La comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice présentent des avantages et des inconvénients, mais une fois que vous avez choisi une méthode comptable, il est essentiel de l'utiliser de manière cohérente. Alors, comment déterminer quelle méthode comptable convient le mieux à votre entreprise ? Si vous êtes lié par la méthode comptable que vous choisissez, vous devez prendre la meilleure décision possible. Ce guide donne un aperçu de chaque méthode de comptabilité de caisse, des différences entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice, et un exemple de comptabilité de caisse.
Qu'est-ce que la comptabilité de caisse (CA) ?
La comptabilité de caisse est une méthode de comptabilité dans laquelle les reçus de paiement sont enregistrés dans la période de réception et les dépenses sont enregistrées dans la période de paiement. En d'autres termes, lorsque l'argent est reçu ou payé, les revenus et les dépenses sont enregistrés.
La comptabilité de caisse, également connue sous le nom de comptabilité de caisse, diffère de la comptabilité d'exercice en ce sens qu'elle comptabilise les revenus lorsque les revenus sont gagnés et enregistre les dépenses lorsque les passifs sont engagés, quel que soit le moment où les espèces sont reçues ou payées.
Qui utilise la comptabilité de caisse ?
La comptabilité de caisse est utilisée par de nombreux professionnels indépendants et propriétaires de petites entreprises. Quelle est la raison? C'est la méthode comptable la plus élémentaire. La comptabilité de caisse fournit également un aperçu rapide de la somme d'argent dont dispose l'entreprise. C'est une mesure essentielle pour toute entreprise.
Bien que la comptabilité de caisse soit appropriée pour de nombreuses entreprises plus petites et plus jeunes, elle ne convient pas à toutes. La plupart des petites entreprises qui ont des stocks devront utiliser la comptabilité d'exercice pour suivre les variations de stocks. La plupart des entreprises qui accordent du crédit devront également utiliser la comptabilité d'exercice.
Exemple de comptabilité de caisse
Supposons que la société A reçoive 10,000 2 $ de la vente de dix ordinateurs à la société B le 2 novembre et enregistre la vente comme ayant eu lieu le 5 novembre. Même si la société B a passé la commande des ordinateurs le 2 octobre, le paiement n'a été effectué que le XNUMX novembre. .
En revanche, selon la comptabilité d'exercice, la société A aurait enregistré la vente de 10,000 5 $ le XNUMX octobre, même si aucune somme n'avait changé de mains.
De même, dans la comptabilité de caisse, les dépenses sont enregistrées lorsqu'elles sont payées plutôt qu'au moment où elles sont encourues. Sous CA, si la société C engage la société D pour la lutte antiparasitaire le 15 janvier mais ne paie pas la facture pour le service effectué avant le 15 février, la dépense n'est comptabilisée que le 15 février. Cependant, en vertu de la comptabilité d'exercice, la dépense serait enregistrée dans les livres le 15 janvier, date à laquelle il a été engagé.
Avantages et inconvénients de la comptabilité de caisse
Différentes méthodes comptables s'adressent à différentes entreprises pour différentes raisons. Voici donc les avantages et les inconvénients de la méthode de comptabilité de caisse :
Avantages de la comptabilité de caisse
La comptabilité de caisse présente de nombreux avantages pour les petites entreprises.
#1. La simplicité d'utilisation :
CA est populaire en raison de sa facilité d'utilisation, ce qui le rend idéal pour les petites entreprises et les propriétaires uniques qui peuvent gérer leur comptabilité avec juste un stylo et un cahier.
#2. Projections de flux de trésorerie améliorées :
Parce que l'ensemble du système de reporting comptable et financier est basé sur les flux de trésorerie, CA peut en fournir une image plus précise. Les systèmes complexes fondés sur la comptabilité d'exercice perdent souvent cette clarté.
#3. Avantages fiscaux:
En chronométrant vos transactions, vous pouvez profiter d'importants allégements fiscaux si vous n'enregistrez les revenus et les dépenses d'entreprise que lorsque l'argent change de mains. Accélérez les dépenses ou ralentissez les revenus pour réduire temporairement vos dettes fiscales.
Inconvénients de la comptabilité de caisse
CA présente des inconvénients évidents qui le rendent inadapté à certains types d'entreprises.
#1. Rapports inexacts et trompeurs :
Un propriétaire d'entreprise peut réaliser un profit en ne payant pas ses factures pendant un certain temps, même si ces dépenses ont été engagées. Cela rend le système vulnérable aux abus et le rend préférable pour un suivi personnel plutôt qu'une évaluation par un investisseur ou une banque.
#2. Contrôle de l'inventaire:
L'inventaire est traité comme une dépense dans CA. Il n'est pas considéré comme un actif tant qu'il n'est pas vendu au comptant. Cela peut fausser vos chiffres, en particulier pour les entreprises dont le capital est investi dans les stocks ou celles qui détiennent des stocks pendant de longues périodes. À certaines exceptions près, l'IRS interdit aux entreprises qui conservent des stocks d'utiliser la méthode de comptabilité de caisse.
Comptabilité de caisse vs comptabilité d'exercice
La principale distinction entre la comptabilité d'exercice et la comptabilité de caisse est le moment de la comptabilisation des revenus et des dépenses. La méthode de la comptabilité de caisse comptabilise immédiatement les revenus et les dépenses, tandis que la méthode de la comptabilité d'exercice se concentre sur les revenus et les dépenses prévus.
Comptabilité d'exercice
Les produits sont comptabilisés lorsqu'ils sont gagnés selon cette méthode. Contrairement à la méthode de la comptabilité de caisse, la méthode de la comptabilité d'exercice enregistre les revenus lorsqu'un produit ou un service est livré à un client dans l'attente d'un paiement futur. Autrement dit, l'argent est comptabilisé avant d'être reçu. De même, les coûts des biens et services sont enregistrés avant tout paiement en espèces.
Comptabilité de caisse
Les revenus sont déclarés dans le compte de résultat uniquement lorsque les liquidités sont reçues selon cette méthode. Les dépenses ne sont comptabilisées que lorsque l'argent est versé. Les petites entreprises ou les particuliers utilisent généralement les espèces comme mode de paiement.
Distinction importante
La distinction entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice réside dans la base sur laquelle les ventes et les achats sont enregistrés dans vos comptes. CA enregistre uniquement les revenus et les dépenses lorsque l'argent est échangé, tandis que la comptabilité d'exercice enregistre les revenus lorsqu'ils sont gagnés et les dépenses lorsqu'ils sont facturés (mais non payés).
Nous passerons en revue les deux méthodes en profondeur et verrons comment elles affectent votre entreprise.
Méthode d'exercice
La méthode de la comptabilité d'exercice enregistre les comptes débiteurs et créditeurs et, par conséquent, peut fournir une image plus précise de la rentabilité d'une entreprise, en particulier au fil du temps.
Par exemple, les ventes d'une entreprise au cours du trimestre en cours peuvent ne pas être enregistrées selon la méthode de la comptabilité de caisse. Le chiffre d'affaires est attendu au trimestre suivant. Un investisseur peut croire que l'entreprise n'est pas rentable alors qu'en fait, elle est rentable.
La méthode de la comptabilité d'exercice ne tient pas compte des flux de trésorerie. Une entreprise peut sembler rentable à long terme, mais elle peut manquer de liquidités à court terme.
Un autre inconvénient de la méthode de la comptabilité d'exercice est qu'elle peut être plus difficile à utiliser car elle nécessite la comptabilisation d'éléments tels que les revenus non acquis et les dépenses payées d'avance. Cela peut également nécessiter l'embauche de personnel supplémentaire.
La méthode de la comptabilité d'exercice est généralement requise pour les entreprises qui déposent des états financiers audités et est acceptée en vertu des principes comptables généralement reconnus (GAAP) (FASB) du Financial Accounting Standards Board.
Méthode de comptabilité de caisse
Le principal avantage de la méthode de trésorerie est sa simplicité : elle ne comptabilise que les espèces payées ou reçues. Il est également plus simple de suivre les flux de trésorerie d'une entreprise. Il est avantageux pour les entreprises individuelles et les petites entreprises car il est peu probable qu'il nécessite l'embauche de personnel supplémentaire (et donc des coûts supplémentaires).
Cependant, la méthode de la comptabilité de caisse peut surestimer la santé d'une entreprise riche en liquidités. En effet, il n'enregistre pas les comptes créditeurs qui peuvent dépasser l'encaisse de l'entreprise et le flux de revenus actuel.
En conséquence, un investisseur peut conclure que l'entreprise est rentable alors qu'en fait, l'entreprise connaît des difficultés financières. La méthode de la comptabilité de caisse n'est pas autorisée par les PCGR.
Exemple de comptabilité d'exercice par rapport à la comptabilité de caisse
Supposons que vous possédiez une entreprise qui vend des machines. Selon la méthode de la comptabilité de caisse, si vous vendez 5,000 XNUMX $ de machines, le montant n'est pas enregistré dans les livres jusqu'à ce que le client vous remette l'argent ou que vous receviez le chèque.
Les 5,000 XNUMX $ sont comptabilisés en tant que revenus le jour où la vente a été effectuée selon la méthode de la comptabilité d'exercice, même si vous pouvez recevoir l'argent quelques jours, semaines ou même des mois plus tard.
Il en va de même pour les dépenses. Selon la méthode de caisse, si l'entreprise reçoit une facture d'électricité de 1,700 1,700 $, le montant n'est enregistré qu'une fois la facture payée. La technique de la comptabilité d'exercice traite les XNUMX XNUMX $ comme une dépense à la date à laquelle la société paie effectivement la facture.
Qu'entendez-vous par comptabilité de caisse ?
CA est une méthode de comptabilité dans laquelle les reçus de paiement sont enregistrés dans la période au cours de laquelle ils sont reçus et les dépenses sont enregistrées dans la période au cours de laquelle elles sont payées.
Qu'est-ce que la comptabilité de caisse par rapport à la comptabilité d'exercice ?
Lorsque des flux de trésorerie entrent ou sortent d'une entreprise, CA reflète la transaction dans les états financiers de l'entreprise. La comptabilité d'exercice enregistre les revenus lorsqu'ils sont gagnés et les dépenses lorsqu'elles sont engagées, quel que soit le moment où l'argent est échangé.
Qui utilise la comptabilité de caisse ?
Les deux méthodes d'information financière sont la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice. CA est utilisé par les particuliers, les petites entreprises et les entreprises individuelles pour enregistrer les revenus et les dépenses lorsque de l'argent est échangé. La comptabilité d'exercice maintient que les crédits et les débits existent même lorsqu'aucune transaction monétaire n'a lieu.
Quel type de comptabilité est l'argent comptant?
La CA, également connue sous le nom de comptabilité de caisse, diffère de la comptabilité d'exercice en ce sens qu'elle comptabilise les revenus lorsque les revenus sont gagnés et enregistre les dépenses lorsque les passifs sont engagés, quel que soit le moment où les espèces sont reçues ou payées.
Quels sont les exemples de comptes de trésorerie ?
Une entreprise facture à un client 10,000 15 USD le 15 octobre pour des services rendus et reçoit le paiement le 15 novembre. La date d'encaissement, qui est le 10 novembre, est utilisée pour enregistrer une vente. De même, le 500 juillet, l'entreprise reçoit une facture de 10 $ d'un fournisseur et paie la facture le XNUMX août.
Quel est l'avantage de la comptabilité de caisse ?
Les avantages de l'AC :
Le principal avantage de l'utilisation des pratiques de CA est leur simplicité. Vous n'avez pas besoin d'un diplôme d'études supérieures pour ajouter et soustraire des revenus et des paiements. Tous les calculs sont simples, il n'est pas nécessaire de suivre les comptes débiteurs et créditeurs, et le grand livre est simple à lire.
Configurez le bon logiciel de comptabilité pour votre entreprise.
Bien que la méthode de comptabilité de caisse soit plus simple, elle peut limiter votre capacité à prendre des décisions commerciales plus prédictives. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, vous devrez peut-être envisager de passer de la méthode de la trésorerie à la méthode de la comptabilité d'exercice. Avant d'apporter des modifications, pesez les avantages et les inconvénients de chaque méthode en tenant compte de votre activité spécifique. Rappelez-vous que logiciel de comptabilité en ligne peut être utile pour établir votre méthode comptable préférée.
Conclusion
Vous pouvez maintenant déterminer quelle méthode comptable convient le mieux à votre entreprise. Vous devez prendre la meilleure décision possible, car ce guide en donne un aperçu.
FAQ sur la comptabilité de trésorerie
Comment calculer la comptabilité de caisse ?
Additionnez tous ces montants le dernier jour d'une période comptable pour calculer le montant de trésorerie dont dispose votre entreprise à la fin de cette période. Si vous avez des devises étrangères, les montants doivent être convertis en dollars américains à la date de votre relevé de caisse.
Pourquoi l'argent comptant est-il important en comptabilité?
L'élément vital d'une entreprise est l'argent liquide, et elle doit générer suffisamment de liquidités de ses opérations pour couvrir ses dépenses tout en ayant suffisamment de liquidités pour rembourser les investisseurs et développer l'entreprise. Bien que les bénéfices d'une entreprise puissent être manipulés, ses flux de trésorerie donnent un aperçu de sa véritable santé.
La trésorerie est-elle un actif ou un passif ?
En un mot, la trésorerie est un actif circulant et le premier élément du bilan d'une entreprise. La trésorerie est l'actif le plus liquide et peut être facilement utilisée pour acheter d'autres actifs.
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