Nos gusta hablar sobre las herramientas de gestión de eventos. Específicamente, según las estadísticas de marketing experiencial, el uso de software de gestión de eventos aumenta la asistencia en un 20 %, la productividad en un 27 % y el margen de beneficio en un 20-30 % en promedio.
Con tantos más software y herramientas gratuitos de gestión de eventos disponibles en línea en estos días, no sorprende que cada vez más planificadores de eventos estén echando un vistazo.
Hemos compilado una lista de las mejores herramientas de gestión de eventos basada en comentarios de usuarios del mundo real, puntajes relativos en sitios web de calificación de software como Capterra y características notables que sabemos que los planificadores de eventos apreciarán. Pero, antes de comenzar, aquí hay más información sobre cómo elegir el software de gestión de eventos para su próximo gran proyecto. (Britespanbuildings)
Cómo seleccionar el mejor software de gestión de eventos
Hay varios usos para el software de gestión de eventos y una amplia gama de capacidades disponibles, así que comience por priorizar sus requisitos. ¿Quiere ahorrar tiempo en tareas repetitivas de gestión de eventos, como establecer y revisar los horarios de las conferencias? ¿Quiere mejorar la participación de los visitantes y ayudar a sus expositores a hacer crecer sus negocios? ¿Qué le parece ahorrar dinero actualizando el registro de su evento y el sistema de venta de entradas?
A continuación, asegúrese de que cada herramienta cumpla con sus requisitos. Mientras lee la siguiente lista de "Software de gestión de eventos favorito de los organizadores", tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Qué vas a necesitar para tu evento? Un sistema de venta de entradas, un folleto web o móvil, un sitio web de eventos, soluciones de participación de la audiencia, una herramienta de registro de asistencia y herramientas de recuperación de contactos de expositores. Haz una lista de todo lo que te venga a la mente.
- ¿El software de planificación de eventos es compatible con dispositivos móviles? ¿Hay una aplicación disponible para sus asistentes en la plataforma?
- ¿Qué dicen al respecto la tienda de aplicaciones y los sitios de revisión de software como G2?
- ¿Qué tan simple es implementar el software? Verifique si puede planificar una demostración en vivo o una prueba de manejo con anticipación.
Los 33 mejores software de gestión de eventos en 2023
#1. cvento
El software de gestión de eventos de Cvent automatiza y simplifica todo el proceso de planificación. Comience ubicando un lugar y finalice con paneles y datos personalizados después de su evento.
#2. Mesas Sociales
Social Tables ofrece los mejores servicios de abastecimiento de lugares, planificación de eventos, gestión de invitados y registro. El software y las herramientas de gestión de eventos gratuitos le permiten crear rápidamente diseños a escala. Puede planificar cada aspecto y compartirlo con lugares, clientes y socios. Además, Social Tables lo ayuda a administrar invitados, desde VIP hasta demandas especiales de comidas, y ubicarlos visualmente en diagramas.
Social Tables también desarrolla soluciones galardonadas para hoteles y lugares, como software CRM, plataformas de ventas de eventos y plataformas de servicios de eventos.
#3. asiento triple
Para configuraciones de eventos únicas, Tripleseat es el mejor software de planificación de eventos. Es una aplicación en línea de ventas y gestión de eventos diseñada principalmente para restaurantes, hoteles y lugares. Puede mejorar las ventas de eventos y agilizar el proceso de planificación utilizando Tripleseat.
Puede recopilar clientes potenciales para eventos, convertir clientes potenciales en reservas, crear contratos y BEO, y mucho más. Tripleseat también ofrece varias opciones de informes para analizar el ROI para profesionales de eventos que están obsesionados con las estadísticas.
#4. Regpack
Regpack le permite personalizar formularios de registro y generar un número ilimitado de tipos de asistencia. Puede hacer el check-in de los invitados usando un dispositivo móvil o permitirles que lo hagan ellos mismos. Incluso puede incluir el software en la página de registro de su sitio web.
El registro de grupos y el procesamiento de pagos encriptados también están disponibles. Si desea vender cosas junto con el evento, también puede incluir un carrito y un pago rápido. Luego, utilizando la herramienta de encuestas del software, solicite comentarios de los invitados.
#5. Soluciones para miembros
Debido a que Member Solutions fue diseñado para procesar registros de membresía, es popular entre los estudios de fitness. Desde su inicio en 1991, ha crecido para incorporar una variedad de herramientas de planificación de eventos.
Utilizando una biblioteca de plantillas, su función de registro de eventos simplifica la creación de formularios de registro, exenciones de responsabilidad y otros documentos de asistencia. Todos los formularios tienen etiqueta blanca y se pueden personalizar fácilmente con su marca corporativa. Si le gusta el marketing, la función de marketing por correo electrónico de Member Solutions puede ayudar a mantener a los participantes informados sobre su evento.
#6. catequesis
Caterease facilitó el aspecto del catering en la planificación de eventos. Te permite diseñar menús visuales para tus visitantes. También puede crear listas de ingredientes y listas de preparación de alimentos para los cocineros en la parte trasera de la casa.
Los invitados pueden ingresar sus propias preferencias de comida. Los datos se pueden usar para calcular la cantidad de alimentos y bebidas que necesita. La interfaz de Caterease es similar a Microsoft Word y Excel, por lo tanto, hay poca o ninguna curva de aprendizaje.
#7. fonteva
Con un único coste anual, Fonteva te permite gestionar un número ilimitado de eventos. Este servicio es particularmente popular en el negocio de la hospitalidad. De hecho, el Hotel Westin es un consumidor frecuente.
Fonteva es una opción maravillosa si está organizando un evento con asistentes internacionales. El sistema admite más de 100 métodos de pago, lo que permite a los huéspedes pagar boletos y otras cosas sin tener que preocuparse por las conversiones de moneda.
Además, los planificadores de eventos pueden crear una página web de eventos temporal para mantener a la gente interesada. Por ejemplo, en los días previos al evento, puedes compartir foros, concursos y otras actividades en línea.
#8. Hubb
Si trabaja como gerente de conferencias corporativas, puede sentir que está constantemente buscando información sobre la programación de su evento. Hubb es capaz de resolver este problema. Este software te permite acceder más rápidamente al contenido que necesitas para tus eventos.
Hubb reduce el tiempo de administración en un 67 % al permitir que los oradores carguen su propia información. Considere lo que podría lograr en un evento si tuviera un 67% más de tiempo.
#9. momice
Momice es un software de gestión de eventos todo en uno que cubre todo, desde el registro hasta la creación de sitios web y estadísticas de eventos. Aunque el precio está en euros, la solución es accesible para cualquier persona con conexión a Internet, independientemente de su ubicación. Los paquetes de inicio ofrecen acceso a las herramientas de planificación de eventos para tres eventos y puede agregar hasta cinco usuarios a la vez.
#10. Double Dutch
DoubleDutch tiene que ver con fomentar la comunidad. El diseño de experiencias agradables para los huéspedes, los eventos preparados para el futuro, la facilitación de la planificación de eventos de gran volumen y la utilización de una red de socios comprenden su estrategia de cuatro puntas. Las frases más populares utilizadas en sus excelentes evaluaciones incluyen "fácil de usar" y "aplicación maravillosa".
#11. maestro de boletos
Esta es una opción de venta de entradas popular para todo, desde pequeñas reuniones hasta grandes conciertos. El sistema es adaptable y también puede enviar confirmaciones y recordatorios por correo electrónico. También permite a los usuarios registrarse desde sus teléfonos y desde sus PC.
Agregan 3.5% al precio del boleto más $1.59 cada boleto. Si bien Eventbrite es muy conocido, algunos organizadores creen que el precio es un poco excesivo.
# 12. Flojo
Esta popular herramienta de comunicación en equipo también se ha utilizado para la interactividad de las sesiones en los eventos. Slack le permite crear varios canales para diferentes temas dentro del mismo espacio de trabajo, lo que le permite tener canales secretos para que su equipo interactúe y canales públicos para que los invitados los usen como temas de discusión durante el evento.
Los usuarios pueden chatear uno a uno, hacer videollamadas y llamadas telefónicas y compartir archivos a través de la aplicación además de conversaciones grupales.
#13. Gerente de proyecto
ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que se puede expandir a equipos y empresas y ofrece un método para organizar, colaborar y acelerar la entrega de proyectos. ProjectManager es una excelente opción para las personas que buscan una solución que se centre en la eficiencia del equipo y la organización del proyecto.
Si bien ProjectManager no se desarrolló principalmente para eventos, proporciona a los organizadores de eventos una interfaz centralizada de herramientas para administrar cronogramas, proyectos y colaboración para que la administración de proyectos de eventos sea más eficiente.
# 14 Wix
Wix es una popular plataforma de creación de sitios web que los organizadores de eventos utilizan para crear páginas web de eventos. Tiene temas y plantillas prefabricados, algunos de los cuales están creados específicamente para sitios web de eventos, y es completamente personalizable.
Si bien Wix definitivamente agiliza la creación de sitios web, puede haber una curva de aprendizaje cuando se usa por primera vez. Además, cada vez que algo cambie, tendrá que editar manualmente los elementos del evento, como la agenda de la conferencia y la información del orador, lo que requiere mucho tiempo y es propenso a errores.
#15. deslizamiento
Slido, una conocida aplicación de preguntas y respuestas y encuestas en vivo, permite a los usuarios generar preguntas populares para generar diálogos importantes. Debido a que una encuesta en vivo mejora el compromiso y la participación de los participantes, muchas aplicaciones de eventos y herramientas de gestión de conferencias incluyen la funcionalidad de encuesta en vivo.
Si duda en usar otra aplicación únicamente para control de calidad/encuestas en vivo, primero vea si su aplicación de eventos ya incluye estas funciones. Algunas herramientas de gestión de eventos, por ejemplo, mostrarán los resultados en una pantalla grande, ofrecerán una variedad de plantillas de preguntas de encuestas en vivo para una configuración rápida o admitirán la clasificación de preguntas, recordatorios automáticos, integración de preguntas y respuestas en las diapositivas de los oradores, etc.
#dieciséis. Eventos de Zoom
Probablemente ya esté familiarizado con Zoom y cómo usarlo, lo que hace que su nueva herramienta de eventos, Zoom Events, sea una alternativa atractiva. El software está diseñado para ayudar a los organizadores con varias partes de la gestión de eventos, como sesiones de transmisión, compartir eventos y administrar la emisión de boletos, entre otras cosas.
Zoom Event, por otro lado, se ha concentrado principalmente en cursos más pequeños y series de seminarios web. También carece de algunas de las capacidades más complejas que pueden ofrecer otras plataformas, como cabinas digitales para patrocinadores y expositores, por lo que si está planeando una conferencia o evento más grande, esta puede no ser la mejor opción.
#17. Everwall
¿Desea incorporar las redes sociales para eventos en el diseño de su evento? Everwall le brinda las herramientas que necesita para crear un muro de redes sociales personalizado con la actividad de las redes sociales en tiempo real de todos sus asistentes. CNN, Forbes y Microsoft se encuentran entre sus prestigiosos clientes.
# 18. lunes
Es posible que haya notado recientemente sus anuncios optimistas e imaginativos en YouTube, ya que su software de administración de equipos y proyectos se ha convertido en una herramienta imprescindible en la mayoría de los conjuntos de herramientas de los planificadores de eventos. Monday proporciona un sistema de seguimiento altamente visual con actualizaciones de estado simplificadas, ya sea que esté a cargo de un equipo de planificadores internos o que se esfuerce por tener a todos sus proveedores de eventos en la misma página.
Si bien no está diseñada expresamente para eventos, simplemente puede personalizar esta aplicación para cualquier esfuerzo de colaboración, como conferencias, seminarios y presentaciones itinerantes.
#19. Boomset
En Boomset, las poderosas herramientas de eventos en el sitio son el nombre del juego. Con esta solución de gestión de eventos, puede gestionar registros en el sitio, imprimir credenciales, canjear cupones y mucho más. La herramienta de marketing también lo ayudará a recopilar datos de eventos y promocionar un evento. Es un complemento excelente para cualquier otro paquete de software de gestión de eventos.
#20. akkroo
Akkroo utiliza tecnologías de automatización de marketing digital y CRM para adquirir clientes potenciales calificados en eventos. Obtienen puntos adicionales por ser fáciles de combinar con otras herramientas comerciales importantes, como Salesforce, HubSpot y Marketo.
#21. atender
Según el tamaño de su próximo evento, esta aplicación de eventos móviles y herramienta de registro en línea ofrece precios personalizables. Algunas de las características notables de Attendify incluyen enlaces a las cuentas de redes sociales de los asistentes, una agenda de eventos fácil de leer y herramientas para patrocinadores de eventos.
Si está buscando patrocinadores de eventos, este es un lugar fantástico para comenzar.
#22. oveit
Debido a que proporciona una solución de pago de circuito cerrado para eventos y ubicaciones de eventos, Oveit se refiere a sí mismo como la "milla final de los pagos". Por lo general, se usan en festivales y convenciones donde habrá una gran cantidad de proveedores individuales o una gran cantidad de ventas generales previstas.
La edición gratuita de Oveit admite hasta 1,000 consumidores, por lo que si está planeando una pequeña activación de producto o un evento VIP de élite, es posible que desee probar este servicio.
#23. RSVPLIBRO
Esta herramienta adaptable simplifica los procesos de invitación y registro de eventos. RsvpBOOK, que es ideal para clases y talleres de múltiples pistas, permite a los usuarios publicar enlaces de boletos en las redes sociales, manejar registros de eventos en el sitio y crear informes de eventos al instante a partir de datos recopilados automáticamente.
También vale la pena mencionar que su clientela anterior ha incluido grandes conferencias de educación artística y cumbres de protección de datos, lo que indica que no son ajenos a la industria B2B.
#24. Incendio forestal
Brushfire es una solución para el registro de eventos en línea y la emisión de boletos que es específica de la industria. Sirven principalmente a iglesias y misiones, por lo tanto, sus características únicas sirven como un brillante ejemplo del valor del software de nicho.
En general, el producto sigue siendo extremadamente versátil y proporciona las mejores opciones de cumplimiento de datos, software de participación y personalización en el negocio de eventos. Vale la pena echar un segundo vistazo a Brushfire, incluso si no está planeando un evento basado en la fe.
#25. Recolectar
Restaurantes, lugares para eventos y empresas de catering apreciarán nuestra solución de gestión de eventos diseñada específicamente para ellos. El objetivo principal de Gather es agilizar los procesos de reserva de lugares, pero los clientes también elogian la función de comunicación por correo electrónico y lo simple que es usar el diseño de la plataforma.
#26. dar inteligente
GiveSmart es un software móvil de recaudación de fondos que es ideal para su próxima gala o subasta silenciosa. Las herramientas de recaudación de fondos, como la emisión de entradas para eventos, las ofertas móviles y los informes de eventos, ayudan a las marcas a aprovechar al máximo sus eventos en persona, ya sea una empresa sin fines de lucro o de tecnología.
#27. Guía
Esta plataforma de desarrollo de aplicaciones se especializa en cualquier cosa, desde pequeñas reuniones hasta grandes preocupaciones de la empresa. El evento Guidebook ofrece plantillas útiles, integraciones con sistemas como Mailchimp y Salesforce, y herramientas para un mayor desarrollo a través de su sistema API abierto.
Este año, sus equipos de atención al cliente han recibido numerosos premios por sus habilidades.
#28. Allcal
Allcal es una aplicación de calendario impulsada por la comunidad (que combinaría muy bien con otras herramientas basadas en la comunidad como el DoubleDutch mencionado anteriormente). Sus clientes van desde organizadores de noches de juegos mensuales sin experiencia hasta organizadores experimentados de conferencias tecnológicas de varios días.
Por lo tanto, independientemente del tipo de evento que esté organizando, debe consultar las herramientas de registro, programación y calendario de la aplicación móvil de Allcal.
#29. aguacate
Avochato es un CRM que hace que las actualizaciones de mensajes de texto, los recordatorios o los ajustes de programación de eventos en tiempo real sean rápidos y fáciles. Tus equipos de atención al cliente y eventos tienen control total sobre los mensajes que llegan y salen a través de una plataforma colaborativa.
En general, Avochato es una gran herramienta para los departamentos de ventas y marketing antes, durante y después de los eventos.
#30. Topí
Topi cuenta con una solución de planificación de eventos rápida y económica, así como nuestro lema favorito en nuestra lista de herramientas de gestión de eventos ("serendipia diseñada").
Las fortalezas de la plataforma incluyen una aplicación móvil para que sus asistentes se conecten, herramientas de registro y registro de eventos y capacidades de recuperación rápida de clientes potenciales.
#31. GrupoConocer
GruupMeet aspira a ser la versión más básica de todas las herramientas de esta lista. En sus configuraciones más simplificadas, estas herramientas cubren la mayoría de las tareas de planificación de eventos y ofrecen características únicas como mensajes de texto bidireccionales en equipo, búsquedas de vuelos y estadísticas de eventos.
Los asistentes que eligen utilizar la herramienta no necesitan descargar ninguna aplicación ni crear nuevas cuentas, lo que puede ser ventajoso para el mercado objetivo de su evento.
# 32. Trello
Trello es otra excelente aplicación de creación de listas y gestión de proyectos que funciona bien con los organizadores de eventos. Su sistema de pizarra y tarjeta proporciona herramientas visuales para mantener a los colegas al día. Y su interfaz de actualización de proyectos fácil de usar mantiene a los planificadores de eventos tranquilos en todo momento.
#33. Rastreador de conferencias
The Conference Tracker, un producto de Engineerica, es una herramienta de control de asistencia inusualmente específica que tuvimos que incluir en esta lista. Conference Tracker, que es más comúnmente utilizado por instituciones académicas, conferencias y organizaciones relacionadas con la educación, puede soportar incluso los eventos de sesión complejos y de varias pistas más exigentes.
Incluso recomiendan utilizar esta aplicación para tareas menores, como verificar la asistencia de los empleados a los seminarios de capacitación.
#34. Amigos de boletos
Ticketbud es una plataforma de planificación de eventos y venta de entradas de marca blanca que sirve como una ventanilla única para organizadores de eventos pequeños y grandes. La capacidad de Ticketbud para organizar cronogramas de pago variables para múltiples proveedores de eventos utilizando fechas específicas, incrementos semanales y mensuales es una característica intrigante.
Los usuarios también prefieren Ticketbud a programas similares (como Squarespace) ya que el software permite eventos repetidos o recurrentes, mientras que la mayoría de los demás no lo hacen.
Conclusión
Al buscar las mejores herramientas de gestión de eventos, los resultados pueden diferir. Considere emplear una o más de estas herramientas si necesita una herramienta hiperespecífica para una sola tarea de evento o un software de gestión de eventos todo en uno capaz de manejar sus diversos proveedores, asistentes y sitios de eventos.
Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de eventos
¿Cuáles son las 5 C de la gestión de eventos?
Las 5 C de la gestión de eventos son Concepto, Coordinación, Control, Culminación y Cierre.
¿Cuáles son los 7 elementos clave de la gestión de eventos?
Los 7 elementos clave de la gestión de eventos son; infraestructura del evento, audiencia, asistentes, organizadores, lugar y medios. Todas estas piezas deben ser administradas por su software de eventos.
¿Qué es un sistema de reserva de eventos?
Al facilitar el registro y el pago en línea/electrónicos, el sistema de reserva de eventos simplifica las cosas al facilitar que los usuarios se registren para cualquier evento.
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Referencias
