Il n'y a pas lieu de paniquer si l'idée de gérer la paie de votre entreprise vous submerge. Plusieurs ressources existent pour aider ceux qui souhaitent apprendre à gérer eux-mêmes manuellement les Quickbooks de paie. Ce qui suit est une explication détaillée de chaque procédure, ainsi que des conseils sur celle qui pourrait être la plus bénéfique pour votre entreprise. Gardez à l'esprit que les informations présentées ici sont purement informatives. Veuillez demander l'aide d'un expert si vous avez besoin d'aide.
Comment traiter vous-même la paie
La configuration est à peu près la même, quelle que soit la façon dont vous choisissez de gérer la paie. Pour commencer, vous devez divulguer des informations sur votre entreprise et ses employés aux autorités fédérales et locales. La création d'un calendrier de paie et la détermination des avantages à offrir sont également essentielles, tout comme la souscription d'une assurance contre les accidents du travail et l'ouverture d'un compte bancaire de paie.
Étape 1. Obtenir un EIN.
Les individus sont identifiables par leur numéro de sécurité sociale aux yeux du gouvernement. Pour les entreprises, il s'agit d'un numéro d'identification d'emploi (EIN) ou d'un numéro d'identification fiscale fédéral. Pour déposer les charges sociales, votre entreprise en aura besoin. L'obtention d'un EIN est gratuite et peut être effectuée en ligne ou par courrier à l'aide du formulaire SS-4, Demande de numéro d'identification d'employeur. Une fois approuvé, il est permanent et ne peut être révoqué.
Étape 2. Obtenez votre numéro d'identification d'entreprise local ou national.
Les États et les municipalités qui prélèvent des impôts sur le revenu exigent également que les entreprises aient un numéro d'identité. Le processus pour en obtenir un diffère, alors vérifiez auprès de l'organisation appropriée dans votre région pour plus de détails. En général, vous devez d'abord obtenir un numéro EIN fédéral, car certains États peuvent utiliser le même numéro pour identifier votre entreprise.
En outre, de nombreux États exigent un numéro d'identification de chômage d'État distinct du numéro d'impôt sur le revenu de l'État. Ce numéro sera utilisé pour déposer les impôts sur le chômage de l'État au nom de vos employés.
Si votre entreprise est située au Nouveau-Mexique, à Washington ou au Wyoming, vous aurez besoin d'un numéro d'identification distinct pour demander une assurance contre les accidents du travail.
Étape 3. Recueillir la documentation des employés
Une fois que vous avez défini les détails de votre entreprise, vos employés devront remplir des documents pour les agences gouvernementales. La majorité de ces documents sont normalement remplis le premier jour de travail pour une nouvelle embauche :
Formulaire de vérification de l'admissibilité à l'emploi I-9
Le formulaire I-9 est utilisé aux États-Unis pour vérifier l'identification et l'autorisation d'emploi des personnes employées pour le travail.
Certificat de retenue d'employé (formulaire W-4)
Chaque employé doit soumettre un formulaire W-4 pour établir le montant de l'impôt fédéral sur le revenu qui doit être retenu sur son salaire. Il comporte différentes étapes pour saisir les informations personnelles et le statut de dépôt, les emplois multiples ou les conjoints qui travaillent, les personnes à charge réclamées et d'autres révisions, si nécessaire.
Certificats d'allocation de retenue à la source de l'État
Dans la plupart des régions, vous devez retenir les impôts sur le revenu de l'État et du gouvernement fédéral sur les salaires des employés. À cette fin, vos employés devront déposer un certificat de retenue d'État ou le formulaire IRS W-4. L'Alaska, la Floride, le Nevada, le New Hampshire, le Dakota du Sud, le Tennessee, le Texas, Washington et le Wyoming n'ont pas de taxe sur les salaires.
En plus de remplir les documents gouvernementaux, vos employés doivent vous fournir leur adresse personnelle et leur numéro de sécurité sociale afin que vous puissiez préparer et remettre leur formulaire annuel W-2, déclaration de salaire et d'impôt. Et, si vous fournissez des prestations, vous aurez besoin de leurs choix pour effectuer les retenues salariales appropriées.
Étape 4. Sélectionnez les périodes de paie
En ce qui concerne les calendriers de paie, les possibilités les plus populaires sont hebdomadaires, bihebdomadaires, bimensuelles et mensuelles. Cependant, vous n'aurez peut-être pas un contrôle total car certaines juridictions exigent des fréquences de paie différentes pour différents types d'employés, d'employeurs ou de circonstances.
Par exemple, les entreprises de l'industrie manufacturière ou celles couvertes par une convention collective peuvent exiger un calendrier de paiement plus fréquent que la clause de compétence générale. Ces réglementations précisent généralement le délai de paiement des employés après la fin du mois de paie.
Gardez à l'esprit que plus vous exécutez fréquemment la paie, plus vous encourrez de frais de comptabilité et de traitement. Efforcez-vous de trouver un équilibre entre la rentabilité et la commodité tout en respectant les restrictions juridictionnelles.
Salaire hebdomadaire
Le salaire hebdomadaire convient aux postes de travail manuel à faible revenu et est courant dans les industries de la fabrication, de la construction et de la restauration. Ces travailleurs doivent être payés plus fréquemment afin de couvrir leurs frais de subsistance.
Salaire bihebdomadaire
Étant donné que les heures supplémentaires sont généralement facturées par semaine de travail, cette méthode de rémunération peut être la meilleure pour les travailleurs horaires. Le personnel du commerce de détail est parfois rémunéré de cette manière.
Salaire bimensuel
Les salariés choisissent fréquemment une rémunération bimensuelle car elle est cohérente et prévisible en termes de trésorerie. Ce modèle de rémunération est utilisé dans de nombreux domaines, notamment les finances et les soins de santé.
Salaire mensuel
La paie mensuelle est l'option de paie la moins chère car elle est traitée moins fréquemment et elle est généralement réservée aux cadres à revenus élevés.
Étape #5. Obtenir une assurance contre les accidents du travail.
L'indemnisation des accidents du travail est un programme réglementé par l'État qui rembourse aux employés les soins médicaux, la réadaptation et une partie des salaires perdus s'ils tombent malades ou se blessent au travail. De plus, les personnes à charge peuvent avoir droit à des prestations si un employé décède à la suite d'un accident lié au travail.
Même si vous n'avez qu'un seul employé, vous devez souscrire une assurance contre les accidents du travail dans diverses régions du pays. Les polices peuvent être obtenues auprès d'assureurs privés, de l'État ou des deux.
L'indemnisation des accidents du travail n'est pas retirée de la masse salariale, mais vous devez déposer des rapports auprès de votre état si une réclamation est faite.
Étape #6. Offrir aux employés des avantages facultatifs.
Des avantages tels que l'assurance maladie, les soins dentaires, l'assurance-vie et les programmes de retraite peuvent rendre votre entreprise attrayante pour les employés. Les employés contribuent généralement une part du coût, qui est déduite de leur salaire. Combien est déterminé par les types de plans que vous offrez et le degré de couverture choisi par l'individu ? Certains avantages, tels que ceux fournis dans le cadre d'un plan de cafétéria qui répond aux exigences et réglementations spécifiques de l'article 125 du code des impôts, peuvent être fournis sur une base avant impôt. D'autres, comme les régimes de retraite Roth IRA, sont déduits après impôts.
Étape #7. Créez un compte bancaire de paie.
De nombreuses entreprises choisissent d'ouvrir un compte bancaire distinct de leur compte professionnel uniquement à des fins de paie. Si vous faites cela, utilisez simplement ce compte pour payer le personnel et répondre aux exigences fiscales. Vous pourrez ainsi conserver des enregistrements plus précis de vos transactions de paie.
Comment faire la paie avec Quickbooks pour les petites entreprises
Une fois que vous avez configuré la paie, les opérations bancaires et le suivi du temps des employés dans QuickBooks pour les petites entreprises, la gestion de la paie est un jeu d'enfant. Suivez les instructions ci-dessous pour effectuer et payer vos employés avant la période de paie suivante.
#1. Accédez à la paie dans Quickbooks
Pour commencer, cliquez sur "Employés" en haut à gauche de l'écran, puis sur "Centre de paie" et enfin sur "Payer les employés". Le premier lancement de QuickBooks Desktop Pro devrait vous conduire à cet écran de bienvenue.
#2. Choisissez le type de paie à exécuter
Avant de pouvoir commencer à saisir vos informations de paie, vous devrez choisir d'effectuer une paie non planifiée ou une paie planifiée, comme illustré dans l'image suivante. Lorsque vous commencez une action non planifiée, vous serez directement redirigé vers l'écran décrit à l'étape 3.
Vous devrez affecter des travailleurs particuliers à un horaire avant de pouvoir passer à l'étape 3 et commencer à traiter manuellement une paie planifiée. Pour accéder à cette fonctionnalité, cliquez sur le lien « Employés » situé dans le coin supérieur gauche de l'image. Pour affecter un employé à un certain échéancier de paiement, cliquez sur son nom, puis sélectionnez la page 'Informations sur la paie' et enfin le menu déroulant 'Échéancier de paie'.
#3. Saisir les informations sur la paie
Commencez par saisir la fin de la période de paie et la date du chèque, puis remplissez toute information supplémentaire sur la paie qui doit être saisie. Les employés peuvent être payés à partir du compte bancaire que vous spécifiez (QB vous montrera le solde du compte existant). Décidez si vous allez utiliser QuickBooks pour imprimer des chèques ou les écrire à la main.
La sélection des employés qui seront payés et l'examen de leurs heures travaillées pour garantir l'exactitude sont essentiels lors de la saisie des données. Tant que chaque employé a reçu une période de paie spécifique, vous pouvez en choisir autant que vous le souhaitez. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez "Continuer".
#4. Examiner et créer des chèques de paie
L'étape suivante consiste à revérifier l'exactitude des données. À gauche, sous "Informations sur la paie", QuickBooks détaillera le nombre de chèques de paie qui seront distribués. Salaire brut, les impôts, les déductions, le salaire net, les cotisations fiscales de l'employeur, les heures travaillées et les fonds déposés seront tous additionnés pour la période de paie.
#5. Confirmer la paie
Bravo! Toutes nos félicitations! La paie a été traitée dans QuickBooks Desktop Pro. De plus, le nombre de chèques de paie traités, imprimables et pouvant être déposés sera tous affiché ici.
Les chèques peuvent être imprimés à partir d'ici, peuvent être envoyés pour le traitement du dépôt direct, après quoi les talons de paie peuvent être imprimés. Consultez les centres d'aide QuickBooks Payroll ou contactez le support QuickBooks Payroll si vous avez besoin d'aide.
Comment faire la paie manuellement pour les petites entreprises
Les employeurs déduisent manuellement les charges sociales, qui comprennent les taxes fédérales, étatiques et locales, des chèques de paie des employés. L'impôt sur le revenu, consigné La sécurité sociale, et Medicare en font partie. Plus encore, la connaissance des taux d'imposition en vigueur est essentielle pour déterminer avec précision vos obligations fiscales. En 2020, par exemple, le taux d'imposition de la sécurité sociale sera de 6.2 % et le taux d'imposition de l'assurance-maladie sera de 1.45 %. Chaque année, une nouvelle série de pourcentages sera établie.
Faire des dépôts en temps opportun est une méthode infaillible pour garder le contenu de votre main-d'œuvre. Assurez-vous que vos calculs sont terminés à temps pour payer tous vos employés à la même date, que vous souhaitiez le faire par dépôt direct ou en imprimant et en distribuant des chèques papier.
Le dépôt direct est le mode de paiement le plus répandu pour les employés, mais il oblige chaque travailleur à fournir ses informations de compte et à accepter les dépôts directs. Vous devriez également vérifier auprès de votre institution financière pour connaître ses directives concernant les dépôts effectués directement sur votre compte.
Lors du traitement manuel de la paie, la plupart des gens utilisent une feuille de calcul pour suivre le salaire brut, le salaire net et les retenues de leurs employés. Cela facilite la tenue de registres précis et facilite l'audit préalable à la paie.
Qu'est-ce qu'un processus de paie ?
Traitement de la paie consiste à fournir une compensation monétaire aux travailleurs. Le salaire total doit être déterminé, des déductions doivent être faites, les charges sociales doivent être déposées et le paiement doit être distribué manuellement. Bien qu'il soit possible d'effectuer ces tâches manuellement, le faire via un système automatisé se traduirait probablement par plus de précision et d'efficacité, ainsi que par la garantie de votre respect de certaines règles.
Est-il difficile d'apprendre comment faire la paie ?
Compléter votre propre paie pour la première fois peut être une tâche très intimidante. De plus, il y a beaucoup de choses qui pourraient mal tourner, et si vous faites une erreur, cela pourrait avoir de graves conséquences pour vous, vos employés et même avec l'Internal Revenue Service (IRS). Il vous incombe lourdement de veiller à la bonne répartition des fonds.
Quel logiciel de paie est le meilleur ?
Gusto est la meilleure option en raison de sa structure de tarification bien pensée, qui comprend trois niveaux pour les petites et moyennes entreprises qui ont besoin de paie en plus de certains services de ressources humaines (RH). Les services de paie automatisés inclus dans chaque plan sont complets et peuvent répondre manuellement aux besoins d'une grande variété d'entreprises.
Comme pour d'autres systèmes, Goût vous offre la possibilité de payer votre personnel par dépôt direct ou par chèque papier. Il surveille et classe vos impôts pour vous aux niveaux fédéral, étatique et local. Ce qui distingue Gusto, c'est qu'il améliore ses plans lorsque vous passez à des niveaux supérieurs.
Au lieu d'éliminer le dépôt direct pour le plan le moins cher, Gusto le rend en fait plus pratique, plus votre plan est cher. Par exemple, le délai de compensation du dépôt direct pour le plan le moins cher peut aller jusqu'à quatre jours, mais le délai de compensation du dépôt direct pour le plan le plus cher n'est que d'un jour.
Travailler dans la paie est-il stressant ?
Le stress lié au traitement de la paie est réel. Certaines des causes de stress comprennent le respect des délais de paie et les coûts importants associés aux erreurs. Quelqu'un peut ne pas presser constamment les commis peut ne pas être constamment pressé par le temps, mais ils font néanmoins face à des situations stressantes.
Étant donné que la paie affecte les chèques de paie de tout le monde, le simple fait d'y penser peut être éprouvant pour les nerfs. Pour couronner le tout, la paie est notoirement chronophage et compliquée. processus d'affaires.
C'est aussi un gros problème de comprendre comment utiliser un système. Il y a beaucoup de pièces mobiles, et si vous faites une erreur, cela pourrait avoir de graves conséquences pour vous, votre entreprise et vos employés, sans parler de la possibilité d'encourir des amendes de l'Internal Revenue Service.
Quelle est la formule de calcul de la paie ?
Vous déterminez leur salaire en fonction de leur taux horaire et de la fréquence des périodes de paie. Le calcul ressemble à ceci pour un travailleur à temps plein payé toutes les deux semaines à 11 $ de l'heure : 40 heures multipliées par 2 semaines équivaut à 80 heures, ce qui, multiplié par 11 $ de l'heure, équivaut à 880 $. (rémunération régulière brute).
Erreurs de paie courantes
L'automatisation de la paie est la technique la plus efficace pour réduire les erreurs de paie. En attendant, vous pouvez économiser de l'argent et du temps en évitant les erreurs de paie typiques suivantes :
#1. Statut d'employé mal classé
Les travailleurs qui sont classés à tort comme des entrepreneurs indépendants alors qu'ils sont en fait des employés peuvent faire face à des sanctions.
#2. Registres de paie avec des erreurs
La durée pendant laquelle vous devez conserver les données de paie est mandatée par les gouvernements fédéral et des États. Avant de détruire la documentation, comprenez ce que l'on attend de votre entreprise.
#3. Paiements d'impôts en retard
Pour éviter les soumissions tardives, utilisez un calendrier de paie pour suivre les dates de paiement et établir des rappels d'échéance fiscale.
#4. Les saisies-arrêts qui ont été mal traitées
Vous pouvez faire face à une amende si vous omettez de déduire les saisies-arrêts ou si vous les retenez de manière incorrecte.
#5. Revenu imposable sous-déclaré
Si vous offrez des options d'achat d'actions ou des rabais aux employés, vous devez en aviser le gouvernement.
#6. Vol de paie
Pour éviter les escroqueries par hameçonnage à la paie, les mises à jour des comptes bancaires des employés et des formulaires W-4 doivent être effectuées en personne plutôt que par e-mail.
Foire aux Questions
La paie est-elle difficile à apprendre ?
Il peut être incroyablement intimidant d'apprendre à gérer la paie par vous-même. Si vous faites une erreur, cela pourrait avoir de graves conséquences pour vous, vos employés et même l'Internal Revenue Service (IRS).
Qu'est-ce que la paie dans Excel ?
Les formules de paie dans Excel rationalisent le processus de détermination des valeurs récurrentes telles que les heures travaillées, les retenues d'impôt et les congés payés.
Quelles sont les tâches clés de la paie ?
Le travail du responsable de la paie consiste à déterminer combien chaque employé est payé, à tenir à jour nos bases de données internes et à s'assurer que les paiements sont effectués à temps.
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