La creación, negociación y gestión de contratos son componentes críticos de cualquier negocio, independientemente de su tamaño. Sin embargo, cada paso lleva tiempo y es propenso a errores comunes de entrada de datos. El software de gestión de contratos, a veces denominado gestión del ciclo de vida del contrato (CLM), acelera el proceso y reduce los riesgos financieros y de auditoría.
¿Qué es el software de gestión de contratos?
El software de gestión de contratos automatiza la generación, el seguimiento y la supervisión de los contratos. Los profesionales involucrados en la negociación de contratos, como vendedores o representantes de cuentas, se encargan de definir los términos y acuerdos de nivel de servicio, modificar acuerdos y ejecutar contratos. Ambas partes de los departamentos legales de un acuerdo participan en el proceso de contratación para garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos, así como de las políticas internas de la empresa.
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos agiliza estos procedimientos al permitir que los usuarios escriban, guarden, supervisen, borren y distribuyan contratos comerciales complejos. Al permitir que las empresas simplifiquen los procesos de ventas y se comuniquen durante la creación de contratos, este tipo de software ayuda a aliviar los cuellos de botella en el proceso de negociación de contratos. El software de gestión del ciclo de vida de los contratos generalmente interactúa con el software de CRM, el software de propuestas, el software de contabilidad y el software de firma electrónica, y forma parte de una cartera de tecnologías que se utilizan para gestionar las relaciones generales con proveedores o contratistas.
Un producto debe cumplir con los siguientes criterios para ser considerado para su inclusión en la categoría de Gestión de Contratos:
- Incluya un repositorio de documentos que se pueda organizar en múltiples categorías para cada tipo de contrato.
- Proporcione a los usuarios involucrados en la redacción de contratos comerciales plantillas que puedan modificarse.
- Permita que los empleados creen, modifiquen, distribuyan y colaboren en contratos sin esfuerzo tanto dentro como fuera (con clientes o socios)
- Permita que los usuarios reciban notificaciones de hitos importantes, como el vencimiento o la renovación del contrato.
- Cumplir con los requisitos legales comerciales, así como con las normas comerciales internas de las partes contratantes.
Examinamos a más de tres docenas de proveedores en función de características importantes como la personalización y la automatización para determinar las mejores soluciones de gestión de contratos. Además, examinamos las opciones de precios, los procedimientos de seguridad y cumplimiento, así como los conectores populares.
Las 6 mejores opciones de software de gestión de contratos para 2023
- PandaDoc es el mejor en general.
- DocuSign es la mejor opción para las pequeñas empresas.
- Concord es la mejor opción para las grandes empresas.
- Agiloft es lo mejor para la personalización.
- Outlaw es lo mejor para informar.
- ContractWorks es lo mejor para la automatización.
#1. PandaDoc
PandaDoc es una solución de software de gestión del ciclo de vida de contratos todo en uno y de bajo coste que incluye una potente plataforma de gestión de contratos y documentos.
Para Agencias y Operadores
- En los programas pagos, el servicio al cliente está disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana.
- Los documentos, las firmas electrónicas y los usuarios son ilimitados.
- Prueba de 14 días sin riesgos
Desventajas
- Solo los planes Business o Enterprise tienen acceso a la colección de contenido.
- La opción de transmisión masiva no es gratuita.
- El plan gratuito tiene pocas integraciones.
PandaDoc, que se fundó en 2011, utiliza un software de administración de contratos simple para ayudarlo a administrar todo el ciclo de vida de sus contratos. Este software rico en funciones y de bajo costo se destaca entre la multitud, lo que lo convierte en la mejor solución general para empresas de cualquier tamaño.
Use este software basado en navegador o descargue la aplicación móvil de PandaDoc para Android e iOS para ponerse en marcha rápidamente. Te encantarán sus poderosas herramientas, que incluyen:
- Biblioteca de contenidos y contratos
- Duplicación de contratos
- Firma electrónica
- Notificaciones en tiempo real
- Procesamiento de pagos
PandaDoc ofrece plantillas configurables, así como un editor de arrastrar y soltar con medios enriquecidos. También puede crear sus propios flujos de trabajo, procesos y reglas. Los clientes disfrutan de las 15 conexiones de administración de relaciones con los clientes (CRM), que incluyen HubSpot, Pipedrive y Microsoft Dynamics.
Este servicio seguro proporciona a las empresas un registro de auditoría de documentos mientras mantiene los datos seguros en sus instalaciones seguras de almacenamiento en la nube. PandaDoc proporciona soluciones únicas si necesita un programa que cumpla con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA).
El software PandaDoc CLM está disponible en planes mensuales o anuales, con pagos anuales que le permiten ahorrar hasta un 34 %. La facturación mensual se utiliza para los siguientes precios de paquetes:
- Firma electrónica gratuita: obtenga un número infinito de firmas legalmente vinculantes y cargas de documentos, así como la capacidad de aceptar pagos, todo de forma gratuita.
- Las plantillas, un editor de arrastrar y soltar, tablas de precios y análisis de documentos cuestan $19 al mes por usuario.
- Las integraciones de CRM, la biblioteca de contenido, la marca personalizada, los flujos de trabajo de aprobación y las integraciones de Zapier cuestan $ 49 por mes por usuario en una empresa.
- Empresa: obtenga un paquete personalizado que incluye una cantidad ilimitada de espacios de trabajo en equipo, integración con Salesforce e informes de rendimiento del usuario.
#2. Documentos
DocuSign proporciona a las pequeñas empresas soluciones de software de gestión de contratos de bajo costo que van desde firmas electrónicas hasta un sistema CLM completo.
Para Agencias y Operadores
- No se requiere tarjeta de crédito para la prueba gratuita de 30 días de un servicio de firma electrónica.
- Asistencia de chat en vivo 24/7
- Configuraciones de flujo de trabajo que son adaptables
Desventajas
- Una solución CLM completa requiere un presupuesto personalizado.
- La configuración inicial del flujo de trabajo es difícil.
- A veces tiene problemas para sincronizar documentos.
DocuSign se lanzó en 2003 como una empresa de firma electrónica, pero la adquisición de SpringCM en 2018 proporcionó a la empresa capacidades de CLM. Las empresas utilizan con frecuencia DocuSign, ya que es fácil de usar para todas las partes. En nuestra evaluación, se determinó que los planes de firma electrónica de DocuSign son los mejores para las pequeñas empresas, aunque hay soluciones integrales disponibles para operaciones con muchos contratos.
Puede usar este software basado en navegador en línea o mientras viaja con la aplicación móvil DocuSign para Android e iOS. Se ofrecen varias funcionalidades en el programa de firma electrónica y CLM, que incluyen:
- Plantillas que son reutilizables
- Recordatorios a los destinatarios
- Recibo de pagos
- Notificaciones de comentarios en tiempo real
- repositorio de contenido
Utilice temas de colores y logotipos personalizables para personalizar las comunicaciones de su contrato y aproveche los formularios inteligentes con fórmulas personalizadas. DocuSign se integra con más de 350 integraciones preconstruidas, incluidas Salesforce, Microsoft y Google.
Los propietarios de pequeñas empresas valoran las pistas de auditoría que se pueden usar en los tribunales, las instalaciones de almacenamiento seguras y el cumplimiento del Reglamento general de protección de datos (GDPR). Para ayudarlo con sus obligaciones reglamentarias, la compañía ofrece planes específicos para agentes inmobiliarios, agencias gubernamentales y atención médica.
Muchas pequeñas empresas se benefician de los planes de firma electrónica. Tienes la opción de pagar anual o mensualmente. Los siguientes paquetes se basan en pagos mensuales:
- Personal: $10 por un plan de usuario único con cinco documentos de firma electrónica por mes y campos de contrato principales.
- Estándar: $25 por mes por usuario para un máximo de cinco usuarios; incluye recordatorios automáticos por correo electrónico, notificaciones de fechas límite, marcas personalizadas y comentarios.
- Profesional de negocios: $40 al mes por usuario para que hasta cinco usuarios acepten pagos, usen campos avanzados y emitan contratos a granel.
#3. Concordia
Concord, con su completa asistencia de incorporación y su funcionalidad de nivel empresarial, permite a las empresas enviar una cantidad infinita de documentos.
Para Agencias y Operadores
- Los contratos, los espectadores, las firmas electrónicas y el almacenamiento son ilimitados.
- Todos los planes incluyen capacidades de carga masiva.
- No se requiere tarjeta de crédito para la prueba gratuita de 14 días.
Desventajas
- No hay reembolsos en los planes.
- Los registros de datos largos se generan como resultado de las necesidades de control de versiones.
- Los contratos negociados fuera de la plataforma son difíciles de incorporar.
Concord se fundó en 2014 y su diseño sencillo ayuda a las organizaciones a mantenerse al tanto del cumplimiento y las modificaciones durante todo el ciclo de vida. Es la mejor alternativa para grandes empresas por su capacidad infinita e integraciones cruciales.
Concord parece ser idéntico a Gmail a primera vista. Puede configurarlo en minutos y recibir asistencia de incorporación completa con todos los programas. Puede trabajar con el software que desee, ya sea el panel de control de Concord o Google Drive. Las principales características de CLM incluyen:
- Editando en tiempo real
- Comenta, marca y chatea
- Almacenamiento de plantillas
- Rellene campos inteligentes automáticamente
- Búsqueda de texto completo OCR (reconocimiento óptico de caracteres)
- Recordatorios sobre plazos
- Función de firma electrónica integrada
Concord proporciona un alto nivel de personalización con un proceso de aprobación, informes, perspectivas y grupos de usuarios personalizados. Tiene integraciones con Dropbox, DocuSign y Salesforce. La empresa emplea encriptación de grado bancario y centros de datos seguros. Además, los estrictos requisitos de control de versiones generan un registro nuevo cada vez que se ingresa o actualiza un campo, lo que le brinda un registro de auditoría consistente.
Los paquetes CLM ofrecen precios claros y transparentes basados en el número de usuarios y la duración del contrato. Elija entre tres opciones de usuario ilimitadas, así como precios mensuales o anuales. Los pagos anuales le ahorrarán más del 26%. Los siguientes paquetes anuales se basan en cinco usuarios:
- Gratis: Hasta tres usuarios y tres plantillas pueden usar documentos y firmas electrónicas ilimitadas.
- Estándar: Gestión de envíos masivos y enmiendas a $115 por mes.
- Pro: Todas las integraciones cuestan $ 295 por mes.
- Empresa: Solicite un presupuesto personalizado para un SLA del 99.9 %, una biblioteca de cláusulas preaprobadas y una marca personalizada.
#4. agiloft
Agiloft ofrece modificaciones de gestión del ciclo de vida comercial y de contratos sin códigos.
Para Agencias y Operadores
- Las PYMES pueden obtener un plan gratuito.
- Garantía sin condiciones
- Acuerdo de nivel de servicio con 99.9 % de tiempo de actividad (SLA)
- Prueba gratuita sin restricciones
Desventajas
- No hay función de chat interno.
- Hay tantas opciones con personalización ilimitada que puede resultar abrumador.
Agiloft es el proveedor más antiguo de la lista, ya que se creó en 1991. Sin embargo, se ha mantenido actualizado con numerosas modificaciones, proporcionando a las empresas de todos los tamaños soluciones personalizadas. Agiloft es el claro ganador en nuestra mejor categoría de personalización gracias a sus capacidades únicas y de nivel empresarial.
El software de gestión del ciclo de vida del contrato basado en la nube de Agiloft se puede utilizar en cualquier computadora. Todo negocio se beneficia de:
- Entrenamiento en línea gratis
- Creación de contrato
- Repositorio de cláusulas
- Plantillas de impresión de contratos
- Firma electrónica de DocuSign o Adobe Sign
- repositorio de contenido
Con sus personalizaciones sin código, puede crear flujos de trabajo personalizados, procedimientos de enrutamiento, informes e incluso un panel personalizado para administrar indicadores clave de rendimiento (KPI) y alarmas. Agiloft trabaja con Google y Microsoft para permitirle cargar documentos rápidamente utilizando el software que tiene actualmente en el negocio.
Agiloft proporciona un seguimiento de auditoría para cada documento, almacena sus datos en centros de datos seguros y cumple con Sarbanes-Oxley, GDPR e HIPAA.
En términos de costo, Agiloft cree en soluciones hechas a la medida. Tienes la opción de pagar mensual, trimestral o anualmente. Todos los planes se basan en la cantidad de usuarios que tiene y comienzan en $ 65 por usuario por mes:
- Profesionales: Ya están disponibles la asistencia telefónica y los intervalos de cinco minutos para las reglas basadas en temporizadores.
- Profesional Extendido: Obtenga portales de proveedores y clientes, soporte en varios idiomas y conexiones preconstruidas de Salesforce y Jira.
- Empresa: Modos de inteligencia artificial (IA) preconstruidos e implementación interna.
- Empresa extendida: Brinda asistencia las XNUMX horas y modelos personalizados ilimitados.
#5. Proscrito
Usando el software Outlaw CLM, realice un seguimiento de los puntos de datos críticos para una visibilidad completa.
Para Agencias y Operadores
- Los contratos, el almacenamiento y las firmas electrónicas son ilimitados.
- Instalación rápida
- Asistencia por chat en vivo
Desventajas
Los acuerdos solo pueden ser firmados por individuos particulares, y no todas las empresas requieren este nivel de seguridad.
Outlaw, un novato en la organización, se creó en 2017. Es la mejor solución que encontramos para sus necesidades de generación de informes, debido a su sólido panel de control y análisis asistidos por IA.
Outlaw es adecuado para la mayoría de las organizaciones, y su almacenamiento en la nube, contratos y firmas electrónicas ilimitados eliminan la necesidad de preocuparse por el volumen. Las siguientes son las mejores características:
- Soporte nativo de firma electrónica
- Línea roja en la nube
- Procesamiento de pago seguro de Stripe
- Notificaciones en tiempo real
- Buscar por texto completo
- Plantillas para autoservicio
- Campos de contrato que cambian dinámicamente
Le gustará su análisis de inteligencia artificial, que le permite generar informes sobre plazos, estados de contratos y actividades en curso. Salesforce, HubSpot, Zapier, Slack y QuickBooks son compatibles con Outlaw. Además, la empresa almacena sus datos en centros de datos compatibles con SOC 2.
La facturación anual le permite ahorrar un 20 % y ofrece planes flexibles de pago por asiento. Para los paquetes de pago, Outlaw define dos roles de usuario, pero no puede agregar colaboradores hasta que tenga cinco usuarios principales. Este precio es por facturación mensual:
- Usuarios principales: Los propietarios de cuentas con control total pagan $125 por mes.
- Colaborador: $60 por mes por usuario para usuarios activos que no tienen capacidades administrativas completas.
#6. Contrato de trabajo
ContractWorks, en colaboración con la tecnología habilitada para IA, ofrece servicios automatizados que le ahorran tiempo y dinero.
Para Agencias y Operadores
- Los usuarios son ilimitados.
- Atención al cliente las 24 horas
Desventajas
- Hay muy pocas integraciones.
- No existe una aplicación móvil.
- No hay creación de documentos, sin embargo, se pueden crear plantillas.
ContractWorks ha estado proporcionando un software simple que toma solo unos minutos para configurar desde 2012. ContractWorks es la mejor alternativa para sus necesidades de automatización debido a su etiquetado inteligente automático de documentos, que emplea tecnología de IA.
A los usuarios les gusta su simplicidad, que incluye descargas de arrastrar y soltar y un sistema de búsqueda basado en texto OCR que se parece a un navegador de Google. Se incluyen muchas características populares, que incluyen:
- Esquemas automáticos de contratos inteligentes
- Contrato de almacenamiento
- Notificaciones de hitos
- Recopilación automática de datos
- Las anotaciones permiten una revisión rápida y sencilla del documento.
- OCR y funciones de búsqueda avanzada
- Recordatorios enviados automáticamente
- Firma electrónica integrada
ContractWorks ofrece varias posibilidades de personalización, incluidas marcas e informes que le permiten estudiar cualquier punto de datos. También puede almacenar, programar, compartir y exportar informes rápidamente. En los planes Professional y Enterprise, el software se integra con Salesforce.
Este sistema CLM incluye informes de registro de auditoría, cifrado de datos de 256 bits e instalaciones seguras de almacenamiento de datos.
Todos los niveles de precios se facturan anualmente y por volumen. También puede ponerse en contacto con la empresa para obtener descuentos por volumen. Los planes incluyen lo siguiente:
- Cuota mensual de $600 por 2,500 documentos y cinco licencias de firma electrónica.
- Profesional: $800 por mes para 10,000 documentos y diez licencias para firmas electrónicas.
- Empresa: $1,000 por mes para papeles ilimitados y 20 licencias para firmas electrónicas.
¿Es la gestión de contratos parte de CRM?
La gestión de las relaciones con los clientes se ocupa de las relaciones entre clientes y clientes, así como de las ventas, mientras que la gestión de contratos se ocupa de las relaciones de todas las partes involucradas en un contrato. Debido al volumen de datos que CM y CRM manejan diariamente, ambos sistemas se benefician de una solución técnica.
¿Qué es un sistema de gestión del ciclo de vida del contrato?
La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) automatiza y simplifica las operaciones de los contratos en las fases críticas. Entre estas etapas se encuentran la iniciación, la creación, el proceso y el flujo de trabajo, la negociación y aprobación, la ejecución, la gestión continua y el cumplimiento (dentro del repositorio) y la renovación del contrato.
¿Cuánto cuesta el software de gestión del ciclo de vida de los contratos?
El software CLM de bajo costo comienza en $ 59 por usuario por mes, mientras que los sistemas de gama alta pueden costar hasta $ 775 por mes. La tarifa real se decide por la cantidad de contratos que creará y guardará en el software, así como por la cantidad de usuarios.
¿Cuáles son los desafíos de la gestión de contratos?
- Cuestiones de incumplimiento de contrato y cumplimiento normativo
- Los contratos no están estandarizados ni centralizados.
- Gestión ineficaz de la cadena de suministro.
- Las fechas de caducidad y renovación están mal gestionadas.
- Herramientas de gestión del ciclo de vida de contratos deficientes.
En conclusión
Una mala gestión de contratos puede estar costando dinero a su empresa. Según un informe de SpringCM, el 64 % de las organizaciones afirman que los procesos de aprobación de contratos están provocando el estancamiento de las negociaciones. Según el informe, el impedimento más importante para las empresas es la falta de sistemas para administrar y hacer avanzar los contratos. El sesenta por ciento de las empresas usa el correo electrónico para administrar contratos, mientras que solo el 32 por ciento usa una aplicación de administración de contratos. El seis por ciento de las empresas no cuenta con un proceso de gestión de contratos.
SpringCM encuestó a 1,409 encuestados, el 32 % de los cuales trabajan para organizaciones con menos de 100 empleados y el 16 % para empresas con más de 8,000 empleados. Según los encuestados, los humanos son responsables del 92% de las fallas en la gestión de contratos. Como resultado, cuanto más automatizado esté su sistema de gestión de contratos y cuantos más componentes del ciclo de vida del contrato de principio a fin pueda gestionar, menos probable es que un inconveniente retrase el proceso de aprobación.
Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de contratos
¿Por qué es importante el software de gestión de contratos?
Un software de gestión de contratos brinda la información necesaria sobre los datos del contrato, mejora la comunicación entre las partes y ahorra tiempo y dinero al tiempo que presenta riesgos menores.
¿Cuál es la mejor forma de gestionar los contratos?
Hacer una verificación de antecedentes de la otra parte, determinar un punto de contacto para ambas partes, establecer el ciclo de vida del contrato, acordar los procesos de revisión, delinear las consecuencias de las demoras y mantener la documentación de cómo se desarrolló el proceso son seis estrategias efectivas para una mayor efectividad. gestión de contratos.
¿Cuáles son los cuatro componentes de la gestión de contratos?
- Plan de gestión de contratos.
- Administracion de RELACIONES de provisiones.
- Gestión de transacciones.
- Variación.
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Referencias
