La comptabilité d'exercice est l'une des deux méthodes comptables les plus utilisées et l'approche comptable recommandée pour présenter une image financière précise des opérations d'une entreprise. Il enregistre les revenus et les dépenses de l'entreprise au fur et à mesure qu'ils surviennent, plutôt que lorsque l'argent passe entre les mains. Cela signifie que les sociétés enregistrent les revenus lorsqu'ils sont gagnés plutôt qu'au moment où ils sont perçus. Cela implique également de comptabiliser les dépenses lorsque la société encourt le passif plutôt qu'au moment où elle les paie. Apprenez-en davantage sur le fonctionnement des comptes de régularisation et leurs différences par rapport à la comptabilité de caisse dans ce guide.
Qu'est-ce qu'une régularisation ?
Les charges à payer sont des ajustements qui doivent être effectués avant que les états financiers d'une entreprise ne soient publiés en comptabilité et en tenue de livres. Les charges à payer incluent les opérations commerciales suivantes :
- Coûts, pertes et passifs encourus mais non encore enregistrés dans les comptes
- Revenus et actifs gagnés mais non encore documentés dans les comptes
Qu'est-ce qu'un exemple d'accumulation ?
Exemple de régularisation des dépenses
Une réparation majeure effectuée au cours du dernier mois de l'exercice comptable mais qui n'est pas payée avant la réception de la facture au cours du premier mois de l'année suivante est un exemple d'accumulation de dépenses et de responsabilités. Les éléments suivants sont requis pour que les états financiers de l'année en cours soient complets :
- Les frais de réparation doivent être déclarés dans le compte de résultat de l'année en cours, et le passif qui l'accompagne doit être déclaré dans le bilan à la fin de l'exercice.
- Une écriture d'ajustement est créée pour refléter cette régularisation, qui débite les coûts de réparation et crédite les coûts à payer à payer.
Un exemple d'accumulation de revenus
Votre entreprise de services publics d'électricité est un exemple d'accumulation de revenus. Par exemple, en décembre, le service public est susceptible d'utiliser du gaz naturel et/ou du charbon, ainsi qu'un grand nombre d'employés, pour produire l'électricité utilisée par ses consommateurs. Le service public, cependant, ne facture pas cette électricité à ses consommateurs tant que les compteurs ne sont pas relevés en janvier. Par conséquent, les états financiers du service public nécessiteront un ajustement de comptabilité d'exercice afin que son état des résultats pour décembre et l'année en cours fasse état de tous les revenus du service public, et son bilan au 31 décembre fera état d'un actif à court terme pour le montant auquel il a droit recevoir de ses clients (y compris le montant de l'électricité fournie en décembre)
L'ajustement de la régularisation déduira les créances à recevoir du compte d'actif à court terme et créditera les revenus d'électricité à recevoir du compte de résultat.
Qu'est-ce que la comptabilité d'exercice ?
La comptabilité d'exercice est une approche de comptabilité financière qui permet à une entreprise d'enregistrer les revenus avant de recevoir le paiement des biens ou services vendus, ainsi que d'enregistrer les dépenses au fur et à mesure qu'elles sont dépensées.
En d'autres termes, quel que soit le moment où l'argent change de mains, les revenus et les coûts sont enregistrés dans le journal de l'entreprise. La comptabilité d'exercice est parfois opposée à la comptabilité de caisse, qui enregistre les revenus lorsque les produits et services sont effectivement payés.
Comment fonctionne la comptabilité d'exercice
Les écritures comptables sont effectuées lorsqu'un bien ou un service est fourni plutôt qu'au moment où le paiement est effectué ou reçu, selon la notion de base de la comptabilité d'exercice. Les dettes et les échéances sont également comptabilisées.
Cette stratégie combine les entrées et les sorties de trésorerie actuelles et futures pour fournir une image plus complète des finances actuelles et à long terme d'une entreprise.
La comptabilité d'exercice adhère au principe de rattachement, selon lequel les produits et les charges doivent être enregistrés au cours de la même période.
Les normes internationales d'information financière (IFRS) et les principes comptables généralement reconnus (PCGR) favorisent la comptabilité d'exercice (PCGR). En conséquence, à l'exception des très petites entreprises et des particuliers, il est devenu la pratique comptable standard pour la grande majorité des entreprises.
Qualification en comptabilité d'exercice
Les grandes entreprises doivent utiliser la méthode de comptabilité d'exercice si leur revenu brut moyen des trois années précédentes dépasse 25 millions de dollars. Si une société ne parvient pas à atteindre les critères de revenu moyen, elle peut choisir entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice.
La comptabilité d'exercice est toujours requise pour les entreprises qui effectuent des stocks ou effectuent des ventes à crédit, quels que soient leur taille ou leurs revenus.
Types de comptes de régularisation
De nombreux comptes sont utilisés selon la comptabilité d'exercice, mais pas selon la comptabilité de caisse. Les comptes clients, les comptes fournisseurs, les revenus accumulés et les charges à payer sont des exemples de comptes de régularisation. Les comptes clients contiennent les montants facturés aux clients mais non encore payés, tandis que les comptes fournisseurs comprennent les montants facturés par les fournisseurs mais non encore payés. Le compte de revenus accumulés contient des sommes qui n'ont pas encore été facturées aux clients, mais qui ont été gagnées. Le compte de passif cumulé comprend les sommes qui n'ont pas encore été facturées par les fournisseurs mais pour lesquelles des produits ou des services ont déjà été fournis ou exécutés.
Les avantages de la comptabilité d'exercice
La technique de la comptabilité d'exercice fournit une vision plus précise de l'état actuel de l'entreprise, mais elle est plus coûteuse à adopter en raison de sa relative complexité.
Cette stratégie est née de la complexité croissante des activités des entreprises et d'une demande de données financières plus précises. La vente à crédit et les projets générant des revenus à long terme ont un impact sur la situation financière d'une entreprise au moment de la transaction. Par conséquent, il va de soi que de tels événements doivent être déclarés dans les états financiers au cours de la même période de présentation de l'information au cours de laquelle ils se produisent.
La comptabilité d'exercice fournit aux entreprises une entrée rapide sur leurs entrées et sorties de trésorerie prévues, leur permettant de mieux gérer leurs ressources existantes et de se préparer pour l'avenir.
La comptabilité d'exercice fournit une représentation plus précise de la situation financière d'une entreprise. Néanmoins, comme la comptabilité de caisse est moins compliquée, elle est utilisée par de nombreuses petites entreprises.
Inconvénients de la comptabilité d'exercice
La méthode de la comptabilité d'exercice présente un défaut majeur en ce sens qu'elle peut suggérer l'apparition de bénéfices même si les entrées de trésorerie correspondantes ne se sont pas encore produites. En conséquence, malgré son degré de rentabilité déclaré, une entreprise apparemment rentable et à court de liquidités peut devenir insolvable. Par conséquent, vous devez prêter attention à l'état des flux de trésorerie d'une entreprise, qui montre les mouvements de trésorerie entrant et sortant de l'entreprise.
Quand devriez-vous éviter la comptabilité d'exercice ?
Une petite entreprise peut choisir de ne pas utiliser la comptabilité d'exercice car elle nécessite un certain niveau de compétence comptable. Un propriétaire de petite entreprise peut également choisir de modifier le moment des entrées et des sorties de fonds pour générer moins de revenus imposables selon la comptabilité de caisse, ce qui peut entraîner le report des paiements d'impôt sur le revenu.
Comptabilité d'exercice et comptabilité de caisse
Pour toutes les grandes entreprises, la comptabilité d'exercice est la méthode habituelle d'enregistrement des transactions. Cette notion diffère de la comptabilité de caisse, qui enregistre les revenus lorsque les espèces sont reçues et les dépenses lorsque les espèces sont versées. Par exemple, une société en comptabilité d'exercice enregistrera une vente dès qu'elle soumettra une facture à un client, tandis qu'une société en comptabilité de caisse attendra d'être payée avant d'enregistrer la transaction. De même, une société basée sur la comptabilité d'exercice enregistrera une dépense au fur et à mesure qu'elle se produit, tandis qu'une société basée sur la comptabilité de caisse attendra que le fournisseur soit payé avant d'enregistrer la dépense.
Comptabilité d'exercice vs comptabilité de caisse : quelle est la différence ?
Une distinction fondamentale entre les systèmes est que les états financiers produits par une entreprise opérant selon la comptabilité de caisse peuvent produire des résultats trompeurs. En effet, l'entreprise pourrait reporter le paiement de ses fournisseurs jusqu'à la fin de la période de reporting, ce qui se traduirait par un solde de trésorerie plus important (et une meilleure santé financière) que ce n'est le cas en réalité. Cela signifie que quelqu'un peut conclure que les finances de l'organisation sont solides alors que ce n'est pas la réalité. Une société peut ne pas enregistrer de ventes parce qu'elle n'a pas encore reçu les liquidités qui y sont associées, ce qui entraîne une réduction des ventes et des bénéfices déclarés ; cela donne l'impression que l'entreprise va mal alors qu'en fait elle est rentable.
Une autre distinction entre les techniques est que la comptabilité de caisse est plus simple à utiliser. Il ne nécessite pas de charges à payer et peut donc être traité avec une expertise comptable limitée. En revanche, la comptabilité d'exercice nécessite une compréhension raisonnable des concepts comptables.
Qu'est-ce que la comptabilité d'exercice modifiée ?
La comptabilité d'exercice modifiée comporte à la fois des aspects de la comptabilité de caisse et de la comptabilité d'exercice. Son but est de décrire les flux de ressources financières courantes à l'intérieur des états financiers d'un gouvernement. Le Conseil des normes comptables du gouvernement a établi cette technique. La comptabilité d'exercice modifiée présente deux caractéristiques principales. Pour commencer, les revenus ne sont comptabilisés que lorsqu'ils sont disponibles et mesurables. La disponibilité des revenus se produit lorsque les revenus sont disponibles pour soutenir les dépenses courantes dues dans les 60 prochains jours, et il est mesurable lorsque les flux de trésorerie qui y sont liés peuvent être estimés avec précision. Deuxièmement, les dépenses ne sont enregistrées que lorsque les obligations ont été contractées. Cette méthode est similaire à la comptabilité d'exercice en ce sens que les stocks et les articles prépayés sont instantanément reconnus comme des dépenses lors de l'achat, tandis que les actifs sont imputés aux dépenses lors de l'achat (il n'y a pas de charge d'amortissement).
Comptabilité de caisse vs comptabilité d'exercice vs comptabilité hybride
La comptabilité d'exercice donne une image plus précise de la performance de l'entreprise car elle révèle quand les revenus et les dépenses se produisent. Si vous voulez voir si un certain mois a été lucratif, utilisez la comptabilité d'exercice. La comptabilité de caisse est également utilisée par certaines entreprises à des fins fiscales et pour suivre leurs flux de trésorerie. Pourtant, la comptabilité de caisse est rarement utilisée seule.
Bien que la comptabilité d'exercice nécessite plus de travail, la technologie peut faire la majorité du travail à votre place. Un logiciel de comptabilité peut être configuré pour lire vos factures et saisir les montants directement dans vos dépenses selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Au fur et à mesure que vous générez des factures, il les enregistrera également en tant que revenu. De plus, si vous utilisez un système comptable hybride, un logiciel intelligent vous permettra de passer d'une comptabilité de caisse à une comptabilité d'exercice au besoin.
Qu'est-ce que le report ou l'accumulation ?
Les charges à payer surviennent lorsque des espèces sont échangées après la livraison de biens ou de services (charges à payer et comptes débiteurs). Les reports se produisent lorsque l'échange d'argent intervient avant la livraison des biens et services (dépenses payées d'avance et revenus différés).
Différences entre l'accumulation et le report
Voici les principales distinctions entre la régularisation et le report :
- Les régularisations se produisent avant la réception et le paiement, tandis que le report se produit après le paiement ou la réception des revenus.
- Dépenses : les charges à payer sont des fonds qu'une entreprise dépense au cours de la période en cours mais ne rembourse que plus tard. Les frais reportés sont des frais engagés par l'entreprise pour des biens ou des services qui n'ont pas encore été consommés.
- Paiements : Il n'y a pas de paiement en espèces dans la comptabilité d'exercice. Cependant, il y a une avance de fonds en différé.
- Revenus : les revenus courus sont les revenus gagnés mais non reçus par l'entreprise. Les revenus différés, quant à eux, font référence aux revenus reçus mais non encore encourus par l'entreprise.
- La comptabilité d'exercice permet à une société de gagner des revenus qu'elle peut ajouter à ses états financiers, mais il n'y a aucune preuve de paiement dans la période comptable. Un report, en revanche, donne la priorité à la démonstration que l'entreprise peut effectuer des paiements pour les dépenses qu'elle a engagées au cours de la même période comptable.
L'accumulation est-elle un crédit ou un débit ?
Une dépense accumulée, également connue sous le nom de charge à payer, est une dépense qui a été engagée mais qui n'a pas encore été payée. Une dépense engagée est généralement un débit sur un compte de dépenses. Cela augmente vos coûts.
Les charges à payer sont-elles un actif ou une dépense ?
Les charges à payer sont soit un actif (si elles vous sont dues), soit un passif au bilan (si vous le devez à quelqu'un d'autre).
En conclusion,
La comptabilité d'exercice est un type de comptabilité qui crédite et débite les paiements et les dépenses au fur et à mesure qu'ils sont gagnés ou engagés. Elle diffère de la comptabilité de caisse en ce sens que les dépenses sont comptabilisées lorsque les paiements sont effectués et que les revenus sont comptabilisés lorsque les liquidités sont reçues.
La comptabilité d'exercice utilise une comptabilité en partie double, dans laquelle deux comptes sont souvent utilisés lors de la saisie d'une transaction. Parce qu'elle suit le mouvement du capital à travers une entreprise et aide à la préparation des états financiers, cette méthode est plus précise que la comptabilité de caisse.
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Bibliographie
