Las empresas de todos los tamaños se esfuerzan por realizar un seguimiento e informes de gastos precisos. Siempre es un desafío encontrar mejores formas de administrar la afluencia de papel que viene con el seguimiento de las facturas y otras compras. Lo mismo se aplica a la elaboración de informes fiables y fáciles de comprender, a la verificación y aprobación de los mismos, y luego al pago de las personas en función de lo que dicen los informes. Controlar los gastos comerciales de los empleados es cada vez más fácil y menos tedioso gracias a las herramientas de gestión de gastos basadas en la nube. Las empresas utilizan las herramientas de gestión de gastos para agilizar el reembolso y la auditoría de los fondos salientes. Este artículo se centra en el mejor software de gestión de gastos automatizado, incluidas las herramientas de gestión de American Express. También discutiremos varias herramientas de gestión de viajes y gastos.
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¿Qué es el proceso de gestión de gastos?
El proceso de administración de gastos es la práctica de manejar, pagar, verificar y reembolsar los gastos iniciados por los empleados. También incluye las herramientas utilizadas para analizar los datos y los procedimientos que rigen la asignación de fondos.
La gestión de gastos se puede realizar de forma manual o automática y, a menudo, consta de dos procedimientos separados. El primer método es una serie de acciones realizadas por un empleado para solicitar fondos para completar una tarea o solicitar el reembolso del efectivo ya gastado en una tarea que se completó.
Esto podría implicar enviar un formulario en papel o una entrada de datos electrónica al gerente de línea para su revisión y aprobación como parte del proceso de administración de costos. La segunda fase implica que los departamentos de contabilidad realicen una auditoría y análisis de los datos proporcionados, además de obtener respaldo y emitir pagos.
¿Cómo se gestionan los informes de gastos?
Sugerencia sobre la administración de sus informes de gastos comerciales utilizando las herramientas de gestión automatizadas;
- Mantener una política de gastos transparente. Determine qué tipos de gastos de bolsillo está dispuesta a absorber su empresa y asegúrese de que su personal conozca esta política en su totalidad.
- Facilite la generación de informes y el seguimiento de los gastos.
- Distribuir Tarjetas de Crédito para la Empresa.
- Establezca un Programa de Auditoría Regular.
Herramientas automatizadas de gestión de gastos
Los métodos convencionales de informe y reembolso de costos están plagados de complicaciones y peligros. Implican los procesos inherentemente fraudulentos y propensos a errores de procesamiento manual de recibos reales y verificación manual. La moral, las finanzas y los resultados de una empresa se ven debilitados por la ineficiencia de la gestión de gastos tradicional. Como resultado, las empresas más exitosas utilizan herramientas de administración de gastos automatizadas para disminuir su vulnerabilidad a estas amenazas.
Los administradores de gastos, contadores y aprobadores pueden respirar aliviados cuando cambian a herramientas automatizadas de administración de gastos para manejar informes y pagos. Es un recurso vital en el lugar de trabajo productivo y consciente del medio ambiente de hoy.
La automatización en la gestión de gastos ayuda a las empresas a optimizar los pasos necesarios para reembolsar a los trabajadores los viajes de negocios, las comidas, el alojamiento y otros gastos imprevistos. Además de garantizar que la organización no pague de más en áreas de gastos permitidas o no aprobadas, las herramientas de gestión de gastos automatizadas también garantizan el cumplimiento de la política de gestión de gastos de la empresa.
Al automatizar el proceso de seguimiento y generación de informes sobre los gastos, las empresas pueden asegurarse de cumplir con las reglamentaciones y rendir cuentas por sus gastos.
¿Qué es una herramienta de gestión de gastos automatizada?
Las herramientas automatizadas de gestión de gastos son software diseñado específicamente para ayudar a los trabajadores a realizar un seguimiento y contabilizar los gastos comerciales. Los departamentos de finanzas también lo utilizan para realizar un seguimiento de las solicitudes de viaje, los gastos y los reembolsos. Puede reducir la posibilidad de errores en el proceso de administrar los gastos comerciales, que de otro modo llevaría mucho tiempo, mediante el uso de herramientas de administración de gastos automatizadas.
Además, facilita la recepción y el procesamiento de informes de costos de viaje de la fuerza laboral móvil de una organización. Sin embargo, los informes de gastos siempre pasan por revisiones de posibles infracciones de la política antes de que se reembolsen. Los elementos esenciales de la gestión de gastos aún están ahí, pero la eliminación de la entrada manual y los controles ha marcado una gran diferencia para todos los interesados.
¿Qué herramienta para administrar los gastos de su trabajo utiliza?
Cualquiera que sea la situación de su negocio, ya sea que sea un propietario único, una empresa nueva en rápida expansión o una corporación bien establecida, la siguiente sugerencia lo ayudará a ahorrar tiempo, estrés y dinero.
- Expensify
- Trenzado
- Scanbot
- Banco de recibos
- FreshBooks
¿Qué es el software gastado?
Es el tipo de software que automatiza una parte importante del proceso de reembolso a los empleados por gastos relacionados con la empresa. El programa elimina o reduce significativamente la necesidad de papel, reduce la cantidad de tiempo dedicado a administrar los gastos y reduce significativamente los errores.
¿QuickBooks realiza la gestión de gastos?
Sí. Controlar y organizar todas las transacciones financieras de su empresa es muy sencillo con QuickBooks. Solo toma unos segundos cargar o enviar recibos a QuickBooks. Al utilizar la aplicación móvil de QuickBooks, puede tomar imágenes de sus recibos y cargarlas.
Herramientas de gestión de gastos de American Express
El año pasado, American Express Company AXP lanzó herramientas automatizadas de administración de gastos en beneficio de sus tarjetahabientes Business Gold y Platinum en el Reino Unido. El "AmexExpense" se desarrolló en colaboración con Findity, líder en la industria, para ofrecer informes y análisis de gastos optimizados.
Las herramientas de gestión de gastos de American Express facilitan la capacidad del departamento financiero para procesar los gastos corporativos con un esfuerzo mínimo. Las empresas ahora pueden adquirir fácilmente recibos en línea, eliminando la necesidad de que los clientes guarden copias en papel. Después de la transacción, los recibos digitales se pueden comparar con los registros. Como resultado, las empresas ahorran tiempo en el proceso de conciliación, que de otro modo sería laborioso debido a la necesidad de una extensa conciliación manual.
La herramienta de gestión de gastos de American Express "AmexExpense" proporciona un código de libro mayor y una comparación de categorías de gastos sin interrupciones al conectar los datos del cliente con proveedores de servicios de contabilidad líderes en la industria como Xero, Quickbooks y Sage. Además, los datos de las transacciones están protegidos por los sólidos sistemas de seguridad y protección de American Express, que a su vez protegen a los usuarios de la aplicación.
El programa también permite a los usuarios generar informes de gastos rápidamente, proporcionando a las organizaciones una investigación detallada sobre los gastos de los empleados. Por lo tanto, los departamentos de cumplimiento pueden establecer más fácilmente los controles de tarjeta apropiados y las limitaciones de gastos para reducir los gastos innecesarios de los empleados y las reclamaciones de gastos fraudulentas. Además de ayudar a las empresas, las herramientas de administración de gastos automatizadas de American Express también esperan acelerar el proceso mensual de presentación de los costos de los empleados.
¿Por qué elegir las herramientas de gestión de gastos de American Express?
El lanzamiento de AmexExpense ejemplifica el compromiso de American Express de mejorar sus servicios para los tarjetahabientes mediante la ampliación de su gama de tarjetas disponibles y la optimización de sus operaciones internas. Asimismo, el segmento de Servicios Comerciales Globales de la empresa ofrece una amplia gama de opciones de pago, gestión de gastos y financiamiento comercial. Básicamente, estos esfuerzos deberían, en última instancia, impulsar los ingresos del segmento.
A la luz de la recuperación económica mundial en curso, que ha abierto la puerta a un mayor gasto de los consumidores y la reanudación de las actividades comerciales, parece que el momento de iniciativas como la más reciente también es oportuno. Como resultado, se esperan más solicitudes de reembolso de gastos, lo que pone de relieve la necesidad apremiante de un método simplificado y eficiente de presentación de gastos. El objetivo de las herramientas de gestión de gastos de Amex es aprovechar al máximo las condiciones actuales reduciendo el tiempo dedicado a los gastos de procesamiento. A su vez, esto libera más recursos para que las empresas los dediquen a actividades que les ayudarán a expandir sus operaciones.
Herramientas de gestión de gastos para empresas
Tanto la productividad de los empleados como los ahorros financieros se pueden maximizar invirtiendo en un software de seguimiento de gastos. Para colmo, las herramientas de administración de gastos lo ayudan a usted y a su contador a comprender mejor las tendencias financieras de su negocio durante todo el año, lo cual es muy útil en el momento de los impuestos.
En general, es ideal que pienses en usar herramientas de administración de gastos para negocios y hábitos de gasto típicos. Si, por ejemplo, su personal conduce mucho por negocios, es posible que desee centrarse en las herramientas de gestión de gastos que pueden controlar el kilometraje. Sin embargo, asegúrese de que haya una integración entre el rastreador y su software de contabilidad para reducir la entrada manual.
¿Cómo funcionan las herramientas de gestión de gastos comerciales?
Las herramientas de administración de gastos que pueden ayudarlo a controlar los gastos de su empresa están disponibles tanto en línea como en una aplicación móvil. Una vez que se una a un servicio, obtendrá una cuenta y permiso para agregar usuarios hasta el máximo contratado.
Según el tipo de herramientas de administración de gastos que le interesen, es posible que se le soliciten detalles financieros o comerciales básicos durante el proceso de registro. La integración de la información bancaria y/o de la tarjeta de crédito de su empresa en el software maximizará su utilidad. Después de enviar los recibos de los gastos comerciales aprobados, su personal recibirá un reembolso directamente en sus cuentas bancarias personales vinculadas.
Las herramientas de administración de gastos para empresas lo ayudan a organizar sus gastos e identificar patrones de desperdicio. Además, pueden ayudar a controlar los costos. Sin embargo, es útil combinar gastos similares, como los relacionados con el inventario o la publicidad, para verificar si se mantiene por debajo de los límites de gasto establecidos. Estas deducciones hacen que sea menos difícil mantener el ingreso de dinero.
Para realizar un seguimiento de las finanzas de su empresa, consulte algunas de las principales herramientas de gestión de gastos disponibles para empresas de todos los tamaños.
- Expensify
- Gastos de Zoho
- MileIQ
- Certificar
- Viajes Concur
Herramientas de gestión de viajes y gastos
En general, los costos de los viajes de negocios suelen acumularse rápidamente, por lo que es importante que las empresas mantengan un control cuidadoso de sus desembolsos. Es mucho trabajo coordinar viajes de negocios, pero puede evitar perder la cuenta del dinero utilizando herramientas de gestión de viajes y gastos.
¿Qué son las herramientas de gestión de viajes y gastos?
Las herramientas de gestión de viajes y gastos son software diseñado específicamente para gestionar y controlar los gastos de viaje de la empresa. Las herramientas de gestión de viajes y gastos son esenciales para las empresas que envían personal en viajes de negocios. Esto se debe a que se puede usar para todo, desde organizar viajes hasta administrar personal mientras está fuera y generar informes de gastos.
Las herramientas de gestión de gastos y viajes corporativos tienen varios usos para diferentes tipos de empresas. Es crucial que tenga una imagen completa de su gastos de viaje de negocios y acceso a un servicio de atención al cliente experto en caso de que tenga algún problema. También facilita el proceso de facturación y la planificación de viajes de negocios de acuerdo con la empresa política de viaje.
Circunstancias que requieren herramientas de gestión de viajes y gastos
¿Cómo determina si su organización podría beneficiarse o no de la implementación de herramientas para la gestión de viajes y gastos?
En general, no es difícil detectar las indicaciones reveladoras, por lo tanto, echemos un vistazo a algunas de ellas:
- La cantidad de dinero que su organización gasta en viajes de negocios es excesiva.
- Informar sobre viajes de negocios es un dolor en el cuello.
- Los viajes de negocios que proporciona son ineficientes y poco claros.
Las mejores herramientas de gestión de gastos
Los productos financieros, como las herramientas automatizadas de gestión de gastos, facilitan la presentación, el seguimiento, el procesamiento y el reembolso de los gastos de los empleados. También se puede usar para facturar a los clientes por el tiempo trabajado en proyectos y/o costos reembolsados.
Las funciones de gestión de gastos se pueden encontrar tanto en el software de contabilidad completo como en las aplicaciones independientes. Estas capacidades también pueden venir como parte de un paquete que incluye recursos para compras, facturación, elaboración de presupuestos y tareas monetarias similares.
Por otro lado, decir las mejores herramientas de gestión de gastos automatizadas no siempre es la frase correcta. Entonces, está bien si lo mejor de ti es diferente al mío. Por eso es importante aprovechar al máximo el período de prueba gratuito de 30 días que ofrecen la mayoría de las herramientas de administración de gastos en línea.
Probar una pieza de software durante algunas semanas es el mejor método para ver si satisface sus necesidades.
Pero propietarios de pequeñas empresas a veces carecen del tiempo necesario para evaluar adecuadamente una solicitud. Como resultado, seguimos adelante y completamos una buena parte del trabajo preliminar en su nombre.
#1. Rydoo
Rydoo se desempeña admirablemente gracias a su interfaz modernizada, que puede manejar no solo las tareas fundamentales de seguimiento de gastos, sino también los flujos de trabajo externos y el escaneo OCR. Se desempeña lo suficientemente bien como para merecer el galardón de ser el número uno en esta lista.
PROS
- Precios atractivos.
- El escaneo de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) está incluido en este servicio de seguimiento de gastos para compras en el extranjero
CONTRAS
- La precisión del escaneo OCR es menor que la de los productos de la competencia en el mercado.
#2. Certificar
Certify es nuestra Elección de los editores cuando se trata de la administración de gastos para pequeñas empresas, ya que proporciona una excelente funcionalidad, informes confiables, una aplicación móvil y precios que son beneficiosos para las PYMES. Esta herramienta básicamente aborda todos los problemas de gestión de gastos.
PROS
- Fuerte reconocimiento óptico de caracteres de los recibos escaneados.
- Excelentes capacidades para el llenado automático.
- Todo el proceso, de principio a fin, relacionado con los informes y envíos móviles
- Aplicación móvil que es fácil de usar.
CONTRAS
- Se aplica una tarifa adicional para los reembolsos de ACH.
- Las integraciones con programas que no sean QuickBooks deben ser administradas directamente por Certify.
#3. Gastar
Expensify va en la dirección opuesta y se enfoca en grandes empresas con necesidades complicadas de integración de software, mientras que la mayoría de los rivales en la industria de seguimiento de gastos se enfocan en pequeñas empresas. También se desempeña admirablemente en este sentido.
PROS
- Expensify mantiene su facilidad de uso al realizar mejoras inteligentes en el flujo de trabajo.
- Presenta innovaciones como reembolsos automatizados y recolección de millas por GPS, entre otros beneficios.
CONTRAS
- Hay una severa curva de aprendizaje asociada con la interfaz de usuario.
#4. Recibo Banco
Receipt Bank agiliza el proceso de registro de gastos al reducir la cantidad de entrada de datos que se requiere; sin embargo, ciertos usuarios pueden requerir capacitación adicional antes de sentirse cómodos con sus procedimientos.
PROS
- Una aplicación móvil que es fácil de usar y reduce la cantidad de tiempo dedicado a ingresar datos.
- Excelente compatibilidad con el software de contabilidad.
CONTRAS
- Procesos y permisos de gestión inusuales.
- No hay opción para marcar violaciones de la política.
#5. Ábaco
Abacus es un software para registrar gastos que combina una interfaz de usuario intuitiva con un completo conjunto de funciones. Este programa brinda a los usuarios la capacidad de ingresar gastos rápidamente en lugar de esperar a que se genere un informe mensual.
PROS
- Costos que son manejables.
- Diseño contemporáneo.
- Función de texto integrada que ayuda a acelerar el proceso de presentación de informes y reembolso.
CONTRAS
- Para la prueba, debe enviar detalles sobre su cuenta bancaria.
#6. Concurrencia de gastos
La solución de seguimiento de gastos conocida como Concur Expense ahora es parte de SAP y ha demostrado su confiabilidad y madurez a lo largo de los años. Si bien esto lo convierte en una opción más viable para empresas más grandes, el producto aún tiene algunos desafíos que superar en términos de su facilidad de uso y su costo.
PROS
- Concur Cost es una solución de seguimiento bien establecida que también cuenta con una aplicación móvil que se rediseñó recientemente. Juntos, estos dos componentes ofrecen un seguimiento completo de los gastos.
CONTRAS
- Debido a que hay tantos tipos diferentes de servicios complementarios, puede ser un desafío proporcionar una estimación precisa del precio final.
#7. Ruta de gastos
ExpensePath es una buena solución para realizar un seguimiento de los gastos de las pequeñas y medianas empresas. Tiene una interfaz fácil de usar, una cantidad razonable de opciones de personalización y un precio razonable.
PROS
- Interfaces que son fáciles de usar y vienen con una guía administrativa para soporte adicional.
- Proporciona una estructura de precios flexible, que es especialmente beneficiosa para las empresas más pequeñas.
CONTRAS
- La cámara no captura datos exactos de moneda, fecha y proveedor; carece de funcionalidad para OCR.
- Requiere entrada manual.
#8. punto de gasto
ExpensePoint sin duda está diseñado pensando en el contador en lugar del consumidor que intenta recopilar rápidamente información sobre los gastos. Por otro lado, para las empresas que ponen un énfasis similar, esta aplicación proporciona excelentes informes y administración granular de políticas.
PROS
- Control sobre las políticas de gastos a un nivel muy fino.
- El reportaje es bastante impresionante.
CONTRAS
- Para el usuario promedio, la interfaz de usuario puede ser un poco complicada.
#9. Gastos de Zoho
A Zoho Expense le va bien en esta categoría, principalmente debido al hecho de que posee un sólido conjunto de características además de fuertes opciones de personalización y un precio que es amigable para las pequeñas empresas. Una obviedad para las personas que ya usan los productos de Zoho, y definitivamente algo a tener en cuenta para aquellos que no han trabajado antes con un servicio de Zoho.
PROS
- Gran capacidad de personalización.
- Excelente integración con soluciones de Zoho además de otros servicios como Lyft.
- La opción de suscripción de Zoho One es una opción muy rentable.
CONTRAS
Obligación de presentar los gastos junto con un informe, lo que puede causar un retraso en la recepción del pago en caso de que se haya realizado una entrada inexacta.
#10. Webgastos
Webexpenses es un proveedor de software de gestión de gastos en línea para empresas de todo tipo en más de 70 países de todo el mundo. El programa se utiliza en todos los sectores, incluido el sector minorista, el sector financiero, el sector tecnológico, el sector de la construcción y el sector sin fines de lucro. Proporciona una rentabilidad razonable por el costo”
PROS
- Excelentes informes, con el potencial de ser compatibles con una variedad de paquetes de software de contabilidad.
- Utilizar la aplicación móvil para importar costos recién incurridos.
CONTRAS
- La función de división del IVA no funciona con el lote de carga de CC; en su lugar, debe cambiarse manualmente.
- Hubo problemas esporádicos con la estabilidad de la aplicación (tuvo que borrar el caché)
¿Por qué es importante la gestión de gastos?
Las empresas tienen la responsabilidad de realizar auditorías exhaustivas de sus gastos para garantizar que la empresa cumple con la legislación aplicable y para verificar que su personal no gasta de más ni compra productos que no están vinculados a sus puestos de trabajo. Dar visibilidad a las cantidades de dinero que entran y salen de la empresa es una de las formas en que la tecnología para Administración de gastos puede ayudar con las auditorías comerciales.
Conclusión
Para administrar adecuadamente las finanzas, una empresa necesita ver exactamente cómo y quién gasta el dinero. Una empresa puede meterse en terribles dificultades si se basa en datos inadecuados recopilados a sus expensas. Esta es la razón y el momento en que las herramientas automatizadas de gestión de gastos son útiles.
Las empresas utilizan las herramientas de gestión de gastos para agilizar la laboriosa tarea de conciliar y reembolsar a los empleados los gastos de la empresa. Los informes de gastos se pueden hacer, enviar, aprobar, reembolsar y contabilizar con la ayuda del programa. Asimismo, los usuarios pueden cargar, rastrear y enviar convenientemente sus recibos de gastos con el flujo de trabajo automatizado del software. Los administradores pueden obtener estos recibos de reembolso a través de un proceso simplificado para autorizar los reclamos y verificar cualquier violación de la política corporativa. Además, el software ayuda a las empresas a monitorear el dinero que sus trabajadores gastan en los negocios de la empresa.
Preguntas frecuentes sobre las herramientas de gestión de gastos
¿Cuál es la mejor herramienta de gestión de gastos?
Sus necesidades y presupuesto determinarán qué software de seguimiento de costos es ideal para usted. Si bien hemos compilado una selección de los sistemas de administración de gastos más conocidos y mejor diseñados, el mejor sistema para su empresa dependerá en última instancia de su naturaleza y requisitos específicos.
¿Cuál es la tarifa vigente para los programas de elaboración de informes de gastos?
El software de seguimiento de gastos generalmente se factura mensualmente por usuario. Los productos normalmente cuestan entre $5 y $8 por usuario por mes, con precios especiales disponibles para empresas y negocios más grandes.
¿Cuáles son los beneficios de usar un programa para rastrear y administrar sus gastos?
Las empresas y sus empleados pueden ahorrar tiempo y esfuerzo utilizando un software de gestión de costes que automatiza el proceso de registro, atribución y reembolso de los gastos de los empleados. Es un ahorro de tiempo para gerentes y contadores porque agiliza y centraliza el proceso de administración y puede automatizar operaciones manuales mundanas.
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