La cantidad de datos disponibles para nosotros ha crecido, al igual que el potencial de error. Como resultado, confiamos en la limpieza de datos para mejorar la eficiencia de nuestros procedimientos de gestión de datos. La limpieza de datos mejora la calidad y la relevancia de los datos al disminuir las inconsistencias, eliminar errores y permitir que las empresas tomen decisiones informadas y precisas. En esta publicación, aprenderá los fundamentos de la limpieza de datos, por qué es importante para su negocio y cómo comenzar con un proceso de limpieza de datos.
¿Qué es la limpieza de datos?
La limpieza de datos, también conocida como depuración o limpieza de datos, es el acto de localizar y eliminar errores, incoherencias, duplicaciones y entradas faltantes de los datos para mejorar la coherencia y la calidad de los datos.
Si bien las empresas pueden tomar medidas proactivas para garantizar la calidad de los datos durante la etapa de recopilación, aún puede ser ruidoso o sucio. Esto podría deberse a una variedad de problemas, que incluyen:
- Duplicaciones causadas por muchas fuentes de datos no relacionadas
- Faltas de ortografía y discrepancias en la entrada de datos
- Datos o campos incompletos o faltantes
- Puntuación incorrecta o símbolos que no cumplen
- Datos que no están actualizados
La limpieza de datos aborda estos problemas y purifica los datos utilizando una variedad de enfoques para garantizar que satisfagan los criterios comerciales.
Uso de limpieza de datos
Aunque la limpieza de datos se discute con frecuencia en el sector profesional, es crucial tanto para las organizaciones como para las personas.
Purificación de datos para personas físicas
Las personas pueden acumular una gran cantidad de información personal en sus computadoras en un período de tiempo relativamente corto. La información de la tarjeta de crédito o bancaria, la información fiscal, las fechas de nacimiento y los nombres legales, la información de la hipoteca y otra información se pueden guardar en su computadora en numerosas carpetas. Si tiene una copia digital de su T4, por ejemplo, ¡hay mucha información en unas pocas páginas!
Las personas requieren una limpieza de datos ya que toda esta información puede volverse abrumadora. Puede ser difícil encontrar la documentación más reciente. Es posible que tengas que revisar docenas de archivos antiguos antes de encontrar el más reciente. ¡La desorganización puede causar frustración e incluso la pérdida de documentos!
La limpieza de datos garantiza que solo tenga los archivos más recientes y los documentos vitales, para que pueda encontrarlos fácilmente cuando los necesite. También garantiza que no tenga información personal confidencial en su computadora, lo que puede representar un problema de seguridad.
Servicios de limpieza de datos para empresas
Las empresas suelen guardar una gran cantidad de información personal: información comercial, información de los empleados y, a veces, incluso información de consumidores o clientes. Las empresas, a diferencia de las personas, deben asegurarse de que la información personal de numerosas personas y organizaciones se mantenga segura y estructurada.
Todos se benefician de tener información precisa. Es fundamental tener la información actualizada de los empleados. Es beneficioso tener la información correcta del cliente para que pueda conocer mejor a su público objetivo y contactarlos si es necesario. Tener la información más actualizada y correcta lo ayudará a aprovechar al máximo sus esfuerzos de marketing.
La limpieza de datos también es crucial, ya que mejora la calidad de los datos y, como resultado, la productividad general. Cuando limpia sus datos, se elimina toda la información obsoleta o errónea, dejándole solo los mejores datos. Esto elimina la necesidad de que su equipo revise innumerables documentos obsoletos y ayuda al personal a aprovechar al máximo sus horas de trabajo.
Tener información precisa también ayuda a reducir algunos costos inesperados. Por ejemplo, puede imprimir información inexacta en membretes firmes, ¡solo para descubrir que debe descartarse una vez que se descubre la inexactitud! Los errores constantes en su trabajo podrían dañar la reputación de su empresa.
¿Por qué es importante la limpieza de datos?
La limpieza de datos regular y organizada puede tener consecuencias de largo alcance para una organización.
#1. Evite errores costosos.
La limpieza de datos es la forma más efectiva de reducir los costos que surgen cuando las organizaciones están ocupadas procesando errores, corrigiendo datos erróneos o solucionando problemas. Por ejemplo, garantizar que las entregas se realicen en la dirección correcta la primera vez y así evitar costosas reentregas.
#2. Haga que los datos estén disponibles de varias maneras.
La limpieza de datos allana el camino para una gestión exitosa de datos de consumidores multicanal. La precisión en los datos del cliente, incluidos los canales telefónicos, postales y de correo electrónico, permite que su estrategia de contacto se ejecute con éxito en todos los canales.
#3. Impulsar la adquisición de clientes
Las organizaciones con datos bien mantenidos están mejor posicionadas para generar listas de prospectos basadas en información precisa y actualizada. Como resultado, sus actividades de adquisición e incorporación se vuelven más eficientes.
#4. Facilitar la toma de decisiones
Los datos limpios son esenciales para un proceso de toma de decisiones transparente. Los datos precisos permiten MI y otros análisis esenciales, que a su vez brindan a las organizaciones los conocimientos que necesitan para tomar decisiones acertadas.
#5. Impulsar la productividad del equipo interno
La limpieza de datos también es importante, ya que aumenta la calidad de los datos, lo que conduce a una mayor productividad. Cuando se eliminan o corrigen los datos inexactos, las organizaciones se quedan con información de alta calidad, lo que significa que su personal no pierde el tiempo leyendo datos irrelevantes e incorrectos.
Limpieza de datos: guía paso a paso
Una herramienta de limpieza de datos puede automatizar la mayor parte del programa general de limpieza de datos de una empresa, pero es solo un componente de una solución continua de limpieza de datos a largo plazo. Aquí hay un resumen rápido de los pasos que deberá seguir para asegurarse de que sus datos estén limpios y utilizables:
Paso 1. Determinar los campos de datos críticos
Las empresas ahora tienen más datos que nunca, pero no todos tienen el mismo valor. La primera etapa en la limpieza de datos es determinar qué tipos de datos o campos de datos se requieren para un proyecto o actividad específicos.
Paso 2. Reúna los datos
Tras la identificación de los campos de datos apropiados, los datos contenidos en ellos se recopilan, clasifican y ordenan.
Paso 3. Eliminar valores duplicados
Después de la recopilación de datos, comienza el proceso de rectificación de inexactitudes. Los valores duplicados se detectan y eliminan.
Etapa 4. Tratar con valores vacíos
Las herramientas de limpieza de datos buscan valores faltantes en cada campo y luego pueden completar esos valores para crear una recopilación de datos completa y eliminar las lagunas de información.
Paso #5. Haga que el proceso de limpieza sea más consistente
Para ser efectivo, un proceso de limpieza de datos debe estandarizarse para que pueda repetirse fácilmente para mantener la coherencia. Para hacerlo, es necesario decidir qué datos se utilizan con mayor frecuencia, cuándo se requerirán y quién será responsable de administrar el proceso. Finalmente, debe decidir con qué frecuencia necesitará limpiar sus datos. ¿A diario? ¿Semanalmente? ¿Mensual?
Paso #6. Revisar, ajustar y repetir
Reserve algo de tiempo cada semana o mes para repasar el procedimiento de limpieza de datos. ¿Qué ha demostrado ser efectivo? ¿Dónde se pueden hacer mejoras? ¿Hay fallas o defectos visibles que parecen estar presentes? Incluya en la reunión a miembros de varios equipos afectados por la limpieza de datos para obtener una imagen completa del proceso de su empresa.
La calidad de los datos se está convirtiendo cada vez más en un objetivo estratégico de toda la empresa que involucra a especialistas de todos los departamentos, y un sólido programa de limpieza de datos es un componente de ese esfuerzo mayor. Trabajar como un equipo deportivo es un gran método para demostrar los principales aspectos necesarios para superar cualquier dificultad de calidad de datos. Lucharás por lograrlo si solo entrenas y practicas por tu cuenta, al igual que en los deportes de equipo. Para ser efectivos como equipo, deben entrenar juntos.
¿Con qué frecuencia debe realizar la limpieza de datos?
El procedimiento de limpieza de datos generalmente se completa de una vez y puede llevar mucho tiempo si la información se ha estado acumulando durante años. Es por eso que la limpieza de datos debe realizarse regularmente.
La frecuencia con la que las organizaciones deben limpiar está determinada por una serie de criterios, incluido el volumen de datos que conservan. También es crucial no limpiar con demasiada frecuencia, o desperdiciará recursos haciendo cosas que no son necesarias.
Métodos y consejos para la limpieza de datos
Es posible que se pregunte cómo comenzar el proceso de limpieza de datos ahora que comprende qué es y por qué es tan vital. Cuando se trata de la limpieza de datos, no hay una "talla única". Sus procedimientos de limpieza de datos estarán determinados con frecuencia por el tipo de datos que tenga. Sin embargo, aquí hay algunos consejos generales para que pueda comenzar.
#1. Examine sus datos
La limpieza de datos de una sola base de datos, como una hoja de cálculo del lugar de trabajo, es típica de la limpieza de datos. Si sus datos ya están organizados en una base de datos o en una hoja de cálculo, puede analizar rápidamente cuántos datos tiene, qué tan fácil es comprenderlos y qué puede o no necesitar actualizarse. Si sus datos ahora están dispersos en su computadora en varios archivos, querrá ensamblarlos para poder comenzar a evaluarlos como un todo.
Brendan Bailey de Towards Data Science proporciona varias preguntas básicas de evaluación de datos, que incluyen:
- ¿Mis datos parecen tener sentido?
- ¿Hay duplicados y, de ser así, son aceptables?
- ¿Tienen sentido los datos numéricos?
- ¿Hay errores ortográficos o números que no deberían estar ahí?
Esta evaluación preliminar podría ayudarlo a determinar cuánto trabajo se requiere. Si ve que todos sus datos son de 2005, ¡es posible que tenga mucho trabajo por delante! Sin embargo, si solo encuentra algunas cifras desactualizadas y uno o dos errores ortográficos, una breve actualización puede ser suficiente.
#2. Limpiar datos en una hoja de cálculo separada
Antes de realizar cambios, haga una copia de su hoja de cálculo y realice cualquier cambio en la copia en lugar del original. ¡Esto es para protegerlo a usted y a su información en caso de que cometa un error! Cuando se trabaja con información comercial o empresarial, un solo error puede tener consecuencias catastróficas.
Una vez que haya eliminado todos los errores y limpiado todos sus datos e información, puede transferir sus secciones revisadas a su hoja de cálculo original. Puede que te lleve algo más de tiempo y esfuerzo, pero valdrá la pena para tu tranquilidad y comprobar que tus esfuerzos no han sido en vano.
#3. Utilizar funciones
¡Puede ser imposible borrar manualmente cada dato inexacto o obsoleto! ¡Utilice funciones en su hoja de cálculo y deje que su aplicación haga el trabajo por usted! Si está utilizando Microsoft Excel, hay numerosas "funciones" para elegir que realizarán algunas de las limpiezas por usted.
Como se demuestra en el video anterior, "eliminar duplicados" es una función de Excel. Esta función solo es aplicable a las columnas basadas en texto. Si inadvertidamente ingresa la misma información de empleado o contacto dos veces, la herramienta "eliminar duplicados" puede escanear la columna y eliminar todos los duplicados por usted.
#4. Utilice el software de limpieza de datos.
Si no está seguro de cómo limpiar adecuadamente sus datos pero necesita desesperadamente una buena limpieza, ¡hay un software de limpieza de datos disponible para ayudarlo! El software no es gratuito, pero puede valer la pena para las personas que no tienen el tiempo o el conocimiento para realizar procesos de limpieza por su cuenta.
¿Cómo puede ayudarle la gestión de datos?
Las empresas e incluso las personas suelen tener dificultades para limpiar sus datos porque los dejan demasiado tiempo. Los datos pronto pueden convertirse en un revoltijo, lleno de errores numéricos y ortográficos, duplicaciones innecesarias y datos confusos y desactualizados que no está seguro de cómo llegaron allí en primer lugar.
La gestión de datos puede hacer que el proceso de limpieza de datos sea considerablemente más eficiente. Es la creación e implementación de procesos, arquitecturas, políticas, prácticas y procedimientos para gestionar la información de una organización. La gestión de datos abarca una amplia gama de temas, que incluyen:
- Administración de DB
- Seguridad de los datos
- Almacenamiento de documentos y registros.
- Administración de registros
- ¡Intercambio de datos y más!
Cuando tiene buenos métodos de administración de datos, es mucho menos probable que sus archivos se llenen de información incorrecta o desactualizada. Trabajar con un proveedor de administración de datos puede ayudarlo a administrar correctamente su información durante todo su ciclo de vida.
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Referencias
