Una fotocopiadora es un equipo esencial para la mayoría de las pequeñas empresas. La máquina puede copiar archivos originales, producir materiales de marketing en masa y crear documentos de empleados a granel. Sus requisitos específicos de copia, incluido el tipo de papel, deben guiar el proceso de compra para garantizar que logre un equilibrio entre el costo y las características de la copiadora. Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre una copiadora y cómo tomar decisiones de compra.
¿Qué es una copiadora?
Una copiadora, también conocida como fotocopiadora o fotocopiadora, crea copias en papel de los documentos. La mayoría de las fotocopiadoras emplean xerografía, un proceso de impresión en seco que emplea cargas electrostáticas para transferir el tóner al papel en la misma posición que el documento original, que luego se une mediante calor y presión. Las copiadoras digitales modernas suelen incluir un escáner integrado y una impresora láser (que también utiliza un método de impresión xerográfica), aunque algunas pueden incluir un escáner integrado y una impresora de inyección de tinta. Para producir copias en blanco y negro, las fotocopiadoras estándar suelen utilizar tóner negro, pero también hay disponibles fotocopiadoras a color.
¿Qué es un papel de copiadora?
El papel para fotocopiadoras es un papel delgado y de alta calidad diseñado para usarse con fotocopiadoras, impresoras y otras máquinas de oficina.
Por lo general, se vende en resmas de 500 o 1,000 hojas y está disponible en una variedad de tamaños. A4 y A3 son dos de los tamaños más comunes.
¿Cuál es el propósito del papel de copiadora?
El papel de fotocopiadora se utiliza principalmente para imprimir documentos como memorandos, informes, cartas y otra correspondencia. También es útil para imprimir folletos, presentaciones y otros materiales de marketing.
El papel de fotocopiadora se utiliza para hacer copias (¡de ahí el nombre de papel de fotocopiadora!). Los fabricantes crean papel para fotocopiadoras para resistir el calor y la presión de las fotocopiadoras. Esto asegura que el producto final sea claro y fácil de leer.
Algunos artistas incluso utilizan papel de fotocopiadora como medio de dibujo o esbozo.
Directrices sencillas para comprar el mejor papel para fotocopiadoras
Hay algunas cosas a tener en cuenta al comprar papel para fotocopiadoras.
Tenga en cuenta el peso y el brillo del papel. El papel más pesado (91-121 gsm) es preferible para imprimir documentos o materiales importantes utilizados en presentaciones o materiales de marketing.
El brillo del papel se refiere a lo blanco que es. Los números más altos representan un blanco más brillante. Un nivel de brillo de 92 o 94 es adecuado para la mayoría de las tareas diarias.
Las mejores fotocopiadoras para pequeñas empresas
Como una pequeña empresa con 100 empleados o menos, necesita una copiadora multifunción que satisfaga las necesidades de su organización, sea confiable y tenga un precio dentro de su presupuesto.
Tal vez se haya puesto en contacto con un distribuidor o fabricante local de fotocopiadoras y haya reducido sus opciones a los dispositivos que recomiendan. O tal vez recién está comenzando su búsqueda y desea estar más informado antes de hablar con un proveedor. Estas son las mejores opciones de fotocopiadoras para su pequeña empresa.
La mejor copiadora de oficina a color para pequeñas empresas
#1. Canon imageRUNNER ADVANCE DX C5840i
La imageRUNNER ADVANCE DX C5840i de Canon es la mejor de su clase, con una confiabilidad excepcional que no tiene rival en otras marcas. No sorprende que Canon sea el líder mundial en el mercado de soluciones de impresión. Este dispositivo tiene un sólido conjunto de características, lo que lo convierte en una excelente opción para oficinas pequeñas y medianas.
#2. Ricoh IM C4500
La Ricoh IM C4500 se destaca con nuevas funciones y mejoras para aumentar la productividad. No hay mejor ejemplo que la nueva interfaz intuitiva diseñada por Android. No sorprende que Buyer's Lab recomiende este dispositivo para grupos medianos y grandes; sin embargo, un grupo de trabajo más pequeño puede encontrar que la máquina es un poco más robusta de lo necesario.
#3. Sharp MX-4071
Una opción fantástica para grupos de trabajo pequeños y medianos. Los usuarios pueden esperar una mayor eficiencia con el tiempo con mayor confiabilidad y velocidades rápidas. Sharp es conocido por su mantenimiento fácil de usar y sus guías simples para ayudar a mantener las máquinas en funcionamiento, como las guías de límite de papel en los cajones para evitar atascos. Las secciones se pueden quitar fácilmente para recuperar el papel si hay un atasco. Aunque la calidad de imagen es buena, esta no es la mejor máquina para imprimir materiales de marketing.
#4. Canon imageRUNNER ADVANCE DX C3830i
El C3830i tiene una reputación de confiabilidad, así como una variedad de funciones que mejoran la productividad. Los usuarios apreciarán la facilidad de uso proporcionada por el gran panel de pantalla táctil y la interfaz intuitiva. Además, los videos de mantenimiento en pantalla muestran a los usuarios cómo realizar tareas simples, como reemplazar el tóner.
#5. Copiadora CS 3253ci
Con solo un error de alimentación en 125,000 3253 trabajos, el CS XNUMXci demuestra ser un dispositivo altamente confiable y una opción general sólida. Se ha demostrado que el color es muy efectivo y los altos rendimientos significan que podrá imprimir durante más tiempo que la máquina promedio antes de necesitar más tóner. El panel de control de navegación de la máquina se queda un poco corto. En este sentido, la tecnología parece estar a la zaga de sus competidores.
La mejor copiadora monocromática de oficina para pequeñas empresas
#1. Canon imageRUNNER ADVANCE DX 4735i
La DX 4735i de Canon es una excelente opción para grupos de trabajo/oficinas pequeñas y medianas que no requieren salida en color. Esta impresora multifunción no es tan rápida como algunos modelos a 35 páginas por minuto, pero lo compensa con su confiabilidad.
#2. Impresora multifunción HP LaserJet Enterprise M725dn
Si su grupo de trabajo de oficina de tamaño pequeño a mediano requiere impresiones de tamaño de libro mayor pero tiene un presupuesto ajustado, este HP es una excelente opción. Buyer's Lab califica esta máquina constantemente alta en todos los ámbitos y a un precio razonable en comparación con modelos comparables.
#3. konica minolta bizhub 360i
El 360i es un dispositivo multifunción en blanco y negro fácil de usar que es ideal para grupos de trabajo pequeños y medianos. El alto tiempo de actividad de esta máquina se debe a su alta confiabilidad y procedimientos de mantenimiento simples. Sin embargo, lo que gana en tiempo de actividad se obtiene a expensas de la calidad de la imagen, por lo que esta máquina no es ideal para imprentas o empresas que requieren una impresión interna de alta calidad.
#4. Sharp MX-M4071
Donde la M4071 va a la zaga de otras máquinas en la lista en términos de confiabilidad, lo compensa en términos de valor, a menudo a un precio más bajo que es más atractivo para los dueños de negocios. Excelente para grupos de trabajo pequeños y medianos que requieren alta usabilidad y productividad. Este dispositivo también incluye, como todos los dispositivos de Sharp, un panel de control altamente intuitivo y el teclado extraíble ultra útil para simplificar las entradas de destino.
#5. Toshiba e-STUDIO4518A
Si su oficina requiere una impresora multifunción que realice tareas básicas de manera confiable sin una gran cantidad de funciones adicionales, la e-STUDIO4518A es una excelente opción. Además de su alta confiabilidad, esta impresora Toshiba tiene algunas de las velocidades de impresión más rápidas de su clase, así como un alimentador de un solo paso de dos caras de 300 hojas.
Cómo elegir la mejor copiadora
Aquí hay algunas cosas a considerar al tomar decisiones de compra de copiadoras.
# 1. Presupuesto
Uno de los principales factores rectores es el presupuesto que tiene para comprar una copiadora. El costo de la máquina real proporciona un punto de partida para comparar diferentes tipos de copiadoras. Considere el costo del tóner, así como la cantidad de copias que producirá antes de que sea necesario reemplazarlo. Otro factor que influye en el presupuesto es el costo del mantenimiento y las reparaciones. Una copiadora complicada con numerosas funciones puede generar problemas adicionales que deben repararse. Debe pagar la mano de obra y las piezas cada vez que se repara. También dedica tiempo y recursos a enseñar a los empleados cómo usar las diversas funciones. En algunos casos, alquilar una fotocopiadora es más rentable, especialmente si se incluyen el mantenimiento y las reparaciones.
#2. El volumen de impresión
El número de hojas que copia regularmente influye en el tamaño y las funciones que necesita en una fotocopiadora. Estimar su volumen mensual promedio de páginas le permite encontrar una copiadora que pueda manejar el volumen sin requerir cambios frecuentes de tóner. Si se suscribe a un acuerdo de servicio en el momento de la compra, la cantidad de páginas impresas en la copiadora cada mes puede ser limitada. Si ya tiene una fotocopiadora, calcule su volumen registrando el número de páginas impresas cada semana usando el medidor de la fotocopiadora. Además, si usa una copistería, use los comprobantes de venta para llevar un registro de cuánto copia.
#3. Gestión de papel
Los artículos que copias también tienen un impacto en tu compra. Los tamaños de papel más grandes pueden ser inaccesibles para una copiadora básica. Considere la frecuencia con la que necesitará imprimir páginas más grandes para determinar si esta capacidad es crítica para su negocio. Si necesita imprimir grandes volúmenes rápidamente, la cantidad de páginas que la máquina puede copiar por minuto, abreviado como CPM, es un problema. Las copiadoras avanzadas también pueden imprimir en ambos lados, compaginar páginas, cambiar la escala de impresión y grapar páginas juntas.
#4. Otros fines
Las otras aplicaciones de la máquina lo ayudan a reducir sus opciones. Una impresora multifunción es una opción para una pequeña empresa porque puede copiar, imprimir, escanear y enviar faxes, todo desde una sola máquina. Esto ahorra dinero en comparación con la compra de máquinas individuales y ahorra espacio en la oficina. Si tiene varios empleados que utilizarán la misma máquina, considere conectarla en red para que todas las estaciones de trabajo tengan acceso a la función de impresión. Las fotocopiadoras regulares también pueden escanear.
#5. Conservación de energía
Elegir una fotocopiadora de bajo consumo con la etiqueta ENERGY STAR® le ahorra dinero en facturas de servicios públicos y reduce el daño ambiental causado por el alto consumo de energía. La máquina también se mantiene fresca mientras funciona, lo que evita que aumente la temperatura de la oficina debido al uso frecuente.
#6. Control S
Los controles de la máquina influyen en la facilidad de uso de la copiadora. Elija una máquina con controles simples que permitan a todos los usuarios de la oficina entender cómo realizar todas las funciones. Examine las pantallas de la copiadora y ponga a prueba los controles. Pruebe diferentes funciones para ver si cambiar entre ellas es difícil.
¿Qué hace una copiadora?
Una fotocopiadora usa luz, calor, productos químicos o cargas electrostáticas para hacer copias de texto o material gráfico.
¿Cuál es la diferencia entre impresora y copiadora?
Una fotocopiadora duplica documentos físicos sin estar conectada a una red informática. Por el contrario, una impresora permite que un usuario envíe documentos desde una red informática para que se impriman en el dispositivo.
¿Qué es una copiadora personal?
Las copiadoras personales son ideales para una persona que realiza tareas de copiado personal de manera regular, como alguien que dirige su propio negocio desde casa y requiere una máquina compacta que pueda funcionar como impresora y como escáner/copiadora.
¿Cuánto cuesta una copiadora?
La máquina fotocopiadora de oficina pequeña promedio cuesta $ 1,500, y las fotocopiadoras comerciales de gama alta cuestan entre $ 15,000 y $ 40,000, según la velocidad de impresión, la calidad y las funciones avanzadas, como las capacidades de grapado, escaneo y fax.
¿Las fotocopiadoras también pueden imprimir?
Una fotocopiadora, además de copiar, también puede imprimir y escanear documentos.
¿Puedo usar mi impresora como copiadora?
La mayoría de las impresoras también tienen una función de copia física y las impresoras multifunción tienen muchas más funciones.
En conclusión
Una fotocopiadora es una máquina que crea copias en papel de documentos. Un papel para fotocopiadora es un componente versátil y necesario de cualquier configuración de impresora doméstica o de oficina. El papel para copiadora produce resultados de alta calidad y garantiza que sus materiales impresos se vean profesionales y fáciles de leer, ya sea para imprimir documentos o hacer copias.
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Referencias
