Un Office Manager ou Business Manager est chargé de veiller au bon fonctionnement d'un bureau et de tous ses espaces au quotidien. Leurs tâches consistent à parler aux chefs de département, à transmettre des informations importantes ou des changements de politique de la part des supérieurs et à mettre en place des incitations pour inciter les gens à travailler plus dur. Cet article détaillera davantage les tâches du chef de bureau, la liste de contrôle, les tâches du chef de cabinet médical et dentaire, ainsi que le résumé des tâches du chef de bureau.
Fonctions du gestionnaire de bureau
Les gestionnaires de bureau peuvent être le point de contact initial pour les parties internes et externes de votre bureau, ce qui peut avoir un impact sur divers aspects du service à la clientèle et de la communication de leurs obligations professionnelles. Selon la taille du groupe, les tâches et responsabilités peuvent inclure :
#1. Gestion du personnel
- Trouvez et embauchez de nouveaux candidats.
- préparer les documents pour les nouvelles recrues et les personnes qui quittent le travail.
- effectuer l'orientation du personnel pour les nouvelles recrues.
- trouver et mettre en place des plans de formation pour les employés.
- Motiver, former et guider le personnel.
- déléguer et gérer les tâches de travail.
- surveiller les performances, ce qui comprend des évaluations et des commentaires.
- régler les différends et les plaintes.
- Tenir à jour les registres de présence des employés.
- conserver les dossiers personnels des employés.
#2. Comptabilité
- surveiller et suivre les coûts.
- Préparer les notes de frais.
- tenir le budget du bureau.
- des rapports financiers mensuels vous aident à suivre votre système de suivi.
- traiter les comptes reçus et les comptes à payer.
- Suivi des comptes en souffrance.
- faire des rapprochements de comptes.
- gérer la petite somme d'argent.
#3. Paie
- Regardez et notez combien d'heures ont été travaillées, y compris les heures supplémentaires
- Gardez une trace des vacances et des congés de maladie
- Administrer les avantages
- Calculer les déclarations de revenus
- Rédiger et remettre les chèques de paie
#4. De secrétariat
- Organiser des entretiens et des rendez-vous
- Gardez une trace des dates et des heures
- Gérer les préparatifs de voyage
- Préparer et envoyer les comptes rendus de réunion
- Installez-vous et préparez-vous pour les pourparlers
- Préparer et envoyer la correspondance
- Fabriquez des papiers spéciaux et montrez-les aux gens
- Répondre, filtrer et acheminer les appels entrants
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Liste de vérification des tâches du gestionnaire de bureau
Il y a beaucoup à faire pour les gestionnaires de bureau. Leur travail est très varié, allant de la conservation des dossiers sensibles de l'entreprise à l'examen des performances des employés et à l'établissement de budgets annuels. Allons-y et passons directement aux listes de contrôle des tâches du directeur de bureau. Les voici:
#1. Liste de contrôle de l'élimination des enregistrements
L'élimination des documents est une partie importante de la gestion des documents, car si elle n'est pas effectuée correctement, elle peut entraîner des problèmes juridiques coûteux ou des violations de données volumineuses. Même si cela peut sembler être un processus simple, les entreprises se mettent souvent en danger en ne respectant pas des règles strictes.
Il est par conséquent essentiel pour les entreprises de toutes tailles, en particulier celles qui gèrent des milliers de documents contenant des informations sensibles, de mettre en œuvre une stratégie d'élimination des documents. Que vos dossiers soient sur papier ou sous forme numérique, qu'ils doivent être jetés ou qu'ils soient conservés dans un entrepôt, ce plan vous guidera à travers toutes les étapes pour vous assurer de vous en débarrasser de manière légale et efficace.
#2. Liste de contrôle pour l'inspection de la sécurité au bureau
Les gestionnaires de bureau ont un grand devoir de s'assurer que leurs bureaux sont sûrs et sécurisés. Ne pas le faire peut coûter très cher, tant financièrement que pour l'image de l'entreprise. La liste de contrôle des tâches du directeur de bureau est un élément crucial d'une inspection du lieu de travail bien réalisée, car c'est la seule méthode pour s'assurer que tout a été fait pour prévenir les accidents, les blessures et les maladies.
#3. Liste de contrôle pour l'évaluation des risques au bureau
Dans le cadre du contrôle de la santé et de la sécurité de votre organisation, vous devez régulièrement évaluer et contrôler les risques dans chaque espace de bureau. Des dangers courants tels que trébucher et tomber à l'ergonomie et à la façon dont les travailleurs utilisent l'équipement de bureau, cette liste de contrôle contient tout ce dont vous avez besoin pour effectuer une évaluation complète des risques d'un espace de travail complet. Elle est similaire à la liste de contrôle d'inspection de sécurité à bien des égards, mais elle comporte également des tâches supplémentaires pour déterminer le degré de sensibilisation des employés et passer en revue l'évaluation des risques avec les collègues une fois qu'elle est terminée.
#4. Liste de contrôle pour la résolution des conflits au bureau
85% des travailleurs ont un type de conflit et 29% d'entre eux en ont tout le temps. C'est un chiffre alarmant qui vous fait vous demander si les gestionnaires en font assez pour aider à résoudre les problèmes de bureau et les empêcher de s'aggraver. Bien sûr, la plupart des désaccords entre deux personnes peuvent être gérés sans aide extérieure, car la première cause de conflit au travail est tout simplement une mauvaise communication.
Cependant, s'il existe un problème sous-jacent majeur et que le conflit nuit visiblement au moral et à la productivité des autres employés, laisser les antagonistes régler le problème n'est pas la meilleure stratégie. Être un médiateur neutre et à l'écoute peut souvent améliorer la situation et empêcher l'escalade du conflit. Cette liste de contrôle des tâches du chef de bureau vous guidera à travers chaque phase du processus de résolution des conflits, en veillant à ce que l'environnement de bureau reste calme et que tout le monde puisse retourner au travail de bonne humeur.
#5. Liste de contrôle de cessation d'emploi
Se débarrasser d'un employé est un processus sérieux qui peut avoir des résultats terribles s'il n'est pas bien fait. Il y a beaucoup de choses qui doivent être faites avant de pouvoir les laisser partir, comme désactiver leur accès à la propriété de l'entreprise, leur donner une lettre sur leurs avantages et avoir un entretien de sortie. Que l'employé parte seul ou soit licencié, cette liste de contrôle vous aidera à vous assurer que le processus est effectué de manière polie, légale et efficace.
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Fonctions du directeur du cabinet médical
Un directeur de cabinet médical, également appelé directeur de cabinet médical, est en charge des tâches administratives d'un cabinet médical et ses principales tâches sont de s'occuper des dossiers des patients, de la paie, des factures et des budgets de bureau, ainsi que d'embaucher et de former du personnel de bureau. . Voici les tâches du responsable du cabinet médical :
- Gérer les finances d'un cabinet ou d'un établissement médical
- S'occuper des affaires au quotidien
- Superviser les routines des patients et du personnel
- Suivi du processus d'inscription des patients
- Garder les informations médicales et du personnel en ordre et à jour
- Améliorer le service à la clientèle et s'assurer que les patients sont heureux
- Planifier, mettre en œuvre et surveiller les politiques et processus du bureau
- S'assurer que les règles fédérales, étatiques et locales sont respectées, y compris les règles OSHA et HIPAA
- Planification des réunions du personnel pour le personnel clinique, non clinique et administratif
- Organiser des entretiens et embaucher des personnes pour un cabinet médical
- Former le personnel médical et faire des bilans de leur travail
Fonctions du directeur du cabinet dentaire
Les tâches d'un directeur de cabinet dentaire consistent à superviser et à soutenir toutes les tâches administratives d'un cabinet dentaire. Ils sont chargés de gérer des éléments tels que les réunions du personnel, les plans, les budgets de bureau et la paie mensuelle. Aussi appelé administrateur de bureau de dentiste ou directeur de bureau. Voici les tâches d'un directeur de cabinet dentaire:
- S'assurer que le bureau fonctionne bien en créant et en gérant tous les processus et pratiques internes
- Maintenir le contrôle financier, la planification du personnel, le grand livre général et le système de facturation de la clinique dentaire.
- Donner des conseils directs aux individus et aux équipes pour s'assurer que tous les employés de bureau offrent un excellent service client.
- Coordonner la mise en œuvre quotidienne des pratiques de bureau qui améliorent la productivité et l'efficacité.
- Répondre de manière opportune et compétente aux problèmes cliniques et opérationnels.
- Développer et exécuter un budget de bureau réussi
- Embaucher, superviser et former de nouveaux employés de bureau
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CV des fonctions de gestionnaire de bureau
Être chef de bureau vous oblige à porter plusieurs casquettes, et il y a de fortes chances que vous ayez mené des entretiens ou fait des choix de recrutement par vous-même. Cela signifie que vous savez déjà combien de temps et de réflexion sont nécessaires pour s'assurer que quelqu'un est un bon candidat pour l'entreprise. Maintenant que vous êtes de l'autre côté de la table d'entretien, utilisez ces directives et exemples pour développer un CV de directeur de bureau qui vous permet d'être embauché.
#1. Rédigez un profil convaincant résumant vos qualifications
Les recruteurs reçoivent généralement de nombreuses candidatures, vous devez donc vous démarquer rapidement. Le résumé personnel vous aide à faire exactement cela. Cette partie de votre CV se place en haut et c'est là que vous listez votre expérience et vos compétences. Recherchez des mots-clés ou des compétences que le responsable du recrutement considère comme indispensables, comme être bon dans Microsoft Office ou avoir une bonne compréhension des lois HIPAA. C'est aussi un bon endroit pour parler de votre expérience de leadership, de la façon dont vous gérez les conflits et de la façon dont vous organisez les choses.
#2. Ajouter une section d'expérience professionnelle axée sur la réussite
Lors de la rédaction de la partie expérience professionnelle de votre CV, vous souhaitez décrire avec précision vos fonctions et responsabilités passées, mais vous devez également garder à l'esprit qui vous écrivez pour le responsable du recrutement. Lorsque vous écrivez vos puces de poste, essayez d'inclure des mots à la mode de la description de poste, comme la façon dont vous avez utilisé un certain logiciel ou la façon dont vous avez traité les plaintes des clients. Pour fournir aux superviseurs d'embauche une meilleure compréhension de votre expérience, y compris des chiffres chaque fois que vous le pouvez, comme le nombre de clients sur le lieu de travail.
#3. Inclure la formation et les certifications pertinentes
Lorsque vous recherchez un emploi en tant que chef de bureau, il est important d'énumérer toute formation ou certification qui fait de vous un bon candidat. Certains emplois exigeront au moins un baccalauréat, tandis que d'autres se soucieront peut-être davantage de la durée de votre expérience dans le domaine. Être un gestionnaire de bureau certifié est un grand avantage, mais d'autres certifications logicielles, ainsi que des certifications SEO et CRM, peuvent démontrer que vous avez des talents supplémentaires qui vous aideront à réussir une fois employé.
#4. Énumérez les compétences et compétences clés pertinentes
La partie de votre CV intitulée « Compétences et compétences clés » doit être une simple liste de points qui montrent ce que vous pouvez apporter au travail. Vous pouvez ajouter à cette liste des compétences techniques et sociales, parfois appelées « compétences générales ». Si vous le pouvez, c'est une bonne idée de lire rapidement la description du poste et d'ajouter des mots-clés et des incontournables qui sont importants pour cette liste. Essayez d'inclure ces compétences fréquemment recherchées si vous ne savez pas quoi écrire.
Quel est le rôle le plus important d'un Office Manager ?
Un directeur de bureau a l'un des rôles les plus importants dans une entreprise. Il ou elle gère les tâches administratives générales, crée des processus qui améliorent l'efficacité, dirige et motive les employés et s'assure que les équipes communiquent entre elles.
Qu'est-ce qu'un résumé professionnel pour un gestionnaire de bureau ?
Gestionnaire de bureau organisé avec d'excellentes compétences pour gérer les fonctions de bureau et diriger le personnel administratif pour répondre aux besoins des cadres. Axé sur la performance et axé sur les objectifs, avec une compréhension approfondie des besoins en matière de négociations de contrats, de budgets, de paie et de commandes de bureau.
Quelle est la différence entre un Office Manager et un Operations Manager ?
Les responsables des opérations doivent avoir une vue d'ensemble et travailler chaque jour pour améliorer tous les éléments de l'entreprise afin d'atteindre les objectifs de l'entreprise. Pendant ce temps, les gestionnaires de bureau sont les personnes qui se mettent en marche, définissant le ton d'un bureau et s'assurant que les membres de l'équipe sont engagés et satisfaits de leur travail.
Quels sont les exemples de gestion de bureau ?
Cela peut impliquer un large éventail de tâches, telles que la mise à jour du bureau, l'entretien du matériel de bureau, la création d'une atmosphère conviviale, la gestion du budget du bureau, l'accueil des visiteurs et des nouveaux employés, la mise en place d'activités dans le bureau. et événements hors site pour le personnel de bureau, et planification.
Quel est l'autre nom d'Office Manager ?
Un gestionnaire de bureau, qui peut également être connu sous le nom d'administrateur de bureau ou simplement d'administrateur, est la personne dans une organisation qui sert de liaison entre l'équipe de direction et le personnel. Les gestionnaires de bureau sont responsables d'un large éventail d'activités, dont certaines comprennent le suivi des livraisons, l'organisation des zones de travail et l'assistance aux cadres au besoin.
Qu'est-ce qui fait un bon gestionnaire ?
Un manager compétent est quelqu'un qui est capable de donner le bon exemple à son équipe et qui sait capitaliser sur ses compétences individuelles pour aider l'équipe à atteindre ses objectifs. Les managers les plus efficaces prennent le temps de connaître les membres de leur personnel et recherchent des méthodes pour les accompagner afin qu'ils puissent donner le meilleur d'eux-mêmes. Il est essentiel de maintenir une communication claire avec votre personnel concernant leurs objectifs, leurs attentes et leurs commentaires à tout moment.
Quelle est la partie la plus difficile d'être un gestionnaire de bureau ?
Se débarrasser des travailleurs.
Ce sera probablement toujours la partie la plus difficile du travail d'un manager, et vous ne devriez jamais trop vous y habituer. Il n'y a pas de moyen facile de contourner celui-ci, et cela ne devient pas plus facile, peu importe combien vous le faites.
Bibliographie
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