Vous vous demandez en quoi consiste un travail de comptabilité fournisseurs? Dans cet article, vous découvrirez la description de poste et des exemples de CV de comptes fournisseurs pour vous aider à décrocher votre prochain emploi.
Les professionnels des comptes fournisseurs doivent être capables de gérer un volume élevé de données, d'accorder une grande attention aux détails et d'être en communication quotidienne avec les employeurs et les fournisseurs. Ils doivent également être en mesure d'appliquer les principes comptables et de gérer des travaux de nature analytique, évaluative et consultative.
Le service des comptes fournisseurs est responsable de la stabilité financière d'une entreprise. Ils sont chargés de s'assurer que toutes les dettes sont payées et que l'entreprise dispose de suffisamment d'argent pour couvrir ses dépenses. Les comptes fournisseurs sont généralement un service distinct dans les grandes entreprises, cependant, dans les petites entreprises, les responsabilités des comptes clients et fournisseurs sont régulièrement combinées.
Quelles sont les trois fonctions de base des comptes fournisseurs ?
Bien que la taille d'une entreprise détermine en fin de compte le rôle que jouent les comptes fournisseurs, la plupart des entreprises peuvent bénéficier de la présence de spécialistes des comptes fournisseurs ou de la venue d'un entrepreneur à temps partiel pour effectuer le travail toutes les semaines ou toutes les deux semaines, ce qui permet à l'entreprise de se concentrer sur d'autres aspects. Les comptes fournisseurs remplissent au moins trois fonctions de base en plus du paiement des factures. Ces fonctions pourraient inclure : la création et le suivi des budgets ; émettre des factures; et la gestion des paiements. Vous trouverez ci-dessous les trois fonctions de base d'un compte fournisseur ;
#1. Émission de paiements internes In house
Les comptes fournisseurs travaillent souvent en interne pour répartir les remboursements internes, contrôler et gérer la petite caisse et contrôler la distribution des certificats d'exonération de la taxe de vente. Les dépenses de remboursement internes sont conformes aux procédures d'audit de l'entreprise qui exigent que les employés soumettent un rapport de journal manuel, des reçus ou les deux pour établir les demandes de remboursement.
La petite caisse est généralement utilisée pour des dépenses mineures telles que divers frais de port, des fournitures de bureau ou des déjeuners lors d'une réunion d'entreprise. Les comptes fournisseurs délivrent souvent des certificats d'exonération de taxe de vente qu'ils délivrent aux chefs de service pour s'assurer que les achats commerciaux légitimes n'incluent pas les dépenses de taxe de vente.
#2. Traitement des paiements des fournisseurs
L'une des principales fonctions des comptes fournisseurs est le traitement des factures entrantes et des paiements d'une entreprise. C'est l'une des fonctions qui vient à l'esprit en premier lorsque l'on pense aux fonctions des comptes fournisseurs. Les professionnels des comptes fournisseurs gardent une trace des coordonnées des fournisseurs, des conditions de paiement et des informations IRS W-9 dans une base de données informatique. Cela leur permet de trouver et de contacter facilement les fournisseurs si nécessaire.
Le contrôle interne est ce qui détermine si le processus d'achat commence par un bon de commande pré-approuvé ou si les engagements post-achat confirment les achats. Les paiements des fournisseurs incluent également des rapports d'analyse de fin de mois qui montrent aux propriétaires et à la direction de l'entreprise combien l'entreprise doit actuellement aux fournisseurs.
#3. Gérer les frais de voyage d'affaires
Dans les grandes entreprises ou les entreprises où le propriétaire et d'autres employés (par exemple, les vendeurs) voyagent fréquemment, les fonctions de comptes fournisseurs peuvent inclure des responsabilités de gestion des voyages telles que la pré-réservation de billets d'avion, de voitures de location et d'hôtels. Si les contrôles internes autorisent les avances de voyage, les comptes créditeurs traitent les demandes et distribuent les fonds de voyage. Sur le voyageur retour, Payment Engagements est alors responsable du rapprochement des sommes versées avec les sommes réellement dépensées ou du traitement des demandes de remboursement de voyage.
Autres fonctions comptables
Les comptes fournisseurs permettent également de réduire les coûts en recherchant des détails qui peuvent faire économiser de l'argent à l'entreprise, comme le paiement d'une facture pendant une période d'escompte que de nombreux fournisseurs autorisent. Le commis aux comptes fournisseurs est souvent le premier point de contact entre l'entreprise et les représentants des fournisseurs. Par conséquent, établir et maintenir de bonnes relations est souvent une obligation pour les employés. Des relations solides peuvent profiter à une entreprise lorsqu'elle travaille avec des fournisseurs. Par exemple, de bonnes relations peuvent conduire à des conditions de crédit plus favorables pendant une baisse saisonnière des ventes.
Les spécialistes des comptes fournisseurs examinent parfois les factures avant de les payer pour s'assurer qu'elles sont correctes. Le préposé aux comptes fournisseurs peut appeler le commerçant si la facture est plus élevée que la normale, ou contacter un employé interne s'il s'avère que l'employé n'a pas choisi l'option la moins chère ou n'a pas recherché un fournisseur agréé par l'entreprise lors de l'achat pour le compte de l'entreprise.
Quelles sont les compétences clés pour les comptes fournisseurs ?
Bien qu'un diplôme ne soit pas requis pour un poste de comptabilité fournisseurs, il est nécessaire d'avoir une connaissance pratique des principes fondamentaux de la comptabilité et de la tenue de livres. Pour un emploi en comptabilité fournisseurs, un diplôme dans les domaines suivants serait avantageux :
- Economie ou Finance
- Administration des affaires
- Comptabilité
Les autres compétences requises incluent;
- Maîtrise de la compilation des rapports de dépenses pour la saisie de données.
- Maîtrise de Microsoft Excel.
- Connaissance des principes comptables et des processus de comptabilité fournisseurs.
- Familiarité avec les processus de commande d'achat.
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.
Une description de poste des comptes fournisseurs doit inclure des normes spécifiques pour la saisie des données et l'attention portée aux détails. Il est essentiel que les employés puissent constamment s'engager de manière professionnelle, car ils communiqueront quotidiennement avec les employeurs et les fournisseurs.
Exemples de description de poste des comptes fournisseurs
Si vous cherchez à embaucher un professionnel des comptes fournisseurs, la description de poste devrait ressembler à ceci :
Job Summary
Nous recherchons un commis aux comptes fournisseurs qualifié pour traiter toutes les factures reçues pour paiement et pour gérer le paiement rapide, précis et efficace de tous les débiteurs.
Responsabilités
- Traiter les envois de fonds conformément aux politiques et réglementations financières
- Effectuer des transactions financières régulières, telles que la validation, la séparation et l'enregistrement des informations sur les comptes fournisseurs.
- Pour vous assurer que toutes les factures et tous les paiements sont comptabilisés et correctement comptabilisés, rapprochez le grand livre des comptes créditeurs.
- En comparant les comptes des fournisseurs et les relevés mensuels des fournisseurs, confirmez les différences et examinez-les.
- Facilitez le paiement des factures en souffrance en contactant les clients et en fournissant des rappels de factures.
- Créer des rapports décrivant l'état des comptes fournisseurs.
- Reconnaître les centres de coûts et les comptes de dépenses
- Comprend les réglementations régissant le processus des comptes fournisseurs (W-9, taxe de vente, etc.)
Qualifications et Compétences
- Une histoire de travail en tant que commis aux comptes fournisseurs
- Solide compréhension des principes fondamentaux de la comptabilité fournisseurs
- Aptitude démontrée à calculer, enregistrer et gérer des données comptables et des informations financières
- Compétences en saisie de données et talent pour les statistiques
- Connaissance pratique des tableurs et des logiciels spécialisés
- Maîtrise de MS Office et de l'anglais
- haut niveau de précision et de soin pour les détails
- BSc en comptabilité, finance ou administration des affaires
Comment se préparer à une entrevue sur les comptes fournisseurs?
Si vous vous préparez à un entretien pour un poste de comptable fournisseur, vous savez probablement que vous pouvez vous attendre à des questions fréquemment posées telles que : Pouvez-vous me parler de vous ? Vous êtes plus intéressé par les questions d'entretien sur la facturation qui testent vos connaissances en matière de vérification des factures, de suivi des commandes et de traitement des paiements. Par exemple, une question que vous recherchez sur les salaires dus peut vous embrouiller si vous n'avez pas réfléchi à la réponse au préalable. Avant toute entrevue, consultez le dernier guide de rémunération pour avoir une idée du salaire que vous pouvez attendre d'un compte à payer. Par exemple, selon le Guide de rémunération 2022, le salaire médian d'un compte à payer devrait être de 39,250 XNUMX $.
Conseils pour travailler lors de la préparation de votre entretien
La préparation est votre meilleure défense. Malheureusement, vous ne pouvez pas pratiquer toutes les questions possibles à l'avance. Utilisez les conseils d'entretien suivants pour vous assurer de ne pas vous tromper lorsque vous posez une question qui semble sortir de nulle part :
Rester calme.
Les enquêteurs apprécient plus que le contenu de vos réponses. Vous notez également comment vous formulez des réponses pour en savoir plus sur votre créativité et votre approche des problèmes. Restez calme, établissez un contact visuel et soyez confiant comme si vous étiez comptable.
Demandez des explications.
Si vous êtes confus, vous pouvez demander une explication. Demandez à l'intervieweur de répéter ou de reformuler la question. Votre interlocuteur respectera votre souhait de lui fournir la réponse qu'il recherche.
Ne sois pas lâche.
N'ayez pas peur de poser des questions. Cela pourrait être particulièrement attrayant si vous êtes interrogé sur une lacune dans votre CV. Si vous quittez la comptabilité pour terminer votre programme de MBA plus tôt, dites-le. Soyez honnête et factuel, et préparez-vous pour la question suivante.
Trouver.
Supposons qu'un intervieweur vous demande : « À quel animal ressemblez-vous le plus ? » Lorsque vous dites « chat », vous pouvez ajouter « parce que je suis curieux et I finissez toujours debout. » En répondant à ces questions, essayez de mettre en évidence les compétences dont vous avez besoin en tant que comptable pour cette entreprise particulière. Dans cet exemple, curiosité et autonomie signifient volonté d'essayer de nouvelles choses et fiabilité.
Prends ton temps.
L'intervieweur s'attend à ce que vous preniez le temps de poser une question inhabituelle. Une réponse réfléchie vaut mieux qu'une réponse hâtive. Vous pourriez dire quelque chose comme : « C'est une question intéressante. Laisse moi y réfléchir."
Poser des questions.
L'employeur n'est pas la seule personne qui devrait poser de bonnes questions. Réfléchissez aux questions que vous pourriez poser lors d'un entretien d'embauche, telles que De quoi avez-vous besoin pour réussir dans ce travail ? Pouvez-vous m'en dire plus sur les raisons pour lesquelles vous souhaitez occuper ce poste ? Comment décririez-vous votre culture d'entreprise ? Enfin, rappelez-vous que vous risquez de perdre la faveur si vous dites vous identifier davantage aux chats qu'aux chiens, ou si vous révélez que tout ce que vous avez dans le frigo est une tablette de chocolat et un pot de moutarde.. En fait, nous ne sommes pas sûrs ! Que diriez-vous de ceci : soyez honnête, réfléchissez, et soyez vous-même face à des questions inattendues.
Comment se présente-t-on lors d'un entretien sur les comptes fournisseurs ?
Vous devez clairement démontrer à l'entreprise que vous êtes fiable, fiable et bien informé sur la comptabilité lorsque vous postulez à des emplois en comptabilité.
Il est crucial de garder à l'esprit que l'employeur évaluera votre personnalité et votre confiance en fonction de la façon dont vous vous présentez. Voici quelques conseils pour vous aider à vous présenter comme le meilleur candidat pour le poste.
#1. Concentrez-vous sur ce qui vous rend spécial
Soyez précis lorsque vous décrivez vos points forts et vos réalisations dans une auto-présentation pour une entrevue sur les comptes fournisseurs. Fournissez des exemples précis de la façon dont vous vous différenciez des autres candidats. Vos antécédents professionnels, vos compétences et vos points forts peuvent venir en premier, suivis de votre objectif professionnel.
#2. Soyez confiant
La distinction entre confiance et vanité est souvent mal comprise. Alors que Confidence se soucie de fournir un service de haute qualité, Conceit ne s'intéresse qu'à satisfaire ses propres besoins. Si vous souhaitez être embauché par un employeur, la confiance est essentielle. Soyez assuré, mais n'exagérez pas et n'indiquez pas à l'employeur que vous recherchez uniquement le travail qui répond à vos désirs.
#3. Utiliser des exemples réalistes
N'incluez jamais d'exemples de votre vie personnelle dans votre question d'entretien sur les comptes fournisseurs. Fournissez des exemples concrets de la façon dont vos capacités et vos antécédents s'appliquent au poste. Fournir des exemples personnels pourrait donner à l'entreprise l'idée que vous n'êtes pas en mesure de séparer votre vie personnelle et votre travail.
#4. Soyez bref.
Utilisez cette question sur votre auto-présentation comme une opportunité de faire un pitch. Soyez concis et précis. Notez les qualités qui vous distinguent et vous qualifient le plus avant l'entretien en guise de préparation. Pour augmenter votre confiance, familiarisez-vous avec elle.
Pourquoi devrions-nous vous embaucher pour les comptes fournisseurs?
Cette question particulière est une question de choix parmi les employeurs, il se peut qu'elle vous soit posée à la fin de votre entretien. Voici à quoi devrait ressembler votre réponse.
"Trois choses, en particulier, retiennent mon attention." Tout d'abord, occuper un poste où le souci du détail est crucial me donne beaucoup de satisfaction au travail. Parce que vous êtes une entreprise exigeante et que le poste de commis aux comptes fournisseurs comporte beaucoup de responsabilités, cela m'intéresse beaucoup. Deuxièmement, vous êtes une entreprise qui m'aidera à réussir dans ce poste et me donnera la possibilité d'évoluer et de m'améliorer. J'aime être actif, et après avoir lu la description de poste de commis aux comptes fournisseurs pour ce poste, je peux dire avec certitude que je n'aurai pas le temps de faire quoi que ce soit. Enfin, je veux travailler pour une entreprise qui favorise l'innovation, l'avant-gardisme et la réussite des employés. Ces trois facteurs me rendent très enthousiaste à l'idée de rejoindre votre entreprise
Qu'est-ce qu'une écriture de journal dans les comptes fournisseurs ?
Le journal des comptes fournisseurs correspond aux montants à payer dans les écritures comptables aux créanciers d'une société pour l'acquisition de produits ou de services, appelés écritures. Ceux-ci sont répertoriés comme des passifs courants au bilan et les paiements effectués sont déduits de ce compte.
La responsabilité des comptes fournisseurs survient chaque fois qu'une transaction impliquant l'achat de biens ou de services sur le compte a lieu. L'entreprise doit le construire et l'inclure dans les livres de comptes. La facture du vendeur est utilisée pour déterminer combien d'argent doit être inscrit dans les écritures de journal pour les comptes fournisseurs. Il comprend souvent des détails sur le montant du paiement requis par l'acheteur et la date d'échéance.
Conclusion
Vous devez maintenant bien comprendre ce que fait un spécialiste des comptes fournisseurs et comment rédiger un CV en tant que spécialiste des comptes fournisseurs. Si vous possédez les compétences et les qualifications nécessaires, vous devriez être sur la bonne voie pour votre prochain emploi en tant que commis aux comptes fournisseurs.
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