Le temps consacré à la comptabilité est du temps qu'il vaut peut-être mieux consacrer à la collecte de fonds, au plaidoyer et à la formation de partenariats pour une organisation à but non lucratif. Mais la comptabilité et la tenue de livres sont toujours essentielles au succès de toute organisation. Bien que vous puissiez être un héros pour la cause de votre organisation, vous et vos employés pouvez être des zéros et des uns lorsqu'il s'agit de comprendre comment gérer correctement les finances d'un organisme à but non lucratif. De manière générale, les organisations à but non lucratif utilisent les mêmes activités de tenue de livres et les mêmes concepts comptables que les entreprises à but lucratif lorsqu'il s'agit d'enregistrer, de suivre et d'analyser les transactions financières. Cet article vous en dit plus sur ce que vous devez comprendre sur la comptabilité des organisations à but non lucratif.
Qu'est-ce que la comptabilité pour un organisme à but non lucratif ?
La tenue de livres pour une organisation à but non lucratif implique la saisie, la catégorisation et l'organisation de données financières dans le but de créer des dossiers financiers précis.
Afin de conserver son statut d'exonération fiscale auprès de l'Internal Revenue Service (IRS) et de suivre les PCGR, une organisation à but non lucratif est tenue de conserver des registres financiers détaillés et précis. Pour atteindre cet objectif, une tenue précise des dossiers est essentielle.
Que fait un comptable pour une organisation à but non lucratif ?
Les principaux objectifs de la comptabilité à but non lucratif sont la responsabilité et la transparence, et ceux-ci ne peuvent être atteints que par l'enregistrement méticuleux et opportun de toutes les dépenses, revenus et transactions financières. Les fonctions d'un comptable dans les organisations à but non lucratif comprennent principalement les éléments suivants :
- Prenez soin des reçus entrants et conservez-les en toute sécurité.
- Effectuer la saisie de données pour maintenir un grand livre général précis.
- Tenez un registre de vos revenus et de vos dépenses.
- Pour suivre et enregistrer les transferts d'argent et les dépôts
- Répartir les revenus et les coûts sur les comptes désignés.
Comment tenez-vous des livres pour une petite organisation à but non lucratif ?
Il est courant pour une organisation à but non lucratif d'élire un trésorier ou un directeur financier chargé de superviser toutes les questions financières telles que la comptabilité. De plus, un trésorier compétent nécessite des ressources particulières. Faire des achats avec de l'argent et conserver des registres dans une boîte à chaussures ne suffira pas. Voici des moyens simples de tenir des livres pour une petite organisation à but non lucratif.
#1. Créer un plan financier
Les objectifs d'un organisme à but non lucratif sont distincts de ceux des entreprises à but lucratif, mais un budget de fonctionnement est toujours requis. Un budget de fonctionnement est une prévision financière des dépenses et des revenus attendus de l'entreprise et est souvent préparé sur une base hebdomadaire ou annuelle.
Selon sa mission, le budget de fonctionnement d'un organisme à but non lucratif apparaîtra différent de celui d'un autre. C'est là que l'expertise métier peut être utile. La prévision des coûts et des revenus est un processus complexe qui nécessite une préparation approfondie mais peut être exprimé en relativement peu de mots, ce qui rend l'expérience de première main inestimable.
De plus, les responsables d'organisations à but non lucratif qui souhaitent apprendre la comptabilité ou ont besoin d'aide pour la tenue de livres peuvent le faire. Un aide-comptable à temps plein ou à temps partiel peut être nécessaire, selon l'expertise déjà présente dans le personnel. Ils peuvent vous aider dans le choix et l'acquisition d'Intuit, former vos employés à son utilisation ou gérer eux-mêmes tous vos besoins en matière de comptabilité.
#2. Créer un nouveau compte bancaire
N'utilisez pas votre compte bancaire personnel comme principal moyen pour une organisation à but non lucratif de recevoir, de détenir ou de verser des fonds. Maintenez un compte courant séparé pour l'argent de votre organisation à but non lucratif. Renseignez-vous auprès de votre institution financière sur les comptes chèques d'entreprise spécifiques à but non lucratif qu'ils peuvent fournir.
#3. Nommer un directeur financier ou un trésorier.
Il est essentiel de choisir un trésorier ou un directeur financier interne qui a de l'expérience dans la comptabilité des organismes à but non lucratif. En prime, avoir de l'expérience avec un logiciel de comptabilité comme QuickBooks rend moins difficile de garder un œil sur des choses comme les bons de commande, les cadeaux en nature, les relevés d'activité, etc.
#4. Rapprocher les comptes
Après avoir établi un système de comptabilité et un compte bancaire, vous voudrez vérifier l'exactitude des données dans chacun. Vous pouvez le faire avec l'aide du rapprochement bancaire.
Comparez simplement chaque transaction sur votre relevé bancaire avec l'écriture correspondante dans vos livres, et vous avez terminé un rapprochement bancaire. Pour garder un œil sur les flux de trésorerie, identifier les fraudes potentielles et détecter les erreurs comptables, il est important d'effectuer un rapprochement bancaire au moins une fois par mois.
#5. Initier l'utilisation des bons de commande
Les politiques de dépenses des organisations à but non lucratif sont extrêmement restreintes. Ils nécessitent un processus rationalisé qui garantit que les commandes sont passées, que les coûts sont calculés avec précision et que les besoins sont satisfaits en temps opportun.
Un bon de commande est un outil utile pour y parvenir. De plus, afin de vous assurer que vous et votre fournisseur êtes toujours sur la même longueur d'onde, il est courant d'envoyer un bon de commande de l'acheteur au vendeur pour confirmer un achat spécifique de produits ou de services. Si votre fournisseur le signe, vous avez un contrat juridiquement exécutoire spécifiant les articles que vous avez demandés, le prix que vous avez payé et la date à laquelle votre fournisseur s'est engagé à les livrer.
Quel type de comptabilité les organisations à but non lucratif utilisent-elles ?
La responsabilité dans la gestion financière est un élément clé de la comptabilité et de la tenue de livres à but non lucratif. Les donateurs de votre organisation à but non lucratif ont la possibilité d'imposer des conditions à leurs contributions, et les fournisseurs de subventions voudront vérifier que l'argent a été utilisé pour ce à quoi il était destiné. De plus, il est de votre responsabilité de respecter ces contraintes et de dépenser l'argent des donateurs de manière à gagner leur approbation. C'est pourquoi les organisations à but non lucratif utilisent la comptabilité par fonds.
Pour suivre les dons et s'assurer que l'argent est dépensé exactement là où il était prévu, les organisations à but non lucratif peuvent utiliser un système appelé comptabilité de fonds.
Quel Quickbooks est le meilleur pour les organisations à but non lucratif ?
Des variantes pour les organisations à but non lucratif des produits QuickBooks, notamment le suivi des contributions, la tenue de livres, la facturation et d'autres tâches comptables, sont disponibles dans le cadre de QuickBooks pour les organisations à but non lucratif, une gamme de logiciels de comptabilité pour les petites et moyennes organisations à but non lucratif. De plus, les éditions QuickBooks Nonprofit et Standard sont disponibles avec des remises importantes via TechSoup, ce qui en fait un excellent choix pour les ONG en difficulté financière. Dans cette évaluation, « QuickBooks pour les organismes sans but lucratif » fera référence à QuickBooks Premier pour les organismes de bienfaisance et autres organisations.
Lorsqu'il s'agit de logiciels complets, les grandes organisations à but non lucratif ne devraient pas chercher plus loin que QuickBooks Enterprise Nonprofit. Qu'il s'agisse de QuickBooks Premier, de QuickBooks Premier Plus ou de l'une des versions en ligne, ces produits sont idéaux pour les petites et moyennes organisations caritatives.
Tenue de livres pour les organisations à but non lucratif
Tenue de livres en échange du statut d'exonération fiscale, les organisations à but non lucratif sont tenues par l'IRS d'être gérées par leur conseil d'administration à but non lucratif ou leurs membres votants. Les organisations à but non lucratif ont également accepté une transparence financière substantielle. La loi fiscale de l'IRS qui accorde un statut d'exonération fiscale à but non lucratif a un impact sur les détails de la tenue des registres financiers. L'une des méthodes par lesquelles un organisme sans but lucratif peut démontrer son engagement envers son objectif caritatif consiste à utiliser correctement les actifs, comme en témoignent les dossiers financiers de l'organisation.
En outre, le Financial Accounting Standards Board (FASB) et l'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) ont produit des normes comptables pour toutes les organisations privées qui peuvent être utilisées dans la comptabilité à but non lucratif. Il existe deux organisations qui fournissent les PCGR (principes comptables généralement reconnus) pour les organisations à but non lucratif.
Comment enregistrer les dons pour un organisme à but non lucratif ?
Les organisations à but non lucratif sont confrontées à un certain nombre d'obstacles financiers, comptables et comptables. De nombreuses personnes et entreprises fournissent des dons en nature ou non monétaires pour aider les organisations à but non lucratif à augmenter leurs ressources en espèces.
De plus, un don de biens ou de services plutôt que d'argent est connu comme une contribution en nature. Les dons de temps, d'efforts et d'autres ressources sont tous des exemples de dons en nature. Les organisations à but non lucratif peuvent accepter des dons en nature de produits et de services pour poursuivre leur mission. De plus, la décision de compter ou non certains dons en nature comme des contributions caritatives peut être régie par ces critères cruciaux.
Ainsi, pour enregistrer les dons à but non lucratif, créez un nouveau compte de revenus, mais utilisez le compte de dépenses existant pour les coûts associés à la transaction.
Comment les organisations à but non lucratif obtiennent-elles des états financiers ?
Les organisations à but non lucratif utilisent une variété de sources lorsqu'elles essaient de prendre des décisions financières judicieuses pour l'avenir. Tous ont une fonction unique et peuvent éclairer différents aspects de votre entreprise. Un état de la situation financière (également connu sous le nom de bilan sans but lucratif) fournit le plus d'informations sur la santé financière de votre organisation dans son ensemble.
Il est possible que le comptable ou le personnel comptable de votre organisation à but non lucratif en ait déjà compilé un. Il est temps de vous lancer si vous ne l'avez pas déjà fait. Cela peut vous dire si votre organisation à but non lucratif a les ressources nécessaires pour se lancer dans de nouveaux projets financiers et étendre ses opérations. En outre, il peut fonctionner comme un système d'alerte précoce en cas de crise financière.
Un bilan ou un état de la situation financière est essentiellement un rapport instantané qui affiche la santé financière de votre organisation à but non lucratif. Avoir ce document unique vous permet de suivre facilement les actifs, les passifs et les actifs nets de votre organisation. De plus, il est important de se rappeler que si votre entreprise utilise la comptabilité d'exercice plutôt que la comptabilité de caisse, ce rapport sera plus précis et utile.
Puis-je utiliser mon compte bancaire personnel pour une organisation à but non lucratif ?
N'acceptez jamais de dons, ne stockez pas de fonds ou ne versez jamais de dons depuis votre compte bancaire personnel. Utilisez un compte bancaire spécifique pour l'argent de votre organisation à but non lucratif. Pour savoir si votre banque fournit aux organisations à but non lucratif des comptes chèques d'entreprise, vous pouvez demander.
Avantages de la comptabilité pour les organisations à but non lucratif
La quantité écrasante de documents comptables étrangle vos organisations à but non lucratif ? La comptabilité peut prendre beaucoup de temps et d'énergie par rapport au travail réel de gestion d'un organisme à but non lucratif, qui est généralement son objectif principal. Si tel est votre cas, il est essentiel de connaître les avantages que la comptabilité à but non lucratif peut apporter à votre journée de travail.
Si vous évitez aux employés d'avoir à créer des budgets et à rédiger des rapports, ils auront plus de temps libre. Voici quelques-uns des avantages.
# 1. Sécurité
De nombreuses personnes ne prennent pas la peine de protéger leurs comptes contre les utilisateurs malveillants au sein de l'entreprise ou du monde extérieur. Toute organisation à but non lucratif est confrontée à un risque réel d'attaques malveillantes et de vol d'informations.
Cependant, votre organisation dispose probablement déjà d'une équipe informatique capable de surveiller toute activité inhabituelle sur le réseau. Les services de comptabilité ont l'avantage supplémentaire d'assurer la confidentialité des données financières sensibles. Si le personnel comptable remarque des écarts ou des changements, il peut vérifier la situation dans son ensemble pour comprendre ce qui se passe.
Les services de comptabilité dédiés limitent l'accès du personnel aux finances. La plupart des ONG peuvent choisir de rendre leurs finances publiques ou privées. La comptabilité peut promouvoir la transparence et gérer l'accès.
#2. Conformité aux réglementations en vigueur
Le Financial Accounting Standards Board est chargé d'établir des principes comptables universellement acceptés. Des choses comme celle-ci peuvent rapidement changer. Les erreurs de comptabilité peuvent être assez coûteuses si elles sont négligées.
Si votre organisation à but non lucratif dispose d'une équipe comptable interne, vous n'aurez pas à vous soucier de suivre ces changements. Ils seront au courant de toute mise à jour sur les problèmes du FASB en tant que professionnels.
#3. Accéder à la transparence financière grâce aux services de comptabilité pour les organisations à but non lucratif
Dans le processus de gestion des finances d'une organisation à but non lucratif, il peut y avoir un décalage important entre les transactions et l'enregistrement des fonds dans un grand livre. Une ou deux fois par mois, une transaction peut avoir lieu, mais cela peut prendre un certain temps avant qu'elle n'apparaisse dans vos dossiers.
L'enregistrement en temps opportun des transactions est un autre avantage de l'utilisation des services de comptabilité à but non lucratif pour les organisations. En conséquence, la budgétisation est simplifiée et rendue plus ouverte et publique lorsqu'elle est effectuée en temps réel. Aussi, lisez COMPTABILITÉ À BUT NON LUCRATIF : meilleurs services et logiciels
#4. Expérience financière
Il y a peut-être déjà quelqu'un qui travaille pour vous et qui a une certaine expérience en comptabilité ou une formation formelle. Par contre, ce n'est pas le cas pour la grande majorité des petits organismes de bienfaisance. Cela laisse le champ de la comptabilité grand ouvert aux novices.
Des professionnels de grande renommée pourraient même être membres du conseil d'administration. Les comptables sont fréquemment employés pour gérer cette fonction. Afin de prendre des décisions financières judicieuses, il est utile d'avoir accès à une comptabilité financière professionnelle.
Les organisations à but non lucratif paient-elles des dépenses ?
À l'instar des entreprises à but lucratif, les organisations à but non lucratif adoptent fréquemment un programme de remboursement pour couvrir les frais de personnel liés à leurs missions. L'Internal Revenue Service (IRS) stipule qu'un employé à but non lucratif a droit à une indemnisation pour les dépenses qu'il engage personnellement et qui sont directement pour l'organisation.
Qu'est-ce qu'un revenu appelé dans une organisation à but non lucratif ?
Les revenus gagnés sont ce que les organisations à but non lucratif facturent pour ces services. Ces revenus doivent être divulgués séparément des dons et du produit des activités de financement. Si une organisation à but non lucratif reçoit une quantité excessive de certains types de revenus gagnés, on peut se demander si l'organisation est vraiment à but non lucratif.
En quoi la comptabilité à but non lucratif est-elle différente ?
La responsabilité est une priorité pour les organisations à but non lucratif. Les organisations à but lucratif (comme leur nom l'indique) concentrent leur attention et leurs ressources sur la réalisation de bénéfices. Ils désirent gagner beaucoup d'argent. Les organisations à but non lucratif, quant à elles, utilisent un système de comptabilité par fonds qui place la responsabilité avant le profit.
Est-ce que la trésorerie ou la comptabilité d'exercice à but non lucratif ?
Parce qu'elle fait correspondre les revenus et les dépenses tout au long de la même période, la comptabilité d'exercice est le système comptable le plus précis. Une BASE DE COMPTABILITÉ est utilisée par la majorité des très petites organisations car elle est plus simple à comprendre et nécessite moins de connaissances comptables.
Les organisations à but non lucratif ont-elles besoin d'un bilan ?
Lors de la demande d'exonération fiscale fédérale et de la soumission des déclarations de revenus, les organisations à but non lucratif sont tenues de fournir un état du solde. Les bilans à but non lucratif divulguent les liquidités de votre organisation et le montant des liquidités disponibles. Cela peut être une excellente approche pour suivre l'évolution de la situation financière de votre entreprise au fil du temps.
Qui gère les finances dans une association à but non lucratif ?
Le conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif bienveillant a le devoir fiduciaire de veiller à ce que les actifs servent à promouvoir l'objectif philanthropique de l'organisme à but non lucratif et soient conformes aux intentions des donateurs. L'adoption de politiques financières par le conseil d'administration est une technique pour garantir une bonne gestion financière.
Conclusion
La comptabilité à but non lucratif est un sous-ensemble distinct d'organisations financières. Apprendre les bases de la comptabilité aidera tout organisme à but non lucratif à mieux comprendre sa propre situation financière. Si la comptabilité relève toujours de la compétence de vos dirigeants, vous voudrez peut-être envisager d'embaucher une entreprise extérieure pour s'en occuper pour vous. Ils contribueront à la mise en œuvre des meilleures pratiques et des contrôles internes, conduisant à une gestion financière plus prudente.
FAQ sur la comptabilité pour les organismes à but non lucratif
Quel est l'objectif principal de la tenue de registres dans une organisation à but non lucratif ?
Afin de vous aider à générer des états financiers qui peuvent être utiles lorsque vous traitez avec des banques, des créanciers, des donateurs et des organismes de financement, il est important de garder une trace de vos revenus et dépenses ainsi que de vos actifs et passifs.
Combien de temps les organismes à but non lucratif doivent-ils conserver des registres ?
Les organisations à but non lucratif doivent conserver tous les enregistrements pendant la durée du délai de prescription applicable.
Pourquoi les organisations à but non lucratif doivent-elles tenir des livres comptables appropriés ?
Premièrement, ils sont responsables devant les membres et les donateurs, et deuxièmement, la loi les oblige à tenir de bons livres afin que le gouvernement puisse contrôler les subventions. De plus, une bonne comptabilité réduit la fraude et les détournements de fonds.
Similar Posts
- Comment les organisations à but non lucratif gagnent-elles de l'argent ? Meilleures pratiques 2022 (mises à jour)
- Logiciel de gestion des subventions : les 10 meilleures options pour les organisations à but non lucratif
- SERVICES DE TENUE DE COMPTES POUR LES PETITES ENTREPRISES : Les meilleurs pour les petites entreprises en 2022
- Top 10+ SYSTÈMES DE COMPTABILITÉ POUR LES PETITES ENTREPRISES pour 2022
Référence
