Administrar una asociación requiere mucho trabajo para una posición frecuentemente voluntaria. Como administrador de una asociación, es posible que con frecuencia se sienta sobrecargado de tareas, incluida la ampliación de membresías, la administración diaria, las comunicaciones con los miembros y la gestión del personal. A pesar de sus esfuerzos, muchas asociaciones rara vez logran los resultados deseados. Un promedio del 52% de los miembros están inactivos, según algunas estadísticas del informe de estado de gestión comunitaria 2022. Solo el 11% comparte activamente, mientras que el 7% actúa y responde. Si bien hay varias causas para esto, son solo síntomas de un problema mayor: la mala gestión de la asociación. Dado que COVID-19 ha obligado a que la mayoría de las operaciones se realicen en línea, los sistemas de gestión de asociaciones pueden ayudar a hacerse cargo de la gestión de su asociación.
¿Qué son los Sistemas de Gestión de Asociaciones (AMS)?
La herramienta de administración todo en uno conocida como AMS, o sistemas de gestión de asociaciones, incluye una plataforma para organizar eventos, un creador de sitios web de organizaciones, una base de datos de contactos en línea, un sistema de comunicaciones (correo electrónico) y más.
Si administra alguna asociación, AMS puede eliminar virtualmente todo su trabajo administrativo al:
- Procese rápidamente donaciones, tarifas y pagos en línea.
- Establecer sistemas de pago y recordatorio para el registro de eventos en línea.
- El uso de facturas, correos electrónicos y boletines automatizados mejorará la comunicación con los miembros.
- Cree un sitio web pulido y fácil de crear donde pueda publicar una sección de noticias, anuncios, recursos, directorio de miembros, calendario de eventos y más.
- Mantenga una base de datos de contactos completa, con capacidad de búsqueda y actualizada.
- Cree rápida y fácilmente resúmenes de membresía, análisis e informes financieros.
- Al automatizar muchas más tareas administrativas, su empresa puede ahorrar tiempo y dinero.
Qué buscar en los sistemas de gestión de asociaciones
El AMS que mejor satisfaga las necesidades de su empresa será finalmente la mejor opción.
Comparar posibilidades es bastante simple; sin embargo, debe tener en cuenta los siguientes factores para identificar la mejor opción para usted:
- ¿Hay costos de puesta en marcha? ¿Cuáles son los costos de soporte? ¿Costos de transacción adicionales?
- ¿El sistema es fácil de aprender?
- ¿Qué tan rápido necesita que se configure el software?
- ¿Qué características especializadas necesitarías?
- ¿Requieres integración con otras plataformas, como WordPress o QuickBooks?
- ¿Es seguro el sistema?
¿Cuáles son las características de los sistemas de gestión de asociaciones?
Preste mucha atención a las siguientes características al seleccionar el software de gestión de asociaciones:
#1. Gestión de miembros
Debería poder guardar, modificar y utilizar información sobre sus miembros en la base de datos de contactos de su AMS.
Su sitio web debe actualizar inmediatamente la base de datos con la nueva información cuando se registren nuevos miembros.
Algunos sistemas permiten a los miembros acceder a un portal exclusivo para miembros en su sitio web y actualizar su información, lo que también puede ser útil.
#2. Procesamiento y gestión de pagos
Debería poder recibir y procesar pagos como cuotas de membresía, contribuciones y tarifas de entrada a eventos utilizando su AMS.
Debería poder enviar recibos y recordatorios automáticamente.
#3. Creador de sitios web
Debería poder crear y editar su sitio web utilizando el generador de arrastrar y soltar incluido con su AMS.
Además, su sitio web y su base de datos de contactos deberían funcionar juntos sin problemas.
#4. Correo de propaganda
Debería poder dividir sus listas en función de atributos particulares y enviar correos electrónicos manuales y automáticos a sus miembros (por ejemplo, miembros caducados, que expiran pronto, asistentes a eventos, etc.)
#5. Manejo de eventos
Sus miembros deberían poder ver eventos futuros, registrarse, comprar boletos y recibir notificaciones antes y después del evento.
#6. contabilidad y finanzas
Debe poder realizar un seguimiento de los fondos recibidos y proyectados (cuotas de miembros, obsequios, etc.) y tener una comprensión general de la situación financiera de su empresa.
#7. Informes y análisis
Los informes y KPI que son cruciales para el desarrollo de su empresa deben ser fáciles de obtener (ingresos, asistentes a eventos, nuevos miembros, etc.)
Sistema de gestión de asociaciones Personifys
Las organizaciones líderes centradas en los miembros y orientadas a la misión reciben software empresarial y soluciones de servicio de Personificar, lo que les permite aumentar el valor de los miembros a través de la mejor tecnología de su clase y las mejores prácticas de la industria.
¿Está buscando un socio comprometido y compasivo para apoyar su desarrollo? Personify puede personalizar, combinar y modificar sus soluciones de experiencia comunitaria para adaptarse a sus demandas cambiantes y promover lazos más fuertes dentro de su vecindario. Disfrutan escuchando y nada los hace más felices que fortalecer los lazos que sustentan su éxito.
Los mejores sistemas de gestión de asociaciones
#1. salvajealbaricoque
Todos los días, WildApricot ayuda a miles de asociaciones a administrar a sus miembros.
Una aplicación móvil, un directorio de miembros, una sección exclusiva para miembros, un sistema de pago automatizado para miembros y un creador de sitios web de arrastrar y soltar son algunas de las características. Debido a la API abierta de WildApricot y la conectividad de WordPress y Quickbooks, puede adaptar el programa para satisfacer sus demandas únicas.
- Los precios comienzan en $ 48 / mes
- Plan básico gratuito
- Prueba gratuita para 30
#2. Comercio de MC
El software de administración de membresía todo en uno MC Trade de MemberClicks está diseñado para asociaciones comerciales y cámaras de negocios. Tiene amplias bases de datos de miembros, sistemas de contabilidad automáticos e informes detallados. Para ayudarlo a aprovechar al máximo el AMS, MemberClicks también brinda capacitación sobre el sistema.
- Precios disponibles a pedido
- Demostración disponible a pedido
#3. MC Profesional
La solución ideal para asociaciones profesionales es MC Professional de MemberClicks. Sus características están orientadas a atraer nuevos miembros, aumentar las tasas de retención de miembros y automatizar las actividades de administración de membresía. Además, es una opción fantástica para organizaciones que organizan numerosos eventos.
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#4. Trescientos sesenta
Uno de los principales proveedores de soluciones digitales para asociaciones, organizaciones benéficas y grupos de salud y bienestar es ThreeSixty de Personify. Algunas de las asociaciones más importantes de los EE. UU., como la YMCA, la Asociación de Alzheimer y la Asociación Nacional de Directores de Escuelas Secundarias, las utilizan para la gestión de asociaciones.
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#5. 123Registrarse
El software de administración de asociaciones de 123Signup tiene muchas capacidades que pueden automatizar su membresía. Mantener un registro de las finanzas, registros, encuestas, donaciones y créditos educativos de su organización es esencial.
- Tarifa de instalación de $299 + una de dos opciones:
- $49-$189 por mes + $0.30-$0.35 por miembro
- $1.50 + 2% por transacción
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#6. Euclides ClearVantage
Con más de 25 módulos para membresía, eventos, productos/inventario, certificados, documentos, recaudación de fondos, finanzas y más, ClearVantage de Euclid es un sistema integral de administración de asociaciones. Facilitan la visualización de una imagen completa de cada miembro, incluidos sus pasatiempos, comportamiento anterior, compras, etc.
- Tarifa de instalación de $ 10,000, los planes comienzan en $ 1,075 por mes
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#7. Exware
Exware es un programa sencillo de administración de asociaciones que ofrece una tonelada de funciones, como ofertas de trabajo, páginas de donaciones con objetivos de campaña, boletines electrónicos con estadísticas disponibles, un módulo de anuncios clasificados y más.
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Empresas de software de gestión de asociaciones
Las empresas de gestión de asociaciones (AMC) son organizaciones con fines de lucro que supervisan las asociaciones para apoyar su expansión y éxito. Las sociedades profesionales, asociaciones comerciales, organizaciones sin fines de lucro y filantrópicas pueden administrar con éxito sus operaciones diarias y promover sus objetivos a largo plazo gracias a su experiencia, mano de obra y recursos. Los AMC brindan a las asociaciones altos niveles de experiencia y responsabilidad para que puedan seguir elevando el valor y la relevancia de su organización para los miembros.
El enfoque AMC permite que todos los servicios se adapten a ciertos objetivos. Los AMC utilizan recursos compartidos entre múltiples clientes de asociaciones para aumentar los medios y las capacidades, incluida la membresía, el marketing, las finanzas y otras áreas, ya sea que su organización sin fines de lucro esté buscando una administración de servicio completo o servicios específicos, como planificación estratégica, desarrollo de membresía, comunicaciones y más.
Las organizaciones sin fines de lucro pueden beneficiarse enormemente del conocimiento y la experiencia de los miembros del Instituto AMC. Instituto AMC A través de las mejores prácticas probadas en el tiempo, los AMC ofrecen una gran cantidad de experiencia en administración de asociaciones. Tienen habilidades y conocimientos extensos y variados porque supervisan múltiples asociaciones.
Los AMC son una excelente opción para administrar muchas organizaciones benéficas porque ofrecen a sus clientes flexibilidad, agilidad y beneficios financieros inigualables.
El trabajo con los AMC se puede realizar principalmente de dos maneras:
#1. Servicio completo:
Muchos AMC actúan como la sede de la organización, brindando un ejecutivo experimentado para trabajar con una combinación única de otros recursos de personal de AMC, administrando las operaciones diarias, apoyando a los miembros y sirviendo como la cara pública de la organización, todo con miembros del personal que son expertos en las áreas críticas de gestión y operaciones de asociaciones que son cruciales para el éxito.
Retener un AMC puede dar como resultado un mayor poder adquisitivo, una mayor productividad de los empleados y una disminución de los costos generales, que son importantes en esta economía. Los AMC brindan administración llave en mano para todas las áreas operativas, incluidas las operaciones diarias, la membresía, el marketing y la creación de políticas (incluido el personal, el espacio de oficina, el equipo, los contratos, las tecnologías y los servicios para miembros).
#2. Servicios externalizados:
Debido a que los AMC brindan escalabilidad del servicio (empleados y recursos donde y cuando sea necesario), las empresas con frecuencia prefieren una estrategia subcontratada. Los miembros del personal de AMC trabajan como una extensión del personal para ayudar a satisfacer las necesidades únicas de un cliente porque son expertos en servicios de administración de asociaciones. AMC puede externalizar la gestión ejecutiva, administrativa y financiera, la planificación estratégica, el desarrollo de miembros, los asuntos públicos y el cabildeo, la educación y el desarrollo profesional, la investigación estadística, la gestión de reuniones y los servicios de marketing y comunicación.
Beneficios de Empresas de software de gestión de asociaciones
Los AMC brindan una amplia gama de ventajas y beneficios, tales como:
Beneficios operativos y de personal:
- personal y servicios personalizados
- amplia gama de experiencia
- Mejor asignación de personal y recursos Gestión diaria y continua del personal
- Mejores prácticas probadas en gestión y herramientas y recursos de primer nivel
Beneficios financieros/comerciales:
- ganancias en eficiencia del uso de recursos compartidos
- mayor poder adquisitivo
- menor riesgo comercial
Beneficios a largo plazo:
- Mayor satisfacción de los miembros como resultado del profesionalismo y la capacidad de respuesta del personal Libertad de las operaciones diarias para mantener el enfoque de las juntas en la misión y la estrategia
- Incluyendo tácticas y conceptos de vanguardia.
- Escalabilidad para permitir la futura expansión o contracción de la organización
Conclusión
El AMS que elija afectará su productividad, la experiencia de membresía y la expansión de su organización. El presupuesto, el tamaño anticipado de la membresía y la voluntad de pagar tarifas de instalación o transacción son factores importantes a considerar.
También puede pensar en trabajar con una empresa de administración de asociaciones si tiene un presupuesto considerable y prefiere un enfoque más no intervencionista.
Sistema de gestión de asociaciones Preguntas Frecuentes
¿Qué hace el software AMS?
El software de gestión de organizaciones, o AMS para abreviar, es una herramienta de gestión integral que incluye una plataforma para organizar eventos, un creador de sitios web de asociaciones, una base de datos de contactos en línea, herramientas de comunicación (correo electrónico) y más.
¿Qué son los Sistemas de Asociación?
Los sistemas de asociación son colecciones o tractos de fibras nerviosas que conectan numerosas partes de una sola subdivisión del sistema nervioso central, como las diversas regiones de la corteza cerebral o los diversos segmentos de la médula espinal.
¿Es AMS un sistema ERP?
La plataforma Microsoft Dynamics AX es la base de la solución de software de planificación de recursos empresariales (ERP) conocida como software de fabricación avanzada (AMS).
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Referencias
