Le cycle comptable comprend le processus de comptes à payer. En d'autres termes, pour saisir pleinement les étapes du cycle comptable, vous devez d'abord comprendre le processus des comptes fournisseurs.
En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous devrez connaître le cycle des comptes fournisseurs et comprendre le fonctionnement du processus. Oui, certaines petites entreprises ont tendance à négliger son importance, mais cela ne la rend pas moins pertinente. Cela signifie simplement qu'ils n'ont pas encore vu la situation dans son ensemble.
Si vous possédez une petite entreprise, vous pourrez peut-être payer vos dépenses dès leur arrivée. D'un autre côté, si vous avez beaucoup de factures à payer, vous devrez certainement les mettre dans les comptes créditeurs et les payer plus tard.
Mais alors, que sont exactement les comptes fournisseurs ?
Eh bien, notre article sur comptes à payer couvre déjà tout ce que vous devez savoir. Mais même si cet article couvrira le processus des comptes fournisseurs et comment le gérer, je ne ferai qu'effleurer la surface.
Que sont les comptes fournisseurs ?
En termes simples, les comptes créditeurs sont ce que vous devez pour les produits achetés à crédit. Fondamentalement, le montant que vous devez pour les produits et services est versé au solde de vos comptes fournisseurs chaque fois que vous effectuez un achat.
Et parce que tous ces produits et services ont été acquis à crédit, le solde étant dû et exigible dans un délai déterminé, des frais ou pénalités de retard sont fixés, si le solde n'est pas réglé dans les délais stipulés.
De plus, les comptes créditeurs sont un compte de passif. En d'autres termes, toute augmentation de ce compte est inscrite au crédit, avec un débit correspondant sur un compte de charges en partie double.
Lorsque les factures sont payées, le compte fournisseurs est débité et le compte de trésorerie est crédité.
Quelle est la différence entre les comptes fournisseurs et les comptes clients ?
Les comptes créditeurs et débiteurs sont tous deux des éléments essentiels du processus comptable. Comme indiqué précédemment, les comptes créditeurs sont les montants dus aux fournisseurs ou prestataires de services pour les biens reçus ou les services rendus. Cela les rend passifs.
Les comptes débiteurs (A/R), d'autre part, sont de l'argent qui vous est dû pour des biens ou des services que vous avez offerts à crédit à vos clients. Les soldes des comptes débiteurs sont considérés comme un atout car ils montrent combien d'argent vos clients vous doivent. Connaître ce montant est utile pour évaluer le chiffre d'affaires de vos comptes clients afin d'obtenir de meilleures informations commerciales.
Quelles sont les étapes du processus des comptes fournisseurs ?
En général, un plan comptable solide, qui vous permet de comptabiliser vos dépenses dans le bon compte, est le fondement d'un processus complet de comptes fournisseurs. Lorsque vous envoyez un chèque ou un paiement électronique au fournisseur pour le montant dû au plus tard à la date d'échéance, le processus est terminé.
Vous ne devriez avoir aucune difficulté à vous adapter au processus des comptes fournisseurs si vous avez l'habitude de gérer vos propres factures personnelles. Il y a quelques choses que vous devez faire, cependant, afin de préparer et de traiter correctement les comptes créditeurs.
Étape 1 : Créez votre plan comptable
L'une des choses les plus cruciales que vous devrez accomplir pour démarrer le processus des comptes fournisseurs est de créer un plan comptable qui fonctionne pour votre entreprise. Toutes vos opérations comptables, y compris les comptes créditeurs, sont conservées sur votre plan comptable.
Alors que la plupart des logiciels de comptabilité sont livrés avec un plan comptable par défaut, vous devrez créer des comptes supplémentaires pour suivre efficacement les frais de vos comptes fournisseurs. Vous pouvez également utiliser un logiciel de tableur comme Microsoft Excel pour créer votre plan comptable.
Étape 2 : Établir les informations sur le fournisseur
Si vous débutez, vous devrez probablement configurer vos fournisseurs. Que vous utilisiez un logiciel de tableur ou un logiciel de comptabilité pour gérer les transactions comptables, vous devrez suivre les informations sur les fournisseurs.
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous pouvez saisir les informations du fournisseur directement dans le programme. Cela inclut également les conditions comptables ou de paiement du fournisseur. Pour la plupart, ces termes comptables font référence au temps dont vous disposez pour payer votre facture au vendeur ou au fournisseur. Certains termes populaires incluent Net 10, Net 30 et Net 60.
Par exemple, si votre fournisseur vous envoie une facture avec des conditions de paiement Net 30 et que la facture porte la date du 15 décembre, vous devez effectuer le paiement au plus tard le 14 janvier pour éviter d'être étiqueté en retard.
Un autre délai de paiement typique, en particulier chez les fournisseurs, est 2/10 Net 30. En utilisant la même date de facturation (15 décembre), ce terme signifie que vous pouvez obtenir une réduction de 2 % sur le montant total dû si vous payez votre facture avant le 24 décembre. Si vous ne payez pas avant le 24 décembre, la facture ne doit pas dépasser le 14 janvier au plus tard.
Pendant ce temps, En raison de la réception est une autre option de paiement fréquent. Fondamentalement, si un vendeur ou un fournisseur vous envoie une facture indiquant "Dueon Receipt", cela signifie que le paiement est dû immédiatement.
Étape 3 : Examen et saisie des détails de la facture
La plupart du temps, vous ou votre comptable devrez vérifier l'exactitude d'une facture après l'avoir reçue d'un vendeur ou d'un fournisseur.
Si une facture concerne des produits commandés, vérifiez que tous les articles spécifiés sur la facture sont arrivés. D'autre part, si la facture concerne des services fournis, vérifiez que les services ont été fournis comme indiqué. Il est essentiel de terminer cette étape pour toutes les factures que vous recevez.
Après cela, vous pouvez commencer à saisir les informations de facturation dans vos comptes généraux ou dans votre application logicielle. Fondamentalement, vous pouvez approuver les factures au fur et à mesure que vous les examinez ; c'est-à-dire s'il s'agit d'une routine pour saisir tous les comptes créditeurs de votre entreprise.
Mais si vous décidez d'embaucher un commis comptable, vous devrez lui donner quelques directives générales sur l'approbation des factures. Cela comprend une limite en dollars sur ce que le greffier peut approuver.
Une autre option, cependant, consiste à demander à votre commis de coder les factures avec les numéros de compte appropriés, puis de vous les envoyer pour approbation. Cette méthode vous permet de visualiser les factures entrantes, en garantissant l'exactitude et en évitant les erreurs de paiement.
Après cette étape, votre commis peut commencer à saisir les informations de paiement. Certaines de ces informations incluent; le numéro de facture, la date d'échéance et le montant que vous devez.
Étape 4 : Examinez et traitez le paiement de toutes les factures dues
Examiner vos comptes créditeurs chaque semaine pour déterminer quels paiements sont dus est la meilleure approche. Cela permet de s'assurer que vos fournisseurs reçoivent leurs paiements à temps. Fondamentalement, vous devrez évaluer les dates d'échéance pour voir quelles factures vous devez payer. Cela suit si vous utilisez un système de comptabilité manuel ou un logiciel de comptabilité.
Pour le paiement des factures, en revanche, vous disposez de plusieurs options. Vous pouvez rédiger des chèques, traiter des chèques à partir de votre logiciel de comptabilité, payer vos vendeurs et fournisseurs avec une carte de crédit d'entreprise ou utiliser un mécanisme de paiement électronique.
Mais, attention, si vous utilisez un chèque pour payer vos fournisseurs, vous devez toujours mettre une copie de la facture dans l'enveloppe avec le chèque. Vous voudrez également vérifier que toute forme de versement inclut le numéro de facture. Ceci afin de s'assurer que votre paiement est correctement enregistré.
D'un autre côté, si vous payez par carte de crédit ou par toute autre forme de virement, vous devez en informer le vendeur.
Étape 5 : Répétez la procédure une fois par semaine
Vous pouvez réduire vos efforts à la fin du mois tout en évitant les retards de paiement et les frais de retard en créant et en exécutant un cycle hebdomadaire des comptes fournisseurs. Le traitement régulier des factures peut contribuer à la trésorerie, même si vous n'avez que quelques paiements à effectuer.
Comment pouvez-vous gérer efficacement votre processus de comptes fournisseurs ?
Le paiement des factures est un aspect nécessaire de toute entreprise, quelle que soit sa taille. Et comme vous le savez, les factures de revenus sont gérées par un service des comptes fournisseurs, qui contribue également au traitement des paiements.
Mais plus important encore, la mise en œuvre de politiques commerciales et financières pour rationaliser un processus de comptes fournisseurs peut aider une entreprise à se préparer à une expansion future tout en rationalisant les étapes du processus de comptes fournisseurs.
Voici cinq conseils pour vous aider à gérer vos dettes :
#1. Simplifiez les étapes de votre processus de comptabilité fournisseurs : surcharge de factures
Vous pouvez rationaliser les étapes de votre processus de comptes fournisseurs en réduisant le nombre de chèques à deux fois par mois. Et par cycles de chèques, j'entends le processus d'impression des chèques pour payer les factures et de les mettre dans le grand livre.
En outre, les factures doivent être sauvegardées dans les registres et approuvées par les chefs de service appropriés avant un cycle de vérification afin que les paiements puissent être effectués à temps.
De plus, les plafonds pour chaque cycle de chèques doivent être connus du service des comptes créditeurs. Cela garantira que les factures les plus importantes sont payées.
Un département ayant le pouvoir de prendre des décisions commerciales et de paiement en toute confiance facilitera le processus en rendant des jugements tels que des paiements partiels sur des soldes plus importants ou en différant les paiements aux fournisseurs avec une tolérance plus élevée pour les dates d'échéance.
#2. Procédures de sécurité : réduire la fraude sur les comptes fournisseurs
Les comptes fournisseurs sont un domaine à haut risque de fraude commerciale. Un bon exemple est lorsqu'un employé malhonnête crée un "fournisseur fictif", la fraude est courante. Fondamentalement, lorsqu'une entreprise paie des factures pour des services qui n'ont jamais été fournis, elle paie essentiellement l'employé malhonnête et perd de l'argent.
Cependant, les procédures et les règles peuvent vous aider à protéger votre entreprise et à réduire les risques. Alors, établissez une méthode pour vous assurer que la personne qui effectue les vérifications n'a pas également la capacité de créer de nouveaux comptes fournisseurs. De plus, avant de créer un compte fournisseur, cela doit être expliqué aux propriétaires et le compte doit être examiné.
Pendant ce temps, d'autres méthodes qui aident à réduire la fraude incluent;
- Autorisation des chefs de département
- Séparation des rôles et
- Lieux de contrôle
#3. Confirmer les dates d'échéance : les conditions du fournisseur peuvent être négociables
Dans la plupart des cas, les factures préciseront un délai de paiement de 30 ou 60 jours. Une entreprise peut négocier les conditions des factures impayées, quelles que soient les conditions prévues. Fondamentalement, un fournisseur accorde souvent des remises ou des conditions spéciales si une entreprise achète régulièrement des quantités importantes.
Donc, si une entreprise va être en retard avec un paiement, il est idéal qu'elle appelle le vendeur pour maintenir la relation et voir s'il y a quelque chose qui peut être fait au sujet du retard de paiement.
#4. Réduisez l'impact du directeur financier sur la vérification et la signature
Un directeur financier (CFO) signe généralement le chèque, mais ne prépare pas le chèque. Ainsi, avant d'envoyer les factures au directeur financier pour paiement, le service des comptes fournisseurs doit exécuter le classement chronologique, choisir les factures à payer, assembler les factures, imprimer les chèques et vérifier que toutes les factures sont approuvées.
En revanche, avant de signer, le directeur financier compare simplement les montants des factures au montant du chèque. Si une entreprise contrôle plus activement les liquidités, informez à l'avance les comptes fournisseurs de son budget d'exécution de chèques afin qu'ils puissent déterminer quels fournisseurs peuvent attendre jusqu'à la prochaine exécution de chèques et signature de facture.
#5. Utilisez un logiciel pour effectuer facilement des paiements et des processus
Un logiciel de comptabilité peut vous aider à examiner plus facilement vos comptes fournisseurs et à prévenir les erreurs telles que les montants inexacts, les numéros de chèque incorrects utilisés pour payer les fournisseurs et les paiements trop tôt ou trop tard en vous permettant de classer, de gérer et d'examiner les factures payées et impayées. Il vous suffit donc de saisir des conditions de paiement pour chaque fournisseur, telles que Net 30 ou Net 60, que le système peut utiliser par défaut.
De plus, un logiciel de comptabilité peut faciliter la réalisation de rapports chronologiques par votre organisation, vous permettant ainsi de mieux comprendre ce qui est en préparation.
Quelles sont les 4 fonctions des comptes fournisseurs ?
Calculer, saisir des transactions commerciales, traiter des factures et vérifier les données financières pour tenir des registres.
Qu'est-ce qu'un cycle complet AP ?
Un domaine que les entreprises peuvent essayer d'améliorer est le cycle complet du processus des comptes fournisseurs. « Cycle complet » ne signifie pas seulement passer des commandes et les payer. Cela signifie également toutes les étapes intermédiaires. Cela inclut la création de documents, leur codage, leur comparaison, etc.
Qu'est-ce que le processus de correspondance à 3 voies dans les comptes fournisseurs ?
Avant qu'une facture ne soit payée, un processus appelé « rapprochement à trois facteurs » permet de s'assurer que les informations sur un bon de commande, la facture du fournisseur et le bon de livraison concordent. Seuls les détails de la facture du fournisseur et les détails du bon de commande sont comparés dans une correspondance à deux facteurs.
Quels sont les deux types de comptes fournisseurs ?
Les comptes fournisseurs d'une entreprise peuvent être divisés en deux types de salaires et de dépenses. Les comptes créditeurs se présentent généralement sous la forme de factures fournisseurs, mais il peut également s'agir de factures, de factures ou de chèques.
Quelle est la différence entre P2P et AP ?
La procédure des comptes fournisseurs n'est qu'un élément du P2P. (procure-to-pay). Le P2P englobe l'ensemble du cycle d'approvisionnement et de facturation, y compris les paiements des fournisseurs. L'automatisation des points d'accès accélère ces processus et garantit un niveau de précision supérieur à chaque étape du flux de travail.
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