La mayoría de las empresas no están operando de manera óptima debido a varias razones, entre las cuales es clave mantener registros adecuados. Básicamente, podría referirse al mantenimiento de registros adecuado como la columna vertebral de cualquier empresa comercial.
Por lo tanto, como propietario de un negocio, si el mantenimiento de registros no ha sido una rutina, también puede decir adiós al crecimiento o expansión de ese negocio.
Pero supongo que no tiene idea de lo que realmente implica el mantenimiento de registros. Bueno, eso estará fuera de la mesa en los próximos minutos, ya que discutiremos en profundidad, cada detalle que necesitaría para comprender completamente este concepto.
Así que siéntate y disfruta del viaje...
Importancia del mantenimiento de registros
Los registros se mantienen por varias razones, algunas de las cuales incluyen;
#1. TOMA DE DECISIONES
Este es un proceso muy esencial en cualquier negocio. Literalmente, juega un papel importante al tratar de dirigir su negocio en esta dirección. Y por lo tanto, requiere toda la información disponible (pasada o presente).
Imagine un escenario en el que se va a tomar una decisión sobre las proyecciones de venta o la maximización de ganancias, y la información necesaria para tomar esa decisión adecuadamente no está disponible. Hace que el proceso de decisión sea más tedioso.
Así que confía en mí cuando digo que esto no es algo con lo que quieras bromear.
#2. PROPÓSITOS DE LA PLANIFICACIÓN
Antes de la planificación, los registros se utilizan como puntos de referencia. La planificación suele basarse en los datos y la información disponibles.
Por lo tanto, si están en juego los registros adecuados, es mucho más fácil ejecutar cualquier plan que se pretenda. Esto se debe a que los registros brindan conocimientos previos de lo que implicará exactamente el proceso de planificación. La planificación no es factible sin información.
#3. PROPÓSITOS FUTURISTAS
Los registros se mantienen para que puedan ser consultados en el futuro. Tal como se mencionó anteriormente, en la planificación y la toma de decisiones, los registros también proporcionan un criterio para la elaboración de presupuestos, los pronósticos de ventas, la realización de proyecciones y la investigación.
Además, las personas interesadas en una empresa, como inversionistas, acreedores, gobierno, empleados, etc., siempre revisan los registros. Esto es para tomar decisiones informadas o entrar en un contrato con ellos.
#4. FINES DE REFERENCIA
Tener una base de datos muy buena, donde los datos se almacenan correctamente, hace que sea fácil recuperarlos cuando sea necesario. Por ejemplo, cuando las empresas quieren presentar sus declaraciones de impuestos, necesitan tanta información como sea posible para llegar a las cifras adecuadas para el cálculo del impuesto a pagar.
Además, incluso cuando se va a realizar una auditoría independiente, se espera que el auditor revise casi todos los registros disponibles, de modo que pueda emitir un juicio informado sobre la veracidad y equidad de la información. Estado financiero bajo revisión.
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Sin embargo, además de usarse como referencia, también se pueden usar para proporcionar antecedentes de la entidad comercial y las operaciones.
Además, la mayoría de las grandes empresas rinden cuentas de mayordomía después de cada ejercicio. Esta cuenta es una recopilación de todos los registros de la empresa desde el inicio hasta el final del ejercicio y las proyecciones futuras. Por lo general, se presenta en la Junta General Anual a los accionistas de la empresa.
Entonces, habiendo conocido algunas de las razones por las que esto es inevitable, enumeremos algunos de los registros esenciales que cualquier empresa comercial debe poseer para un funcionamiento óptimo.
Registros esenciales para cualquier negocio
La mitad del tiempo, hacer un seguimiento de las actividades de su negocio puede ser muy engorroso. A menudo atribuimos esto al estrés de lidiar con números. Entonces, a la larga, evadir todo el proceso se convierte en la única opción.
Bueno, si tiene que evadir algo, solo asegúrese de eliminar lo siguiente de la lista. Puede ser desastroso para cualquier negocio no tener estos registros en juego.
#1. LIBROS DE CUENTA
Los libros de contabilidad son muy esenciales aunque sean relativos. En otras palabras, los registros aquí generalmente dependen del tipo de organización. Sin embargo, independientemente del tipo de operaciones comerciales, la documentación de las transacciones financieras es bastante vital. Es la única manera de medir el progreso de cualquier negocio.
Parte de la documentación bajo esta categoría incluiría libros de caja, facturas, extractos bancarios, tarjetas de existencias, libros de inventario, carta de porte, notas de flete, detalles de activos, etc.
#2. REGISTROS DE OPERACIONES COMERCIALES
Debe documentarse cómo se ejecutan las actividades de cualquier negocio. Esto incluye trabajos en papel como el memorando y artículo de asociación. Literalmente controlan las actividades del negocio, por lo tanto, deben mantenerse adecuadamente.
#3. REGISTROS DE ACTIVIDADES DEL NEGOCIO
A veces, las empresas se involucran en actividades que están fuera del alcance de su negocio. Tales actividades podrían incluir deportes, caridad, responsabilidad social corporativa, servicios humanitarios para ayudar a sus comunidades anfitrionas. Estas actividades deben tomarse un registro adecuado y mantenerse para fines futuristas.
Sin embargo, además de lo anterior, también se deben llevar registros de las partes de una empresa. Estas partes a menudo incluyen; inversionistas, acreedores, autoridades gubernamentales, empleados, accionistas y otros.
Propiedades de registros
En general, los registros deben ser;
- Bien organizado
- Fácil de entender y leer.
- Transmitir toda la información necesaria.
- Palmacenado correctamente para evitar pérdidas de información
- Uactualizado de vez en cuando
- Un criterio para la toma de decisiones futuras.
¿Qué es llevar registros y por qué es importante?
El proceso de mantener registros implica ingresar transacciones y acontecimientos en un sistema de contabilidad. El mantenimiento de registros es uno de los principios fundamentales de la contabilidad, ya que los conceptos de contabilidad dependen de registros precisos y detallados.
¿Cuáles son las cinco razones principales para conservar registros?
Cualquier sistema para conservar registros debe ser muy sencillo, preciso, confiable, fácil de usar y consistente con los supuestos subyacentes. Mantener registros precisos es esencial para la capacidad de la empresa de cumplir con sus obligaciones financieras, así como para proporcionar datos sobre los cuales se pueden tomar futuras decisiones comerciales.
¿Qué tres objetivos busca lograr la grabación?
Se puede controlar el número y calibre de los registros. Simplificar los procesos, métodos y actividades involucradas en el mantenimiento y uso de registros. Usando un inventario de registros, determine qué registros están disponibles. Aplique los tiempos de retención requeridos a las cosas que se almacenan.
¿Cuál es el objetivo principal del mantenimiento de registros en el trabajo?
Mantener registros precisos puede mejorar la forma en que realiza negocios. Mantener registros precisos puede servir como evidencia de que ha tomado decisiones bien pensadas y ha tomado las medidas necesarias. En caso de que lo interroguen o confronten, los registros sirven como su defensa. Corres el peligro de no tenerlos.
¿Cómo funcionan los registros?
Las vibraciones sonoras producidas por la rotación de un disco se transforman en impulsos eléctricos. Los amplificadores electrónicos reciben estas señales. Los amplificadores eléctricos provocan vibraciones y los altavoces amplifican y amplían el sonido resultante.
Conclusión
Con todo lo que hemos tenido en cuenta, creo que ahora es seguro decir que ningún negocio tendría éxito sin llevar los registros adecuados.
Preguntas Frecuentes
¿Cuáles son los 2 tipos de mantenimiento de registros?
El mantenimiento de registros manual y el mantenimiento de registros computarizado (o automatizado) son los dos métodos básicos para llevar registros comerciales.
¿Cuáles son ejemplos de registros?
Algunos ejemplos son documentos, libros, papel, registros electrónicos, fotografías, películas, grabaciones de sonido, bases de datos y otras compilaciones de datos, así como otros materiales, independientemente de su forma física o características.
¿Cuáles son las tres importancias del mantenimiento de registros?
Determina tus fuentes de ingresos. Hacer un seguimiento de sus gastos deducibles es una buena idea. Lleve un registro de la base de su propiedad. Asegúrese de que sus declaraciones de impuestos estén completas.
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