Comment démarrer la paie pour une petite entreprise est une question qui traverse l'esprit de chaque entrepreneur. La paie est le processus de paiement des employés d'une entreprise, qui comprend le suivi des heures travaillées, le calcul du salaire et le versement de fonds aux employés par dépôt direct ou par chèque.
Les entreprises doivent cependant mener des activités comptables afin d'enregistrer la masse salariale, les retenues d'impôt, les primes, la rémunération des heures supplémentaires, les congés de maladie et les indemnités de vacances. Les entreprises doivent mettre de côté et enregistrer le montant des cotisations d'assurance-maladie, de sécurité sociale et de chômage qui doivent être payées au gouvernement.
De nombreuses entreprises utilisent un logiciel de paie pour suivre leurs employés. Une API est utilisée pour saisir les heures des employés, et leur rémunération est traitée et envoyée sur leurs comptes bancaires.
Les services de paie sont externalisés par de nombreuses moyennes et grandes entreprises pour simplifier le processus. Les employeurs comptabilisent le nombre d'heures travaillées par chaque employé et le signalent au service de la paie. Le montant brut payable à l'employé est calculé par le service de la paie le jour de paie en fonction du nombre d'heures ou de semaines travaillées pendant la période de paie et du taux de rémunération. Le service déduit les impôts et autres retenues à la source sur les revenus des employés avant de les payer.
Néanmoins, ce guide sur la façon de démarrer la paie pour les petites entreprises en 2023 vous aidera à aborder ce processus passionnant mais intimidant avec plus de confiance, vous permettant d'embaucher l'aide dont vous avez besoin à la fin.
Comprendre la paie
La masse salariale est la rémunération qu'une entreprise doit à ses employés pour une période déterminée ou un jour précis. Il est généralement administré par les services de comptabilité ou de ressources humaines d'une entreprise. La paie d'une petite entreprise peut être gérée par le propriétaire ou un associé.
Le traitement de la paie, les avantages sociaux, les assurances et les fonctions comptables telles que la retenue d'impôt sont de plus en plus sous-traitées à des organisations spécialisées.
La paie de votre entreprise par vous-même est moins coûteuse, mais elle prend du temps et est sujette aux erreurs.
Si vous maîtrisez les chiffres, vous pourrez peut-être payer vous-même vos employés. Cependant, étant donné le potentiel d'erreurs de paie (et les amendes qui en résultent), assurez-vous d'être entièrement satisfait de ce que vous devez faire avant de plonger.
Comment démarrer la paie
- Obtenir un numéro d'identification d'employeur (EIN)
- Vérifiez si vous avez besoin d'identifiants d'état/locaux
- Entrepreneur indépendant ou employé
- Prenez soin de la paperasse des employés
- Décidez d'une période de paie
- Documentez soigneusement les conditions de rémunération de vos employés
- Choisir un système de paie
- Exécution de la paie
- Obtenez la tenue de registres
- Déclarer les charges sociales
#1. Obtenir un numéro d'identification d'employeur (EIN)
Vous devez obtenir un numéro d'identification d'employeur (EIN) auprès de l'IRS avant de recruter du personnel. L'EIN est également connu sous le nom de numéro d'identification fiscale de l'employeur ou formulaire SS-4. L'EIN est requis pour le dépôt des impôts et autres documents auprès de l'Internal Revenue Service. De plus, lorsque vous soumettez des informations sur vos employés à des entités étatiques, l'EIN est requis. Vous pouvez demander un EIN en ligne ou en contactant directement l'Internal Revenue Service.
#2. Vérifiez si vous avez besoin d'identifiants d'état/locaux
Afin de gérer les impôts, certains gouvernements étatiques et locaux ont besoin que les entreprises obtiennent des numéros d'identification.
#3. Entrepreneur indépendant ou employé
Reconnaissez la différence. Assurez-vous de bien comprendre la différence entre un entrepreneur indépendant et un employé. La distinction entre les deux n'est pas toujours claire sur le plan juridique et a un impact sur la manière dont vous retenez les impôts sur le revenu, payez les cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie et payez les cotisations de chômage.
#4. Prenez soin de la paperasse des employés
Le formulaire W-4, Retenue d'impôt fédéral sur le revenu, est requis pour les nouveaux travailleurs. Votre employé doit remplir le formulaire et vous le retourner afin que vous puissiez déduire le montant approprié d'impôt fédéral sur son salaire.
#5. Décidez d'une période de paie
Vous pouvez bien avoir un processus manuel en place, mais la mise en place d'une période de paie (mensuelle ou bimensuelle) est parfois dictée par la loi de l'État, les paiements bimensuels étant les plus courants. Même si votre employé ne travaille pas pendant toute la période, l'IRS vous oblige à retenir l'impôt sur le revenu pour cette période.
#6. Documentez soigneusement les conditions de rémunération de vos employés
Lors de la configuration de la paie, réfléchissez à la manière dont vous allez gérer les congés payés (qui ne sont pas requis par la loi mais sont fournis par la plupart des entreprises), comment vous allez suivre les heures des employés, si et comment vous allez payer au fil du temps, et autres considérations commerciales. Les autres rémunérations des employés et les dépenses d'entreprise, telles que les primes du régime de santé et les paiements de retraite, doivent également être prélevées sur les chèques de paie des employés et versées aux organisations appropriées.
#7. Choisir un système de paie
L'administration de la paie nécessite un haut niveau de précision et d'attention aux détails, il vaut donc la peine de faire des recherches pour connaître vos possibilités. Commencez par demander à d'autres propriétaires d'entreprise quelle approche ils utilisent et s'ils ont des suggestions pour configurer et gérer la paie. Dans la plupart des cas, vos options de gestion de la paie sont internes ou externalisées. En tant qu'employeur, vous êtes responsable de la déclaration et du paiement de toutes les charges sociales, quelle que soit l'option que vous choisissez.
#8. Exécution de la paie
Vous pouvez commencer à gérer la paie une fois que vous avez rassemblé tous vos documents et informations. Vous pouvez saisir les informations vous-même ou les transmettre à votre comptable, selon le système de paie que vous utilisez.
#9. Obtenez la tenue de dossiers
Les employeurs sont tenus par la législation fédérale et étatique de conserver certains dossiers pendant des périodes de temps spécifiques. Les formulaires W-4 (sur lesquels les employés précisent leur statut de retenue d'impôt) doivent, par exemple, être conservés pour tous les employés actifs ainsi que pendant trois ans après qu'un employé a été licencié. Les formulaires W-2, les copies des formulaires fiscaux déposés et les dates et montants de tous les dépôts fiscaux doivent tous être conservés.
#dix. Déclarer les charges sociales
Sur une base trimestrielle ou annuelle, vous devez soumettre plusieurs déclarations de charges sociales aux autorités compétentes. Consultez le Guide fiscal de l'employeur de l'IRS pour plus d'informations, qui donne des indications claires sur toutes les obligations fédérales en matière de déclaration de revenus. Pour connaître les exigences détaillées en matière de déclaration de revenus pour les employeurs, contactez le service des impôts de votre État.
Comment démarrer la paie pour les petites entreprises
Voici les étapes à suivre pour démarrer la paie pour une petite entreprise :
Consultez le site Web du Département du travail des États-Unis
La plupart des entreprises aux États-Unis sont soumises à des règles spécifiques. Pour n'en citer que quelques-unes, ces restrictions incluent la loi sur le salaire minimum, la loi sur le congé familial et médical et les règles relatives aux heures supplémentaires.
Passez en revue la zone Rubriques de la Site Web du Département du travail des États-Unis pour commencer à configurer la paie de votre petite entreprise. Ensuite, accédez à la section FirstStep Poster Advisor des lois du DOL pour déterminer les affiches que vous devrez afficher pour rester en conformité avec les exigences fédérales en matière d'emploi.
Consultez le site Web du ministère du Travail de votre État.
Alors que la loi fédérale sur l'emploi est réglementée par le Département du travail des États-Unis, chaque État a son propre ensemble de lois sur le travail. Lors de la configuration de la paie pour votre petite entreprise, vous devez connaître les règles fédérales et étatiques.
Que se passe-t-il si les informations sur le site Web du département du travail de votre état diffèrent de celles du site Web du département américain du travail ? En général, la loi favorise l'employé, vous devez donc suivre les directives qui lui profitent le plus. Par exemple, une fois qu'un employé travaille plus de 40 heures par semaine, la loi fédérale exige que les heures supplémentaires soient payées. Cependant, certaines juridictions exigent une rémunération des heures supplémentaires basée sur le nombre d'heures travaillées dans une journée.
En cas de doute, consultez votre comptable ou un avocat du travail qui connaît les lois de votre état. Cela vous évitera non seulement des ennuis avec la loi, mais garantira également que vos employés sont traités équitablement, ce qui se traduira par une main-d'œuvre plus heureuse.
Déterminez votre calendrier de paie
La paie est généralement effectuée de manière hebdomadaire, bimensuelle ou bimensuelle dans la plupart des entreprises. Choisissez un calendrier de paie qui vous convient le mieux. Lorsque vous décidez de la fréquence à laquelle vous souhaitez payer votre personnel, gardez à l'esprit les flux de trésorerie de votre entreprise. Payer les employés à temps est régi par des restrictions strictes, et bien que vous puissiez modifier votre calendrier de paie, vous ne devriez pas le faire fréquemment.
Gardez à l'esprit que les lois du travail de votre état peuvent spécifier la fréquence minimale de votre calendrier de paie, alors vérifiez le vôtre par rapport aux exigences sur le site Web du département du travail de votre état.
Rédigez votre manuel de l'employé
Il est temps de rédiger votre manuel de l'employé maintenant que vous savez quelles réglementations s'appliquent à la paie dans votre état. Ne vous inquiétez pas si la perspective d'écrire quoi que ce soit vous met mal à l'aise. Vous pouvez utiliser une variété de ressources Internet pour vous aider à développer votre manuel de l'employé, ou vous pouvez engager un spécialiste des ressources humaines pour le faire pour vous.
Une fois que vous avez fini de rédiger votre manuel de l'employé, je vous conseille fortement de le faire réviser par un avocat spécialisé en droit du travail dans votre état. Ils vérifieront que votre manuel ne contient aucun élément pouvant être interprété comme un contrat entre vous et vos employés.
Avant de décider comment commencer la paie pour une petite entreprise, assurez-vous également que vous avez bien compris les lois relatives aux questions de paie et d'emploi dans votre état.
Demandez votre numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN ou EIN).
À des fins fiscales, de nombreux propriétaires uniques utilisent leur numéro de sécurité sociale. Cependant, vous devez utiliser un numéro d'identification d'employeur fédéral, parfois appelé FEIN ou EIN, à des fins d'emploi. Votre EIN est le numéro que vous utiliserez sur toutes les déclarations et tous les documents fiscaux des entreprises une fois que vous l'aurez. En conséquence, de nombreux professionnels de la comptabilité conseillent vivement aux propriétaires d'entreprise d'obtenir un EIN dès que possible après le lancement de leur entreprise.
Obtenir un FEIN, si vous n'en avez pas déjà un, est simple. Vous pouvez demander votre EIN en ligne sur le site Web de l'IRS et le recevoir immédiatement.
Demander vos comptes de retenue à la source et d'assurance-chômage
Vous pouvez être obligé de retenir l'impôt sur le revenu de l'État et de contribuer à la caisse d'assurance-chômage de votre État, selon votre État. Des réglementations locales en matière de retenue à la source existent également dans plusieurs États.
Sur les sites Web de la commission des impôts et de la commission de la sécurité du chômage de votre État, vous pouvez fréquemment obtenir des informations sur votre situation professionnelle sur la façon de commencer la paie pour une petite entreprise.
Entrez votre calendrier de paie et les dates d'échéance des déclarations de revenus dans votre calendrier
Vous devez vous assurer que vous respectez tous les délais maintenant que vous avez décidé de votre calendrier de paie et que vous avez demandé vos comptes FEIN, retenue à la source et assurance-chômage.
Commencez par marquer votre calendrier avec vos dates de paie. Ensuite, saisissez les dates d'échéance pour vos déclarations de cotisations sociales. N'oubliez pas que la remise des taxes et la production des déclarations de renseignements peuvent avoir des dates d'échéance distinctes. De plus, les délais des États peuvent différer des délais fédéraux.
Décidez qui gérera votre paie
Allez-vous gérer la paie en interne ou par l'intermédiaire d'un service de paie tiers ? Les deux options ont des avantages et des inconvénients.
Lorsque vous gérez la paie en interne, vous avez un peu plus de latitude quant au moment où vous pouvez traiter la paie. Les fournisseurs de services de paie demandent fréquemment des délais d'attente de trois à cinq jours et facturent des frais d'urgence si vous ne soumettez pas les données de paie avant leur date limite. Les fournisseurs de services de paie, d'autre part, assument souvent l'entière responsabilité de la soumission en temps opportun des paiements et des déclarations de revenus, ce qui est attrayant pour le propriétaire de petite entreprise très occupé.
Embauchez votre premier employé
Vous avez tous vos numéros d'identification fiscale requis, établi votre calendrier de paie et configuré votre système de paie. Il est maintenant temps d'embaucher votre premier employé.
Recueillez des informations sur le candidat idéal une fois que vous l'avez localisé et embauché afin qu'il puisse être correctement configuré dans votre système de paie.
Comment faire la paie manuellement
Un système de paie manuel nécessite l'achèvement de l'ensemble de la procédure de paie à la main. Vous pouvez acquérir des feuilles de temps standard pour la documentation et demander à votre personnel de les remplir si vous choisissez de gérer votre propre paie. Une fois que vous avez terminé les cartes de pointage, vous pouvez calculer les salaires et les taxes appropriés, puis rédiger des chèques à la main pour vos employés.
Il est important de se rappeler que le traitement manuel de la paie implique de nombreuses procédures qui peuvent prendre plus de temps que prévu. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui se situent quelque part au milieu du spectre des petites et moyennes entreprises. Plus vous avez de personnel, plus il est difficile d'effectuer la paie manuellement.
Utilisez les étapes ci-dessous pour apprendre à effectuer la paie manuellement si vous voulez économiser de l'argent et faire travailler votre cerveau.
- Rassemblez vos informations fiscales
- Demandez à vos employés de remplir un formulaire W-4
- Déterminer un calendrier de paie
- Calculer le salaire brut et retenir les impôts sur le revenu
- Payer les charges sociales
- Déposez et déclarez votre paie
- Tenir des registres de paie bien tenus
Comment démarrer la paie pour une petite entreprise : Paie pour un employé
Vous aurez besoin des éléments suivants pour payer votre employé célibataire, que vous le fassiez vous-même ou que vous fassiez appel à un fournisseur de services de paie :
- Numéro d'identification de l'employeur (EIN)
- Numéros d'identification fiscale nationaux et locaux, le cas échéant
- Numéro d'identification du chômage de l'État
- Formulaires I-9 et W-4 de l'employé
- Attestation de précompte professionnel du salarié
- Dossiers du ministère du Travail
- Périodes de paie définies
Comment démarrer la paie pour les petites entreprises ?
Voici les étapes à suivre pour démarrer la paie pour une petite entreprise
- Obtenir un EIN. …
- Déterminez si vous devez avoir des identifiants d'état ou locaux. …
- Connaître la différence entre entrepreneur indépendant et employé. …
- Remplir les documents de l'employé. …
- Sélectionnez une période de paie. …
- Choisissez un système de paie pour votre petite entreprise. …
- Commencez à exécuter la paie. …
- Déclarer les charges sociales
Pouvez-vous effectuer la paie vous-même ?
La paie manuelle est la seule option gratuite de traitement de la paie. Les frais de service sont facturés par le logiciel de paie, les comptables et les aides-comptables. Si vous n'avez pas les fonds nécessaires pour payer un service de paie, vous pouvez économiser de l'argent en le faisant vous-même.
Comment les propriétaires de petites entreprises se paient-ils ?
La majorité des entrepreneurs de petites entreprises se rémunèrent grâce à un tirage au sort du propriétaire. Les propriétaires de SARL, d'entreprises individuelles et de sociétés de personnes sont considérés comme des travailleurs indépendants par l'IRS et, par conséquent, ils ne sont pas rémunérés par un salaire normal. C'est là que le tirage au sort du propriétaire entre en jeu…. Sociétés de personnes, entreprises individuelles et sociétés à responsabilité limitée.
Combien coûtent les services de paie ?
Comme vous pouvez le voir, divers facteurs influencent le coût total du traitement de la paie. Bien que la règle de base soit qu'il en coûtera environ 150 $ à 200 $ par employé et par an, votre coût global sera déterminé par l'étendue de la participation de votre fournisseur.
Conclusion
Peu importe le nombre de travailleurs que vous avez. La mise en place d'un système de paie qui rationalise votre capacité à rester au top de vos responsabilités d'employeur est essentielle. De plus, cela vous fait gagner du temps et vous protège des pénalités coûteuses de l'IRS
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