El sector de administración de propiedades de alquiler en los Estados Unidos genera más de $99 mil millones en ingresos cada año. Con tanto dinero fluyendo a través de los alquileres de bienes raíces, no sorprende que hayan surgido varias compañías de software para ayudar a los inversores, propietarios y administradores de propiedades a mantenerse organizados, no solo para la comunicación y administración diaria de los inquilinos, sino también para el tiempo de impuestos.
Con tantos trabajos que realizar y ningún administrador de propiedades, contar con el software adecuado para propiedades en alquiler es fundamental para facilitar todo el proceso.
Sin embargo, saber cuál elegir y qué buscar puede ser difícil para cualquier arrendador que lo haga por su cuenta. Es por eso que examinamos las once mejores plataformas de software de administración de propiedades de alquiler para propietarios para ayudarlo a determinar cuál es la mejor para usted.
¿Qué es el software de gestión de propiedades de alquiler?
Un sistema de gestión de propiedades de alquiler es un software que permite a los propietarios y administradores de propiedades de alquiler realizar una variedad de tareas diarias esenciales, como la gestión y el seguimiento de la información de los inquilinos, la contabilidad y la facturación, el mantenimiento y la publicación de vacantes en línea, para garantizar que todas las operaciones para un determinado la propiedad funciona sin problemas. El software de administración de propiedades de alquiler también crea informes sobre la actividad, como los pagos mensuales de alquiler, los ingresos y los gastos, para ayudarlo a monitorear la salud financiera de su propiedad.
¿Qué características debe tener el software de administración de propiedades de alquiler?
Es fundamental recordar que no todas las herramientas de administración de propiedades de alquiler son iguales (es decir, no tienen las mismas características).
Tenga en cuenta los siguientes factores al decidir sobre el software:
- ¿Qué características tiene un software específico?
- ¿Cuál de estas características sería más útil para usted?
- Y qué características necesita (es decir, los factores decisivos)
Dependiendo del software, es posible que simplemente reciba las funciones fundamentales, mientras que algunos brindan herramientas adicionales para ayudarlo a optimizar y automatizar varios aspectos de sus actividades de administración de propiedades.
Estas son algunas de las características de un software eficaz de administración de propiedades que debe buscar:
#1. Portal para inquilinos y pagos automáticos de alquiler
El principal beneficio del software de administración de propiedades de alquiler es que facilita el cobro del alquiler y la comunicación con los inquilinos.
El resultado final lo es todo, y es crucial contar con un software que permita pagos de alquiler más rápidos, más confiables y semiautomáticos.
Muchos paquetes de software de administración de propiedades brindan un portal completo para inquilinos donde puede cobrar el alquiler y conectarse directamente con los inquilinos.
Luego, los inquilinos pueden usar la interfaz para administrar el alquiler y otras tareas, como el alquiler de mascotas, los costos de estacionamiento e incluso los problemas de mantenimiento.
Hablar de eficacia.
Alquile: ¿más rápido, de manera más consistente y con menos esfuerzo de su parte? Hay universos perfectos.
#2. Manejar las solicitudes de mantenimiento
Hacer malabarismos con las órdenes de trabajo entre inquilinos y proveedores puede ser difícil, al igual que hacer un seguimiento con esta persona mientras realiza este pedido y responde a ese proveedor.
Otra área importante en la que el software de administración de propiedades de alquiler en línea podría ayudar es en la optimización de su sistema de órdenes de trabajo.
La mayoría del software de administración de propiedades le permite:
- Acepte las solicitudes de mantenimiento de los inquilinos directamente.
- Cree órdenes de trabajo e incluya archivos adjuntos como notas y fotografías.
- Asigne un proveedor a esa orden de trabajo.
- Realiza el pago al vendedor.
- Además, para obtener información y actualizaciones sobre el progreso de esa solicitud de mantenimiento, comuníquese con los inquilinos.
- Todas sus órdenes de trabajo están en un solo lugar, con una plataforma de comunicación centralizada que simplifica y agiliza todo el proceso.
#3. Selección de solicitantes y solicitudes en línea
El mejor software de administración de propiedades de alquiler no solo simplifica e incluso semiautomatiza el cobro de alquileres y las órdenes de mantenimiento, sino que también lo ayuda a atraer nuevos inquilinos.
Muchos programas de administración de propiedades incluyen capacidades tales como:
- Aplicaciones en línea: Los inquilinos pueden firmar sus solicitudes y pagar sus tarifas de solicitud totalmente en línea. Con unos pocos clics, puede verificar el estado de dichas aplicaciones.
- Selección de solicitantes: Para facilitar el proceso general de ingreso, numerosos sistemas permiten a los candidatos solicitar y pagar su propia verificación de antecedentes al completar su solicitud.
#4. Listados automáticos de vacantes
¿Necesita ayuda más temprano que tarde?
Las unidades vacantes representan una oportunidad perdida, así como dinero que se desliza activamente entre sus dedos.
Afortunadamente, muchos programas de administración de alquileres le permiten anunciar automáticamente apartamentos vacantes en las principales plataformas de listado de propiedades. No hay necesidad de un esfuerzo extra.
Tendrá menos tiempo de inactividad entre inquilinos y podrá maximizar el flujo de caja.
El mejor software de gestión de propiedades de alquiler
Veamos las mejores soluciones de software ahora que hemos cubierto algunos de los aspectos importantes del programa promedio de administración de propiedades de alquiler.
#1. Gerente de alquiler de Apartments.com (acogedor)
Apartments.com Rental Manager (Cozy) es un software gratuito de gestión de propiedades de alquiler que permite a los propietarios realizar tareas de rutina, como cobrar el alquiler, evaluar y comunicarse con los inquilinos y ocuparse de las necesidades de mantenimiento. También proporcionan una aplicación de seguimiento de gastos para ayudarlo a administrar sus gastos por propiedad. Los propietarios pueden categorizar cada alquiler y guardar los documentos pertinentes, como recibos, facturas, extractos bancarios y más, en un solo lugar.
Si bien se consideran una opción de bajo costo, existen algunas restricciones sobre lo que puede y no puede hacer en la plataforma. Apartments.com Rental Manager permite a los propietarios publicar listados de alquileres en un total de cinco sitios, lo que puede reducir la probabilidad de que su propiedad atraiga la atención de un inquilino. Para combatir esto y mejorar la cantidad de personas que ven su listado, publíquelo manualmente en otros sitios o comparta el enlace del listado en sus perfiles de redes sociales.
Ahora que los inquilinos desean mejorar su crédito mientras alquilan, un número cada vez mayor de propietarios les ofrece herramientas para informar los pagos de alquiler para ayudarlos a mejorar su crédito.
El Administrador de alquileres de Apartments.com permitía a los inquilinos informar los pagos a tiempo a través de Experian; sin embargo, esta función ya no está disponible. Si bien esta puede ser una opción rentable, es posible que trabaje fuera de la plataforma para tener acceso a la gama completa de herramientas de alquiler que necesita.
#2. turboinquilino
TurboTenant es un software de administración de propiedades desarrollado para propietarios que poseen hasta 100 viviendas de alquiler. Los propietarios pueden cobrar el alquiler en línea, usar herramientas de publicidad de alquiler y guardar documentos vitales de forma gratuita.
Puede abrir una cuenta de forma gratuita, pero preparar los documentos de arrendamiento y recopilar firmas electrónicas le costará unos pocos dólares. Cuando se trata de incorporar inquilinos para su propiedad de alquiler, querrá un software que ofrezca plantillas de arrendamiento específicas del estado que cumplan con la legislación local para garantizar que todos los acuerdos sean legalmente vinculantes. Los propietarios pueden usar las plantillas específicas del estado de TurboTenant por $ 39 por inquilino y tener esos mismos documentos firmados electrónicamente por $ 9, pero eso aún suma casi $ 50 por un contrato de arrendamiento.
TurboTenant no será de mucha ayuda si está buscando descargar parte de este costo a través de créditos de referencia. En lugar de dar créditos a los propietarios para que los usen en la plataforma, los usuarios de TurboTenant pueden recibir una tarjeta de regalo de Amazon de $25 cuando recomiendan a un amigo.
#3. InquilinoCloud
TenantCloud es un software de administración de propiedades con tres opciones de suscripción mensual a precios variados. Los propietarios pueden crear una cuenta gratuita en forma de "prueba gratuita para siempre", pero para acceder a todas sus funciones, deberá actualizar a su suscripción estándar por $ 9 o una suscripción avanzada por $ 35.
Es crucial tener en cuenta que la cuenta gratuita no presenta ningún servicio diseñado para facilitar el alquiler. Deberá actualizar su suscripción a Estándar o Avanzado para obtener los fundamentos del software, como la administración de prospectos, las capacidades de firma electrónica y los servicios de contabilidad.
Los propietarios pueden sincronizar su cuenta de Quickbooks con TenantCloud para realizar un seguimiento de toda la contabilidad con la membresía avanzada, pero cuesta $ 420 por año. Este costo no incluye la selección de inquilinos ni los informes de alquiler para ayudar a calcular un alquiler estimado justo, por lo que tendrá que pagar mucho más para administrar su propiedad de alquiler.
Debido a la variedad de funciones disponibles, mantener más de una propiedad en TenantCloud puede llevar algún tiempo para las personas que son nuevas en el sistema. Finalmente, es posible que encuentre una plataforma más fácil de usar con más funciones y un precio más bajo.
#4. arrendatario
Rentler une a propietarios e inquilinos de todo el país en una ubicación conveniente. Los propietarios también pueden usar la plataforma para promocionar y publicitar sus propiedades, cobrar pagos de alquiler en línea y manejar solicitudes de mantenimiento.
Rentler es gratuito para los propietarios e inquilinos, pero las capacidades de listado de alquileres oscilan entre $ 15 y $ 25 por día, y solo el primero es gratuito. Si bien esta tarifa puede ser asequible, los listados de alquileres son un aspecto importante de la administración de propiedades, y la mayoría de las plataformas de software de propiedades de alquiler incluyen esta función sin cargo adicional.
Si necesita formularios legales específicos del estado para su propiedad, como un contrato de arrendamiento, debe pagar $25 adicionales para acceder a la colección de documentos de Rentler.
#5. edifico
Buildium es un software de gestión de alquileres diseñado para propietarios que poseen al menos 50 viviendas. Si bien tiene las mismas características que otros de los programas que analizamos, el período de prueba gratuito es de solo 14 días. Las cuentas Buildium varían en precio desde $ 50 a $ 460 por mes, según la cantidad de viviendas que posea.
Con una cuenta, los propietarios pueden consultar a los inquilinos, recibir informes básicos y mucho más. Aún así, usar Buildium significa pagar entre $ 540 y $ 600 al año solo por el software de administración de propiedades, lo que puede no tener sentido para los propietarios con menos de diez unidades.
#6. portafolio
Appfolio, como Buildium, es un software de administración de propiedades basado en la nube que requiere una cartera de al menos 50 propiedades para calificar para las suscripciones. El cargo mensual mínimo es de $280 por mes, lo que significa que una cantidad significativa de sus ingresos por alquiler se utilizará solo para pagar su software de administración.
#7. Gerente de alquiler de Zillow
En un importante mercado de bienes raíces, Zillow Rental Manager es un software de administración de propiedades fácil de usar. Los propietarios pueden anunciar sus propiedades de alquiler en Zillow, Trulia y HotPads. También puede utilizar las aplicaciones en línea para evaluar a los inquilinos, firmar contratos de arrendamiento de forma electrónica y cobrar el alquiler y otras tarifas.
No hay restricciones sobre la cantidad de anuncios de alquiler que puede publicar, pero solo el primero es gratuito; más listados cuestan $ 9.99 por semana. Además, la plataforma carece de ventajas clave, como un mecanismo para realizar un seguimiento de las solicitudes de mantenimiento, por lo que es posible que deba emplear un software adicional para ayudarlo con sus necesidades de propietario.
#8. bucle de puerta
DoorLoop es un software de administración de propiedades que permite a los propietarios arrendar edificios, automatizar la contabilidad, manejar órdenes de trabajo y mucho más. Para acceder a las herramientas de la plataforma, debe registrarse en el plan Starter, Pro o Premium. Cuando se paga anualmente, el plan Starter cuesta $49 por mes, mientras que los planes Pro y Premium cuestan $79 y $109 por mes, respectivamente.
Si bien la conveniencia del uso de DoorLoop es atractiva, la plataforma se queda corta en algunas áreas en comparación con Avail. Por ejemplo, aunque DoorLoop no admite plantillas de contratos de arrendamiento, Avail puede ayudarlo a ahorrar tiempo una vez que haya encontrado un inquilino para su alquiler.
#9. RentRedi
Un servicio de administración de propiedades para propietarios e inversionistas de bienes raíces que necesitan asistencia para administrar sus propiedades de alquiler. Podrá utilizar la plataforma para enviar listados en Realtor.com® y Doorsteps, cobrar pagos de alquiler en línea y firmar y almacenar contratos de arrendamiento. Vale la pena mencionar que RentRedi requiere un plan de membresía, que cuesta $ 9 por mes anualmente, $ 15 por mes semestralmente o $ 19.95 por mes de pago por uso.
Antes de invertir en RentRedi, asegúrese de comprender las diferencias entre RentRedi y Avail. Debido a que el primero carece de varias capacidades críticas, es posible que la administración de su propiedad mediante Avail sea la mejor alternativa.
#10. Rentec directo
El plan básico de Rentec Direct es una plataforma gratuita que lo ayuda a mantenerse organizado con la contabilidad de propiedades de alquiler y la administración de archivos en línea si posee menos de diez propiedades. Desafortunadamente, algunas otras funciones solo están disponibles como parte de una suscripción paga. Las tarifas mensuales de Rentec Pro están determinadas por la cantidad de propiedades que administra. De una a diez unidades costarán $35 por mes, de once a veinticinco unidades costarán $45 por mes, y así sucesivamente. Los usuarios pueden elegir un período de facturación anual para un ahorro del 10 %; sin embargo, esto aún puede ser costoso para los propietarios con carteras más grandes.
Debido a que un plan premium ofrece muchos más beneficios, es posible que deba subcontratar soluciones adicionales para ayudarlo a administrar su alquiler. Recuerda que cuanto mayor sea tu cartera, mayor será el costo de suscripción mensual de Rentec Direct.
¿Quién debería usar el software de administración de propiedades de alquiler?
El software de gestión de propiedades de alquiler puede ser utilizado tanto por inversores novatos con carteras de alquiler pequeñas (menos de diez unidades) como por grandes empresas de gestión de propiedades comerciales. Varias empresas desarrollan software con capacidades especializadas que se adaptan mejor a tipos específicos de propietarios, tipos de propiedades y tamaños de cartera. Estos sistemas pueden ayudar a un inversor que hace las cosas por sí mismo, así como a un equipo de usuarios que incluye al propietario, al administrador de la propiedad, al mantenimiento de las instalaciones y al agente de arrendamiento, por mencionar algunos.
¿Cuál es el costo del software de administración de propiedades de alquiler?
La mayoría de las soluciones de software de administración de propiedades cobran entre $1 y $2 por unidad administrada. Cuando compre un programa, tenga en cuenta que la mayoría de los proveedores le cobrarán un costo mínimo mensual, generalmente en el área de $ 200 a $ 250, incluso si no tiene suficientes propiedades para justificar una tarifa tan alta. La mayoría de los programas cobran al equipo del propietario, pero TurboTenant es un caso atípico, ya que traslada los costos a los inquilinos. Las funciones opcionales están disponibles tanto para el propietario como para el arrendatario para pagar y utilizar con TurboTenant y prácticamente todas las demás empresas de software de administración de propiedades.
Cómo seleccionamos el mejor software de administración de propiedades de alquiler
Evaluamos 15 proveedores de software de administración de propiedades de alquiler para identificar los siete mejores en estas categorías comunes. Los programas de menor costo con requisitos de tarifas mínimas superaron a los programas más costosos. También elegimos aplicaciones con excelentes calificaciones y testimonios por su facilidad de uso y configuración. Necesitábamos que el software que seleccionamos tuviera una sólida reputación por su rápido servicio al cliente, integraciones para ampliar y acelerar el proceso de administración de alquileres y un conjunto completo de características que permitieran una administración de propiedades eficiente y económica.
Conclusión
En la mayoría de las situaciones, el software de gestión de propiedades de alquiler es un servicio en la nube que permite a los propietarios con carteras pequeñas o grandes gestionar sus procesos, desde la generación de clientes potenciales hasta la ocupación, el pago, el mantenimiento, los seguros y la contabilidad e informes financieros. Muchas plataformas de software se especializan en escenarios especiales específicos, como carteras de viviendas unifamiliares modestas o carteras comerciales mixtas enormes.
Es fundamental analizar no solo cómo se ve su cartera hoy, sino también cómo pretende que se vea en el futuro. ¿Podrá la plataforma que seleccione escalar con usted y, de ser así, será económica mientras aún se encuentra en la fase de cartera pequeña? En nuestro análisis, intentamos responder estas preguntas por usted.
Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de alquileres
¿Cómo funciona el software de gestión de alquileres?
Permite a los inquilinos pagar su alquiler en línea. El software acepta cheques electrónicos, tarjetas de crédito y pagos electrónicos en efectivo. Los propietarios pueden personalizar su portal. Los propietarios pueden ver inmediatamente la información financiera, las órdenes de trabajo y las facturas después de iniciar sesión.
¿QuickBooks ofrece software de gestión de propiedades de alquiler?
En pocas palabras, QuickBooks tiene la capacidad de administrar transacciones contables de propiedades de alquiler. Puede configurar propiedades como clientes, inquilinos como subclientes y clases para rastrear varios tipos de transacciones en el software.
¿Cuáles son los tres componentes de la gestión de propiedades de alquiler?
- Marketing y Finanzas.
- Inquilino y Ocupación.
- Instalaciones.
- Administración y Gestión de Riesgos.
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Referencias
