Mantener una empresa abierta implica cumplir con varias regulaciones y reglas. La solicitud de un Número de identificación de empleador federal (FEIN) debe estar entre los pasos iniciales para establecer un negocio. Pero, ¿qué es exactamente un FEIN? Además, ¿es obligatorio tener uno? Este artículo te servirá como guía sobre todo lo que necesitas saber. Pasemos a la parte buena.
¿Qué significa FEIN?
Las entidades que hacen negocios en los Estados Unidos reciben un número de identificación fiscal federal, a menudo conocido como número de identificación del empleador (EIN). El número es un número de identificación comercial único de nueve dígitos que funciona de manera similar al número de Seguro Social de una persona. Por “Número de Seguro Social” me refiero a los números de identificación fiscal de las personas, a menudo conocidos como números de identificación fiscal o TIN. Es fácil mezclar los dos tipos de números, pero tenga en cuenta que uno es para empresas y el otro para individuos. Eso no debería pasar por alto tu mente.
Un FEIN permite que el IRS y otras agencias gubernamentales identifiquen y realicen un seguimiento de las operaciones fiscales y financieras de las empresas. Es esencial presentar declaraciones de impuestos, así como establecer cuentas de jubilación y de salud para brindar beneficios médicos y dentales a los empleados, entre otras cosas.
¿Quién necesita un FEIN?
Un FEIN no siempre es necesario, pero hay varias situaciones en las que es necesario para cualquier empresa, incluso una operación de una sola persona. Sin embargo, lo necesitará si usted:
- Crear una empresa o asociarse con otros.
- Presentar ciertos formularios de impuestos (por ejemplo, empleo o impuestos especiales)
- Retención de impuestos sobre la renta, distintos de los salarios, para extranjeros no residentes
- Tener un plan Keogh
Si pertenece o dirige los siguientes tipos de organizaciones, también podría solicitar un Número de identificación de empleador federal (FEIN):
- Fideicomisos, excepto algunos fideicomisos revocables propiedad del otorgante, IRA y organizaciones exentas de impuestos
- Estates
- Conductos de inversión hipotecaria inmobiliaria
- cooperativas de agricultores
- Administradores de planes
Las siguientes organizaciones no suelen necesitar un FEIN:
- Dueños de negocios que operan en un “espectáculo de un solo hombre”
- El que no contrata o no emplea a nadie.
- Cualquier persona que no tenga que pagar los impuestos antes mencionados
Si comienza su empresa como propietario único y usa su número de Seguro Social en lugar de un FEIN, es posible que más tarde descubra que necesita uno. Especialmente si planea expandir o reorganizar su empresa a una corporación y contratar trabajadores. De hecho, si luego inicia una corporación, necesitará un FEIN. Incluso cuando se trata de presentar impuestos locales, estatales y federales, su FEIN es una información fundamental.
¿Para qué sirve un FEIN?
Necesitará un FEIN para llenar formularios como:
- Formulario W-2 - Declaración de salarios e impuestos
- Formulario W-3: transmisión de declaraciones de salarios e impuestos
- Formulario 1096 - Resumen anual y transmisión de declaraciones de información de EE. UU.
- Formulario 940 - Declaración de impuestos anual de desempleo federal (FUTA) del empleador
- Formulario 941 – Planilla Trimestral de Impuestos Federales del Patrono
- Anexo C - Ganancia o pérdida del negocio
- Formulario 1065 - Declaración de ingresos de sociedades de EE. UU.
- Formulario 1120 - Declaración de impuestos sobre la renta de sociedades estadounidenses
También se requiere un FEIN cuando su empresa paga impuestos de cualquier tipo y emite formularios de impuestos relacionados con los empleados, como los W-2. Los empleadores deben proporcionar formularios W-2 a sus empleados al final de cada año fiscal. Todos los informes de nómina, incluidos los formularios de impuestos mensuales, trimestrales y anuales, incluyen su FEIN y pueden ser presentados por un proveedor de procesamiento de nómina competente.
También debe emitir un 1099 a cualquier contratista independiente a quien pagó al menos $600 durante el año fiscal, y su FEIN debe incluirse en ese formulario. No solo su empresa requerirá un FEIN para numerosos propósitos, sino también sus empleados y contratistas externos al preparar sus declaraciones de impuestos.
¿Cómo obtengo un FEIN?
Para obtener su número FEIN con facilidad, puede hacer un uso esencial de estos pasos que se enumeran a continuación.
#1. Determine si es elegible para un FEIN.
Si su negocio principal se encuentra en los Estados Unidos o sus territorios, y tiene un número de Seguro Social válido u otra forma de identificación fiscal, como otro FEIN, es elegible para un FEIN.
Si tiene su negocio principal en los Estados Unidos o sus territorios, la mayoría de sus ingresos como propietario de un negocio proviene de una práctica en esta área. Como resultado, incluso si tiene otra empresa fuera de los Estados Unidos, aún puede calificar para un FEIN. El solicitante no tiene que ser el propietario de la empresa, pero debe tener un conocimiento íntimo y transacciones con las finanzas de la empresa. Una secretaria o asistente administrativo también puede solicitar un FEIN. Todo lo que necesita es simplemente firmar el Formulario SS-4 y completar la sección del tercero designado.
#2. Reúna la información requerida por el IRS.
Formulario SS-4: El IRS requiere la solicitud del número de identificación del empleador. Para obtener un FEIN, primero debe enviar una dirección física de su empresa (con una ubicación en los Estados Unidos).
En el formulario de solicitud, debe especificar la estructura legal de su empresa, como una LLC o una corporación. Si su empresa es una LLC, debe enumerar a todos los miembros. También debe especificar la naturaleza de su negocio.
Al presentar la solicitud, necesitará la siguiente información complementaria:
- La razón por la que solicita un FEIN. Por ejemplo, puede estar iniciando una nueva empresa o reestructurando una existente.
- La fecha precisa en la que comenzó o compró su empresa.
- La industria en la que opera su empresa o en la que mantiene clientes, como el comercio minorista o la consultoría, así como la descripción del producto o servicio.
- Cuando se pagó el primer pago del empleado a través de su empresa.
- La fecha de finalización de su año fiscal o contable. Si paga sus impuestos durante todo el año calendario, este suele ser el mes de diciembre.
- El número más probable de empleados que tiene la intención de contratar en el año futuro.
#3. Solicite un FEIN en línea, por teléfono o por correo.
Si es elegible para tener un FEIN, existen numerosas opciones para obtener uno:
- Teléfono (Whatsapp): (800) 829-4933
- Por fax o correo ordinario: Encontrará el formulario SS-4 aquí, así como el número de fax y la dirección postal de su ubicación en el sitio web del IRS.
- En el sitio web del IRS: Puede presentar el formulario SS-4 en línea o participar en un chat en vivo estilo entrevista donde se le harán preguntas y se le dará un FEIN si es necesario. Este servicio está disponible de 7 am a 10 pm EST de lunes a viernes. Su número tardará dos semanas en estar activo en el sistema del IRS, independientemente del método que utilice.
Incluso si su empresa no necesita un FEIN, puede sentir que vale la pena solicitar uno de todos modos. No hay costo para hacerlo, y nunca se sabe cuándo podría decidir contratar a un empleado o cuándo podrían cambiar las condiciones de su negocio.
¿Cuándo necesito cambiar mi FEIN?
No necesitará actualizar ni realizar ningún cambio en su FEIN una vez que lo haya adquirido. A menos que existan circunstancias excepcionales determinadas por el IRS, si su empresa es una corporación, debe actualizar o cambiar su FEIN si:
- Su empresa se convierte en una empresa unipersonal o en una sociedad.
- Una fusión resulta en la formación de una nueva corporación.
- Su empresa se convierte en una subsidiaria de otra corporación.
Cuando tu empresa es una sociedad, debes actualizar tu FEIN si:
- La empresa se convierte en un propietario único.
- Su empresa se convierte en una corporación.
- Una nueva colaboración reemplaza a una anterior.
Si tiene un FEIN como propietario único o una LLC, debe modificarlo si:
- Te has declarado en bancarrota.
- Usted convierte su empresa en una corporación o sociedad.
- Adquiere el control de otra empresa.
No tiene que volver a solicitar un nuevo FEIN si su empresa se muda o cambia de nombre.
Cancelación de tu FEIN
El IRS nunca usa su número FEIN para otro negocio después de que se le haya asignado. Tampoco puede cancelar su FEIN. Sin embargo, puede cerrar su cuenta comercial con el IRS. Es importante tener en cuenta que cancelar su cuenta comercial no borra su FEIN de la base de datos del IRS.
Incluya el nombre legal de su empresa, el FEIN, la dirección comercial y el motivo de la cancelación de su cuenta al cerrar su cuenta comercial. Incluya una copia del Aviso de asignación de EIN del IRS si aún lo tiene.
Puede enviar todos los materiales a:
Servicio de Impuestos Internos, 45999 Cincinnati, OH
Si ha presentado todas las declaraciones de impuestos requeridas, el IRS solo desactivará su cuenta comercial. Las declaraciones deben presentarse si usted:
- Se realizó un depósito de impuestos federales u otro pago federal
- Están obligados a presentar declaraciones de impuestos comerciales
- ¿Ha recibido una notificación del IRS de que vence su declaración de impuestos comerciales?
¿Se requiere un FEIN para configurar la nómina?
Antes de que pueda comenzar a configurar la nómina de sus empleados, primero debe obtener un FEIN del IRS. Es casi seguro que también necesitará un EIN de su estado. Se requieren ambos números para manejar la nómina porque los impuestos retenidos de los cheques de pago de los empleados deben remitirse a las agencias tributarias correspondientes. Para presentar los impuestos de desempleo federales y estatales, así como la documentación W-2 y 1099, necesitará tanto el FEIN como el EIN.
¿Qué debe hacer con su FEIN si necesita cerrar su negocio?
Una vez que obtenga un FEIN, lo tendrá por el resto de su vida. Eso no significa que no puedas cerrar tu empresa. Sin embargo, incluso si su empresa cierra, el FEIN permanece archivado en el IRS y se almacena en su base de datos.
Si se da cuenta de que necesita cerrar su negocio, debe comunicarse con el IRS y proporcionarles el nombre legal de su empresa, su FEIN, la dirección y el motivo del cierre. Incluya una copia de su carta de notificación CP-575 con su solicitud, si es posible. Recuerde que el IRS no cancelará una cuenta hasta que se hayan presentado todas las declaraciones de impuestos esenciales de la empresa.
¿Qué es FEIN vs TIN?
Se puede usar un FEIN como identificación de contribuyente. Se requiere un FEIN para algunas empresas, pero no para otras. En particular, no siempre se requiere un FEIN si no tiene trabajadores y su empresa no está formada. En tales casos, el SSN de una persona por sí solo puede servir como un número de identificación fiscal (TIN) válido.
Como también se mencionó anteriormente, se requiere el FEIN para presentar declaraciones de impuestos federales. Para declarar impuestos con el estado, es posible que deba solicitar un EIN o EAN estatal. Es posible utilizar esos dígitos como su número de identificación fiscal oficial en el estado.
¿Es lo mismo un FEIN que un SSN?
Un EIN no es lo mismo que un SSN. A diferencia del número de identificación fiscal de una persona, que es su número de seguro social, el EIN de una empresa es su propio número único. A pesar de que ambos números tienen el mismo propósito en términos de declaración de impuestos, un EIN está reservado para empresas comerciales.
¿Cuál es un ejemplo de un número FEIN?
Los EIN del IRS tienen el formato XX-XXXXXXX y constan de nueve dígitos. Es una forma para que los empleadores y las personas sin trabajadores distingan sus cuentas de impuestos. Sin embargo, en el caso de los planes de beneficios para empleados, el EIN puede ir seguido de una letra alfabética (como P) o del número del plan (como 003).
¿Cuál es la diferencia entre SSN y FEIN?
El acrónimo “SSN” se refiere a su número de Seguro Social. Este número, como un FEIN, es proporcionado por el gobierno federal. Por el contrario, un número de seguro social lo identifica como individuo ante el gobierno y otras entidades, mientras que un FEIN hace lo contrario para su empresa. Los números de Seguro Social se pueden usar como una identificación comercial en circunstancias excepcionales, aunque esto solo es recomendable para propietarios únicos o empresas muy pequeñas sin trabajadores.
Según una definición, usted tiene el estado de propietario de una pequeña empresa si recibe algún ingreso 1099. Es posible que presente su declaración de impuestos usando solo su número de Seguro Social y evite la necesidad de un Número de Identificación de Empleador Federal (FEIN), pero aún podrá aprovechar las deducciones de la compañía.
¿Cómo verifico un FEIN?
La falta de un uso generalizado hace que los EIN sean más fáciles de olvidar; a diferencia de los SSN, pocas personas realmente los memorizan. Si necesita verificar el suyo para estar seguro, puede verificar su número FEIN en la carta de confirmación del IRS, encontrar otros documentos que tengan su número de identificación de empleador o comunicarse con el IRS para obtener su FEIN.
Conclusión
Obtener un FEIN es un componente necesario para hacer empresa, y el proceso es bastante simple. Y, debido a que podría ser beneficioso para otros objetivos comerciales, solicitar uno es tiempo bien invertido y puede ser una de las decisiones más simples que puede tomar el propietario de un negocio. ¡Mis mejores deseos a medida que expande su negocio!
Artículos Relacionados
- CÓMO INICIAR NÓMINA PARA PEQUEÑAS EMPRESAS: 2023 Best Easy Guide
- Nómina para pequeñas empresas: el mejor servicio de software de nómina del Reino Unido
- 17 MEJORES SISTEMAS DE NÓMINA PARA PEQUEÑAS EMPRESAS 2023, ¡Actualizado!
- SERVICIOS DE RRHH PARA PEQUEÑAS EMPRESAS: funciones y ejemplos de servicios de RRHH
- COSTO DE SERVICIOS DE NÓMINA E IMPUESTOS
- LAS 10 MEJORES Y PEORES EMPRESAS DE TIEMPO COMPARTIDO DEL MUNDO
- CÓMO PRECALIFICAR PARA PRÉSTAMO HIPOTECARIO: Todo lo que necesita saber
- AUTOEVALUACIÓN: Explicación detallada y todo lo que debe saber
Refrences
