¿Cuántas personas están ahora presentes en su oficina? ¿Cuántos tuviste ayer? ¿Qué tal agosto del año anterior? Este artículo define los sistemas de gestión de visitantes y explica por qué muchas empresas los utilizan hoy en día.
Si no fuera por las preguntas anteriores, la última seguramente te causó alguna dificultad.
Si pudo encontrar la antigua hoja de cálculo de Excel en su unidad compartida o responder a las preguntas, probablemente se debió a que tuvo que contar manualmente las entradas en el archivador que contenía sus hojas de registro de invitados.
Aquí hay algunas consultas más para usted mientras esa carpeta u hoja de cálculo está abierta:
- ¿Cuántos nombres puede leer o los ingresó incorrectamente?
- ¿Cuántos visitantes no tienen anotada su hora de llegada?
- ¿Quién se olvidó de cerrar sesión? (¿O todavía están escondidos en la oficina en algún lugar?)
- ¿Fue precisa la hora que se registró para el inicio o el cierre de sesión?
- ¿Con qué empleado interactuó exactamente cada visitante?
Considere lo que sucede cuando los invitados ingresan a su oficina ahora. ¿Quién les da la bienvenida? ¿Una recepcionista amable que los atienda personalmente y los haga sentir bienvenidos? ¿O uno que ha estado atrapado en un escritorio todo el día, molesto y sin café?
Tal vez nadie esté presente para dar la bienvenida a los invitados. ¿Qué hacen a continuación? ¿Esperas a que pase un trabajador o llamas a las puertas que ves? Los vestíbulos desatendidos y las puertas abiertas son comunes en muchos edificios, lo que hace posible que cualquier persona ingrese a cualquier oficina en cualquier momento.
Estas situaciones sencillas ocurren a diario en las oficinas de todo el mundo. También muestran lo importante que es la gestión de visitantes.
Muestran específicamente la necesidad de un sistema de gestión de visitantes, a veces un sistema de registro digital.
Sistemas de gestión de visitantes
El monitoreo de todos los que ingresan a sus instalaciones o negocios se conoce como gestión de visitantes.
Los clientes, los repartidores, los solicitantes de empleo, los contratistas, los consultores o el primo tercero del director ejecutivo eliminado dos veces pueden ser visitantes.
Todos los que no son empleados regulares a tiempo completo son, en esencia, visitantes.
Se utiliza una herramienta llamada sistema de gestión de visitantes para realizar un seguimiento formal de los visitantes.
Sistemas de gestión de visitantes hoy
Las herramientas digitales de gestión de visitantes como The Receptionist para iPad están reemplazando las herramientas tradicionales de gestión de visitantes como carpetas, bolígrafos y papel en las empresas de hoy.
Un sistema de gestión de visitantes digital maneja la función esencial de controlar a los invitados. Pero también puede realizar varias tareas que un lápiz y un papel no pueden, como este:
- Mantenga un registro de visitantes en línea.
- Tome fotografías de sus invitados para que pueda reconocerlos.
- Cree tarjetas de identificación de visitantes con la marca de su empresa.
- Registro de firmas en acuerdos de confidencialidad y otros documentos legales.
- Acepte la entrega de servicios de mensajería como UPS, FedEx y otros.
- Notifique a los usuarios a través de SMS, correo electrónico y Slack cuando lleguen visitantes.
- Habilite la interacción entre el personal y los huéspedes en ambas direcciones.
- Reconocer las entregas de alimentos y el papeleo de entrega
- Dar direcciones a los invitados.
Un sistema de gestión de visitantes aumenta la productividad de la oficina, mejora la seguridad de la oficina y mejora la reputación de su empresa.
Sistemas de gestión de visitantes para escuelas
Se requiere un sistema de seguridad integrado que monitoree todo, incluso durante los momentos de mayor actividad, para crear un entorno escolar seguro y protegido.
Las escuelas pueden mantener fácilmente un entorno libre de riesgos mediante el uso de un sistema de control de visitantes.
¿Ha establecido un mecanismo confiable para rastrear a los visitantes de la escuela? ¿Está realizando un seguimiento de los visitantes que interactúan con sus profesores o alumnos mientras están en los terrenos de la escuela? ¿El campus de su escuela está libre de intrusos?
Las autoridades deben hacer estas preguntas para mantener seguros a los instructores y estudiantes dentro del edificio escolar.
Con un sistema de administración de visitantes para las escuelas, puede abordar de manera eficiente cada uno de estos problemas por separado y ocuparse de otros requisitos de las instalaciones.
Sistema de gestión de visitantes para escuelas: características principales
#1. Check-in autenticado
Gestionar la información de los visitantes con la máxima sencillez es una característica de los sistemas de gestión de visitantes escolares.
Uno debe llenar los formularios tan pronto como entre a los terrenos de la escuela. Luego, el sistema valida los datos y la información que se ha enviado.
Se confirma la validez de su identidad, el número de teléfono se vuelve a verificar utilizando herramientas como las verificaciones de OTP y se revisa otra información.
Solo una vez que todos los datos personales han sido extraídos, validados y aprobados, se puede permitir la admisión de una persona dentro de la instalación.
Como medida adicional de seguridad, el VMS contemporáneo fotografía a cada visitante.
Se garantiza que el campus esté siempre seguro y protegido, gracias al rápido proceso de registro y verificación en la puerta de entrada.
#2. Facturación sin contacto
Las instituciones inteligentes están utilizando un enfoque proactivo para detener la propagación de pandemias como la COVID-19, que causó graves interrupciones y puso en peligro la seguridad de los profesores y el personal dentro de la escuela.
Las opciones de registro sin contacto con tecnologías a prueba de pandemias, como el software de reconocimiento facial y el escaneo de códigos QR en dispositivos móviles, pueden reducir la posibilidad de que los transportistas ingresen al edificio escolar.
Asegúrese de elegir la opción adecuada al elegir un sistema de gestión de visitantes de la escuela.
#3. Entrada verificada
Las escuelas ven regularmente a cientos de miembros del personal que entran y salen del edificio junto con los visitantes.
Un sistema de gestión de visitantes también brinda la opción de ingresar previamente los detalles del personal para ayudar a realizar un seguimiento de todos los que acceden a las instalaciones.
Las instalaciones de la escuela están seguras en todo momento gracias a los nombres y detalles de los miembros del personal ingresados previamente porque solo los maestros y el personal autenticados pueden ingresar al edificio.
Puede especificar si es necesaria una validación OTP como una capa adicional.
Incluso cuando los profesores o el personal ingresan a la escuela, es fácil registrar sus nombres de antemano, y solo aquellos con pases pueden ingresar a las zonas.
Además, esto facilita que los trabajadores autorizados controlen los movimientos de todo el personal y los docentes dentro del edificio, incluida su frecuencia, duración de la estadía y horarios de entrada y salida.
#4. Tablero en tiempo real
Un panel en tiempo real que muestra los movimientos de todos los visitantes, empleados, profesores, padres y niños (si es necesario) en un momento dado es una característica de un sistema de gestión de visitantes eficiente para las escuelas.
Esto facilita la identificación y el seguimiento de las personas que se mueven por las instalaciones.
Este tablero puede rastrear cuánto tiempo los padres, invitados o empleados permanecen en la propiedad. Por ejemplo, si un padre quiere visitar a su hijo, la aplicación simplifica el seguimiento de cuánto tiempo se queda el padre.
#5. Perspectivas de visitantes
Mantener un registro preciso de cada persona que ha visitado las instalaciones en un período determinado es el principal problema al que se enfrentan las escuelas.
Los registros en papel o los métodos de lápiz y papel fallan con frecuencia porque son vulnerables a ser manipulados, dañados o incluso robados.
Un sistema de gestión de visitantes garantiza que siempre esté disponible un registro seguro de visitantes basado en la ubicación.
Las autoridades pueden examinar fácilmente las opiniones de los visitantes del sistema.
¿Quién vino al campus? ¿Cuándo salió una persona específica del edificio? ¿Con qué frecuencia se registraba un huésped?
El equipo puede crear un plan de acción para administrar mejor a los visitantes que entran y salen de un local en particular gracias a que estas cifras se preparan dentro del sistema y son de fácil acceso para todas las partes relevantes.
Los mejores sistemas de gestión de visitantes
#1. Software Qminder
Qminder es un software basado en la nube para gestionar colas que ayuda a las empresas a proporcionar tiempos de espera memorables.
Use quioscos de registro en el sitio e información de progreso en tiempo real para administrar las líneas de los clientes. Los clientes pueden usar Qminder para hacer cola de forma remota usando sus teléfonos y recibir notificaciones a través de mensajes de texto.
Puede brindar un servicio más individualizado gracias a la información recopilada durante el auto check-in del cliente.
Precios
- Motor de arranque: $429.00 al mes por ubicación
- Negocios: $659 al mes por ubicación
- Empresa: Precios personalizados
- Prueba gratis: Disponible
- Versión gratuita: no disponible
#2. Software de soluciones de gestión de visitantes de HID
El programa basado en la nube de WorkforceID Visitor Manager ayuda a las organizaciones pequeñas y medianas en los sectores de transporte, energía, atención médica, educación y otros a administrar el acceso a la identidad física y digital.
Los administradores pueden crear preguntas de detección individualizadas con la ayuda de la solución para automatizar los procedimientos de registro.
Precios
- Precio inicial: $ 2,000.00 por año
- Prueba gratis: Disponible
- Versión gratuita: No disponible
#3. Software de recepcionista ALICE
Un sistema de gestión de visitantes para organizaciones pequeñas, medianas y grandes en diversas industrias, ALICE Receptionist está basado en la nube y en las instalaciones.
El registro de visitantes, la detección de movimiento, la impresión de credenciales, un directorio comercial y la gestión de eventos son las funciones destacadas de la solución.
Los usuarios pueden automatizar sus procedimientos de gestión de invitados con el uso de ALICE Receptionist.
Los listados de departamentos, la comunicación bidireccional, la notificación a los empleados, la captura de imágenes y el monitoreo remoto son otras funciones.
Precios
- Precio inicial: $ 3,588.00 por año
- Prueba gratis: Disponible
- Versión gratuita: no disponible
#4. Software Proxyclick
Para pequeñas, medianas y grandes empresas, Proxyclick es un sistema eficaz de gestión de visitantes basado en la nube.
Algunas de sus características clave incluyen el registro de visitantes, fotos instantáneas, impresión de credenciales, notificaciones instantáneas, informes y Proxyclick.
Los usuarios pueden controlar a los visitantes mediante Proxyclick, mejorar la reputación de su marca y garantizar la seguridad.
Las capacidades adicionales del sistema incluyen personalización de credenciales, control de acceso, registro previo de visitantes, permisos de usuario, protección de datos y controles de seguridad.
Precios
- Precio inicial: $ 100.00 por mes
- Prueba gratis: Disponible
- Versión gratuita: no disponible
#5. Software de registro de visitas
Las pequeñas, medianas y grandes empresas pueden beneficiarse del uso de VisitLog, un sistema de gestión de visitantes en las instalaciones.
Las características fundamentales incluyen el registro previo de visitantes, la impresión de credenciales, las notificaciones por correo electrónico y SMS, el registro de visitantes y la notificación de visitantes.
La función de quiosco VisitLog realiza un seguimiento de las llegadas y salidas de los visitantes y el número total de visitantes presentes.
Una pantalla de bienvenida programable, listas de evacuación de emergencia, herramientas de gestión de estacionamiento y funciones de informes son otras características.
Precios
- Precio inicial: $1,800.00 una vez
- Prueba gratis: Disponible
- Versión gratuita: no disponible
Sistemas electrónicos de gestión de visitantes
Los sistemas básicos de administración de visitantes por computadora o electrónicos, que con frecuencia se alojan en un iPad o en un quiosco sin contacto, emplean una red de computadoras para monitorear y registrar la información de los visitantes.
Un sistema electrónico de gestión de visitantes mitiga la mayoría de los defectos de un método de lápiz y papel.
Para verificar posibles problemas de seguridad, las identificaciones de los visitantes se pueden comparar con las bases de datos municipales, estatales y federales y las bases de datos internas.
Sistemas automatizados de gestión de visitantes
Varias empresas aún utilizan métodos anticuados de registro manual de visitantes, como etiquetas de nombre y libros de visitas, pero cambiar a un sistema automatizado de gestión de visitantes tiene muchas ventajas para una empresa, incluido el ahorro de costos, tiempo y recursos.
En el libro blanco de 2017, La evolución de la gestión de visitantes, el 82 % de las organizaciones encuestadas afirmó que la implementación de un sistema automatizado de gestión de visitantes impulsó la eficiencia operativa.
Un sistema de gestión de visitantes que automatiza la recepción y las operaciones administrativas al mismo tiempo que mejora la seguridad y reduce los riesgos proporciona un excelente retorno de la inversión.
Cuando llega un visitante, el sistema de gestión de visitantes notifica instantáneamente al empleado correspondiente.
El personal es informado de que su invitado ha llegado.
Conclusión
Los sistemas de gestión de visitantes antiguos y mal administrados presentan varias preocupaciones.
Una plataforma obsoleta puede generar problemas de cumplimiento o fallas de seguridad que pueden resultar bastante costosas.
Es necesario reevaluar todo el procedimiento, prestando la máxima atención al sistema de gestión de visitantes.
Sistemas de gestión de visitantes Preguntas Frecuentes
¿Cuántos tipos de sistemas de gestión de visitantes existen?
Hay dos enfoques operativos diferentes, incluso si no hay dos tipos distintos de software de gestión de visitantes.
¿Cómo configuro un sistema de gestión de visitantes?
Se debe incluir un sistema de notificación en los sistemas de gestión de visitantes para notificar a los miembros del personal cuando un visitante se haya registrado.
Idealmente, los empleados deberían tener la opción de seleccionar las notificaciones que desean recibir y cuándo.
Las credenciales de invitados deben poder imprimirse rápida e instantáneamente.
¿Cómo se trata a los visitantes sin cita previa?
La secretaria debe ofrecer un asiento y presentarse a cualquier visitante que no haya programado una cita.
- Obtener la información de la persona que llama
- Hablar con la oficina del supervisor
- Consultar la disponibilidad del supervisor
- Rechazar estratégicamente las visitas
¿Cuáles son los tipos de visitantes?
Los visitantes que llegan por vía aérea, como las visitas de escala, los visitantes de un día y los visitantes en tránsito, se denominan llegadas aéreas.
Los visitantes que llegan por mar, como los pasajeros de cruceros, se denominan llegadas por mar.
Las llegadas por mar también incluyen huéspedes de escala como marineros y navegantes.
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Referencias
