La tecnología de videoconferencia ha avanzado enormemente en los últimos años y se ha convertido en una herramienta vital para mejorar la productividad del personal, la comunicación con el cliente y otras actividades comerciales. Además, la mayoría de las plataformas de software de videoconferencia tienen funciones integradas, como chat en tiempo real, transcripción y uso compartido de pantalla, con el fin de centralizar las comunicaciones de la empresa y ayudar a las empresas a ser más eficientes.
Para tener una idea del terreno, considere estas 10 plataformas de videoconferencia gratuitas que demuestran que la distancia no tiene por qué ser un impedimento para el desempeño de su equipo.
¿Qué es el software de videoconferencia?
Con funciones integradas como chat, uso compartido de pantalla y grabación, el software de videoconferencia proporciona comunicación en línea para reuniones de audio, reuniones de video y seminarios. Estas aplicaciones se utilizan para facilitar la comunicación internacional o de larga distancia, mejorar la colaboración y reducir los gastos de viaje. Los trabajadores en varios niveles de una organización pueden utilizar soluciones de videoconferencia para organizar o asistir a reuniones virtuales con compañeros de trabajo, socios de la empresa o clientes, independientemente de su ubicación física.
Las plataformas de videoconferencia minimizan la necesidad de participación en persona tanto en scrums breves como en reuniones críticas, brindando conveniencia a los horarios diarios para todas las partes involucradas, mejorando las relaciones con los clientes y manteniendo una comunicación abierta y constante entre los equipos. Ciertas soluciones de videoconferencia se integran con la automatización de marketing y el software CRM para sincronizar datos comerciales esenciales en conferencias relevantes y permitir conversaciones de seguimiento optimizadas y actualizaciones de cuentas de contacto.
- Un producto debe proporcionar comunicación de audio y video en línea entre dos o más participantes para ser incluido en la categoría de videoconferencia.
- Permita que los anfitriones de la videoconferencia cambien las especificaciones de la reunión e inviten a otros.
- Proporcione capacidades como compartir pantalla y chatear en conferencias separadas.
- Proporcione capacidades de grabación para futuras presentaciones o referencias.
¿Qué características de las plataformas de videoconferencia son las más comunes?
Las siguientes son algunas características clave de las plataformas de videoconferencia que permiten a los usuarios conectarse y colaborar en tiempo real:
- Videollamada: Videoconferencias Las videollamadas de alta calidad son lo mejor después de las reuniones cara a cara para reuniones individuales o de equipo. Cuando los equipos no pueden reunirse en persona, las videoconferencias no solo mejoran la colaboración, sino que también los hacen sentir más conectados.
- Llamadas de audio: Muchas plataformas de videoconferencia le permiten unirse a una videoconferencia usando audio simplemente marcando. Estas llamadas usan software VoIP y son similares a las llamadas telefónicas o sistemas telefónicos regulares. De manera similar, la mayoría de los productos permiten a los participantes unirse a una llamada de conferencia solo con audio o video más audio.
- Grabación: Los dispositivos con esta funcionalidad permiten a los clientes grabar una videoconferencia o audioconferencia para su visualización posterior. Algunos productos incluso alojarán el video grabado dentro de la plataforma, con la capacidad de descargarlo y compartirlo internamente o fuera.
- Compartir pantalla: Esta característica permite a los participantes mostrar sus pantallas además de o en lugar de una transmisión de cámara web. El software para compartir pantalla es una excelente herramienta de colaboración, especialmente para equipos remotos o híbridos que tienen reuniones en línea frecuentes.
- Compartir documentos: En ocasiones, las funciones de intercambio de documentos pueden incluirse en una función de chat de texto, aunque esta no es una regla estricta y rápida. Algunos programas de videoconferencia le permitirán compartir documentos sin usar una conversación de texto.
- programación: Varias plataformas de videoconferencia tienen la capacidad de organizar reuniones en la aplicación. Otros se integrarán con software de programación o calendario de terceros.
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- Chat de texto: Varias plataformas de videoconferencia ofrecen un chat de texto en vivo que los participantes pueden utilizar además o en lugar del audio. Estos chats de texto se pueden grabar y acceder más tarde. El chat instantáneo de igual a igual o de igual a grupo fuera de las reuniones de video también es posible con algunas plataformas de videoconferencia.
- Presentaciones: Mientras que algunos programas de videoconferencia se integran con software de presentación adicional para albergar presentaciones, otros permiten a los usuarios crear y presentar presentaciones de diapositivas dentro de la aplicación.
- Subtítulos y subtítulos: Algunos programas de videoconferencia incluyen subtítulos y subtítulos ocultos, que no solo hacen que la videoconferencia sea más accesible, sino que también permiten que los equipos multinacionales eliminen la fricción causada por los obstáculos del idioma o las diferencias culturales. En algunas circunstancias, también se puede acceder a la transcripción en vivo. Sin embargo, los idiomas admitidos pueden variar de un producto a otro.
Beneficios adicionales de las plataformas de videoconferencia: presentaciones, pizarras y levantar la mano
Las mejores plataformas para videoconferencias gratuitas
- Zoom
- Google Hangouts
- Reuniones de teclado
- TrueConf en línea
- Skype
- Conferencia libre
- Ir de tamaño natural
- Videollamadas de Slack
- Facebook En Vivo
- YouTube en vivo
# 1. Zoom
¿Quién debe hacer uso de ella?
Zoom es excelente para cualquiera que trabaje de forma remota o tenga miembros del equipo que operen de forma remota. Zoom es otra opción popular para los educadores virtuales. La plataforma de videoconferencia permite reuniones simples y fáciles de configurar, así como reuniones periódicas en su sala de reuniones personal. Cree y comparta un enlace de reunión privada con una persona o equipo en segundos, y conecte a miembros remotos del equipo a través de video.
Principales funciones gratuitas:
- Aloja hasta 100 personas
- Reuniones individuales y grupales.
- No hay límites en el número de reuniones.
- Video y audio HD
- Compartir una pantalla
- Reuniones que se han programado
- Chatear en privado o en grupos
- Controles de host
#2. Hangouts de Google
¿Quién debe hacer uso de ella?
Google Hangouts es un método sencillo para interactuar con los contactos de Google (o aquellos fuera de su red) con fines personales o comerciales. Utilice esta herramienta para chats uno a uno, reuniones de equipo, demostraciones grabadas y más.
Principales funciones gratuitas:
- Se permiten 25 participantes de video.
- Conversaciones por video, audio y messenger
- Grabaciones de video reuniones.
- Utilice Google Calendar para unirse a las llamadas.
- Compartir una pantalla
#3. Reuniones de teclado
¿Quién debe hacer uso de ella?
La versión gratuita de Dialpad Meetings es perfecta para equipos de 10 o menos. La versión gratuita limita el tiempo de su video chat a 45 minutos, lo que lo hace perfecto para reuniones más cortas. Debido a que permite una cantidad infinita de videoconferencias, puede usar este servicio de videoconferencia para reuniones periódicas, como reuniones individuales o informes mensuales del equipo.
Principales funciones gratuitas:
- Pueden participar hasta diez personas.
- Innumerables conferencias
- Grabación de llamadas de audio HD
- Compartir pantalla y documentos
- Aplicaciones móviles
#4. TrueConf en línea
¿Quién debe hacer uso de ella?
TrueConf ofrece un plan gratuito con hasta tres participantes en videollamadas. Esta solución es ideal para equipos pequeños o individuos que requieren una herramienta sencilla para realizar videollamadas o colaborar con grupos pequeños. Las capacidades de colaboración, como el control de escritorio remoto, son beneficiosas para las personas en soporte que pueden necesitar ayudar a un cliente con un problema.
Principales funciones gratuitas:
- En llamadas de equipo, puede haber hasta tres personas.
- Vídeo de alta definición
- Herramientas de colaboración (pantalla compartida, control de escritorio remoto, llamadas grabadas, transferencia de archivos y pizarra virtual compartida)
# 5. Skype
¿Quién debe hacer uso de ella?
La versión gratuita de Skype es ideal para equipos pequeños de menos de diez personas. Es una buena herramienta si necesita una forma sencilla de chatear por video desde su computadora, teléfono o tableta y realizar reuniones de grupos más pequeños o conversaciones individuales. Skype también ofrece un producto llamado Skype in the Classroom, desarrollado exclusivamente para la educación en línea.
Principales funciones gratuitas:
- Hasta diez personas pueden participar en videollamadas.
- videollamadas de alta definición
- Compartir una pantalla
- Grabación de videollamadas
- Videollamadas interactivas
- Compartir ubicación
#6. Conferencia gratuita
¿Quién debe hacer uso de ella?
FreeConference es perfecto para equipos pequeños o reuniones con cinco o menos participantes. Una ventaja significativa de este servicio de videoconferencia es su simplicidad de uso; no se necesitan descargas para comenzar a usarlo. Además, los controles del moderador permiten que la persona a cargo de la videoconferencia mantenga la reunión en marcha.
Principales funciones gratuitas:
- Los participantes en una reunión en línea pueden ser hasta cinco.
- Compartir una pantalla
- Compartir documentos
- moderador a cargo
- Los mensajes de texto
#7. Ir de tamaño natural
¿Quién debe hacer uso de ella?
Los empleados remotos, los agentes libres remotos y aquellos que trabajan con clientes que rara vez organizan reuniones de grupos más grandes pueden usar Lifesize Go. Si bien tienen planes con soluciones para equipos más grandes, la versión gratuita tiene una buena cantidad de funciones para individuos y grupos pequeños.
Principales funciones gratuitas:
- Puede haber hasta 8 participantes.
- No se aplican límites de tiempo a las reuniones.
- Compartir una pantalla
#8. Videollamadas de Slack
¿Quién debe hacer uso de ella?
Los usuarios de Slack pueden usar la función de llamada simplemente escribiendo /llamando o haciendo clic en el símbolo del teléfono en la parte superior de un chat con otro usuario de Slack. Si necesita hacerle una pregunta rápida a un compañero de equipo, este es un método fácil para llamarlo directamente desde Slack. También puede Slack con hasta 15 personas si inicia una llamada desde un canal, lo que permite que los otros usuarios del canal se unan. Este producto es útil para equipos que buscan una solución adicional de videollamadas para equipos pequeños.
Principales funciones gratuitas:
- Hasta 15 personas pueden participar en llamadas grupales.
- llamadas individuales
- Messenger
#9. Facebook en vivo
¿Quién debe hacer uso de ella?
Facebook Live es una excelente opción para empresas, personas influyentes o personas que desean compartir demostraciones en vivo, videos o la cultura de la empresa. Sus fans de Facebook pueden comentar y hablar en vivo, puede elegir una audiencia personalizada para el video y puede programar transmisiones con anticipación para generar anticipación.
Principales funciones gratuitas:
- Hasta cuatro horas de programación
- Planificación anticipada
- Audiencias individualizadas
#10. YouTube en vivo
¿Quién debe hacer uso de ella?
YouTube Live, como Facebook Live, es una plataforma para presentar un producto con preguntas y respuestas en vivo, organizar una sesión instructiva para enseñar a su audiencia mientras comparte la pantalla o utiliza una pizarra, o presenta un diálogo en vivo con miembros de su equipo.
Principales funciones gratuitas:
- Hay tres configuraciones de calidad de transmisión. (Latencia normal, latencia baja y latencia ultrabaja)
- Responde las preguntas de la audiencia en tiempo real
- Transmisiones privadas en vivo (las personas solo pueden acceder con la URL) (las personas solo pueden acceder con el enlace)
- Planificación anticipada
- Subtítulos automatizados en vivo
- Etiquetas de ubicación
¿Cuáles son los beneficios de las plataformas de videoconferencia?
#1. Gastar menos:
Debido a su capacidad para eliminar los costos relacionados con las llamadas internacionales y de larga distancia, el software de videoconferencia puede ser una solución rentable. Para las organizaciones, esto significa que no hay problemas de comunicación para el personal remoto, los posibles clientes o las partes interesadas externas, independientemente de la capacidad de viaje. Al permitir que los empleados asistan a reuniones desde la comodidad de su oficina, el software de videoconferencia también puede reducir los gastos de viaje. Esto podría ser especialmente ventajoso para las pequeñas empresas que intentan expandirse sin incurrir en costosos costos de viaje.
Otra ventaja financiera de algunas plataformas de videoconferencia es la oportunidad de reemplazar el software tradicional de seminarios web con este software. Si una empresa tiene que organizar un seminario web o un evento virtual, pero no requiere todas las comodidades de una herramienta de seminario web estándar, la adopción de un software de videoconferencia puede resultar en ahorros significativos. Sin embargo, los ahorros pueden ser significativos si una empresa puede arreglárselas con un plan gratuito en lugar de uno de pago, ya que muchas aplicaciones de videoconferencia ofrecen planes gratuitos (con limitaciones, por supuesto).
#2. Aproveche al máximo su tiempo y recursos:
Los colegas pueden reunirse rápidamente para una breve reunión individual u organizar una reunión virtual de última hora utilizando un software de videoconferencia. Otros pueden mejorar la cooperación del equipo al compartir la pantalla, compartir archivos y usar pizarras colaborativas sin abandonar sus escritorios o reservar salas de reuniones innecesarias. Esto puede ahorrar tiempo y liberar salas de conferencias para las personas que las necesitan.
Los equipos pueden colaborar mientras trabajan de forma remota gracias a las videoconferencias, que también mejoran el trabajo en equipo. Ya no se requiere que los trabajadores trabajen en el mismo edificio de oficinas, ni mucho menos en el mismo estado o nación. Las soluciones de videoconferencia son cruciales para la conexión y la cooperación en el mundo posterior a la pandemia que está cambiando a equipos distantes e híbridos. Además, estas herramientas permiten a las empresas explorar posibilidades fuera de cierta geografía, lo que puede ayudar con la adquisición de talento.
¿Quién es el público objetivo de las plataformas de videoconferencia?
La mayoría de las empresas:
Las tecnologías de videoconferencia son útiles para una amplia gama de empresas y sectores, independientemente de su tamaño. Las empresas orientadas al cliente, como las firmas de consultoría y asesoramiento, los bufetes de abogados y otros proveedores de servicios, pueden usar estas herramientas para reducir los viajes innecesarios y colaborar con clientes cercanos y lejanos. Las empresas en crecimiento también utilizan software de videoconferencia para ampliar sus perspectivas y comunicarse con los empleados, independientemente de la distancia. Incluso las empresas medianas y de nivel empresarial utilizan videoconferencias para interactuar con las partes interesadas y los clientes potenciales a diario.
Autónomos:
Hay numerosos servicios gratuitos de videoconferencia disponibles, lo que los convierte en una herramienta atractiva para pequeñas empresas, autónomos y otras personas que trabajan por cuenta propia. Las versiones gratuitas de los servicios de videoconferencia suelen tener una capacidad limitada y son ideales para usuarios individuales o equipos pequeños.
Escuelas: como medio para conectar a profesores y estudiantes, las instalaciones de videoconferencia a veces se integran en plataformas de aprendizaje en línea o sistemas de gestión del aprendizaje. Estos productos están más adaptados al entorno de aprendizaje en línea y, con frecuencia, incluyen capacidades de colaboración adicionales, como compartir archivos, encuestas y pizarras para imitar con éxito una sala de aprendizaje física.
Desafíos de las plataformas de videoconferencia
Las siguientes son algunas de las dificultades asociadas con las plataformas de videoconferencia:
#1. Claridad de llamada:
La calidad de las llamadas es uno de los problemas más comunes con las plataformas de videoconferencia. Si bien el software puede ser sólido, la calidad del video o el audio depende en gran medida de la velocidad de Internet de las personas involucradas. Para evitar la irritación, es vital que los clientes tengan acceso a Internet estable cuando utilicen software de videoconferencia.
#2. Preocupaciones sobre la seguridad:
Los compradores deben evaluar el protocolo de seguridad de un producto, tal como lo harían con cualquier software utilizado para comunicaciones internas y confidenciales. Si bien los sistemas de videoconferencia han sido objeto de violaciones de seguridad en el pasado, los proveedores han tomado iniciativas para mejorar la seguridad de las reuniones, como exigir códigos de acceso para acceder a una conferencia, instituir el uso de salas de espera y aumentar los controles administrativos.
Cómo comprar software de videoconferencia
El primer paso para determinar qué tipo de software de videoconferencia debe considerar un comprador es evaluar las necesidades generales de la organización. ¿La empresa ya emplea este tipo de software? Si es así, ¿qué funciona y qué no? ¿Es la primera vez que la organización utiliza plataformas de videoconferencia? Si este es el caso, los compradores deben determinar cómo pretenden instalar este software y si sus sistemas existentes son compatibles o no. Considera lo siguiente
- Tamaño de la empresa: Los compradores deben asegurarse de que los productos que están considerando sean apropiados para el tamaño y las necesidades de la organización. Al comprar software, es fundamental asegurarse de que el producto tenga la escalabilidad necesaria para adaptarse a las necesidades cambiantes.
- Integraciones: Muchas empresas requieren soluciones adaptables que puedan integrarse fácilmente en un entorno de software existente. Es vital verificar que un nuevo producto sea compatible con los dispositivos y aplicaciones de una empresa, como calendarios, software de correo electrónico, Software de CRMy software de gestión de proyectos, para que sea aceptado y utilizado adecuadamente por los empleados. Los compradores también deben asegurarse de que el nuevo sistema de conferencias sea compatible con la tecnología existente, como sistemas de sala, dispositivos móviles (iOS y Android), sistemas operativos (PC y Mac) y navegadores web populares como Safari y Chrome. Esto ayudará a disminuir cualquier posible fricción que los consumidores experimentan comúnmente al usar nuevas tecnologías.
Cómo comparar el software de videoconferencia
#1. Haz una lista grande.
Hacer una lista preliminar de elementos que cumplan con los requisitos generales del comprador es el primer paso para elegir el mejor software de videoconferencia. La siguiente etapa es reducir la lista eligiendo características específicas que son imprescindibles o necesidades para el comprador. G2.com brinda información sobre el mejor software de videoconferencia, lo que permite a los compradores filtrar opciones y reseñas de usuarios para ayudar a reducir la lista de productos a una selección más relevante.
#2. Haz una breve lista.
Hacer una pequeña lista de productos es una etapa clave en el proceso de compra. Si bien clasificar entre muchos productos puede ser difícil, los consumidores pueden obtener ayuda utilizando la herramienta de comparación de G2. Esta función mostrará elementos de elección uno al lado del otro para que el cliente pueda simplemente evaluar qué software marca las casillas correspondientes en la lista.
#3. Realizar demostraciones
Una vez que el comprador ha reducido la lista de productos, se programa una demostración. Los compradores pueden observar un producto y sus características con más profundidad durante las demostraciones. Es fundamental llegar a una demostración preparado para aprovecharla al máximo. Los compradores deben preparar un escenario comercial que pruebe minuciosamente cada producto bajo consideración. Los compradores también deben consultar sobre el precio, el soporte del proveedor y cualquier problema que tengan con respecto a los productos. Una vez completadas las demostraciones, una planificación adecuada facilitará al cliente la comparación de productos.
Cómo elegir una plataforma de videoconferencia
#1. Elige un comité de selección.
El software de videoconferencia es extremadamente útil y se utiliza con frecuencia en muchas industrias. Con eso en mente, un punto de partida inteligente sería elegir de tres a cinco miembros del equipo de diversos departamentos y niveles de antigüedad (como TI, alta gerencia y asociados) para que formen parte del equipo de selección. Cuanto más diverso sea el equipo de selección, mejor podrá una corporación determinar qué tan bien un producto se adaptará a sus necesidades.
#2. Negociación
Una vez que el equipo de selección haya reducido sus opciones de software, es hora de explorar las opciones de personalización, el costo y el tipo de soporte del proveedor requerido. Incluso si las opciones de precios se presentan en el sitio web de un proveedor, sigue siendo vital abordarlas. Varios proveedores de software ofrecen descuentos y alternativas de precios personalizadas según las necesidades del comprador.
# 3. Decisión final
Una vez que un comprador ha realizado una selección final de un producto y está listo para realizar una compra, se recomienda que realice una demostración final, pregunte acerca de una ejecución de prueba e identifique cuáles son los siguientes pasos si el producto finalmente no cumple con sus requisitos. necesidades. También es fundamental investigar el nivel de soporte proporcionado por el proveedor después de la implementación. Para garantizar la simplicidad de uso y una experiencia agradable para el cliente, la mayoría de los proveedores ofrecerán servicios de atención al cliente, como video chat. Al tomar una decisión final, estas medidas pueden proporcionar al comprador una sensación adicional de seguridad y confianza.
Tendencias para plataformas de videoconferencia
#1. Priorizar la seguridad y la privacidad.
Las empresas confiarán cada vez más en el software de videoconferencia para las comunicaciones regulares a medida que el trabajo a distancia y los equipos híbridos se vuelvan más populares. Como resultado, las organizaciones están poniendo un mayor énfasis en la privacidad y la seguridad. Tras varios problemas de seguridad bien conocidos en 2020, como la icónica advertencia del FBI sobre piratas informáticos y el secuestro de reuniones en línea, los proveedores de software continúan desarrollando ajustes para garantizar que los usuarios estén protegidos contra ataques externos. El cifrado de extremo a extremo, los códigos de acceso y la autenticación multifactor se están generalizando cada vez más en los sistemas de videoconferencia.
#2. Experiencia de usuario mejorada
Las empresas están aprovechando la inteligencia artificial avanzada (IA) y el aprendizaje automático para mejorar la funcionalidad y la calidad del audio y el video, lo cual es fundamental dada la cantidad de personas que trabajan desde casa y confían en estas herramientas de manera regular. El procesamiento del lenguaje natural, un subconjunto de la IA, puede, por ejemplo, reconocer automáticamente sonidos desagradables, reduciendo el ruido de fondo para aquellos que no están en silencio y potenciando la voz del hablante. Visualmente, la visión por computadora se utiliza para oscurecer el fondo del usuario o agregar un fondo virtual, modificar el color y la iluminación, e incluso retocar la apariencia del usuario. Estas poderosas capacidades elevan las opciones de videoconferencia HD.
Conclusión
Considere sus necesidades reales antes de elegir las mejores plataformas de videoconferencia. Por ejemplo, alguien que quiere hablar con algunas personas puede descubrir que una alternativa gratuita es la más rentable y, al mismo tiempo, brinda todas las herramientas fundamentales necesarias. Pero, si tiene la intención de utilizar videoconferencias para fines profesionales o comerciales, particularmente con una gran cantidad de personas y de manera regular, debe buscar opciones de mayor nivel.
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Referencias
