypal ou Square, les rapports de base et la gestion des fournisseurs et des clients font partie des capacités du programme (comme les membres ou les donateurs). Le programme peut être lié à un seul compte bancaire.
Pourquoi les organisations à but non lucratif ont-elles besoin d'un logiciel de comptabilité ?
La comptabilité à but non lucratif diffère grandement de la comptabilité à but lucratif. Les organisations à but non lucratif dépendent des dons et des subventions pour leur financement. Ainsi, ils doivent respecter des exigences strictes en matière de comptabilité financière. Ils doivent se conformer aux normes de déclaration FAS 116 (Accounting for Contributions Received and Contributions Made) et FAS 117 (Financial Statements of Not-for-Profit Organizations).
Les organisations à but non lucratif fonctionnent souvent avec des budgets restreints. Bien qu'il soit idéal d'avoir un comptable ou un aide-comptable spécialisé dans le personnel, ce n'est pas toujours faisable pour les entreprises jeunes ou en croissance. Le bon logiciel de comptabilité peut aider les organisations à but non lucratif à répondre à ces critères même si elles ont un petit effectif, leur permettant d'atteindre leurs objectifs financiers tout en minimisant leurs dépenses.
Le programme peut aider à répondre aux exigences comptables particulières d'une organisation à but non lucratif, telles que le respect des exigences de rapport uniques, le suivi des subventions, la mise à disposition des informations financières aux donateurs et aux parties prenantes en temps opportun et la préparation des rapports de bilan.
Services de comptabilité pour les organisations à but non lucratif
Voulez-vous passer plus de temps à concevoir des programmes et à communiquer avec les bailleurs de fonds et moins de temps à rechercher les reçus et à discuter des rapports de paie ?
L'externalisation de votre comptabilité à des agences comptables à but non lucratif peut être un excellent moyen de réduire votre charge. Une équipe comptable qualifiée avec une expérience à but non lucratif peut vous aider à libérer votre temps tout en vous fournissant les données exactes dont vous avez besoin pour faire face à votre conseil d'administration et à vos supporters en toute confiance.
Voici six façons dont les services de comptabilité à but non lucratif peuvent aider votre organisation à atteindre ses objectifs :
#1. Livres prêts pour l'audit
Vous avez besoin d'un système de comptabilité efficace pour vous aider à conserver votre statut d'organisation à but non lucratif, à répondre aux besoins de vos donateurs et à vous préparer aux audits. Cependant, il est difficile de conserver des dossiers prêts pour l'audit, en particulier avec un service comptable à temps partiel, bénévole ou en sous-effectif.
L'externalisation de vos services comptables à but non lucratif garantit que vos comptes sont toujours en ordre et répondent aux critères nécessaires. Ainsi, vous n'avez pas à vous précipiter ou à travailler tard chaque fois que quelqu'un demande à voir vos livres.
Une meilleure responsabilisation contribuera à accroître la confiance de vos contributeurs en démontrant que vous gérez leur argent de manière appropriée.
#2. Prenez le temps de vous concentrer sur votre mission
En tant que membre d'une équipe caritative, votre attention est détournée de diverses manières, notamment la collecte de fonds, la gestion d'équipe, les initiatives de dotation en personnel, etc. Avec toutes ces responsabilités, le suivi des dons des donateurs devrait être le cadet de vos soucis.
Par exemple, si vous essayez d'aider à une crise d'itinérance dans votre ville, vous devriez passer plus de temps à créer des relations avec des personnes de votre quartier qu'à regarder des feuilles de calcul.
L'externalisation de la tenue de livres et de la comptabilité de votre organisation à but non lucratif peut vous aider à prospérer en vous donnant plus de temps pour poursuivre le travail que vous aimez. Si vous n'êtes pas embourbé par des activités de comptabilité comme le traitement des factures, l'organisation des reçus ou le paiement des fournisseurs, vous serez en mesure de guider votre personnel et vos bénévoles plus efficacement.
#3. Économisez beaucoup de temps et d'énergie
La comptabilité à but non lucratif peut être difficile et prendre du temps, surtout si vous n'avez aucune expérience financière préalable à but non lucratif. La comptabilité peut ronger votre passion et limiter la quantité d'énergie que vous devez consacrer à la cause si vous ne la trouvez pas inspirante.
Lorsque vous confiez votre comptabilité à un cabinet comptable chevronné à but non lucratif, ses employés s'occupent de tout pour vous, ce qui réduit votre charge de travail. Cela atténue également les soucis liés à l'embauche, à la formation et au maintien de votre propre personnel de comptabilité.
Les services de comptabilité à but non lucratif connaissent également les meilleurs logiciels et raccourcis permettant de gagner du temps pour vous aider à simplifier vos tâches. Ils peuvent également recommander un logiciel de comptabilité actuel qui consolide toutes vos données comptables en un seul endroit. Ainsi, lorsque vient le temps de produire des rapports ou de produire des déclarations de revenus, vous avez tout à votre disposition.
#4. Déterminez combien d'argent vous pouvez dépenser
Vous souhaitez pouvoir mettre à profit les financements de vos contributeurs et subventions pour faire prospérer vos initiatives.
Cependant, pour de nombreuses organisations à but non lucratif, il peut être difficile de déterminer quelle part de vos dons doit être consacrée aux programmes par rapport à la collecte de fonds ou aux opérations. En raison des fonds et des subventions affectés aux programmes, il est beaucoup plus difficile de savoir quel argent vous POUVEZ dépenser.
C'est à ce moment qu'un service de comptabilité à but non lucratif peut valoir son pesant d'or. Étant donné que la plupart des cabinets de CPA généralistes n'ont pas les connaissances sectorielles nécessaires, ils n'ont pas de méthodes établies pour suivre les fonds affectés à des programmes ou à des subventions. Un service comptable à but non lucratif, quant à lui, connaîtra les défis spécifiques auxquels les organisations comme la vôtre sont confrontées au quotidien.
#5. Obtenez des rapports fiables (et lisibles)
Ne sous-estimez jamais l'importance de rapports financiers cohérents et reconnaissables à but non lucratif. Cela peut paraître simple, pourtant…
La plupart des petites et moyennes entreprises (ainsi que de nombreuses grandes) ont du mal à fournir des rapports financiers précis à temps pour satisfaire les membres de leur conseil d'administration, leurs bailleurs de fonds et leurs auditeurs. Et, fréquemment, les rapports qu'ils reçoivent diffèrent d'un mois à l'autre en termes de présentation, d'informations contenues et de catégorisation.
Un cabinet comptable professionnel à but non lucratif normalisera vos dossiers et classifiera de manière cohérente vos revenus et vos dépenses. Ainsi, vous obtiendrez chaque mois des rapports fiables que vous pourrez réellement lire.
Cela vous permet d'inspirer confiance à la fois à votre équipe de suivi et à vos donateurs. Cela vous permet également de faire de meilleurs jugements plus rapidement. Pour que vous puissiez progresser dans votre objectif !
#6. Économisez beaucoup d'argent
Vous ne le croirez peut-être pas, mais les services de comptabilité à but non lucratif peuvent aider votre organisation à économiser beaucoup d'argent.
Les employés coûtent cher et les salaires des comptables ont augmenté jusqu'à 30 % au cours de la dernière année seulement. De plus, les comptables du personnel sont susceptibles d'être pris dans de vieilles habitudes qui font perdre du temps et de l'argent à votre organisation.
Les services de tenue de livres et de comptabilité peuvent être bien plus efficaces que votre équipe interne, grâce à des processus optimisés et à une technologie de pointe !
Les organisations à but non lucratif utilisent-elles la comptabilité de caisse ou d'exercice ?
Les organisations à but non lucratif établies préparent et publient souvent des états financiers en utilisant la méthode de la comptabilité d'exercice, par opposition à la méthode de la trésorerie.
Les organismes à but non lucratif utilisent-ils les PCGR ?
Les organisations à but non lucratif ne sont pas tenues de suivre les principes GAAP dans leurs efforts de comptabilité 501c3, mais c'est une bonne pratique de le faire
La comptabilité à but non lucratif est-elle difficile ?
Comme toute autre entreprise, la comptabilité à but non lucratif a ses propres défis.
Quels sont les principaux états financiers que les organisations à but non lucratif doivent préparer ?
Les organisations à but non lucratif doivent généralement préparer des états financiers tels que le bilan, le compte de résultat, l'état des flux de trésorerie et l'état des dépenses fonctionnelles. De plus, les organisations à but non lucratif peuvent être tenues de préparer un formulaire 990 ou 990-EZ pour déclarer leurs informations financières à l'IRS.
Comment les organisations à but non lucratif peuvent-elles garantir le respect des réglementations en matière de comptabilité et de reporting ?
Les organisations à but non lucratif peuvent garantir la conformité en restant informées des lois et réglementations qui s'appliquent à elles, telles que le formulaire IRS 990. Elles peuvent également engager des comptables ou des auditeurs professionnels pour examiner leurs états financiers et assurer la conformité.
Comment les organisations à but non lucratif peuvent-elles gérer efficacement leurs finances ?
Les organisations à but non lucratif peuvent gérer efficacement leurs finances en créant un budget, en examinant régulièrement les états financiers et en mettant en place des contrôles internes pour prévenir les fraudes ou les erreurs. Ils doivent également s'assurer que leurs dossiers financiers sont exacts, opportuns et transparents.
Comment les organisations à but non lucratif peuvent-elles utiliser leurs informations financières pour prendre des décisions stratégiques ?
Les organisations à but non lucratif peuvent utiliser leurs informations financières pour prendre des décisions stratégiques en analysant leurs revenus et leurs dépenses, en identifiant les tendances et les modèles et en évaluant leurs progrès vers la réalisation de leur mission. Ils peuvent également utiliser des informations financières pour identifier les domaines à améliorer et prendre des décisions concernant la collecte de fonds et le développement de programmes.
Quelle est la différence entre les fonds non affectés et les fonds affectés dans la comptabilité à but non lucratif ?
Les dons sans restriction peuvent être utilisés à n'importe quelle fin, mais les dons limités ne peuvent être utilisés que pour la raison indiquée par le donateur. Les fonds affectés doivent être suivis séparément par les organisations à but non lucratif, qui doivent également garantir qu'ils sont utilisés uniquement à cette fin.
Comment le processus de collecte de fonds affecte-t-il la comptabilité à but non lucratif ?
La comptabilisation des organismes sans but lucratif peut être considérablement touchée par la collecte de fonds. Les dons, promesses de dons et autres contributions doivent être suivis par les organisations à but non lucratif pour s'assurer qu'ils sont correctement représentés dans leurs comptes financiers. Ils doivent également s'assurer qu'ils respectent toutes les lois et règles applicables, y compris les obligations de divulgation, qui se rapportent à la collecte de fonds.
Quels sont les défis financiers courants auxquels les organisations à but non lucratif sont confrontées ?
L'argent limité, l'imprévisibilité du financement, la concurrence pour les dons et la conformité réglementaire sont quelques-uns des problèmes financiers majeurs auxquels les ONG sont confrontées. Les organisations à but non lucratif pourraient également avoir des difficultés avec la gestion des flux de trésorerie, les prévisions et la budgétisation.
Résumer
La comptabilité à but non lucratif est un domaine distinct de la finance. Comprendre les principes fondamentaux de la comptabilité aidera votre organisation à but non lucratif à mieux comprendre sa propre situation financière.
Si vos tâches comptables relèvent toujours de la compétence de vos cadres, envisagez de sous-traiter votre comptabilité à une entreprise. Ils aideront à s'assurer que toutes les meilleures pratiques et tous les contrôles internes sont mis en œuvre, ce qui se traduira par des finances plus intelligentes.
Foire aux Questions
Quelle est la différence entre à but non lucratif et à but lucratif ?
Les organisations à but non lucratif ont un objectif social, tandis que les organisations à but lucratif tentent de fournir des produits et services de valeur aux consommateurs tout en générant des revenus.
Les organisations à but non lucratif peuvent-elles vendre des produits ?
Les organisations à but non lucratif peuvent sans aucun doute gagner de la vente de produits si ces opérations sont directement liées à l'objectif de l'organisation.
Les associations à but non lucratif paient-elles des impôts ?
Non, les organismes à but non lucratif n'ont pas à payer d'impôts sur les dons reçus.
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Bibliographie
