Muchas empresas luchan con problemas internos que pueden afectar tanto el nivel de productividad como la comunicación general dentro de la organización. Una intranet puede ser capaz de resolver estos problemas, dependiendo de la naturaleza de la empresa. La importancia de usar un sitio de intranet no se puede enfatizar lo suficiente.
Entonces, ¿qué es una intranet y cómo se puede utilizar para mejorar la productividad de los empleados? ¡Hablemos de eso!
¿Qué es una Intranet?
Una organización puede tener su propia red privada, conocida como intranet, que permite a los empleados compartir de forma segura información sobre la empresa, así como recursos informáticos entre sí. Se basa en servidores web, sistemas de administración de contenido y firewalls para funcionar de manera segura y eficiente. La seguridad de las intranets generalmente se mantiene con la ayuda de una base de datos que contiene todos los nombres de usuario de los empleados que tienen acceso a la red.
Las intranets pueden variar desde simples sitios web internos hasta sistemas complejos con múltiples LAN y WAN interconectadas. Además, ofrecen una variedad de funciones, como elementos de intranet social para perfiles de empleados, enviar, dar me gusta, comentar y compartir publicaciones. También pueden respaldar el trabajo en grupo y las teleconferencias y brindar acceso a información importante, solicitudes, formularios y registros de la empresa.
La comunicación entre empleados se fomenta mediante el uso de intranets en las empresas. Debido a esto, los empleados pueden acceder rápidamente a información vital, así como a enlaces, aplicaciones y bases de datos relevantes que contienen los registros de la empresa.
Características de la Intranet Moderna
Las intranets modernas incluyen características como:
#1. Contenido personalizado
Las intranets modernas ofrecen páginas de inicio y cronogramas personalizados para los empleados, y brindan noticias y anuncios relevantes de la empresa. También tiene herramientas de creación de páginas para crear comunicación estática, viajes de incorporación y páginas wiki.
# 2. Colaboración
Las redes sociales, el contenido generado por el usuario y la computación en la nube se enfatizan en las intranets modernas, lo que promueve la participación, interacción y colaboración de los empleados.
#3. Integración con otras herramientas
Integración con soluciones para compartir archivos o sistemas de almacenamiento de archivos integrados. Se integra con otras aplicaciones, como Microsoft 365, Yammer y Teams, para brindar una experiencia de trabajo digital perfecta.
#4. Acceso remoto
Las intranets modernas ofrecen opciones basadas en la nube o instalaciones locales, lo que permite el acceso remoto al sitio.
#5. Gestión de contenido y uso compartido de documentos
Permite la edición directa de documentos de intranet, hojas de cálculo y diapositivas. Además, cuenta con sistemas eficientes para el manejo de grandes cantidades de datos y documentos que son esenciales en las intranets modernas.
#6. Interfaces de administración, plantillas de contenido y análisis
Las interfaces intuitivas, la administración eficiente de la intranet y las capacidades de gestión de contenido, y los sólidos paneles de análisis son características importantes de las intranets modernas.
# 7. Adaptabilidad
Las intranets modernas están diseñadas para evolucionar junto con la organización, centrándose en incorporar los cambios que más impactan en el negocio. El análisis del sitio y los comentarios de los usuarios realizan un seguimiento del progreso y comprenden el comportamiento del usuario.
¿Para qué se utiliza una intranet?
Hay múltiples usos de las intranets, pero tres usos clave incluyen:
- Comunicación y colaboración: Las intranets facilitan la comunicación entre empleados, gerentes y ejecutivos, facilitando el intercambio de noticias, actualizaciones e información dentro de la organización. También proporcionan herramientas para la colaboración, como el uso compartido de documentos, la edición en tiempo real y la asignación de tareas con fechas límite.
- Gestión de documentos y contenidos: las intranets ayudan a administrar y controlar documentos, rastrear versiones y mantener un historial de ediciones. También brindan almacenamiento centralizado para documentos, videos y archivos de audio de la empresa, lo que facilita que los empleados accedan a la información y la compartan.
- Recuperación de información: Las intranets actúan como una ventanilla única para toda la información de la empresa, lo que facilita que los empleados encuentren lo que necesitan. Proporcionan poderosas capacidades de búsqueda y pueden actuar como un filtro para mostrar la información y el contexto más importantes.
Otras funciones para las que se puede utilizar un sitio de intranet incluyen:
- Un portal de intranet mejora la productividad y el compromiso de los empleados a través de la comunicación de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba.
- El sitio de intranet personaliza tareas para que los empleados completen roles organizacionales específicos.
- Un portal de intranet proporciona a los empleados una plataforma para buscar información, administrar flujos de trabajo y comunicarse en toda la organización.
¿Cuántos tipos de intranets hay?
Hay dos tipos principales de intranets; Intranets in situ y en la nube.
- Intranets en el sitio: una organización comercial aloja estos tipos de intranets completamente en el sitio. Las intranets en el sitio requieren un equipo de TI dedicado para administrar, actualizar y respaldar sus servidores. Por lo general, solo son factibles para grandes empresas con recursos suficientes para mantenerlos.
- Intranets basadas en la nube: estos tipos de intranets se crean, mantienen y ponen a disposición en línea. No requieren infraestructura en el sitio y están disponibles en línea al instante. Sin embargo, las intranets basadas en la nube tienen algunos problemas de seguridad, lo que lleva a algunas organizaciones a elegir intranets en el sitio en lugar de ellas.
Tipos de intranets según sus funcionalidades y el grado de acceso otorgado a los usuarios:
#1. Intranets de toda la organización
Estas intranets proporcionan un eje central para la comunicación y la colaboración internas, con funciones como motores de búsqueda, perfiles de usuario, blogs, aplicaciones móviles y planificación de eventos. Por lo general, se establecen utilizando tecnologías de red de área local (LAN) y red de área amplia (WAN).
#2. Extranets
Los clientes, proveedores y otras partes aprobadas pueden acceder a las extranets, mientras que las intranets regulares solo son accesibles para los empleados de la organización. Las extranets extienden una red privada a Internet con disposiciones para autenticación, autorización y contabilidad (protocolo AAA).
#3. Intranets centradas en la colaboración
Estas intranets ayudan a facilitar el trabajo en grupo y las teleconferencias. A menudo incluyen herramientas para la gestión de proyectos, gestión de relaciones con clientes y ventas, y directorios corporativos.
#4. Plataformas de cambio cultural
Las intranets también son útiles como plataformas de cambio de cultura corporativa, donde muchos empleados pueden discutir temas clave, lo que lleva a nuevas ideas en gestión, productividad y otros aspectos corporativos.
Pros y contras de usar un sitio de intranet
El uso de un sitio de intranet ofrece múltiples ventajas y desventajas. Ellos son:
Las ventajas de usar intranets
- Las intranets brindan la oportunidad de una mejor comunicación.
- Hace que compartir información sea más fácil.
- La colaboración dentro de una empresa se vuelve más fácil.
- Administrar registros y hacerlo más fácil
- Permite un seguimiento más rápido de las solicitudes.
- Un lugar para probar nuevos conceptos de sitios web de empresas.
- Brinda una mejor cultura corporativa que se enfoca en los empleados y fomenta la participación y la interacción.
- Da un buen retorno de la inversión debido a los bajos costos de implementación y operación.
Los contras de usar intranets
Al configurar un portal de intranet, también pueden surgir algunos problemas, como:
- Riesgos de seguridad: La seguridad de la intranet es una preocupación importante ya que todos los datos e información importantes se recopilan en un solo lugar.
- La sobrecarga de información: Administrar y almacenar cantidades excesivas de información en la plataforma puede ser un desafío.
- Gestión del tiempo y costes: La implementación y el mantenimiento de un sistema de intranet pueden llevar mucho tiempo y generar costos recurrentes.
- Desafíos en la búsqueda de información: Algunos sistemas de intranet tienen motores de búsqueda deficientes, lo que dificulta que los empleados encuentren la información que necesitan.
- Dificultad para actualizar el contenido.: La información en las intranets puede ser difícil de actualizar, dejando los recursos y el conocimiento en riesgo de ser inexactos y desactualizados.
- Implementación compleja y costosa: La implementación de intranets puede ser compleja y costosa, especialmente para intranets personalizadas.
- Trabajo remoto: Cuando los dispositivos móviles y la ayuda remota no están disponibles, los trabajadores remotos pueden tener dificultades para obtener información en la intranet.
Mejores Prácticas de la Intranet
Para asegurarse de que su portal de intranet sea efectivo, existen varias mejores prácticas a seguir, que incluyen:
- Convierta su intranet en el modo de comunicación preferido para alentar a los empleados a usarla regularmente.
- Busque soluciones intuitivas y fáciles de usar diseñadas teniendo en cuenta la experiencia del usuario (UX).
- Use su intranet para recopilar comentarios de los empleados a través de encuestas, sondeos de opinión y comentarios de publicaciones. La implementación de comentarios de los empleados puede mejorar su experiencia y alentar a otros a compartir sus opiniones.
- Elija una plataforma de intranet que sea moderna y esté diseñada teniendo en cuenta las necesidades de la fuerza laboral actual. Las soluciones de intranet tradicionales a menudo están desactualizadas y no llegan a todos los trabajadores, lo que afecta el compromiso de los empleados.
- Implemente una intranet que sea accesible para todos los empleados, independientemente de su ubicación, para fomentar la colaboración y la comunicación.
- Asegúrese de que su intranet sea compatible con dispositivos móviles, ya que más empleados trabajan de forma remota y acceden a la información de la empresa en sus dispositivos móviles.
- Para fomentar el compromiso y la colaboración de los empleados, considere implementar funciones sociales como chat y mensajería.
- Proporcione capacitación y soporte para garantizar que los empleados puedan usar la intranet de manera efectiva.
- Actualice y mantenga regularmente su intranet para garantizar que siga siendo relevante y útil para los empleados.
- Elija una solución de intranet escalable que pueda crecer con las necesidades de su organización.
¿Qué son una intranet y una extranet?
Una extranet es un tipo de intranet que permite a personas ajenas a una empresa utilizar determinados materiales y programas. Algunas partes de la intranet están abiertas a terceros, como clientes, proveedores y socios comerciales. Se diferencia de una intranet porque es una red privada a la que pueden acceder usuarios externos autorizados, como clientes o socios comerciales, que permite el intercambio seguro de información entre organizaciones.
Una intranet es una red privada y segura de una organización que facilita la comunicación, la colaboración y el intercambio de información de los empleados. Las intranets generalmente están restringidas a los empleados de la organización.
¿Dos diferencias entre intranet y extranet?
Las dos principales diferencias entre una extranet y una intranet están en el número de usuarios y la accesibilidad y seguridad.
#1. El Número de Usuarios y la Accesibilidad
- Solo un grupo u organización específico puede acceder a las intranets, generalmente los empleados de la empresa, lo que las pone a disposición de un grupo más pequeño de usuarios.
- Muchos usuarios, incluidos miembros dentro de la organización y partes interesadas externas, como proveedores, socios y clientes, acceden a una extranet.
#2. Seguridad
- Las intranets son generalmente más seguras debido a su interfaz restringida y accesibilidad limitada. Están protegidos por un firewall definido, lo que brinda seguridad a la red para acceder al sistema.
- Dado que las redes extranet se comparten entre la organización y los miembros externos, los datos confidenciales corren el riesgo de acceso no deseado. Un cortafuegos aísla Internet de la extranet, separando a los usuarios externos de los usuarios de la empresa para un acceso seguro.
¿Qué es un portal de intranet?
Un portal de intranet es un punto de partida para acceder a información empresarial o aplicaciones de terceros. Como resultado, permite que las empresas administren datos, software y otra información de manera más eficiente al proporcionar a los usuarios perspectivas individualizadas. Con la ayuda del software de intranet, las empresas pueden construir una red privada a la que solo sus trabajadores pueden acceder con una contraseña.
¿Es VPN un tipo de intranet?
Una VPN no es un tipo de intranet. Una intranet es una red privada aislada de Internet y solo accesible dentro de una organización. Por otro lado, VPN significa "Red Privada Virtual", que crea una comunicación encriptada entre dos computadoras a través de una red pública como Internet, haciéndola segura y privada.
¿Es Google una intranet?
No, Google no es una intranet. Las intranets son las redes privadas que utilizan las organizaciones para compartir información y recursos entre sus empleados. Si bien Google es una empresa que ofrece un conjunto de productos, incluido Google Workspace, que es una colección de herramientas de productividad y colaboración basadas en la nube. Sin embargo, las soluciones de intranet de terceros pueden integrarse con Google Workspace para crear lo que a veces se denomina "intranet de Google".
Puede utilizar Google Sites para desarrollar una intranet para una empresa u organización. Google Sites es una opción de intranet todo en uno que le permite poner todas sus herramientas de Google Drive, como Google Forms, Google Calendar y Google Maps, en un solo lugar donde son fáciles de encontrar.
¿Qué es un sitio de intranet?
Un sitio de intranet es un portal privado que brinda a los empleados acceso a noticias, actualizaciones y documentos internos. Puede actuar como un canal de comunicación de liderazgo, un área de conversación y colaboración, y una base de conocimientos para la empresa.
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Referencias
