Vous ne connaissez pas du tout le formulaire 1096 ? Ou est-ce que le mot vous fait perdre pied ? Ce n'est pas grave car cet article vous dira non seulement ce qu'est le formulaire 1096, mais aussi à quoi il sert et la date d'échéance de 2023. Et juste au cas où vous vous demanderiez "Où puis-je obtenir un formulaire 1096", ne vous inquiétez pas, nous couvrirons également cela.
Alors, venez avec nous pour lancer le bal !
Qu'est-ce que le formulaire IRS 1096 ?
Le formulaire IRS 1096 est un formulaire fiscal utilisé par les organisations exonérées d'impôt pour préparer leurs déclarations fédérales. Il est plus communément appelé un résumé annuel et la transmission des déclarations de renseignements des États-Unis. Même si les organisations exonérées d'impôt ne paient pas certaines taxes fédérales et étatiques, elles doivent déclarer certaines informations à l'IRS.
Le formulaire 1096 est une feuille de couverture utilisée pour envoyer des formulaires à l'IRS pour déclarer les revenus des non-employés et à des fins de remplissage. En tant que petite entreprise, vous l'utiliserez très probablement pour soumettre le formulaire 1099, qui sert à informer l'IRS si vous payez plus de 600 $ à un entrepreneur indépendant au cours d'un exercice.
Les autres formulaires nécessitant une page de garde 1096 incluent les formulaires 1097, 1098, 3921, 3922, 5498, 8935 et W-2G. Le formulaire 1096 est utilisé lors de la soumission de ces types de formulaires, appelés déclarations de renseignements, au format papier; cependant pas lors de leur transmission électronique
Par exemple, votre entreprise paie 2,500 1,500 $ à un entrepreneur et 1099 2023 $ à un autre au cours d'une même année d'imposition. Pour informer l'IRS du montant du revenu non salarié, vous devez envoyer un formulaire 1099-MISC ou, à partir de l'année d'imposition 1096, un formulaire XNUMX-NEC. Le formulaire XNUMX sera utilisé pour résumer les informations fournies.
Formulaire 1096 Date d'échéance pour l'année 2023
L'IRS s'attend à ce que la plupart des déclarations de renseignements, ainsi que le formulaire 1096, soient déposés avant le 28 février de l'année suivant l'année d'imposition. Cela signifie que vous devez remplir les documents pour l'année d'imposition 2021 au plus tard le 28 février 2023. La date limite pour fournir une copie d'une déclaration de renseignements à un bénéficiaire non IRS est normalement le 31 janvier de l'année suivant l'année d'imposition considérée.
Si vous utilisez le formulaire 1096 pour soumettre le formulaire 1099-NEC, vous devez soumettre les deux formulaires à l'IRS avant le 1er février 2023. Alternativement, la date limite de dépôt du formulaire 1096 sur papier est le 1er mars 2023, de même, si vous êtes dépôt par voie électronique.
Toutefois, si vous soumettez le formulaire 1096 avec les formulaires 1097, 1098, 3921, 3922 ou W-2G, la date d'échéance est le 28 février 2022. La date limite pour fournir une copie d'une déclaration de renseignements à un destinataire non IRS est souvent le 31 janvier de l'année suivant l'année d'imposition. Bien que les délais varient; certaines déclarations de renseignements et formulaires 1096 doivent être prêts à être soumis dès le 31 janvier et au plus tard le 31 mai.
En revanche, pour défaut de déposer l'un de ces formulaires dans les 30 jours suivant la date d'échéance, la pénalité est de 100 $. La pénalité passe ensuite à 250 $ si vous ne déposez pas votre déclaration avant le 1er août 2023. Vous n'aurez besoin de déposer le formulaire IRS 1096 que si vous soumettez vos déclarations de renseignements annuelles à l'IRS par la poste. Cependant, vous n'avez pas besoin de remplir le formulaire IRS 1096 si vous déposez des formulaires d'information par voie électronique, soit via le système IRS FIRE, soit via un logiciel de préparation des déclarations.
Si une date d'échéance coïncide avec un samedi, un dimanche ou un jour férié fédéral, il s'agit du jour ouvrable suivant.
Étapes pour remplir un formulaire 1096
Il y a deux parties principales :
La première section comprend les cases 1 à 5, puis la case 6. Alors que la première section demande des informations de base telles que :
- Tout d'abord, le nom et l'adresse de votre entreprise. Et le nom de la personne à contacter et son adresse e-mail, son numéro de téléphone et son numéro de fax.
- numéro d'identification de l'employeur. Si vous n'avez pas d'EIN, notez plutôt votre numéro de sécurité sociale.
- Le nombre total de formulaires que vous envoyez avec 1096. Si vous remplissez dix formulaires 1099-MISC distincts, par exemple, vous mettrez "10". N'oubliez pas non plus qu'ils doivent tous être du même type.
- Ensuite, dans la case 4, vous entrerez « impôt fédéral sur le revenu retenu ». Ce chiffre dépendra des déclarations de renseignements que vous soumettez avec le formulaire 1096. Additionnez donc tout impôt fédéral sur le revenu retenu et entrez le total dans cette case.
- Le montant total des paiements déclarés sur tous les formulaires que vous envoyez, comme le total de tous les formulaires 1099-MISC.
- La case 6, la deuxième partie du formulaire 1096 répertorie tous les formulaires pouvant être joints au formulaire 1096. Il y a une case sous chaque nom de formulaire; marquez un "X" à l'intérieur pour indiquer quel formulaire vous joignez à ce formulaire 1096 particulier.
Cependant, notez que les informations que vous mettez s'appliquent à vous, et non à l'entrepreneur indépendant pour lequel vous soumettez 1099. Les instructions du formulaire 1096 ne sont pas inutilement complexes - en tant que document récapitulatif, remplir ce formulaire fiscal n'est pas difficile. Néanmoins, vous pouvez prendre plusieurs mesures pour que ce processus fiscal se déroule plus facilement.
Où obtenir un formulaire 1096
Étant donné que l'IRS numérise les formulaires qu'il reçoit, ils préfèrent que les entreprises utilisent des documents numérisables lors de la soumission des formulaires. Cela signifie que les photocopies des originaux ne comptent pas. De plus, vous pouvez obtenir les formulaires numérisables sur le site Web Order Forms & Publications de l'IRS. En outre, ils sont disponibles dans les magasins de fournitures de bureau et via un logiciel de préparation des déclarations.
Vous pouvez également commander les formulaires en appelant le 1-800-tax-form (800-829-3676) du lundi au vendredi, de 7 h à 10 h, heure locale (PST en Alaska et à Hawaï). Lorsque vous le faites, assurez-vous d'avoir votre nom, votre adresse et vos coordonnées à portée de main.
De plus, lors de la soumission de ces formulaires, imprimez simplement le formulaire et le formulaire 1096 à partir du site Web de l'IRS. Continuez à les remplir et envoyez-les à l'adresse IRS appropriée en fonction de l'emplacement de votre entreprise.
Comment déposer l'IRS par voie électronique
Si vous choisissez de déposer par voie électronique, vous pouvez facilement sous-traiter vos opérations fiscales à un logiciel, à un fournisseur de services ou à un autre fiscaliste qui travaillera avec vous ou déposera entièrement en votre nom. Même si vous payez des frais supplémentaires pour faire face à ces services, vous aurez la paix concernant votre formulaire d'impôt. Plus. vous aurez le temps de les préparer.
Même si tu es peut-être réticent pour effectuer vos opérations fiscales en ligne, surtout si vous possédez une petite entreprise, les avantages l'emportent de loin sur la difficulté de remplir manuellement les formulaires fiscaux et de les envoyer à l'IRS. De plus, la production électronique vous fera gagner du temps, des efforts et de l'argent et, espérons-le, vos déclarations seront traitées plus rapidement avec moins d'erreurs. Et si vous avez 250 ou plus de tout type de déclaration de renseignements, vous devez l'envoyer par voie électronique plutôt qu'en utilisant le formulaire 1096.
Liste des formulaires nécessitant la page de couverture du formulaire 1096 et leurs utilisations
- Formulaire 1099 : Le formulaire 1099 rapporte généralement divers types de revenus divers. Cependant, gardez à l'esprit que, bien que le 1099-MISC soit probablement la version la plus connue du 1099, il existe 20 versions différentes de ce formulaire. Par conséquent, si vous avez envoyé des documents 1099-MISC avec un formulaire 1099-A, vous devrez quand même remplir un formulaire 1096 distinct pour chacun.
- W-2G : ce formulaire IRS sert à déclarer les gains de jeu ainsi que tout impôt fédéral sur le revenu retenu.
- 3922 : Les sociétés utilisent ce formulaire pour déclarer chaque transfert de propriété légale d'une action acquise par un employé à la suite de l'utilisation par l'employé d'une option dans le cadre d'un plan d'achat d'actions pour les employés.
- 1097 : Ce formulaire est utilisé par les émetteurs de certaines obligations de crédit d'impôt ainsi que les bénéficiaires du crédit pour déclarer la distribution de leurs crédits d'impôt à l'IRS.
- 1098 : Ce formulaire IRS est destiné à déclarer les intérêts hypothécaires de 600 $ ou plus reçus dans le cadre de votre entreprise tout au long de l'exercice.
- 5498 : Ce formulaire est rempli pour chaque personne pour laquelle vous avez conservé un compte IRA.
- Formulaire 3921 : Les sociétés utilisent ce formulaire IRS pour signaler chaque transfert d'actions à toute personne liée à l'utilisation par cette personne d'une option d'achat d'actions incitative.
Chaque formulaire 1099, 1097, 1098, 3921, 3922, 5498, 8935 et W-2G que vous envoyez à l'IRS nécessite une page de couverture du formulaire 1096. Étant donné que chaque formulaire nécessite son propre 1096, il ne devrait y avoir qu'une seule marque "X" dans chaque 1096 que vous soumettez.
Puis-je télécharger un formulaire 1096 ?
En raison de l'exigence d'un format scannable et de l'inclusion de champs que l'IRS utilise pour surveiller la conformité aux exigences de soumission des formulaires d'entité et de bénéficiaire, les formulaires fiscaux 1096 ne peuvent pas être téléchargés à partir du site Web de l'IRS. De plus, les formulaires fiscaux 1096 ne sont accessibles que pour les soumissions papier; ils ne peuvent pas être utilisés avec une déclaration de revenus électronique.
Puis-je envoyer plusieurs formulaires 1096 dans une seule enveloppe ?
Oui, vous pouvez envoyer à l'IRS plusieurs documents 1096 dans une seule enveloppe. Il est acceptable de poster plusieurs formulaires dans une seule enveloppe.
Que se passe-t-il si vous ne déposez pas 1096 ?
La date limite pour soumettre le formulaire 1096 avec les formulaires 1097, 1098, 3921, 3922 ou W-2G est le 31 mars. Si vous soumettez l'un de ces formulaires après la date limite mais avant l'expiration de la date limite, l'amende est de 50 $ par formulaire. L'amende passe ensuite à 100 $. L'amende passe à 260 $ si vous ne la soumettez pas avant le 1er août.
Les formulaires 1096 doivent-ils être envoyés séparément ?
Triez les formulaires en groupes en fonction des numéros de formulaire et envoyez un formulaire 1096 différent pour chaque groupe. Si vous devez soumettre les formulaires 1098 et 1099-A, par exemple, remplissez un formulaire 1096 pour transférer les formulaires 1098 et un autre formulaire 1096 pour communiquer les formulaires 1099-A. Vous n'avez pas à envoyer les déclarations originales et révisées séparément.
1096 peut-il être imprimé sur du papier ordinaire ?
Suivez ces instructions sur chaque rapport pour imprimer vos formulaires. Pour les copies fédérales UNIQUEMENT, vous aurez besoin de documents vierges authentiques 1099-NEC et 1096 à l'encre rouge. Sur du papier ordinaire, davantage de copies peuvent être produites.
Dois-je déposer 1096 auprès de l'IRS ?
N'oubliez pas que le formulaire IRS 1096 n'est requis que pour la transmission par courrier des déclarations de renseignements américaines ; si vous souhaitez plutôt soumettre vos déclarations de renseignements par voie électronique, vous n'avez pas à vous soucier de joindre le formulaire 1096.
Qui remplit 1096 ?
Qui doit soumettre un formulaire IRS 1096 ? Si vous envoyez vos déclarations de renseignements annuelles à l'IRS, le formulaire IRS 1096 est le seul document que vous devrez remplir. Le formulaire IRS 1096 n'est pas nécessaire si vous soumettez ces formulaires d'informations en ligne à l'aide du système IRS FIRE ou d'un programme de préparation des déclarations de revenus.
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Foire aux Questions
Dois-je envoyer les formulaires 1096 et 1099 ensemble ?
Oui. Les formulaires 1096 et 1099 Copie A doivent être postés simultanément.
Puis-je télécharger un formulaire 1096 ?
Parce qu'ils doivent être dans un format scannable et contenir des informations que l'IRS utilise pour suivre la conformité avec les soumissions de formulaires d'entité et de bénéficiaire, les formulaires fiscaux 1096 ne peuvent pas être téléchargés à partir du site Web de l'IRS. De plus, les formulaires fiscaux 1096 ne sont disponibles que sur papier.
Puis-je envoyer plus d'un 1096 dans la même enveloppe ?
Remplissez un formulaire 1096 distinct, Résumé annuel et transmission des déclarations de renseignements aux États-Unis, pour chaque type de 1099 que vous avez déposé. Par exemple, remplissez un 1096 pour résumer tous vos 1099 divers ; un 1096 pour résumer tous vos intérêts 1099 ; et un 1096 pour résumer tous vos 1099 Dividendes. Envoyez le 1096 et le 1099 dans la même enveloppe.
Puis-je remplir le formulaire 1096 à la main ?
Oui, vous pouvez écrire à la main un 1099 ou un W2, mais faites-le avec une extrême prudence. Pour éviter les problèmes de traitement, l'écriture manuscrite doit être parfaitement lisible en caractères d'imprimerie à l'encre noire. Selon l'IRS, "les formulaires manuscrits sont autorisés, mais ils doivent être entièrement lisibles et corrects pour éviter les problèmes de traitement
Dois-je envoyer un 1096 corrigé ?
Envoyez le formulaire révisé au destinataire et préparez la copie A rouge à envoyer à l'IRS avec le formulaire de transmission 1096 si vous le déposez sur papier. Vous n'avez pas besoin d'envoyer un formulaire 1096 pour le dépôt électronique, ni d'envoyer les formulaires initialement déposés avec la correction à l'IRS.
