Todos sabemos la importancia de mantener nuestros registros de impuestos, pero ¿cuánto tiempo debemos mantenerlos? Esta es una pregunta común que tienen muchas personas, así como dueños de negocios. La cuestión es más complicada de lo que puede parecer en un principio. En este blog, responderemos esta pregunta en detalle y lo ayudaremos a comprender las diversas reglas y regulaciones que rigen el tiempo que debe conservar sus registros de impuestos.
Los registros de impuestos son esenciales para declarar impuestos y proporcionar evidencia de ingresos, deducciones y créditos. En algunos casos, los registros deben conservarse durante años para fines de declaración de impuestos. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) requiere que los contribuyentes conserven ciertos documentos por un tiempo mínimo, dependiendo del tipo de documento. Saber cuánto tiempo mantener los registros de impuestos es importante para cumplir con la ley y evitar multas.
¿Cuánto tiempo debe mantener los registros de impuestos?
En la mayoría de las situaciones, debe conservar los registros de impuestos y cualquier documentación de respaldo durante al menos tres años después de la fecha en que presentó o la fecha de vencimiento de su declaración de impuestos, lo que ocurra primero. Este es el tiempo que debe mantener los registros, así como varias excepciones a la pauta de tres años.
Mantenga registros de impuestos durante tres años si usted:
- No hubo fraude y se registró todo el dinero.
- Solicitó un crédito o reembolso después de presentar su declaración.
Mantenga registros de impuestos durante cuatro años si:
Usted mantiene registros de impuestos sobre el empleo. Consérvelos durante al menos cuatro años después de la fecha de vencimiento o pago del impuesto, lo que ocurra primero.
Mantenga registros de impuestos durante seis años si:
Sus ingresos podrían haber sido subestimados en un 25%. Si este es el caso, el IRS tiene la autoridad para examinar sus declaraciones de impuestos de hasta seis años atrás.
Mantenga registros de impuestos por un período de siete años si:
- Hizo un reclamo por una pérdida resultante de valores sin valor (como la pérdida de acciones o bonos) o una deuda incobrable.
Mantenga registros de impuestos de forma permanente si:
- Compró una propiedad, por lo tanto, puede mostrar cuánto gastó en ese momento.
- No presenta una declaración de impuestos anual.
- Presentó una declaración de impuestos falsa.
¿Qué registros de impuestos debo mantener?
Debe conservar todas las declaraciones de impuestos y los documentos de respaldo. Se incluyen formularios W-2, 1099, seguimiento de gastos, registros de millaje, registros que prueban las deducciones detalladas y otros documentos.
¿Por qué es importante conservar las declaraciones de impuestos durante tres años?
Esta es la razón por la que mantener las declaraciones de impuestos durante tres años es fundamental...
El estatuto de limitaciones del IRS dicta que las declaraciones de impuestos se mantengan durante tres años. Si no presenta un reclamo por un reembolso al que tiene derecho, normalmente tiene tres años a partir de la fecha en que presentó la declaración original o dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto para presentar el reclamo, lo que ocurra más tarde. De manera similar, el IRS tiene tres años a partir de la fecha de presentación o la fecha de vencimiento de la declaración (la que sea posterior) para evaluar un impuesto adicional.
¿La Regla de Registro de Impuestos está Sujeta a Excepciones?
En raras situaciones, es posible que deba conservar sus registros durante más de tres años. Por ejemplo, debe mantener la documentación fiscal para las cuentas de jubilación, como las cuentas IRA, durante siete años después de que la cuenta se agote por completo. Debe conservar los registros durante siete años si presenta un reclamo por la pérdida de valores sin valor o una deducción por deudas incobrables. Además, si amortiza, deprecia o compra o vende una propiedad, debe conservar los registros de la propiedad hasta que finalice el plazo de prescripción para el año en que se enajena la propiedad. Recuerde que la propiedad abarca más que simplemente terrenos y edificios; también incluye existencias, equipos de oficina y otros activos.
También vale la pena señalar que el estatuto de limitaciones en algunas circunstancias es de más de tres años. Por ejemplo, si no declara más del 25 % de su ingreso bruto, el IRS tiene seis años en lugar de tres para imponer un impuesto adicional. Además, si presenta una declaración falsa o no presenta ninguna (lo cual no recomendamos), el estatuto de limitaciones nunca termina.
¿Cuándo debe tirar los documentos fiscales?
Antes de emocionarse demasiado y tirar sus viejas devoluciones, asegúrese de que no las necesite para nada más. Ciertos acreedores, e incluso algunas compañías de seguros, pueden exigirle que conserve los registros durante un período de tiempo más largo que el del IRS. Si decide deshacerse de sus documentos fiscales, tritúrelos primero. Los ladrones de identidad disfrutan de las declaraciones de impuestos porque contienen información confidencial.
¿Cuál es el mejor método para almacenar documentos?
Una caja fuerte a prueba de fuego es el mejor lugar para guardar copias físicas de la documentación fiscal. Junto con sus registros de impuestos, conserve otros documentos vitales, como la escritura de su casa, la información de la hipoteca y el seguro, los acuerdos de testamento o fideicomiso y las contraseñas de las cuentas bancarias y de corretaje. También es una buena idea decirle al menos a otra persona dónde guardas la llave de la caja fuerte. De esta manera, si ocurre una emergencia, esa persona podrá acceder a cualquier documento que pueda necesitar para mantener sus asuntos en orden.
Finalmente, si tiene la intención de mantener sus registros durante un período prolongado de tiempo pero no quiere que su hogar se llene de papel, considere escanear sus documentos y almacenar una copia de seguridad de la información en un disco duro encriptado o en la nube. Siempre que las versiones digitales sean legibles, el IRS las aceptará. A diferencia de una pila de papeles, este método ocupa mucho menos espacio y es mucho más fácil de organizar.
Los beneficios y desventajas de almacenar digitalmente sus registros de impuestos
Mantener registros de impuestos solía ser más complicado de lo que es ahora.
Muchas personas han ordenado sus oficinas y ahora guardan digitalmente sus documentos. Muchas instituciones también brindan versiones digitales de los formularios de impuestos, lo que reduce aún más su rastro de impuestos en papel.
Además de minimizar el papel, puede ser conveniente almacenar sus registros de impuestos y recibos en línea o en la nube, pero asegúrese de que su proveedor de almacenamiento en línea cifre sus datos para que un ciberdelincuente no pueda obtener fácilmente su número de Seguro Social u otra información fácilmente identificable. Puede proteger sus archivos y carpetas cifrándolos.
Los documentos deben escanearse, almacenarse y respaldarse siempre que sea posible. Puede disponer de la copia en papel cuando lo desee, siempre que no sea una escritura, título, tasación o documento de inversión original. Mantenga sus documentos (e-) seguros.
El IRS mantiene un registro de sus declaraciones de impuestos anteriores. Se puede solicitar una transcripción en línea, por teléfono o por correo. El departamento de impuestos querrá una identificación, incluido su número de Seguro Social.
Lea también: REGISTROS DE EMPLEO: tipos y cómo mantenerlos
¿Qué documentos debe conservar para siempre?
Hay algunos documentos que debes conservar para siempre. Estos incluyen documentos importantes como certificados de nacimiento, certificados de matrimonio y tarjetas de Seguro Social. También es importante conservar los documentos relacionados con la compra de una vivienda, como la escritura y los documentos de la hipoteca.
Además, debe mantener registros de las compras importantes, como automóviles y electrodomésticos, mientras sea propietario del artículo. Esto es importante a efectos fiscales, así como para reclamaciones de seguros y garantías.
¿Qué registros deben mantenerse durante 10 años?
El IRS requiere que los contribuyentes mantengan registros durante al menos diez años para ciertos tipos de ingresos. Esto incluye registros relacionados con ganancias de capital, como ventas de acciones e ingresos y gastos comerciales. También debe mantener registros relacionados con las cuentas de jubilación, como contribuciones y distribuciones, durante al menos diez años.
¿Qué es la regla de los 6 años del IRS?
La regla de los 6 años del IRS es una regla que establece que el IRS puede retroceder y auditar la declaración de impuestos de un contribuyente hasta por seis años si hay evidencia de ingresos no declarados. Esto significa que los contribuyentes deben mantener registros de ingresos, deducciones y créditos durante al menos seis años para garantizar que cumplan con la ley.
¿Se pueden recaudar impuestos después de 7 años?
El IRS puede recaudar impuestos no pagados hasta por 10 años. Esto se conoce como el estatuto de limitaciones de 10 años. Después de que vence el período de 10 años, el IRS ya no puede recaudar impuestos de los contribuyentes. Sin embargo, el estatuto de limitaciones no se aplica si el contribuyente ha cometido fraude o no presentó una declaración de impuestos.
¿Qué sucede si no mantiene registros de impuestos?
Si no mantiene registros de impuestos, puede enfrentar sanciones del IRS. Esto incluye una multa del 5% por no presentar una declaración de impuestos o no pagar los impuestos a tiempo. Además, el IRS puede evaluar intereses sobre impuestos no pagados. Es importante mantener registros precisos y completos para evitar estas sanciones.
¿Qué documentos fiscales deben conservarse?
Los documentos más importantes que debe conservar son las declaraciones de impuestos, W-2, 1099 y cualquier otro documento relacionado con ingresos, deducciones y créditos. Además, debe mantener registros de cualquier compra o inversión importante. También es importante conservar los documentos relacionados con las cuentas de jubilación y los registros comerciales.
¿Cuánto tiempo para mantener los registros de impuestos después de la muerte?
Los registros de impuestos deben conservarse durante al menos tres años después de la muerte del contribuyente. Esto es importante para la planificación patrimonial y para la presentación de la declaración de impuestos final. Además, el albacea de la sucesión debe mantener registros relacionados con la venta de activos y distribuciones a los herederos durante al menos tres años.
Conclusión
Saber cuánto tiempo mantener los registros de impuestos es importante para cumplir con la ley. La mayoría de los registros deben conservarse durante al menos tres años, mientras que algunos documentos deben conservarse hasta 10 años. Es importante mantener registros precisos y completos para evitar sanciones del IRS.
Para resumir, debe mantener registros de impuestos durante al menos tres años. Algunos documentos, como los registros relacionados con ganancias de capital e ingresos comerciales, deben conservarse durante al menos 10 años. Además, los registros relacionados con compras importantes, inversiones y cuentas de jubilación deben conservarse mientras sea propietario del artículo. Finalmente, los registros relacionados con la venta de bienes y distribuciones a herederos deben conservarse por lo menos tres años después de la muerte del contribuyente.
Mantener registros precisos y completos es esencial para declarar impuestos y evitar multas del IRS. Al comprender cuánto tiempo debe mantener los registros de impuestos, puede asegurarse de cumplir con la ley y evitar posibles sanciones.
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Referencias
