Que signifie vraiment l'automatisation du processus des comptes fournisseurs ? Pourquoi l'automatisation du processus des comptes fournisseurs gagne-t-elle autant en popularité ? Quels aspects de votre processus de comptes fournisseurs devriez-vous automatiser ? Eh bien, si vous attendez assez longtemps, vous trouverez des réponses précises à ces questions !!!
Vue d’ensemble
Le processus des comptes créditeurs se heurte à de nombreux obstacles, notamment les approbations de paiement en temps opportun, les contraintes budgétaires, la conformité aux politiques et la mise à jour des systèmes comptables. Le traitement manuel de tous ces éléments devient de plus en plus fastidieux et difficile à gérer à mesure que les organisations atteignent leur point de saturation. L'incapacité à gérer efficacement les comptes créditeurs peut avoir un impact significatif sur le résultat net d'une entreprise. De plus, les directeurs financiers qui ne parviennent pas à développer un contrôle adéquat sur leur approche des comptes fournisseurs risquent de limiter considérablement les liquidités de leur entreprise, les laissant avec peu de liquidités lorsqu'ils ont peu de temps pour exploiter les opportunités.
L'automatisation du processus des comptes fournisseurs est un excellent moyen de résoudre ces problèmes tout en améliorant la productivité et la communication des employés. Dans cet article, nous passerons en revue tout ce que vous devez savoir sur l'automatisation du processus des comptes fournisseurs. Mais avant cela, examinons ce que signifie littéralement l'automatisation de ce processus et certains goulots d'étranglement dans le processus manuel des comptes fournisseurs pour mieux contrôler vos comptes fournisseurs.
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Qu'est-ce que cela signifie d'automatiser le processus des comptes fournisseurs ?
Automatisation des comptes fournisseurs est un moyen de réduire l'interaction humaine dans le processus des comptes fournisseurs - ou fournisseurs - tout en supprimant les opérations sujettes aux erreurs. Cela est possible en intégrant un logiciel de comptes fournisseurs à un réseau d'entreprise Internet qui connecte numériquement les partenaires commerciaux.
Quel est le processus des comptes fournisseurs manuels ?
Les méthodes manuelles prennent du temps et sont sujettes à des erreurs coûteuses. Ils nécessitent une attention particulière aux détails, et une augmentation du volume peut surcharger un processus manuel de comptes fournisseurs, entraînant des problèmes tels que ; des problèmes de conformité, des erreurs de rapprochement de factures ou une erreur lors des clôtures de fin de mois.
- Le processus des comptes fournisseurs commence lorsque le service financier reçoit une facture pour tout produit ou prestation de service.
- Ces factures sont comparées aux biens ou services livrés après leur réception.
- Le paiement de la facture doit être approuvé une fois la confirmation reçue du service concerné.
- Avant de traiter le paiement, le personnel des finances vérifie que la facture est conforme aux normes financières et autres de l'entreprise.
- Les factures sont ensuite saisies manuellement dans un système comptable, avec une copie physique conservée à des fins d'audit.
Une fois que tout ce qui précède a été effectué, le paiement est effectué au vendeur.
Si une simple erreur manuelle se produit dans l'un de ces processus, il y aura des retards importants dans le paiement. De plus, les difficultés continueront de faire boule de neige et les relations avec les fournisseurs se détérioreront.
Quel est le processus d'automatisation des comptes fournisseurs ?
L'automatisation des comptes fournisseurs rend le processus plus simple, plus précis et plus efficace. Il raccourcit le cycle de paiement pour les entreprises, administre les politiques financières, automatise les processus d'approbation et conserve les enregistrements dans une archive numérique, ce qui rend l'ensemble du processus sans papier.
Lorsque la facture arrive, le système compare chaque article au bon de commande et aux informations de réception pour s'assurer que les biens et services demandés et reçus sont les mêmes. Le système envoie alors une alerte au service des comptes fournisseurs pour vérification.
Des e-mails automatisés sont envoyés pour informer les utilisateurs de l'approbation en attente. De plus, les bons de commande, les factures et les bons de livraison vérifiés seront automatiquement rapprochés à trois, ce qui maintiendra vos systèmes comptables à jour.
Automatiser le processus des comptes fournisseurs : comment ça marche ?
Il est tentant d'appliquer l'automatisation des comptes fournisseurs à chaque étape réalisable de votre processus de comptes fournisseurs. Cependant, vous enregistrerez plus de succès si vous évaluez soigneusement vos besoins. Il existe six domaines clés dans lesquels l'automatisation serait bénéfique pour votre entreprise.
#1. Passez à la facturation électronique
La réception de la facture du fournisseur ou de la demande de paiement est la première étape à prendre en compte lors de l'automatisation du processus des comptes fournisseurs. Ceci est crucial car une erreur dans le traitement des factures peut causer des ravages sur l'ensemble du système. C'est aussi assez complexe car il n'existe aucune réglementation mondiale concernant la manière dont vous devez saisir les factures. Ils peuvent se présenter sous forme de fichiers PDF, JPG, PNG, DOCX, e-mails, fax ou même de factures papier dans votre courrier. La consolidation de ces nombreuses factures avec tri et numérisation peut prendre beaucoup de temps pour votre personnel
Ainsi, la première étape dans l'automatisation du traitement des factures consiste à passer entièrement à la facturation électronique. Collaborez avec vos fournisseurs et vos clients pour automatiser le paiement de toutes les factures. Non seulement cela réduit l'encombrement de papier de votre bureau, mais cela rend également beaucoup plus difficile la « perte » de documents cruciaux.
Un système de reconnaissance optique de caractères (OCR) est un système qui reconnaît les caractères à l'aide de la lumière. Ces programmes numérisent des documents pour identifier et collecter des informations, ainsi que pour créer des copies modifiables.
À l'aide d'un système de facturation OCR, vous pouvez mettre en évidence les éléments de données importants et classer les dépenses.
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#2. Rendez les approbations aussi simples que possible
Parce que la responsabilité change, la procédure d'approbation des comptes fournisseurs peut créer des problèmes majeurs et des sections d'erreur si vous supprimez l'automatisation de l'image. Malgré la nature incommode du processus, l'approbation est essentielle pour vérifier les coûts et contrôler les budgets. L'ordre général des choses est d'acheminer la facture d'un fournisseur à la partie concernée pour approbation avant paiement.
Eh bien, cela est tout à fait réalisable si et quand vous décidez d'automatiser le flux de travail de votre processus de comptabilité fournisseurs. Si une nouvelle facture d'inventaire arrive, elle sera d'abord envoyée à l'initiateur du bon de commande, puis au chef de service ou au responsable, et enfin au directeur financier ou à l'administrateur financier pour approbation finale. Chaque personne disposera de données claires et d'un flux de travail d'approbation facile à compléter, qui sera ensuite transmis instantanément au prochain approbateur. Il n'y aura pas de paperasse ou de temps perdu.
#3. Éliminer la saisie de données
Fondamentalement, la saisie de données est un aspect important du processus comptable car elle donne un sens à de nombreux autres départements alors qu'ils recherchent des tendances et des moyens d'augmenter les revenus. La saisie manuelle des données, bien que nécessaire, est également l'un des processus les plus longs et les plus sujets aux erreurs dans toute entreprise. L'automatisation peut jouer un rôle important.
Comme indiqué précédemment, les systèmes OCR aident à capturer les données. Vous pouvez charger automatiquement toutes les autres procédures de comptes fournisseurs en introduisant les données de facturation dans votre système OCR. La saisie de données, contrairement aux autres étapes de votre processus de comptes fournisseurs, est une activité que vous pouvez automatiser et qui sera utile même après la finalisation de la facture. Vous pouvez également faciliter les analyses ou enquêtes futures en automatisant la collecte de données et en les enregistrant dans un format accessible comme une feuille de calcul intelligente ou un fichier CSV.
#4. Automatiser la correspondance et la vérification
Avez-vous déjà payé une facture pour découvrir que ce que vous avez commandé, ou ce que vous avez reçu, n'était pas exactement ce à quoi vous vous attendiez ? C'est assez répandu, et même des inexactitudes mineures peuvent s'additionner. Faire correspondre et confirmer chaque entrée de compte fournisseur garantit que chaque facture est correcte et que vous ne payez que ce que vous avez convenu.
Vous pouvez facilement trouver des anomalies dans le total des marchandises, le montant du paiement, les dates d'échéance et le prix par article en automatisant cette partie de votre processus de comptes fournisseurs (appariement et vérification). La correspondance automatique des factures recherchera les numéros de facture et de bon de commande à l'aide de la technologie OCR, faisant correspondre rapidement les totaux et les données de support pour authentifier l'achat.
Que vous fassiez correspondre le bon de commande, les papiers de réception ou tout autre nombre de pièces justificatives, l'automatisation de cette procédure rassemblera tous les documents d'un achat dans une famille pratique (et vous indiquera quand des incohérences apparaissent).
#5. Automatiser les tâches de codage chronophages
L'automatisation du codage et de la classification, à côté de la saisie des données, est la plus susceptible de rendre votre équipe comptable heureuse. Les créditeurs sont classés à l'aide d'un système connu sous le nom de codage du grand livre (GL).
Le codage GL est un processus chronophage qui facilite l'identification d'un large éventail de valeurs pour chaque facture, y compris, mais sans s'y limiter :
- Vendeur
- Catégorie de facture
- Montant
- Code postal
- Gamme de produits
- Détails du fret
- Entrepots
- Département
- Unité commerciale
La quantité de codage GL augmente de façon exponentielle à mesure que votre entreprise se développe et que vous recevez plus de factures. C'est un effort énorme pour votre équipe comptable à accomplir manuellement, et cela crée une opportunité d'erreur qui ira sans préavis.
Au lieu de cela, en utilisant des règles et des identifications spécifiques, ce codage peut être automatisé. Vous pouvez appliquer un codage GL à chaque point de données nécessaire lorsque votre OCR traite les données de chaque facture. Vous aurez tout organisé et prêt à l'emploi lorsque viendra le temps d'analyser les dépenses ou de compiler des données pour les impôts.
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#6. Basculer les transactions ACH vers la carte à puce
Plusieurs gestionnaires AP hésitent à transférer leurs dépenses AP sur une carte car ils craignent que la catégorisation automatique ne soit impossible. Contrairement à ces croyances, cela est possible avec certaines solutions. De plus, ces transactions peuvent être classées automatiquement en fonction de la carte virtuelle sélectionnée par le fournisseur.
D'autre part, si vous payez les fournisseurs via ACH, virement bancaire ou chèque, les fonds sont déduits de votre compte dès que le paiement est finalisé. Avec les cartes à puce et les logiciels de gestion des dépenses, vous pouvez créer des cartes virtuelles qui vous permettent de faire flotter les paiements, ce qui signifie que l'argent ne quitte pas votre compte tant que le paiement n'est pas dû, ce qui vous permet de garder votre argent en main plus longtemps.
Cela donne aux équipes financières plus de contrôle sur les paiements AP, améliore la flexibilité des flux de trésorerie et rationalise la catégorisation.
Pourquoi devriez-vous automatiser le processus des comptes fournisseurs ?
Compte tenu de chaque étape gênante de votre processus de comptes fournisseurs, il est presque clair pourquoi l'automatisation est importante. Mais dans tous les cas, pesons ces raisons.
De toute évidence, il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles l'automatisation du processus des comptes fournisseurs vous serait bénéfique, mais nous nous concentrerons sur les trois principales aujourd'hui.
#1. Gagner du temps
Selon une enquête d'experts, en moyenne :
- Une note de frais prend 20 minutes à remplir.
- Un rapport de dépenses coûte 58 $ à traiter.
- Des erreurs sont souvent trouvées dans 19% des rapports.
- Il faut 18 minutes et coûte 52 $ pour corriger un rapport de dépenses.
Vous pouvez maintenant imaginer combien de temps votre équipe passe sur des procédures manuelles qui pourraient être mieux utilisées pour poursuivre les objectifs de votre entreprise.
#2. Réduire les erreurs
Un simple chiffre transposé peut transformer une charge de 29.50 $ en 92.50 $. Bien sûr, 63 $ peut sembler peu, mais c'est quand même de l'argent que l'entreprise perd à cause d'une erreur humaine. Qu'en est-il des reçus égarés ou estimés ? Ou des factures qui tardent à être soumises ou approuvées, épuisant un futur budget ?
Le fouillis de procédures manuelles invite toujours à l'erreur humaine, qui broie les engrenages de votre opération et vous coûte du temps et de l'argent.
#3. Prévenir la fraude
Les employés s'en tirent la plupart du temps en modifiant ou en inventant des preuves. Selon le ACFE, 55 % des fraudeurs cachent leurs crimes en fabriquant de faux papiers. Il suffit de quelques frappes ou d'un peu de blanc pour créer de fausses notes de frais ou modifier celles qui existent déjà. Donc, fondamentalement, vos méthodes AP obsolètes vous exposent à la fraude et vous coûtent des milliers de dollars.
Qu'est-ce qu'un système d'automatisation AP ?
L'automatisation des comptes fournisseurs, ou automatisation AP, est le processus par lequel les opérations des comptes fournisseurs sont effectuées numériquement à l'aide de la technologie, par opposition à manuellement. Elle a transformé la manière dont les entreprises gèrent et paient leurs factures.
Pourquoi automatisons-nous les comptes fournisseurs ?
En automatisant davantage le processus, le coût par facture peut être considérablement réduit. De nombreuses factures pourraient être traitées et approuvées avec très peu d'aide de la part des personnes. Cela réduirait le coût de traitement de chaque article d'un montant qui permettrait à l'entreprise d'économiser de l'argent.
Quelles sont les 4 fonctions des comptes fournisseurs ?
Calculer, écrire les transactions commerciales, traiter les factures et vérifier les données financières pour tenir des registres.
Quelles sont les trois façons d'automatiser un processus ?
Un processus peut être automatisé de trois manières :
Automatisez les tâches individuelles.
Automatisez une procédure complète.
automatiser un processus à l'aide de logiciels et de matériel, .
Quelle est la différence entre les comptes fournisseurs manuels et automatisés ?
- L'AP manuel nécessite la saisie de données, la vérification d'informations valides et le stockage de documents. Même lorsqu'elles sont exécutées avec précision, ces responsabilités supplémentaires prennent beaucoup de temps.
- AP automatisé : avec le traitement automatisé des factures, le personnel AP n'est plus obligé de gérer les factures entrantes.
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