Es posible que no esté familiarizado con las cuentas por cobrar si es propietario de un negocio nuevo o si ha convertido recientemente los sistemas contables de efectivo a contabilidad de acumulación. En el ciclo contable, las cuentas por cobrar juegan un papel bastante vital. Y debido a que las cuentas por cobrar se consideran ingresos, sus totales afectan inmediatamente su ingreso neto. Sin embargo, el cobro final de los saldos de las cuentas por cobrar no tiene efecto en sus ganancias retenidas porque ya están incluidas en el total de sus ingresos. Las cuentas por cobrar también son una cuenta permanente que no se ve afectada por las entradas de cierre. ¿Cómo es esto posible? Confíe en mí, lo descubrirá muy pronto a medida que analicemos los fundamentos de las cuentas por cobrar con sus ejemplos, procesos y fórmulas.
Comprender las cuentas por cobrar
¿No sería fantástico si cada uno de sus clientes le pagara en efectivo en el momento en que hizo un pedido?
Desafortunadamente, la mayoría de las empresas, incluida la mía, no operan en efectivo. En cambio, enviamos las facturas de nuestros clientes con términos como "Net-30" estampados en la parte superior, lo que indica que queremos que nos paguen dentro de los 30 días posteriores a la recepción de la factura.
Y todos sabemos que no siempre es así. Es posible que tenga algunos clientes inactivos y otros que simplemente se toman su tiempo para recibir sus pagos, como ocurre con la mayoría de las empresas.
Aquí es donde entran las cuentas por cobrar, generalmente abreviadas como "AR". AR es la cantidad de dinero que sus clientes le deben por artículos que ya les ha vendido. Es esencialmente un total de todas las facturas que ha emitido a los clientes pero que aún no se han pagado. Esto aparecerá como un activo en su balance general en los estados financieros de su empresa.
Lea también: ¡GUÍA DE CUENTAS POR PAGAR SIMPLIFICADA! (+ Desglose detallado de la fórmula)
Definición de cuentas por cobrar
En términos simples, las cuentas por cobrar son el saldo pendiente de dinero que le deben sus clientes por los productos o servicios que les ha proporcionado. Representa cualquier compra basada en crédito realizada por un cliente y se registra como un activo corriente en su balance general.
Ahora que tiene una idea casi clara de cómo funciona esto, echemos un vistazo a algunas de sus ventajas.
Ventajas de las cuentas por cobrar
Es fundamental realizar un seguimiento de sus cuentas por cobrar si desea registrar correctamente su flujo de efectivo. Incluso si sus ventas van bien, es posible que se encuentre en una crisis de liquidez si su AR continúa creciendo y sus clientes no le pagan lo suficientemente rápido.
Este es un ejemplo clásico de por qué el desarrollo rápido puede ser difícil para las pequeñas empresas. Si no le pagan lo suficientemente rápido cuando realiza ventas y entrega su producto, es posible que tenga problemas para completar pedidos futuros o incluso financiar los gastos básicos de la empresa porque no tiene suficiente efectivo en el banco.
Por lo tanto, las cuentas por cobrar son esenciales para realizar un seguimiento o mantenerse al tanto de la situación. También ayuda a garantizar el cobro de estas deudas de los clientes.
Sin embargo, debe realizar un seguimiento no solo de sus cuentas por cobrar generales (cuánto dinero le deben todos sus clientes), sino también de quién le debe dinero y quién está atrasado en sus pagos. Con esta información, puede determinar con qué consumidores buscar el pago mientras mantiene su cuenta bancaria abastecida.
¿Es mejor tener cuentas por cobrar más altas o más bajas?
En general, es preferible un saldo de cuentas por cobrar más bajo. Esto indica que sus consumidores le pagan puntualmente y que no deben una gran suma de dinero.
Sin embargo, si su negocio se está expandiendo, puede notar un aumento en su saldo de AR a medida que gana más clientes y les vende más.
Si este es el caso, debe monitorear el índice de rotación de cuentas por cobrar, aunque utilizando una fórmula, para asegurarse de que el porcentaje de AR en comparación con las ventas se mantenga estable. A continuación se muestra la fórmula de rotación de cuentas por cobrar;
Relación de rotación de cuentas por cobrar = Ventas a crédito / Promedio de cuentas por cobrar
Facturación de cuentas por cobrar Forumla
Con esta fórmula, puede realizar un seguimiento de la proporción a medida que crece su negocio para asegurarse de que sus cuentas por cobrar no superen sus ventas.
El proceso de cuentas por cobrar
El proceso de cuentas por cobrar es un sistema bastante simple. Además, estos pasos lo guiarán si está buscando ofrecer condiciones de crédito a sus clientes por primera vez.
Lea también: PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR: Cómo administrar el proceso de manera efectiva
Paso 1: Establezca un Procedimiento de Aprobación de Crédito para sus Clientes
Asegúrese de que su empresa cuente con un proceso de aprobación de crédito. Esto es para que cada vez que pretenda facturar a los clientes a crédito, usted y su contable tendrán algún tipo de estructura a seguir.
Cómo crear un proceso de aprobación de crédito
Antes de otorgar crédito a sus clientes, hay algunas cosas que debe hacer. Esto incluye;
- Creación de una solicitud de crédito: Puede comenzar desde cero o utilizar una plantilla. Están disponibles para su compra en tiendas de artículos de oficina; o mejor aún descargar uno. La solicitud debe incluir todos los términos y condiciones que se aplican a la oferta de crédito, así como el cumplimiento de las normas federales de crédito.
- Creación de términos de crédito: Si su flujo de efectivo es sólido, puede extender el crédito por 30 a 45 días. Sin embargo, si su flujo de efectivo es limitado, es posible que desee extender el crédito por solo 10 a 15 días. En otras palabras, solo para que los clientes entiendan completamente todo el proceso, se les deben asignar los términos de las cuentas por cobrar antes de que sean aceptados para crédito.
Paso 2: Prepare una factura para sus clientes.
La facturación es una parte crucial del proceso de cuentas por cobrar. Así que asegúrese de que puede generar una factura para sus clientes de inmediato.
Por ejemplo, suponga que le vende a un cliente $300 en bolígrafos y le cobra $8 en impuestos sobre las ventas. Ya sea que esté ingresando facturas manualmente en un libro mayor o automáticamente con su software de contabilidad, la siguiente tabla muestra cómo se vería la entrada de diario para este ejemplo de Cuentas por cobrar usando una fórmula simple.
| FECHA | CUENTAS BARATAS | DÉBITO | CRÉDITO |
|---|---|---|---|
| 14/08/203 | Cuentas por cobrar | $308 | |
| 14/08/2023 | Ventas | $300 | |
| 14/08/2023 | Impuesto de venta | $8 |
Consejos sobre cómo crear una factura
Enviar una factura a sus clientes lo antes posible ayuda a garantizar que el pago se reciba lo antes posible.
- Envíe la factura de inmediato: No posponga la presentación de una factura por una semana. Después de completar una compra, también se debe completar la factura.
- Si es posible, use un software de contabilidad: Uno de los beneficios de usar un software de contabilidad es que usted tiene el lujo de enviar la factura a sus clientes tan pronto como termine de procesar la venta.
- Asegúrese de que los Términos de crédito se muestren de manera destacada en la factura: Si espera el pago en 30 días, asegúrese de que esté claramente indicado en la factura. Recuerde que si sus consumidores no saben cuándo vence el pago, no podrán pagarle a tiempo.
Este es uno de los numerosos ejemplos de cuentas por cobrar que muestran los términos del crédito.
Paso 3: Seguimiento de saldos de cuentas por cobrar
Es fundamental realizar un seguimiento de los saldos de sus cuentas por cobrar. Con esto, puede asegurarse de que los clientes reciban alertas sobre las fechas de vencimiento de los pagos a medida que se acercan, así como también hacer un seguimiento de los pagos atrasados.
Mientras tanto, puede ejecutar un informe semanal de cuentas por cobrar si está utilizando un software de contabilidad para identificar qué cuentas vencen y cuáles vencen pronto. Esto ayudaría en el cobro de cuentas vencidas.
Consejos para realizar un seguimiento de sus saldos AR
Al realizar un seguimiento de sus cuentas por cobrar, aquí hay algunos consejos para tener en cuenta;
- Estar siempre al tanto de los plazos de pago: Debe estar constantemente al tanto de los pagos vencidos, ya sea que use una hoja de cálculo o un software de contabilidad para manejar sus cuentas por cobrar.
- Envía un recordatorio a tus clientes: Un correo electrónico rápido que les recuerde a sus clientes que su pago vence pronto puede ser beneficioso.
- Sea proactivo: Si la fecha de vencimiento de su factura ha pasado sin pago, asegúrese de comunicarse con sus clientes de inmediato. Si bien no garantiza el pago, sirve como un recordatorio oportuno para sus clientes.
Paso 4: Registrar pagos
La contabilización de los pagos recibidos de los clientes es el paso final en el proceso de cuentas por cobrar.
Cuando reciba el pago de su cliente, haga el siguiente asiento en el diario:
| FECHA | CUENTAS BARATAS | DÉBITO | CRÉDITO |
|---|---|---|---|
| 14/08/2023 | efectivo | $308 | |
| 14/08/2023 | Cuentas por cobrar | $308 |
Tenga en cuenta que dado que la remesa de impuestos sobre las ventas se procesa en una transacción separada, el impuesto sobre las ventas no se incluye en este asiento de diario.
Sugerencias para la contabilización de pagos
Aceptar pagos en línea es la forma más sencilla de publicar los pagos de los clientes. Sin embargo, muchas empresas aún requieren que sus clientes envíen pagos por correo. Aquí hay algunos consejos sobre cómo administrar correctamente los pagos de los clientes, independientemente de su método:
- Proporcionar una variedad de alternativas de pago: Proporcionar a sus clientes una variedad de opciones de pago es la forma más rápida de adquirir el pago. A pesar de la conveniencia de los pagos por Internet, algunas empresas aún optan por pagar las facturas a través de comprobar. Asegúrate de que tus clientes puedan elegir entre los dos.
- Verifique que los pagos en línea estén correctamente contabilizados: Si su software de contabilidad registra automáticamente los pagos de su banco, vuelva a verificar que el pago se registre correctamente. En la mayoría de los casos, la publicación automática puede activarse sin problemas, aunque también hay escenarios en los que los pagos pueden quedarse estancados o registrarse en la cuenta incorrecta.
¿Qué son las cuentas por cobrar en palabras simples?
En términos simples, las cuentas por cobrar son el saldo pendiente de dinero que le deben sus clientes por los productos o servicios que les ha proporcionado.
¿Las cuentas por cobrar son débito o crédito?
Las cuentas por cobrar son un débito en un balance de prueba hasta que el cliente paga. Y debido a que el dinero ahora está en su cuenta bancaria, tendrá que acreditar las cuentas por cobrar y debitar su cuenta de efectivo una vez que el consumidor haya pagado. Mientras tanto, en su balance de prueba, el saldo final de las cuentas por cobrar suele ser un débito.
¿Qué es la fórmula de cuentas por cobrar?
La fórmula de cuentas por cobrar para la rotación es; Ventas Netas a Crédito / Cuentas por Cobrar Promedio.
¿Las cuentas por cobrar son un activo o un pasivo?
En un balance general, las cuentas por cobrar se encuentran en la sección de activos corrientes. Estas son cosas que los clientes le deben a una empresa y se pueden convertir en efectivo en menos de un año.
¿Qué es el asiento de cuentas por cobrar?
Un asiento de diario para cuentas por cobrar es el registro contable de una transacción que involucra cuentas por cobrar. Este es un paso crucial para documentar con precisión esta transacción financiera. La frase contable cuentas por cobrar se refiere a las ventas por las cuales aún no se ha recibido el pago.
Resumen Final
¿Qué empresa no quiere clientes adicionales? Vender productos y servicios a crédito a sus consumidores lo ayudaría mucho a expandir su base de clientes.
Es fundamental que el proceso se maneje correctamente, lo que incluye una adecuada verificación del cliente, ofreciendo términos de crédito que sean apropiados para el negocio de su empresa. flujo de fondos, y ser minucioso en el cobro de saldos por cobrar.
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