El software de gestión de activos es el primer paso para garantizar que su organización opere con la máxima eficiencia. Una solución sorprendentemente fácil que se integra en sus flujos de trabajo existentes: funciona para garantizar que su organización siempre tenga la cantidad adecuada de recursos accesibles en todo momento.
Hemos desarrollado una lista de las siete mejores herramientas de software de administración de activos gratuitas y de código abierto para que las examine y lo ayude a lograr este objetivo. Cada uno tiene un conjunto de características y beneficios para examinar antes de tomar una decisión para impulsar a su organización.
Definición de Gestión de Activos de Software (SAM):
La gestión de activos de software es un enfoque corporativo que asume la responsabilidad del uso del software mediante el seguimiento de los gastos, la implementación, las licencias de software y el cumplimiento de las licencias para todos los usuarios finales involucrados en el programa.
Cuando su organización se basa en una estrategia de administración de activos de software, contará con las herramientas y los procesos necesarios para realizar mejores selecciones de licencias de software que no solo aumenten la productividad de su equipo sino que también reduzcan los costos.
Hay tres áreas principales en las que centrarse para tener éxito con una estrategia SAM:
- Licencias de software: Debe dejar todas sus licencias de software sin administrar para poder realizar un seguimiento de las circunstancias específicas, como las fechas de renovación y los términos y especificaciones de cumplimiento. SAM se preocupa fundamentalmente por mantener su organización en cumplimiento, ya que los fabricantes de software no quieren que use más de su software del que ha comprado o licenciado.
- Auditorías de software: Los proveedores realizan con frecuencia auditorías de cumplimiento de software para asegurarse de que su equipo esté utilizando correctamente el programa específico. Si no cumple, espere una multa o sanción.
- Optimización de software: Cuando aprovecha al máximo su pila tecnológica, asegurándose de usar todas las aplicaciones correctamente, no está pagando demasiados puestos y pasa todas sus auditorías, puede estar seguro de que gasta su dinero sabiamente.
Ventajas del software y las herramientas de gestión de activos
#1. Mayor tiempo de actividad y confiabilidad
El software de gestión de activos puede ayudar a los empleados a estar al tanto de los planes y cambios de mantenimiento. Las alertas por correo electrónico y las notificaciones personalizadas en varios canales de comunicación pueden ser extremadamente beneficiosas en este sentido. Como resultado, puede mantener sus activos en uso y generar efectivo durante mucho más tiempo de lo que lo haría con un enfoque improvisado o ad hoc para el mantenimiento y la administración.
#2. Reduce los costos administrativos
El seguimiento eficaz ahorra mucho tiempo cuando se trata de encontrar y hacer un seguimiento de los activos perdidos. Una solución de gestión inteligente es una inversión en los activos de su empresa mediante la eliminación de las variables humanas que intervienen en el extravío de los activos comerciales.
#3. Mejora la rendición de cuentas
Muchas organizaciones pierden rutinariamente activos y equipos sin siquiera darse cuenta. Mucha gente sufre escasez de presupuesto que rara vez se explica o cubre debido a una gestión ineficaz. El seguimiento establece un punto de contacto y responsabilidad, lo que hace que la pérdida inexplicable sea muy imposible.
#4. Planificación del crecimiento futuro
Cuando no sabe exactamente el tamaño de su empresa, es difícil decidir cuándo, cómo y en qué dirección escalarla. No puede saber qué recursos necesitará a continuación a menos que sepa dónde están hoy. La gestión de activos desarrolla un sistema escalable que le muestra qué activos funcionan bien y cuáles no.
#5. Mejora la eficiencia
Tiene la capacidad de descubrir vínculos y requisitos en la forma en que funciona su negocio si tiene una visión de alto nivel de las partes eficientes y bien utilizadas de su organización. Con este conocimiento fundamental sobre su empresa, puede evitar cuellos de botella que, de otro modo, provocarían atascos de tráfico.
Qué características buscar en un buen software y herramientas de gestión de activos
El software de gestión de activos es una herramienta poderosa, como se demuestra aquí. Tiene el potencial de mejorar la eficiencia, responsabilidad y confiabilidad de los departamentos de su organización. La clave para hacer esa transición es seleccionar la mejor solución de gestión para su empresa.
Los propósitos y funciones que el software de gestión de activos puede desempeñar en su empresa son numerosos y altamente personalizables. La solución adecuada para su empresa estará determinada por los requisitos, los métodos de trabajo y los procedimientos que ya existen. No existe una estrategia única para la gestión de activos, pero existen múltiples caminos hacia el éxito.
Lea también: Gestión de Activos: Ejemplos, Sistemas y Salarios (¡Actualizado!)
Un buen software de gestión de activos debe incluir una base de capacidades que pueda expandirse en el futuro. Estos son los aspectos esenciales del software de gestión de activos:
- Asignación de responsabilidad: La asignación de activos corporativos a un individuo, departamento o grupo como punto de contacto para acceso o mantenimiento debe ser un componente crítico de una solución de gestión de activos.
- Actualizaciones e informes: Otro beneficio importante de una solución de gestión de activos es la capacidad de evaluar el estado actual de las cosas dentro de su organización. Los accionistas deben poder generar un informe detallado en tiempo real sobre el estado actual de las cosas dentro de una empresa.
- programación: Es preferible programar el mantenimiento y el tiempo de inactividad de los equipos críticos con mucha antelación. Una solución inteligente debería poder realizar un seguimiento de este cronograma, alertar a los trabajadores asignados y eliminar temporalmente el activo necesario de la producción.
- Reservar: Para maximizar la disponibilidad y el acceso, un sistema ideal debería permitir a los usuarios reservar o retirar un activo del inventario. Un sistema de reservas es un elemento importante que ayuda a mantener una imagen en tiempo real de lo que sucede dentro de una organización en un momento dado.
- Comprobación de inventario: A cada activo del sistema se le asignará un identificador único que se utilizará para rastrearlo durante su vida útil. Un sistema eficaz debería permitir a los usuarios escanear etiquetas de activos, ya sean códigos de barras visibles, RFID o tecnología NFC, y mantener el sistema actualizado sobre dónde se encuentra un activo y su uso.
Evaluación de las mejores herramientas de gestión de activos de software
#1. Snipe-IT
Snipe-IT es una solución completa de gestión de inventario y almacén basada en la web. Como una solución en la nube autohospedada, proporciona un paquete rico en funciones que permite a las empresas incorporar sin problemas la gestión de activos en sus flujos de trabajo existentes.
Los servicios de TI de Snipe incluyen gestión avanzada de activos, gestión de licencias de software y etiquetado de códigos de barras para activos físicos. Una API REST garantiza que los servicios existentes puedan estar completamente integrados, y un modelo SAAS premium puede proporcionar una variedad de alternativas de alojamiento para las empresas que buscan un servicio más completo.
Las características incluyen:
- Autohospedado en hardware actual o a través de paquetes de alojamiento
- Las notificaciones de activos se pueden enviar por correo electrónico o Slack.
- Las características y los tipos de activos son muy personalizables.
- Se generan etiquetas con códigos de barras o códigos QR para activos internos.
- SAAS está disponible como complemento de pago.
- Gestión de licencias de activos de software
- API REST para integraciones a medida
- Interfaz amigable para dispositivos móviles.
#2. Especias
Los administradores y el personal de TI están familiarizados con la cartera de herramientas de TI de Spiceworks y la comunidad que las respalda. El software de administración de activos de TI Spiceworks es una solución con todas las funciones que interactúa muy bien con las herramientas relacionadas de Spiceworks y cuenta con el mejor soporte de la comunidad en el negocio.
Spiceworks se creó teniendo en cuenta los recursos de TI y está diseñado para rastrear el hardware, las licencias y los servicios en la nube de su organización. Un panel rico en funciones proporciona informes detallados en tiempo real sobre cualquier información almacenada en el sistema sobre su organización.
Las características incluyen:
- Una solución de red autohospedada
- Recopilación de datos automatizada para dispositivos en red
- A medida que se agregan y retiran dispositivos del sistema, el estado se actualiza automáticamente.
- Se integra con otras herramientas de TI y redes de Spiceworks.
- Ofrece informes y auditorías completos.
- Incluye herramientas para auditoría y cumplimiento.
- Rastrea y detecta activos de servicios en la nube
- Herramientas de gestión de licencias de software y dispositivos móviles
- Una plataforma en internet
#3. CMDBuild
CMDBuild, una solución de software de gestión de activos de código abierto, es un potente paquete para gestionar todos los datos relacionados con la TI, los activos móviles y la gestión de servicios. Con una sólida plataforma móvil para interactuar con sus servicios web, es una solución perfecta para mantener a su organización al tanto del mantenimiento y la administración de TI.
CMDBuild es la solución más altamente personalizable y versátil de nuestra lista, basada en la experiencia acumulada en el área. La solución incluye flujos de trabajo preconstruidos para una variedad de soluciones de gestión, así como integraciones para otros sistemas.
Las características incluyen:
- Altamente personalizable para satisfacer las necesidades y expectativas de su empresa.
- Puede configurarse gradualmente para reducir el impacto en su organización
- Es casi universalmente compatible con los servicios web REST y SOAP.
- Una amplia gama de herramientas de generación de informes para recopilar y auditar datos sobre los activos existentes
- Capacidad para incorporar información de compras y restricciones presupuestarias en los datos del sistema
- Amplia asistencia al usuario y capacitación proporcionada.
- Se encuentra disponible el soporte técnico de nivel comercial, ya sea de pago por uso o por contrato.
- Herramientas de plataforma web y móvil.
#4. Tigre activo
Asset Tiger es una plataforma de gestión de activos basada en la nube que proporciona auditoría y seguimiento detallados para los equipos conectados. La capacidad de reserva y check-in/check-out extremadamente capaz que permite a los usuarios tomar posesión de los activos es un beneficio significativo de Asset Tiger sobre otros sistemas.
El paquete Asset Tiger incluye una poderosa aplicación móvil para administrar activos sobre la marcha. Usando estas capacidades, Asset Tiger busca garantizar que la vista de su organización sea siempre una descripción precisa y en tiempo real de lo que realmente sucede debajo de la superficie.
Las características incluyen:
- No hay límite para la cantidad de usuarios o informes que puede crear.
- Las alertas y notificaciones por correo electrónico son completamente personalizables.
- Programación, reserva y check-in/check-out de los activos de la organización
- Exporta datos en diferentes formatos.
- Las herramientas móviles de creación y escaneo de códigos de barras ya están disponibles.
- También realiza un seguimiento de las licencias y contratos de software.
- Amplia seguridad con funciones de usuario que se pueden personalizar para la gestión granular de activos
#5. Reftab
Reftab es una solución de gestión de activos comerciales para hardware, accesorios y licencias que proporciona a sus usuarios una solución de gestión robusta pero sencilla. Liderando con un enfoque fácil de usar ante todo, Reftab hace que el cambio de activos sea lo más simple posible y al mismo tiempo mantiene el sistema actualizado.
Reftab está bien posicionado para satisfacer las necesidades de organizaciones de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta grandes empresas. Los usuarios pueden agregar, actualizar, asignar e incluso geoetiquetar activos en el sistema utilizando la aplicación móvil rica en funciones.
Las características incluyen:
- Notificaciones por correo electrónico personalizables y alertas de mantenimiento.
- Atributos y categorías de activos personalizables.
- Permite la reserva de activos y el check-in/check-out.
- La aplicación móvil proporciona acceso a la mayoría de las funciones.
- Realiza un seguimiento de los activos de software y hardware.
- Realiza un seguimiento de la depreciación de los activos para tomar mejores decisiones financieras.
#6. rafael
Ralph es una solución de administración de activos liviana que está diseñada para tener un impacto mínimo en los flujos de trabajo existentes y, al mismo tiempo, mantener la máxima flexibilidad. Su principal atractivo es para las empresas que desean un enfoque sin complicaciones para la gestión de activos mientras reciben los beneficios y ventajas de un sistema de gestión de activos con todas las funciones.
A pesar de su forma liviana, Ralph es extremadamente personalizable para las empresas. Existen numerosas extensiones y complementos disponibles para el software, así como una REST API para desarrolladores
Las características incluyen:
- Un paquete liviano destinado a interrumpir las operaciones existentes lo menos posible.
- Funciones básicas de gestión de activos empaquetadas en un paquete fácil de usar
- Admite una integración significativa con los sistemas existentes.
- El sistema de flujo flexible respalda el ciclo de vida del activo.
- Están disponibles plantillas de flujo de trabajo para activos del centro de datos, equipos administrativos y activos no físicos, como licencias, contactos de proveedores y dominios.
- Se encuentran disponibles potentes paneles para ver información en tiempo real.
#7. Espacio de recursos
ResourceSpace aborda la gestión de activos de TI de una manera algo diferente a la mayoría de las otras soluciones. Proporciona a los clientes una gran cantidad de espacio libre para alojar sus soluciones de gestión de activos, así como la posibilidad de expandir sus soluciones a organizaciones o necesidades de cualquier tamaño.
Con una solución de administración de activos de software de alta capacidad que brinda acceso de código abierto y capacitación y asistencia según sea necesario, ResourceSpace sirve una amplia gama de casos de uso.
Las características incluyen:
- Gestión de activos altamente personalizable
- Requiere una pequeña inversión para una puesta en marcha.
- Es fácil de integrar con los sistemas existentes.
- Los permisos y la configuración de funciones le permiten personalizar las funciones de los usuarios.
- Acceso en tiempo real a información y estadísticas detalladas
- Admite los estándares de intercambio de metadatos más utilizados.
- Hay 10 GB de espacio libre disponibles.
¿Por qué es necesaria la gestión de activos de software?
La importancia de la gestión de activos de software. Puede determinar cuántas licencias tiene de cada proveedor de software utilizando una herramienta SAM. Luego se le puede proporcionar la cantidad de puestos vacantes o sin usar, lo que le permite estimar el uso general dentro de la empresa.
¿Por qué es necesario SAM?
El principal objetivo de SAM es garantizar que todas las licencias de software sean utilizadas adecuadamente por trabajadores y contratistas. SAM también le brinda acceso a los costos de licencia para que pueda estar bien informado al elegir qué software comprar.
¿Qué es el enfoque SAM?
Para mejorar la colaboración en los objetivos del cliente para el próximo período de tiempo, la estrategia SAM es, en esencia, una visión estratégica del cliente. Todo el Plan de Cuentas de Ventas incluye la estrategia SAM. Y la gestión de las metas de los clientes por parte de los SAM es lo que nos distingue como un beneficio vital para nuestros clientes.
¿Qué es el modelo de madurez SAM?
SAM Madurez se refiere al uso de un programa SAM que ha sido optimizado. Solo después de haber invertido mucho tiempo y esfuerzo en mantener y evaluar un patrimonio de software, la gestión de activos puede llegar a esta etapa.
¿SAM es una metodología ágil?
Un modelo de desarrollo ágil es el Modelo de Aproximación Sucesiva (SAM). El término “ágil” aquí se refiere a la ejecución simultánea de varios procesos. SAM es un proceso iterativo. Se completan al menos tres ciclos a través de cada etapa de desarrollo, y cada uno debe ser más perfecto que el anterior.
Conclusión
Conocer su empresa por dentro y por fuera es una de las formas más eficientes de crecer y mejorar con el tiempo. La gestión de activos es una herramienta crítica para tomar una instantánea de su organización y demostrar en detalle qué tan bien se está desempeñando.
Pocos productos de software pueden proporcionar un retorno de la inversión tan alto para mejorar la eficiencia y la eficacia en un período de tiempo tan corto. Ya sea que elija una interfaz de usuario simple, una aplicación móvil potente o conexiones de flujo de trabajo adaptadas al tamaño de su empresa, aquí hay una solución de gestión de activos para satisfacer sus necesidades.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de activos de software
¿Qué hace un analista de gestión de activos de software?
Recopile datos para presupuestos, cumplimiento e inventario de software, resúmenes de contratos y comparaciones de costos. Ingrese y administre datos en un formato de base de datos para presupuestos, cumplimiento e inventario de software, contratos y costos.
¿Qué es un inventario de activos de software?
El proceso de determinar los activos de software que posee se conoce como inventario de software. Este es el primer paso para comprender sus activos de software.
¿Por qué necesita la gestión de activos de software?
La gestión de activos de software es un método empresarial para recuperar dinero y optimizar los ahorros mediante la regulación y automatización activas de la compra, el uso y la implementación de licencias de software.
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