Quel que soit votre rôle, la taille des membres de l'équipe ou les tâches sur lesquelles vous travaillez, il est possible que vous pensiez qu'il n'y a jamais de moment idéal pour faire une pause au travail, mais ne laissez pas cela vous retenir. En effet, les employeurs sont conscients et s'attendent à ce que leurs employés aient besoin de s'absenter du travail, mais comme on nous a rarement appris à le faire, cela semble impossible. Cependant, certaines mesures doivent être prises pour à la fois obtenir l'approbation et rester en bons termes avec vos gestionnaires de ressources. Dans cet article, nous parlerons des étapes à suivre lors d'une demande de congé avec des exemples pour vous aider lors de l'utilisation d'un e-mail. Lisez la suite pour en savoir plus sur les étapes à suivre pour créer un délai de demande efficace de la politique.
Qu'est-ce qu'une demande de congé ?
Une demande de congé est une demande écrite d'approbation de votre superviseur pour prendre un jour ou quelques jours de congé. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous pourriez demander officiellement un jour de congé. Par exemple, il peut s'agir d'un congé de maladie, d'un deuil, d'une paternité ou d'une maternité, ou de profiter d'un moment personnel et de vacances.
De plus, une demande de congé peut être congés payés (PTO) ou des congés non payés. Pour les congés payés, vous recevrez votre chèque de paie en dehors du travail, tandis que pour les encours, c'est une durée d'absence du bureau sans salaire. De plus, les lois provinciales du travail régissent parfois l'admissibilité des employés à un minimum de temps libre.
Comment demander un congé
Demander un congé est parfois difficile, ce qui vous laisse avec des inquiétudes comme si votre demande sera acceptée ou refusée. Mais avec un peu de planification et un bon choix de mots, votre demande sera probablement approuvée. Alors, lorsque vous demandez un congé, suivez ces étapes afin de maintenir votre professionnalisme et votre bonne réputation auprès de vos gestionnaires :
- Passez en revue la politique de prise de force de votre entreprise
- Respecter le calendrier de l'entreprise
- Discutez de votre demande avec votre manager
- Envoyer une demande formelle
- Accuser réception de la réponse
De plus, une fois que vous avez rempli votre demande formelle, l'entreprise décide et vous informe si vous pouvez prendre le congé. Si le résultat est positif, il est important de le reconnaître. Vous pouvez rédiger un e-mail de réponse pour remercier votre responsable d'avoir accédé à votre demande. Vous pouvez également demander des éclaircissements et des instructions pour rendre le processus plus transparent pour l'entreprise.
Politique de demande de congé
En tant que gestionnaire, vous êtes tenu responsable d'approuver les demandes d'absence de vos tâches professionnelles. Par conséquent, la rédaction d'une politique efficace de demande de congés aide les employés à éviter toute confusion quant aux jours qu'ils peuvent prendre et à anticiper s'ils bénéficieront de temps d'absence du travail les jours souhaités. Vous devez élaborer une politique de demande de congé qui détaille clairement le processus d'approbation des jours de vacances des employés par l'organisation.
C'est-à-dire qu'une politique de demande de congé est une section du manuel de l'employé d'une organisation qui couvre les lignes directrices pour les employés qui demandent un congé payé ou non payé. Une politique efficace de demande de congé doit détailler clairement les règles d'une entreprise en matière de demande de congé. Les informations généralement incluses dans les politiques courantes de demande de congé incluent :
- Combien de jours de congés non payés ou payés les employés peuvent demander
- Combien de temps à l'avance les employés peuvent soumettre des demandes de congé
- Toutes les dates ou instances spécifiques où les employés ne sont pas autorisés à demander des congés
- Le processus de l'organisation pour décider quels employés reçoivent des congés lorsqu'il y a plusieurs demandes
Comment créer une politique de demande de congé
Vous devez élaborer une politique qui correspond aux besoins, aux objectifs et aux préférences de l'entreprise. Suivez ces étapes pour créer une politique de demande de congé efficace :
#1. Découvrez l'horaire le plus chargé de l'entreprise
L'une des raisons pour lesquelles les entreprises mettent en place des politiques de congés est de s'assurer qu'elles ne manquent pas de personnel les jours de pointe lorsque l'entreprise est occupée. Par exemple, les entreprises de vente au détail peuvent avoir besoin d'employés supplémentaires pour travailler pendant la période des fêtes, lorsque davantage de clients achètent des cadeaux pour leurs proches. Cela signifie que les entreprises auront besoin de plus d'employés pour travailler des heures supplémentaires à la fin du trimestre afin de s'assurer qu'elles respectent certaines allocations.
#2. Savoir combien de temps à l'avance les employés demandent un congé
Vous devez clairement détailler combien de temps à l'avance vous autorisez les employés à demander leur congé. Cela garantit que les chefs de service disposent de suffisamment de temps pour planifier l'absence d'un membre de l'équipe. Le nombre que vous indiquez dans la politique peut dépendre des besoins de l'entreprise, du degré de responsabilité de l'employé et du nombre de jours de congé demandés.
#3. Jours de brouillon et à quelle fréquence les employés prennent des congés
La politique doit également indiquer le nombre de jours de congé que vous accorderez aux employés. Ce nombre peut différer en fonction de facteurs tels que le service de l'employé ou depuis combien de temps il travaille pour l'entreprise. Par exemple, certains membres de l'équipe qui travaillent dans l'entreprise depuis plusieurs années pourraient obtenir plus de jours de vacances au fil du temps. Détaillez le nombre exact que vous pouvez autoriser certains employés à décoller.
#4. Donner des instructions sur comment et où soumettre les demandes
Pour vous assurer que toutes les demandes de congés sont au même endroit pour que les responsables puissent les examiner et les approuver efficacement, écrivez des directives claires et des étapes à suivre par les employés lors de la soumission de leurs demandes. Les endroits où vous pouvez demander aux employés de soumettre des demandes incluent :
- Application de planification horaire : téléchargez une heure application de planification pour que les employés l'utilisent et leur expliquent comment y accéder et enregistrer leurs heures dans le système. Vous devrez peut-être offrir des cours de formation sur la façon d'utiliser ce programme pour vous assurer que les employés demandent des congés correctement.
- E-mail : demandez aux employés d'envoyer leurs demandes de congés par e-mail. La politique peut indiquer les informations que les employés doivent inclure dans le corps de l'e-mail.
- Formulaire numérique ou imprimé : créez un formulaire de demande de congé et distribuez-le sous forme numérique ou physiquement aux membres de l'équipe. Les employés peuvent entrer leur nom, le titre de leur poste, leur service, les dates et les heures auxquelles ils aimeraient être absents et la raison pour laquelle ils demandent un congé. Laissez ensuite un espace sur le formulaire pour que les responsables approuvent ou refusent la demande et la leur renvoient.
#5. Décrivez vos méthodes pour les demandes de congé prolongé
Il pourrait y avoir des exemples d'un moment où de nombreux employés demandent un congé à la fois. Pour éviter de manquer de personnel ces jours-là, vous devez avoir une méthode claire en place pour décider qui doit bénéficier de congés. Avoir un système établi et décrit dans la politique pour garantir aux employés que le moment du processus de sélection est géré équitablement.
#6. Organiser les demandes des employés
Pour assurer aux employés que vous suivez efficacement leurs jours de vacances et que vous n'égarez pas leurs demandes, vous devez établir un processus organisé pour savoir où ces demandes sont stockées et le partager dans la politique. Certains endroits où vous pouvez enregistrer et suivre les demandes des employés et les jours de congé acceptés incluent :
- Feuille de calcul : étiquetez les colonnes avec les noms des employés, les dates de demande de congé et les statuts d'approbation.
- Application de gestion du temps : utilisez un programme de gestion du temps, qui peut organiser automatiquement les demandes de congés et leurs dates et vous les envoyer directement pour approbation.
- Dossier : enregistrez les demandes, dates et autres informations sur les congés des employés dans des dossiers étiquetés sur votre ordinateur pour les consulter et les consulter rapidement en cas de besoin.
Courriel de demande de congé
Un e-mail de demande de congé est l'occasion de demander à votre employeur des dates précises de congé. Par conséquent, un e-mail de demande efficace informe votre employeur de vos plans pour vous assurer que votre travail est terminé ou couvert en plus du moment où vous vous absenterez et retournerez au travail. Vous pouvez rédiger un e-mail de demande clair, concis et informatif qui favorise la communication et la confiance entre vous et votre employeur.
E-mail de demande de congé : comment écrire
Savoir rédiger un e-mail de demande de congé est important car prendre des jours de congé est la clé d'une bonne santé. l'équilibre travail-vie, si vous avez besoin de vous occuper des parties non professionnelles de votre vie ou si vous avez simplement besoin d'une pause. Voici les étapes pour rédiger un e-mail de demande de vacances :
#1. Rédigez une brève ligne d'objet
Une bonne règle de base pour les e-mails professionnels, en général, est que le destinataire doit être en mesure de comprendre le but de l'e-mail avant de l'ouvrir. Alors, écrivez une courte ligne qui indique le but de votre e-mail et les dates que vous souhaitez décoller. Pensez également à écrire votre nom de famille dans la ligne d'objet pour vous assurer que le destinataire peut identifier rapidement qui demande un congé et quand.
#2. Inclure les raisons de l'écriture
Après avoir salué votre destinataire, utilisez la première ligne de votre e-mail pour indiquer directement que vous écrivez pour demander un congé. Vous pouvez utiliser une déclaration si vous avez déjà parlé avec votre superviseur de votre demande.
#3. Ajoutez les dates que vous demandez
Mentionnez les dates que vous envisagez de décoller soit dans la première ligne de votre e-mail, soit dans le premier paragraphe. Assurez-vous que ces dates correspondent à celles que vous avez incluses dans la ligne d'objet. Il est également important d'indiquer le nombre de jours que vous utilisez si votre entreprise applique une politique de congés accumulés.
#4. Mentionnez pourquoi vous prenez un congé (facultatif)
Cette section est facultative si vous souhaitez simplement faire une petite pause du travail ou une journée personnelle. Cependant, s'il y a des problèmes personnels ou des cas justifiant votre attention, le fait de les indiquer peut aider votre superviseur à décider d'approuver ou non votre congé. Cette étape peut aider votre superviseur ou votre employeur à décider d'approuver ou non votre congé.
#5. Discutez de la façon dont vous vous préparez
Assurez-vous d'expliquer à l'avance comment vous vous préparez pour alléger le fardeau de votre absence de l'entreprise. Cela aide à transmettre votre sens du professionnalisme et améliore les chances que votre demande de congé soit approuvée. Dites-leur que vous travaillez avec diligence pour vous assurer que toutes vos affaires professionnelles sont terminées avant votre départ.
#6. Soyez disponible pour les questions
Terminez votre e-mail en permettant à votre employeur ou superviseur de vous contacter pour plus d'informations et pour confirmer la décision de votre demande. Cet élément est une courtoisie professionnelle qui favorise également une communication claire et ouverte entre vous et votre employeur.
E-mail de demande de congé : exemples
Voici quelques exemples d'e-mails de demande de congé pour vous aider à démarrer :
Exemple 1.
Bonjour [nom du superviseur],
Je souhaite demander un congé pour [dates] à cause de [raison].
Mon équipe n'a pas de délais exigeants ni de travail pendant [les dates que vous demandez]. Serait-il acceptable que je parte en vacances alors ? Je serai ravi de discuter de plus amples détails avec vous si vous le souhaitez. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à m'en faire part.
Merci pour votre temps,
[Votre nom]Exemple 2.
Cher [Nom],
J'écris une demande officielle pour avoir [dates] de congé. Je n'ai pas pris de jours de repos depuis le début de l'année, et j'apprécierai si ce sera possible cette fois-ci. résoudre ce problème.
J'ai déjà demandé à Prisca si elle pouvait prendre mes quarts de travail, et elle a promis d'être disponible pour le faire. Elle est formée et adaptée à chaque tâche que je fais. J'ai confiance en sa capacité à gérer cela.
Faites-moi savoir si vous avez des questions ou des préoccupations concernant ma demande. Je suis plus qu'heureux de venir à votre bureau pour en discuter.
Merci et à bientôt,
[Votre nom]Exemple 3
Bonjour (nom),
Merci d'avoir préalablement approuvé ma demande de congé. Mes plans ont changé et je voulais savoir si je pouvais prolonger mon congé de quelques jours jusqu'au (insérer la date).
Je comprends que cela puisse changer les plans, et je suis prêt à faire tout mon possible pour que cela fonctionne. S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous souhaitez en discuter.
Cordialement,
(Votre nom)
Combien de temps à l'avance devez-vous demander un congé ?
Assurez-vous d'informer votre responsable et votre équipe au moins deux à trois semaines à l'avance.
Comment demander un congé sans payer ?
- Un employé soumet une demande écrite de congé sans solde, dans le délai de préavis requis.
- Le gestionnaire ou le superviseur consulte les RH et/ou les chefs de service.
- Le responsable ou les RH approuvent ou refusent la demande.
Puis-je prendre un jour de congé pour des raisons personnelles ?
Vous pouvez utiliser une journée personnelle pour diverses raisons, telles que voter, assister à un rendez-vous chez le médecin ou gérer une urgence familiale.
Bibliographie
- REFINANCER UNE VOITURE : les meilleurs prêts auto et leur fonctionnement
- SUPERVISEUR : Description du poste, tâches et salaire
- AUGMENTATION DE LA LIGNE DE CRÉDIT : comment demander une augmentation de la ligne de crédit
- Lettre de demande de prêt : comment rédiger une demande de prêt au Nigeria
- COMMENT OBTENIR UNE LIMITE DE CRÉDIT PLUS ÉLEVÉE SUR UNE CARTE DE CRÉDIT
