Gracias a la tendencia de digitalización en curso, la gente quiere hacer menos trabajo en papel y espera poder acceder a sus documentos más importantes desde cualquier dispositivo. Es muy recomendable utilizar un sistema de gestión de documentos para simplificar este proceso. En el mundo digital actual, las herramientas de gestión de documentos son una parte integral de cualquier empresa exitosa. Los sistemas de gestión de documentos, en lugar de filas de archivadores, generan un archivo electrónico al que puede acceder y modificar cualquier persona con la debida autorización. Administrar sus documentos digitales y escanear archivos en papel antiguos es muy sencillo con la ayuda de las herramientas de administración de documentos. Revisamos una lista de herramientas de administración, enfocándonos en las herramientas de administración de documentos empresariales y de Microsoft, y también nombramos algunas compañías de sistemas DM, incluido Open Source.
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¿Qué es una herramienta de gestión documental?
La herramienta de administración de documentos es un software que se utiliza para rastrear, administrar y almacenar documentos mientras se reduce el uso de papel. Este programa tiene varias aplicaciones corporativas potenciales, desde archivar archivos multimedia en la nube hasta facilitar el trabajo en equipo en el papeleo.
DM incluye una amplia variedad de características y funcionalidades, esenciales para el buen funcionamiento de una empresa. Las características de las herramientas de gestión de documentos que son invaluables y ayudan a las empresas de todo tipo incluyen;
- Una sola ubicación donde se pueden buscar y acceder a los registros.
- Los documentos que antes se almacenaban en papel ahora se pueden escanear, cargar y organizar digitalmente, lo que elimina la necesidad de espacio adicional (y dinero) que antes se requería para el almacenamiento en papel.
- Mejorar la organización y la productividad, este cambio.
- El uso del almacenamiento de documentos digitales reduce la probabilidad de que los archivos se extravíen o se corrompan.
Las herramientas de administración de documentos podrían ser especialmente útiles para las empresas de los sectores médico y financiero, que manejan y/o almacenan grandes volúmenes de datos que contienen información de identificación personal. Estos sistemas pueden garantizar el cumplimiento de documentos en un campo determinado al tiempo que brindan a los usuarios autorizados un acceso rápido y confiable a todos los archivos necesarios.
¿Cuál es el mejor software de gestión de archivos?
Echemos un vistazo a algunos de los software de DM más conocidos, que se utilizan comúnmente para disminuir la dependencia de los documentos en papel y aumentar el rendimiento de DM de una empresa.
- ClickUp
- Archivos M
- Hoja inteligente
- Espacios de trabajo en equipo
- pCloud
- HubSpot
¿Cuáles son los distintos tipos de sistemas de gestión de documentos?
Los cinco tipos de sistemas DM son;
- Gestión de contenidos empresariales.
- Gestión de contenidos (gestión de contenidos web)
- Imágenes de documentos.
- Gestión de flujo de trabajo.
- Gestión de registros.
Lista de herramientas de gestión de documentos
Las firmas legales, los estudios de diseño y las editoriales son solo algunos ejemplos de PYMES que quieren dejar de usar papel pero necesitan ayuda para encontrar la solución adecuada. Dado que las empresas siempre tendrán una gran cantidad de datos para administrar, es esencial seleccionar una herramienta de DM que sea confiable y extensible para maximizar la eficiencia.
Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) pueden beneficiarse enormemente de las herramientas eficaces de gestión de documentos. El más fundamental es la necesidad de una ubicación centralizada para mantener los registros en orden. Una herramienta de DM también puede administrar cosas como el control de versiones, los procesos, los permisos de usuario, la copia de seguridad y la seguridad. Es donde debe comenzar cuando busque un lugar para guardar y compartir archivos confidenciales de la empresa con otras personas. La clasificación de datos es otra característica de DM que tiene el potencial de alterar significativamente la forma en que su negocio ahora diagrama sus procesos. Los ingresos globales proyectados para los sistemas DM y ECM están creciendo a un ritmo saludable y por una buena razón.
Dicho esto, a continuación hay una lista de algunas de las principales herramientas de gestión de documentos;
#1. LetreroEscritorio
SignDesk es una plataforma Smart Contract Lifecycle Management (CLM) que se desarrolló con la intención de automatizar todos los aspectos del proceso de contratación. Con la ayuda de SignDesk CLM, los equipos pueden desarrollar inmediatamente contratos con cláusulas sugeridas por IA, luego aprobarlos y negociar sus términos.
#2. Contenidoverso
La gestión de sus documentos con Contentverse garantiza que nunca se quedará sin los recursos que necesita. Contentverse puede adaptarse a los requisitos específicos de su departamento porque proporciona opciones de implementación en la nube y en las instalaciones, así como configuraciones de usuario que se pueden personalizar.
#3. Optix
Software de gestión de documentos que es a la vez potente y fácil de usar, Optix ofrece soluciones de automatización de flujos de trabajo, gestión de procedimientos operativos estándar y otras características contemporáneas que están diseñadas para mejorar la eficiencia de los procesos de la empresa.
#4. Sin documentos
Docufree Document Cloud, un sistema de gestión de contenido empresarial habilitado para servicios, integra el escaneo y la captura de documentos, la gestión de documentos y la automatización de procesos en una única plataforma basada en la nube.
#5. ECM de DocStar
DocStar Enterprise Content Management atiende a grandes y medianas empresas de todos los sectores y ofrece herramientas para cargar, almacenar e intercambiar documentos en varios formatos. Sus clientes provienen de una amplia gama de industrias. Hay versiones del software que se ejecutan tanto en la nube como localmente.
#6. Retención de archivo
Una oficina sin papel puede ser más fácil de lograr con la ayuda de la herramienta de gestión de documentos; FileHold Enterprise, que está diseñado para su uso en grandes empresas. La instalación de FileHold puede realizarse en las instalaciones o en un entorno seguro de nube pública o privada.
#7. FaseDocu
La plataforma de automatización empresarial DocuPhase proporciona herramientas de captura de gestión de documentos, automatización de flujos de trabajo y reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El sistema DocuPhase es adaptable para satisfacer las necesidades de empresas de cualquier tamaño. Está disponible en una versión local además de una basada en la nube.
#8. gabinete de archivos electrónicos
eFileCabinet es un sistema de gestión de documentos que se centra en ayudar a las empresas de cualquier tamaño a aumentar su rentabilidad y eficiencia al reducir la cantidad de papel consumido en sus operaciones y agilizar sus procedimientos de trabajo.
#9. DocuXplorer
Dejar de usar papel y automatizar los procesos de ingreso de datos repetitivos puede ayudar a su personal a ahorrar tiempo y reducir las molestias, al mismo tiempo que reduce el riesgo y los expone a menos problemas potenciales. Logre sus objetivos de procesos comerciales con la ayuda de herramientas y asistencia experta que son sencillas y sencillas de operar.
#10. Localizador de documentos
Document Locator, un software de administración de documentos empresariales está integrado de una manera que solo está disponible con Microsoft Windows. Además de ser compatible con Microsoft Office y otro software comercial, la plataforma puede ejecutarse completamente dentro del sistema operativo Windows.
Microsoft SharePoint no es una herramienta de DM; sin embargo, puede funcionar como una solución de gestión de documentos para algunas empresas. La versatilidad de SharePoint hace que se adapte mejor a las grandes organizaciones que necesitan ayuda con la administración de contenido y el desarrollo de la intranet que a las pequeñas empresas que buscan las herramientas de administración de documentos de Microsoft.
¿Cómo gestionas los documentos?
La implementación de procedimientos estándar para la gestión de documentos podría ayudar a que su empresa funcione de manera más eficiente. Hacer una transición sin problemas requiere que evalúe sus recursos actuales, identifique cualquier brecha y reserve tiempo de estudio dedicado, tal como lo haría para cualquier otro emprendimiento nuevo. Los pasos involucrados en la gestión de sus documentos son;
- Creación y retención de documentos de planificación
- Elegir un sistema
- Poner en marcha
- configurar el almacenamiento
- Manténgase al día con el mantenimiento
¿Qué son las habilidades de gestión de documentos?
- Análisis de sistemas: el proceso de averiguar cómo debe funcionar DMS y cómo las diferentes entradas y variables afectarán el producto final.
- La gestión del tiempo
- Evaluación de Sistemas
- Habilidades de comprensión de lectura
- Habilidades de pensamiento crítico
- Buenas habilidades de escritura
- Juicio y Toma de Decisiones
- Programación
Herramientas de administración de documentos de Microsoft
Toda empresa, sin importar cuán grande o pequeña sea, debe encontrar la manera de administrar su papeleo de manera eficiente. Un sistema de gestión de documentos (DMS) puede mejorar la eficiencia y reducir los costos de cualquier empresa. Hay una serie de alternativas disponibles, por lo que es crucial que considere cuidadosamente cada una antes de decidirse por una solución para su empresa.
Debe buscar herramientas de administración de documentos que sean compatibles con los productos de Microsoft si su negocio depende en gran medida de ellos. Existen varias opciones (herramientas de gestión de documentos) que puede considerar debido a la adopción generalizada de las plataformas de Microsoft en el mundo empresarial. Sin embargo, qué herramientas de administración de documentos de Microsoft son ideales para su empresa dependerá en gran medida de sus requisitos específicos.
¿Son las herramientas de administración de documentos de Microsoft Office Suite?
Aunque este concepto erróneo persiste, Microsoft Office Suite (también conocido como MS Office) no es una herramienta de administración de documentos completa. Varias empresas han descubierto que combinar Microsoft Office con herramientas de administración de documentos es excelente y lo emplean. Este procedimiento, cuando se utiliza, da como resultado un sistema de gestión de documentos electrónicos que es completo y escalable.
La distinción más notable entre las herramientas de administración de documentos y Office de Microsoft se encuentra en sus funciones principales. Mientras que Microsoft Office se enfoca en la creación de documentos, el Sistema de gestión de documentos (DMS) maneja la estructura y el mantenimiento de los documentos, manteniendo los existentes en orden.
Con un sistema de gestión de documentos, las empresas pueden archivar archivos importantes y recuperar fácilmente archivos específicos para mejorar su flujo de trabajo y la toma de decisiones.
MS Office no solo cuenta con un Sistema de Gestión de Documentos (DMS) en numerosos de sus componentes, sino que también incluye herramientas para la generación y distribución de documentos.
Sin embargo, que Microsoft Office contenga características del sistema de administración de documentos (DMS) no significa que otras herramientas o plataformas de DMS no sean también opciones viables. Si su empresa requiere o no ambas opciones depende de sus requisitos de gestión y almacenamiento de documentos.
Microsoft SharePoint no es una herramienta de DM; sin embargo, puede funcionar como una solución de gestión de documentos para algunas empresas. La versatilidad de SharePoint hace que se adapte mejor a las grandes organizaciones que necesitan ayuda con la administración de contenido y el desarrollo de la intranet que a las pequeñas empresas que buscan las herramientas de administración de documentos de Microsoft.
Es una plataforma flexible y configurable que se utiliza para construir muchos tipos de soluciones, como intranets, sistemas de gestión de aprendizaje, software de emisión de boletos y más”. Para ser más específicos, Microsoft SharePoint es ideal para construir sistemas de gestión de documentos”, ya que proporciona herramientas completas para esta aplicación.
Además, SharePoint tiene varias características útiles adicionales; producción y almacenamiento de documentos simples en un entorno seguro y protegido, búsqueda y recuperación rápida de documentos, colaboración en tiempo real, control de versiones, registro de auditoría y asistencia para el cumplimiento.
Lista de las principales herramientas de administración de documentos de Microsoft Office 365
Office 365 es un servicio de suscripción para acceder a una versión web de Microsoft Office. Incluye Word, Excel y PowerPoint, así como Outlook para correo electrónico y calendario, Access para administrar bases de datos en PC, Publisher para publicar en PC, OneNote para tomar notas, OneDrive para almacenamiento en la nube y actualizaciones periódicas de software. Además, es compatible con una amplia gama de sistemas operativos y plataformas móviles, incluidos Windows, macOS, Android e iOS.
Dado que la mayoría de las herramientas de administración de documentos son compatibles con Microsoft Office y Office 365, es importante comparar cuidadosamente las capacidades de cada sistema. Al hacer esto y usar la información que recopiló, podrá elegir una herramienta de DM que funcione para usted.
Aquí hay una lista de algunas de las principales herramientas de administración de documentos para la integración de Microsoft Office 365
- Archivos M
- Misma página
- grupo de caja
- Soluciones del portal Nimbus
- DocuXplorer
- Bitrix24
Empresas de gestión de documentos
La era en la que vivimos ahora ha sido apropiadamente denominada la era de la información. Cualquier empresa que desee triunfar en el despiadado entorno empresarial actual debe aprender a aprovechar al máximo los datos que tiene a su disposición.
Las investigaciones indican que las personas pasan entre treinta minutos y dos horas todos los días buscando archivos. Debido a esto, los gastos, los tiempos de procesamiento y las tasas de error de una empresa aumentan, lo que reduce su balance final.
El software de administración de documentos viene en una variedad de versiones, algunas de las cuales son gratuitas y de código abierto, mientras que otras requieren una licencia para usar.
Todas sus demandas de servicios relacionados con documentos pueden ser satisfechas por numerosos documentos sociedades de gestión. Los servicios de documentos de estas empresas de gestión incluyen aquellos para crear, escanear, archivar y gestionar los archivos utilizados dentro de su empresa.
En la lista a continuación se encuentran las doce principales empresas de herramientas de gestión de documentos de EE. UU. en 2022
- LaserCycle Estados Unidos
- Solución Stargel DMS
- MasterControl de Accesscorp
- Micro americano
- Ricoh
- Gestión de registros AGS
- 5i Solutions
- Tecnologías de ocupación
- Conduente
- Gestión de documentos GRM
- Soluciones de gestión de documentos de Crown
- Cuartos de almacenamiento
Herramientas de gestión de documentos empresariales
El término "herramientas de administración de documentos empresariales" se refiere al software diseñado para manejar grandes volúmenes de documentos y datos, así como su almacenamiento, recuperación y procesamiento a través de varios procesos.
Básicamente, puede producir, guardar, administrar, indexar, proteger, recuperar e incluso organizar sus documentos con facilidad gracias a las herramientas de administración de documentos empresariales. Cuando las empresas utilizan herramientas de gestión de documentos empresariales, prácticamente se alejan del uso de registros en papel y pasan a la era digital.
Las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero mediante el uso de herramientas de gestión de documentos empresariales. Pueden usar EDMS para digitalizar y almacenar sus documentos de una manera que facilite un acceso rápido y fácil y una mejor organización.
¿Cuáles son los tipos de herramientas de gestión de documentos empresariales?
Básicamente, hay dos tipos principales de herramientas EDM;
#1. Basado en la nube:
Los usuarios de sistemas EDM en la nube pueden administrar sus sistemas conectándose al servidor del desarrollador de forma remota. Con las herramientas EDM basadas en la nube, puede acceder a ellas desde cualquier computadora o dispositivo móvil sin preocuparse por problemas de compatibilidad de software. Esto se debe a que los documentos se respaldan constantemente en la nube,
#2. Autohospedado:
Por el contrario, los sistemas EDM autohospedados residen completamente dentro de los límites de la propia infraestructura de red del usuario. Es posible que el EDMS autohospedado no proporcione tanta accesibilidad a los datos como los sistemas basados en la nube, pero a menudo le dan al usuario más voz sobre cómo se manejan los documentos.
¿Cuál es el proceso básico de las herramientas de gestión de documentos empresariales?
EDMS puede satisfacer las necesidades de gestión de documentos digitales de una empresa, ya sea que esté comenzando a utilizar sistemas digitales en el trabajo o que ya dependa en gran medida de ellos. A continuación, tenemos el proceso o paso básico de las herramientas de gestión documental empresarial;
#1. Digitalización y Recopilación de Documentos en Papel
El software EDMS permite convertir documentos en papel en archivos digitales de forma total o parcialmente automatizada. El uso de estas herramientas facilitará el proceso de digitalización de documentos. Los documentos en papel, los correos electrónicos y los informes generados por el sistema se escanean, se convierten a formato digital y se almacenan como parte del proceso del sistema de gestión de documentos electrónicos.
#2. Centralice el almacenamiento de documentos
Una vez que el documento se ha transformado, se puede guardar en el archivo digital de un sistema de gestión de documentos. El archivador electrónico es, en esencia, un espacio central de almacenamiento de documentos que juega un papel importante en el proceso de administración y retención de todos los documentos que se recuperan de las muchas ubicaciones que están conectadas al almacenamiento central. Cualquier persona con conexión a Internet puede Hazlo.
#3. Recuperación y Distribución de Documentos
El intercambio abierto de documentos y su uso para objetivos comerciales es un paso importante. En esta etapa, los documentos se recuperan y distribuyen para lograr este objetivo.
¿Cuáles son las características de las herramientas de gestión de documentos empresariales?
- Centro de almacenamiento de documentos centralizado
- Características de colaboración
- Operaciones de flujo de trabajo
- Variedad de permisos de seguridad para documentos y carpetas
- Opción de búsqueda fácil de usar
Sistema de gestión de documentos de código abierto
Un DMS es como una versión mejorada y mejor organizada de un archivador electrónico. A diferencia de un archivador tradicional, un DMS puede organizar sus documentos en una amplia variedad de formas.
Con la ayuda de un código abierto sistema de gestión de documentos, puede almacenar, administrar y encontrar rápidamente documentos para su empresa. Como sistema de gestión de documentos de código abierto, permite a los usuarios acceder al código fuente del programa y realizar sus propios cambios para que funcione mejor para ellos.
Tener acceso al código fuente es una gran ventaja porque le permite cambiarlo para que se ajuste a las necesidades de su equipo u organización. Cualquier desarrollador de software con un poco de conocimiento puede realizar cambios en el software o crear nuevos conectores con otras aplicaciones de líneas de negocios fácilmente disponibles, pero necesitará aprender los lenguajes utilizados para hacer el producto.
El DMS con licencia, por otro lado, debe pagarse por adelantado o de forma recurrente según la cantidad de usuarios y documentos, y el usuario tiene menos control porque no hay tantas opciones de personalización. Cuando las empresas necesitan cambiar el software, generalmente tienen que pagar al desarrollador de software para que realice los cambios.
Puede elegir entre una gran cantidad de excelentes sistemas de administración de documentos de código abierto, pero elegir el sistema correcto puede tener un gran impacto en el funcionamiento de su empresa.
Puede elegir un sistema que se adapte a los objetivos de su organización de la lista de código abierto gestión de documentos sistemas a continuación;
- OpenDocman
- Doc lógico
- SemillaDMS
- OpenKM
- Al aire libre
- Kimios DMS
- Kristal DMS
Conclusión
Un DMS es como una versión mejorada y mejor organizada de un archivador electrónico. Un DMS puede organizar sus documentos de muchas más formas que un archivador tradicional. Con solo presionar un botón, puede almacenar, administrar y acceder a sus documentos. Para archivar, los documentos en papel también se pueden escanear y guardar digitalmente.
Preguntas frecuentes sobre herramientas de administración de documentos
¿Cuáles son las ventajas de utilizar software de código abierto para gestionar documentos?
Con un sistema de gestión de documentos de código abierto, necesitará menos documentos en papel y gastará menos en imprimirlos y almacenarlos.
¿Cuáles son los distintos tipos de sistema de archivo?
Hay 3 categorías de sistemas de archivo cuando se trata de herramientas de gestión de documentos, como se muestra en la lista a continuación;
- Alfabético
- Numérico
- Alfanumérico
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