Empresas de todos los tamaños utilizan solicitudes de compra para controlar los gastos de la empresa y las demandas de productos de los empleados. Las solicitudes de compra son documentos internos que los empleados de una empresa utilizan para solicitar a su gerente que compre un producto para uso corporativo. Sin embargo, cualquier profesional que trabaje en una oficina o necesite materiales únicos para cumplir con sus funciones puede necesitar comprender cómo funciona una solicitud de compra. Por suerte para usted, este artículo explica qué es una solicitud de compra, qué información contiene, en qué se diferencia de una solicitud de compra y cómo realizar una.
¿Qué es una solicitud de compra?
Una solicitud de compra es un documento interno de una empresa que indica su intención de comprar productos o servicios. Un empleado completa una solicitud de compra y la envía a las personas o departamentos correspondientes para su revisión y aprobación. Los revisores pueden ser el superior directo del empleado y el departamento central de adquisiciones o compras de la empresa.
Cómo preparar una solicitud de compra
Lo más probable es que el procedimiento de adquisición y el protocolo de cada empresa para crear solicitudes de compra sean únicos. Para crear un formulario de solicitud de compra general, siga estos pasos:
#1. Localice un producto que desee que compre su empresa
Debido a que los profesionales deben completar numerosos datos en un formulario de solicitud de compra, lo mejor es conocer los productos y el proveedor. Intente averiguar la dirección y la información de contacto del proveedor, así como el precio y la cantidad del producto. Encontrar la información relevante ayuda a la eficiencia del proceso de adquisición.
#2. Utilice una plantilla de orden de compra
Aunque puede crear un formulario de solicitud de compra sin una plantilla, es mucho más fácil. Esto le permite ingresar información sin pensar en el formato del proceso. Esta técnica también le ahorrará tiempo y energía. Busque un documento descargable en línea para obtener una plantilla.
#3. Ingrese su información de contacto y envío
Para comenzar su orden de compra, especifique la fecha en la que desea enviar su solicitud, la dirección y los datos de contacto del proveedor, y el área a la que desea que se envíe el producto. En una sección separada, incluya información de entrega, como el método de envío y la hora prevista de llegada.
#4. Incluir detalles del producto
Cree una nueva sección para detalles del producto. En el sitio web del proveedor, intente incluir el nombre del producto, el número de identificación, el precio y la cantidad requerida. Si necesita muchos productos, intente incluirlos en el mismo formulario de solicitud para ahorrar tiempo a usted y a su supervisor. Es mejor si su documento de solicitud de compra contiene toda la información que su supervisor requiere para ordenar la mercancía o establecer una orden de compra oficial.
#5. Hacer notas y comentarios sobre el producto
Esto podría incluir una declaración sobre por qué desea estos artículos o una advertencia sobre los detalles de la entrega. Considere utilizar esta parte para enviar cualquier información que su supervisor pueda requerir para autorizar su formulario de solicitud.
¿Qué es el formulario de solicitud de compra?
Un formulario de solicitud de compra es un documento interno que utiliza un empleado para comprar productos o servicios en nombre de su empresa. Estas compras podrían tener fines operativos (como suministros de oficina), inventario o insumos de fabricación.
Contenido de un formulario de solicitud de compra
Por lo general, los formularios de solicitud de compra requieren la siguiente información:
- El nombre y departamento del solicitante.
- La fecha de la solicitud.
- Los productos o servicios buscados.
- Descripción del artículo, cantidad y precio.
- Motivo de la compra
¿Por qué debería hacer obligatorias las solicitudes de compra en su proceso de adquisición?
#1. Transparencia en el proceso de adquisiciones
Este flujo de trabajo genera documentación de que un departamento emitió y presentó un formulario y que el departamento que solicitó los suministros tenía una razón comercial legítima para hacerlo. La mayoría de las organizaciones incluyen el presupuesto aplicable y los límites de compra en el formulario de solicitud de compra para informar al solicitante antes de comprar.
#2. Simplifica el Procedimiento de Compra
Cuando una empresa centraliza su proceso de compras e involucra a sus empleados, se trata de un flujo de trabajo bien definido y manejable. El procedimiento simplifica la gestión de inventario al categorizar e identificar fácilmente los productos y servicios entrantes.
Un sistema de adquisiciones centralizado acelera el proceso de compra y evita demoras causadas por departamentos individuales, que de otro modo podrían impedir la eficiencia.
#3. Ayudas para prevenir el fraude
La falta de estándares bien definidos permite a los empleados cometer actos fraudulentos, como pedir artículos para uso personal o coordinarse con proveedores para robarle a la empresa. Las solicitudes de compra ponen fin a esto al evitar que ocurra fraude en primer lugar y garantizar que los empleados no soliciten productos directamente a los proveedores sin un proceso adecuado.
#4. Ayudas para evitar pedidos repetidos
En las grandes empresas, las compras suelen estar a cargo de un equipo completo y no de un solo empleado. Los formularios de solicitud de compra ayudan al departamento de compras a realizar un seguimiento de lo que se ha solicitado y evitar realizar numerosas compras para el mismo pedido por accidente.
#5. Mejora la responsabilidad y la seguridad empresarial
Un formulario de solicitud de compra confirma que un departamento ha requerido y ordenado suministros particulares. Un rastro documental también muestra que los materiales fueron suministrados una vez recibidos y ajustados a la demanda. Este registro se puede utilizar como evidencia de respaldo si hay dudas con las cosas pedidas o el precio negociado más adelante.
#6. Aumenta el ahorro de costos
Su empresa puede ahorrar dinero y tiempo desarrollando una plataforma única para gestionar las solicitudes de compra. Agregar sus compras le permite saber cuánto está comprando, lo que lo coloca en una mejor posición para negociar precios preferenciales con sus comerciantes.
#7. Sirve como evidencia durante las auditorías
Los formularios de solicitud de compra son importantes en la auditoría, ya que la mayoría de las auditorías requieren el consentimiento de los gerentes como evidencia de las decisiones de compra de la empresa. Los formularios de solicitud de compra son evidencia ideal ya que brindan toda la información sobre el solicitante, los aprobadores, el momento de la aprobación y los productos aprobados.
Pasos para el flujo de trabajo de solicitudes de compra
Los pasos de un procedimiento de solicitud de compra pueden diferir de una empresa a otra. Sin embargo, el esquema central del proceso sigue siendo el mismo:
#1. Envío del formulario de solicitud de compra
Lo logran emitiendo y completando un formulario de solicitud de compra con los detalles de la compra deseada. Algunas empresas prefieren completar el formulario manualmente, mientras que otras utilizan software de gestión de gastos.
#2. La aprobación del superior directo
Luego, el formulario de solicitud de compra se somete a un proceso de aprobación interno, que verifica el superior directo del departamento del solicitante. La responsabilidad del superior inmediato es garantizar que la compra sea legítima y no exceda el límite de gasto permitido por el departamento.
#3. Inventario del Departamento de Inventario
Luego, el formulario de solicitud se envía al departamento de inventario, que lo compara con el stock actual de la empresa. La solicitud se envía al departamento de compras si los artículos no están disponibles.
#4. Selección del Departamento de Compras
Para completar este formulario, el funcionario determina los requisitos comerciales de los productos o servicios, verifica la autenticidad de la compra y valida que las autoridades correspondientes firmen y autoricen la solicitud de manera adecuada. Si faltan datos cruciales en el formulario, el funcionario puede completarlos o devolver el formulario al solicitante para que lo complete.
#5. Hacer una orden de compra
Se prepara una orden de compra y se envía al proveedor si el formulario de solicitud de compra pasa todas las aprobaciones requeridas. Cuando el vendedor lo acepta, la compra se convierte en un contrato jurídicamente vinculante.
#6. Cumplimiento y evaluación de pedidos
Cuando el proveedor entrega los productos o servicios, el departamento de recepción inspecciona la calidad y cantidad del pedido. Un método de comparación de tres vías verifica la exactitud del pedido comparando la orden de compra, el recibo/albarán del pedido y la factura. Esto garantiza que el equipo de finanzas o contabilidad solo pague por las cosas que compraron y recibieron y nada más.
#7. Liquidación de facturas
La orden de compra se cierra luego de completar los requisitos de documentación. Luego, el equipo de finanzas aprueba la factura del proveedor, la registra en las cuentas por pagar y la paga según los términos y condiciones de pago.
La importancia de la solicitud de compra
Las solicitudes de compra son importantes porque permiten a las empresas planificar sus procesos de adquisiciones y evaluar los requisitos de suministro. Los profesionales utilizan este documento interno como herramienta organizativa y técnica para realizar un seguimiento de las solicitudes de compra. A continuación se presentan algunas razones adicionales por las que las solicitudes de compra son importantes:
#1. Realizan un seguimiento de las compras
Si bien las órdenes de compra se utilizan comúnmente para realizar un seguimiento de las compras, los documentos de solicitud de compra ayudan a las empresas a anticipar obligaciones financieras futuras y predecir tendencias de gastos. Por ejemplo, si un profesional presenta una solicitud de compra de grapas y otros suministros de oficina cada pocos meses, el supervisor a cargo del presupuesto del departamento puede identificar esta tendencia y reservar una cantidad adecuada de dinero para esta compra.
#2. Los empleados participan en el proceso de compra
Dado que los empleados suelen presentar solicitudes de compra, estos documentos ayudan a los profesionales a sentirse más involucrados en los gastos de su empresa. Sirve como prueba física de la consulta de un empleado y ayuda a los gerentes a recordar requisitos de suministro específicos en lugar de depender del boca a boca para una solicitud de compra.
#3. Crea un proceso de adquisición seguro
Un formulario de solicitud de compra es el paso inicial para pedir un material de oficina. Esta etapa garantiza que el personal siga los procedimientos adecuados al gastar fondos comerciales. También reduce la posibilidad de que los empleados gasten fondos comerciales en artículos inútiles.
¿Qué es el proceso de aprobación de solicitudes de compra?
El proceso de aprobación de solicitudes de compra se utiliza para obtener permiso para comprar bienes y servicios. Los supervisores lo utilizan para aprobar o rechazar una solicitud de compra según los estándares de la empresa, la autenticidad de la compra y los requisitos comerciales.
¿Cuáles son las 5 partes de la solicitud de compra?
- El nombre y departamento del solicitante.
- la fecha de solicitud
- Los bienes o servicios requeridos.
- El motivo de la compra.
- El nombre legal del proveedor.
¿Cuáles son los riesgos de una solicitud de compra?
La autorización inadecuada es uno de los peligros más graves asociados con las solicitudes de compra. Se pueden procesar solicitudes y comprar artículos o servicios que sean superfluos o estén fuera del presupuesto de la organización sin la debida autorización.
¿Es una solicitud de compra un contrato?
Una orden de compra (también conocida como orden de compra) es un documento que un comprador envía a un vendedor, distribuidor o fabricante solicitando la compra de un producto. Además, una vez que el vendedor acepta el pedido, éste se convierte en un contrato jurídicamente ejecutable.
¿Cuáles son los diferentes tipos de solicitud de compra?
En resumen, adquisiciones tiene tres tipos de solicitudes de compra: directa, interna y externa. Comprender estos contrastes es fundamental para cualquier gerente de adquisiciones o empresa que busque garantizar un proceso de compra fluido.
Conclusión
Una requisición es una solicitud formal de un producto o servicio que puede entregarse o presentarse electrónicamente. Un procedimiento de solicitud bien estructurado aumenta la eficiencia y la responsabilidad de una empresa. Las soluciones de adquisición a pago automatizan completamente el proceso de adquisición, desde la solicitud hasta el pago, mejorando aún más la precisión y la eficiencia.
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Referencias
