Su empresa debe presentarle un formulario de impuestos W-2 al final del año que detalla sus ingresos anuales, impuestos retenidos y beneficios. Este formulario se utiliza para presentar impuestos sobre la renta federales y estatales. La cantidad de dinero que ganó de su empleador el año pasado y la cantidad de impuestos que se retuvieron de ese dinero se pueden ver en su W-2. En un año determinado, cada empresa que le pagó $600 o un contrato debe proporcionarle un formulario W-2. El W-2 es un documento importante para muchos contribuyentes porque les dice si obtendrán un reembolso de impuestos o si tendrán que pagar impuestos. Aquí hay una guía detallada sobre cómo completar un formulario W-2 para un empleado, los tipos de W-2 y cómo obtener uno.
¿Qué es W-2?
El formulario W-2 del Servicio de Impuestos Internos (IRS) muestra los ingresos imponibles que obtuvo de su empleador. En el W-2, también encontrará los impuestos que se han deducido de su cheque de pago, así como los pagos del Seguro Social y Medicare que usted y su empleador han hecho en su nombre.
En su W-2, también puede encontrar información importante sobre los impuestos federales, estatales y de otro tipo que se dedujeron de su cheque de pago, así como información sobre los beneficios que le dio su empleador, como seguro médico, adopción y cuidado de dependientes. asistencia, aportes a su cuenta de ahorros para la salud y más. Si es un empleado, los detalles en su W-2 son cruciales para su declaración de impuestos.
Si era un empleado en un año determinado, su empresa debería emitirle un formulario W-2 a principios del año siguiente.
¿Cuál es el propósito de un formulario W-2?
El objetivo principal del formulario W-2 es enumerar los sueldos y salarios de los empleados, así como la cantidad de impuestos federales, estatales y locales retenidos. Por ley, las empresas deben entregar formularios W-2 a los empleados cuyos impuestos, contribuciones al Seguro Social o Medicare se descontaron de su sueldo o salario.
Debido a que los contratistas independientes y los trabajadores por cuenta propia pagan sus impuestos utilizando un conjunto diferente de formularios, sus empleadores no están obligados a entregarles formularios W-2. En los formularios W-2, se proporciona información al Servicio de Impuestos Internos ya la Administración del Seguro Social, lo que les permite verificar si la declaración de impuestos sobre la renta de una persona es correcta.
Cómo llenar un formulario W-2 para un empleado
En términos de complejidad, completar un formulario W-2 es muy sencillo. Ingresar datos que pueden estar disponibles de fuentes existentes como nóminas y registros de empleados También necesitará información básica de la empresa, como un EIN y, en la mayoría de los casos, un número de identificación fiscal emitido por el estado.
Sin embargo, las empresas tienen diferentes requisitos para completar el formulario en función de cosas como el estado en el que hacen negocios y si ciertos beneficios de los empleados están sujetos a impuestos o no.
Uno de los aspectos más difíciles de completar el formulario W-2 es asegurarse de escribir y numerar todos los campos con precisión. Asegúrese de haber ingresado los datos correctos y de que no se hayan escrito mal los nombres o las direcciones; para ello, vuelva a marcar las casillas a intervalos regulares. Si no está seguro de cómo las leyes fiscales actuales podrían afectar el estado de retención de sus empleados, tal vez desee hablar con un experto en impuestos. Aquí hay algunos pasos simples sobre cómo completar el formulario W-2 para un empleado:
#1. Cajas 1-10
Al completar el lado derecho del formulario W-2, ingrese las ganancias anuales totales del empleado de salarios y propinas en el cuadro 1. Ese total cuenta los impuestos que se han retenido, pero las contribuciones de la cuenta de jubilación, por ejemplo, no lo son. Las casillas 2, 4 y 6 deben usarse para enumerar los impuestos pagados al gobierno federal, como el impuesto sobre la renta, el Seguro Social y Medicare.
¿Tienes una carrera en el sector de alimentos y bebidas? El cuadro 7 debe incluir la cantidad de propinas que el empleado informa haber recibido, mientras que el cuadro 8 debe incluir la cantidad de propinas que el empleado realmente recibe. Desde 2011, cuando el gobierno eliminó la opción de pago por uso para el Crédito Tributario por Ingreso del Trabajo, no ha habido nada que ingresar en el Recuadro 9. Ahora, las personas que son elegibles para el EITC lo recuperan todo de una vez en lugar de en pequeñas cantidades durante todo el año.
Si tiene algún ingreso del Seguro Social, ingréselo en el Cuadro 3. Omita cualquier sugerencia útil. Debido a que esta cifra representa ganancias imponibles antes de deducciones, puede ser mayor que la cantidad en el Recuadro 1.
Es posible que lo que aparezca en el casillero 1 sea menor que el número en el casillero 3. Los trabajadores con ingresos superiores al tope de impuestos del Seguro Social de $147,000 para el año fiscal 2022 (o $160,200 para el año fiscal 2023) están exentos de pagar impuestos del Seguro Social . No hay límite en las ganancias imponibles de Medicare; por lo tanto, tanto los salarios como las propinas están incluidos en el monto informado en el recuadro 5.
Además, cualquier deducción por costos de cuidado de niños que sus trabajadores puedan tomar debe ir en el Recuadro 10.
#2. Cajas 11 – 14
El cuadro 11 es donde los empleados deben informar el dinero que obtuvieron de un plan 457(b) u otros planes de jubilación no calificados. Programe un tiempo para ingresar los códigos y montos apropiados en el Cuadro 12 para reclamar sus beneficios y pagos complementarios. En el reverso del formulario, verá 26 códigos que van de la A a la Z y de AA a EE.
En el Cuadro 13, puede usar tres casillas de verificación diferentes para mostrar que su trabajador está inscrito en su plan de jubilación, es elegible para pago por enfermedad de terceros y es un empleado estatutario. Por ejemplo, un vendedor a tiempo completo que trabaja principalmente para una empresa puede considerarse un empleado estatutario aunque técnicamente sea un contratista independiente.
El cuadro 14 es para cualquier deducción adicional que no haya sido incluida. Además, el apoyo a los costos de educación y las cuotas para unirse a un grupo de trabajadores son dos ejemplos de esto.
#3. Cajas 15–20
En los estados que requieren Casilla 15, incluya su número de identificación estatal y el de cada empleado. El cuadro 16 es donde un empleado ingresa sus ganancias totales que están sujetas a la retención del impuesto estatal sobre la renta, y el cuadro 17 es donde ingresa la cantidad del impuesto estatal sobre la renta que se ha retenido de sus cheques de pago. En la Casilla 18, debe poner el monto total de su ingreso sujeto a impuestos locales.
El cuadro 19 es donde debe ingresar la cantidad total de impuestos locales que se han retenido. Finalmente, en la casilla 20 se debe escribir el nombre particular del lugar al que se gravan los impuestos locales.
¿Qué es un salario W-2?
Su salario bruto es la cantidad de dinero que recibe antes de que se realicen retenciones o deducciones. Su Formulario W-2 detalla la cantidad de su salario que está sujeta a impuestos después de la retención. Los seguros de salud, dental, de vida y de discapacidad, así como las contribuciones 401(k) realizadas por un empleador, son ejemplos de beneficios que se pueden deducir del cheque de pago de un empleado antes de que se calculen los impuestos.
¿Qué es el empleo W-2 en los EE. UU.?
En los EE. UU., cada año, los empleados obtienen un formulario W-2 de sus empleadores que muestra cuánto se les pagó por año.d qué impuestos se dedujeron de ese pago. Los formularios W-2 de los empleados prueban que se les pagó a través del sistema de nómina de su empleador y que se dedujeron los impuestos durante el año.
¿Cómo obtengo mi W-2?
Un empleado tiene derecho a una copia de su Declaración de salarios e impuestos (Formulario W-2). Si su empresa no hace que su W-2 esté disponible electrónicamente, debe recibirlo antes del 31 de enero por correo regular o entrega personal. Pregunta en la oficina de recursos humanos o de nómina de tu empresa si puedes usar Internet en el trabajo.
¿Quién se considera un empleado W-2?
Los empleados que obtienen un formulario W-2 son trabajadores de tiempo completo que trabajan para una sola empresa. Los gerentes generalmente se clasifican como trabajadores W-2 porque es su trabajo supervisar el trabajo de otros trabajadores.
Además, a los empleados con un W-2 a menudo se les paga un salario y se les otorgan beneficios como seguro médico y planes de jubilación. Es más costoso contratar trabajadores W-2 que contratistas 1099 debido al costo de brindarles beneficios. La gestión de los empleados W-2 a veces puede ser más complicada.
Los nuevos empleados W-2 están sujetos a la recopilación obligatoria de documentos por parte de sus empleadores. Se incluye el formulario W-4 porque las empresas deben deducir de sus cheques de pago la parte del impuesto federal sobre la renta que corresponde a sus empleados.
¿Cuál es la diferencia entre los empleados 1099 y W-2?
La diferencia entre los empleados W-2 y 1099 depende de los formularios de impuestos utilizados para informar sus salarios. Los empleados que trabajan 40 horas a la semana o más reciben el Formulario W-2 del IRS, que detalla sus salarios y beneficios anuales. Los sueldos, salarios y propinas de los contratistas independientes se informan en el Formulario 1099.
Los empleados a quienes se les paga a través del sistema 1099 se consideran contratistas independientes en lugar de empleados. Los trabajadores W-2, por otro lado, pueden ser empleados regulares o temporales. A diferencia de los empleados W-2, que tienen más obligaciones con sus empleadores, los contratistas 1099 no tienen ningún interés personal en permanecer en su empresa y son libres de renunciar en cualquier momento. Esto puede extenderse a cualquier producto de trabajo que el empleado W-2 cree mientras utiliza el tiempo o los recursos de la empresa.
Los empleados W-2 reciben seguro médico y un plan de jubilación 401(k) a cambio de su servicio. Las personas a las que se les paga bajo el sistema 1099 no tienen derecho a estas protecciones bajo la ley. En cambio, la mayoría de las personas que trabajan como contratistas 1099 lo hacen porque están participando en un proyecto temporal o están probando las aguas con una nueva empresa. Además, los empleados W-2 son más comunes entre los supervisores y los trabajadores de tiempo completo que tienen cargas de trabajo pesadas de manera regular. Además, lee 1099 EMPLEADO: Todo lo que necesita saber.
¿Cuáles son las ventajas de ser un empleado W-2?
Aquí hay algunas ventajas de ser un empleado W-2:
#1. Dedicado a su organización
La libertad que conlleva trabajar como contratista es un gran atractivo para muchas personas. Probablemente no tengan la intención de quedarse contigo por mucho tiempo, e incluso si lo hacen, probablemente no seas su principal fuente de dinero. Los empleados en el sentido tradicional tienen más probabilidades de ser leales a su empresa si se les trata bien.
#2. Menos necesidad de orientación para nuevos empleados
Aunque los contratistas independientes generalmente saben mucho sobre sus campos de especialización, es posible que no sepan mucho sobre cómo funciona su negocio. Dado que siempre es necesario incorporar un nuevo contratista, este es el caso. Cuando se trata de capacitación, los empleados a menudo solo la requieren una vez.
#3. Proporcione una mayor estabilidad
Cuando se trata de los entresijos de su organización, los empleados a veces tienen más ventaja sobre los contratistas en lo que respecta a la continuidad. Un empleado W-2 a largo plazo puede ser ascendido a gerente o se le puede dar la oportunidad de reemplazar a un compañero de trabajo que se va.
¿Cuál es la diferencia entre un formulario W-4 y un formulario W-2?
Aunque comparten un nombre que suena similar, un W-4 y un W-2 son documentos muy diferentes.
La primera diferencia está en el preparador de formularios. Para reportar su información fiscal a su empleador, debe completar un formulario W-4. Su empleador le dará un W-2 y lo enviará al Servicio de Impuestos Internos ya la Administración del Seguro Social para cumplir con sus requisitos de informes anuales.
En segundo lugar, el W-4 le dice a su empleador qué información usar para calcular cuánto impuesto debe tomar de su cheque de pago. En el Formulario W-2, su empleador informará su salario y la cantidad de impuestos retenidos.
Cada año, debe revisar su retención de impuestos para asegurarse de que está reservando la cantidad correcta de sus cheques de pago. Puede pedirle a su empleador que cambie su retención en el Formulario W-4 si obtiene un gran reembolso de impuestos pero prefiere recibir cheques de pago más grandes con más frecuencia y pagar menos impuestos al final del año.
De la misma manera, si no ha pagado suficientes impuestos y le debe dinero al IRS, puede darle a su empleador un W-4 revisado para que le quiten más dinero de su cheque de pago. Sin embargo, esto puede ayudarlo a evitar pagar impuestos con su declaración de impuestos y evitar multas por no pagar lo suficiente.
¿Cómo asegura su W-2?
#1. contraseñas
Asegúrese de que cada cuenta confidencial que tenga, incluida su cuenta ADP, sus beneficios, nómina y cuentas bancarias, y cualquier otra cuenta confidencial que pueda contener información fiscal, tenga una contraseña única y sólida. Además, evite usar la misma contraseña para muchas cuentas y asegúrese de nunca revelar su contraseña a nadie.
#2. Eliminación Apropiada
Para evitar que los ladrones de identidad accedan a la información financiera personal, deseche y deseche los documentos de desecho. Asegúrese de haber vaciado completamente la basura de su computadora portátil y cualquier otro lugar donde pueda haber estado almacenada.
#3. Transferencia confidencial
La transferencia de documentos en persona es la opción más segura, ya que tendrá control total sobre los detalles de la transferencia y no habrá intermediarios entre usted y su preparador de impuestos. Sin embargo, aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta si necesita enviar archivos digitalmente.
- Evite usar el correo electrónico para transmitir información privada como su W-2.
- Use un programa seguro de encriptación de Internet y proporcione a su preparador de impuestos la contraseña para la liberación electrónica. No lo envíe por correo electrónico.
- Utilice un servicio seguro de intercambio de archivos para intercambiar información.
Conclusión
En conclusión, cuando presente sus impuestos, no puede simplemente olvidarse de su W-2 y la información que contiene.
Los formularios W-2 describen el impacto monetario de los impuestos en el salario anual de un trabajador. Además de eso, informan a los empleados si podrían recibir una declaración de impuestos ya que pagaron en exceso.
Si su W-2 tiene algún error, como empleado, debe notificar a su superior inmediatamente. Además, si el nombre en el formulario no coincide con la tarjeta del Seguro Social, necesita un nuevo formulario.
Preguntas frecuentes sobre W-2
¿Quién debe llenar el formulario W-2?
Si gana $600 o más como trabajador a tiempo completo o parcial para una organización, debe presentar un W-2.
¿Qué se incluye en un formulario W-2?
- Información comercial
- Información del Empleado
- Salario del empleado
- Detalles del plan de jubilación
- Beneficios de cuidado de dependientes
¿Qué tipo de empleados obtienen W-2?
- Empleados de tiempo completo.
- Empleados a tiempo parcial.
- Empleados temporales.
- Empleados estacionales.
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