Administrar una HOA no es tarea fácil. Sus manos siempre están ocupadas, desde recolectar pagos en línea y asegurarse de que las cuentas estén en orden, hasta programar reuniones de la junta, administrar el sitio web de la comunidad y las bases de datos de los residentes, comunicarse con esas personas, administrar revisiones arquitectónicas, solicitudes de servicio o hacer cumplir las reglas de CC&R, y decenas de otras tareas en el medio.
Y parece que no hay final a la vista para todo este esfuerzo.
Eso no es totalmente correcto. Sin duda, administrar una HOA siempre lo mantendrá ocupado. Sin embargo, puede ahorrar tiempo al simplificar y agilizar la mayoría de sus tareas utilizando el software de administración de HOA.
Este tutorial te enseñará todo lo que necesitas saber al respecto. Repasaremos todas las ventajas de usar el software HOA y le mostraremos qué soluciones están actualmente disponibles para su asociación en el mercado.
¿Qué es un software de gestión de HOA?
Un software HOA es un programa o plataforma que ayuda a las organizaciones de propietarios de viviendas a administrar muchos elementos de sus operaciones.
Por lo general, el software de la HOA se concentra en un área de las actividades de la HOA: cuentas, programación, pagos, cumplimiento de CC&R, etc. Sin embargo, el software también puede incluir una variedad de módulos diferentes que ayudan con varios procesos de HOA. Estas soluciones de software se conocen como software de gestión de HOA todo en uno.
¿Por qué necesita un software de gestión de HOA?
Por supuesto, la respuesta básica es que puede liberarte de mucho esfuerzo. Pero no es todo. Entonces, a continuación, describimos algunas de las ventajas adicionales de utilizar soluciones de software para ayudar a administrar su HOA.
Casi todos sus procesos pueden optimizarse con el software HOA. Varios programas de software HOA autoadministrados pueden ayudarlo a administrar toda la documentación, emitir informes de infracciones de CC&R y cartas de infracción, aceptar pagos, administrar los libros y mucho más. Debido a que el software maneja muchas de estas tareas automáticamente, libera su tiempo para concentrarse en otros elementos de la HOA.
Puede administrar su asociación de propietarios o comunidad desde cualquier lugar con el software HOA. Casi todas las soluciones en el mercado actual están basadas en la web, lo que significa que puede acceder a los datos desde cualquier computadora o incluso desde su teléfono móvil a través de una aplicación especializada.
Lea también: HOA (Asociación de Propietarios): Definición, Tarifas y Reglas
Tener un software HOA dedicado significa que toda la documentación y los datos de su asociación ahora están en un solo lugar. Todas las principales partes interesadas tendrán acceso a él, a menudo a través de una aplicación móvil, lo que implica una mejor rendición de cuentas para todas las partes involucradas.
Sus datos también están más seguros cuando se guardan en un sistema basado en la nube en lugar de en una sola máquina o en un revoltijo de carpetas.
El software tiene el potencial de mejorar enormemente las comunicaciones tanto internas como externas. Parte de esto se debe al hecho de que todos los datos están en un solo lugar. Cuando todos tienen acceso a todo el conocimiento sobre un tema, es mucho más fácil emitir juicios y llegar a un consenso sobre varios temas. Del mismo modo, una comunicación mejor y más efectiva con los residentes resultará de un software de comunicaciones simplificado. Las personas de su vecindario pueden recibir noticias rápidamente y enterarse de lo que sucede en su comunidad.
Finalmente, el software y los datos que puede proporcionar permiten mejores medios para informar sobre las actividades de la asociación y utilizar ese conocimiento para organizar y planificar el futuro del vecindario.
Qué buscar en un software de gestión de HOA
No todo el software HOA se crea igual. Algunos proporcionan módulos que otros no, mientras que otros se especializan en un determinado tipo de servicio (es decir, creación de sitios web). Es fundamental seleccionar el software correcto para su HOA, lo que con frecuencia significa optar por una plataforma todo en uno.
Las siguientes son las características clave del software HOA:
#1. Informes financieros y contabilidad
Las habilidades contables en un buen software HOA deberían permitirle realizar un seguimiento de sus finanzas. También debería brindarle informes precisos y permitirle conciliar sus extractos bancarios.
#2. Herramientas de comunicación
Un sofisticado sistema de comunicación le permitirá mantener informados a los residentes a través de una variedad de canales (correos electrónicos, notificaciones automáticas, alertas, etc.). Un buen software debería poder transmitir mensajes tanto de forma masiva como individual.
#3. Gestión de eventos
Busque un software HOA que incluya un excelente sistema de gestión de eventos. Puede usar esto para programar eventos en su calendario y mantener un calendario en línea para los locales. También debería ayudarlo con el evento en sí mismo al permitir que los invitados se registren y paguen los boletos en línea.
#4. Sistema de pago en línea
Una estrategia para mantener satisfechos a los miembros es facilitarles el pago de sus cuotas en línea. El excelente software incluye una variedad de opciones de pago, incluidas tarjetas de crédito/débito y giros ACH. Los miembros deberían poder vincular directamente su información bancaria a sus cuentas.
Un sistema de pago en línea también puede ayudarlo a reducir los pagos atrasados, que su software debería permitirle rastrear.
#5. Portal residencial en línea
Elija un software que incluya un portal al que los residentes puedan acceder en línea desde cualquier lugar. Con unos pocos clics, los miembros deberían poder actualizar su perfil, pagar cuotas, consultar el calendario de eventos, reaccionar a las comunicaciones y acceder a los datos de la HOA.
#6. Base de datos residencial
Su software debería permitirle conservar una lista maestra de la información de sus miembros y buscar con filtros. Este contiene sus nombres, información de contacto, perfiles, etc. Actualizar su información también debería ser simple.
#7. Rastreador de infracciones
En ocasiones, los residentes infringirán las normas, por lo que su software debe tener un mecanismo para rastrear esa información. Esto es especialmente útil en comunidades más grandes porque pueden ocurrir múltiples violaciones al mismo tiempo o superponerse. Simplemente puede realizar un seguimiento de las transgresiones de los miembros, acceder a su historial de infracciones y enviar avisos con este módulo.
Las 10 mejores alternativas excelentes de software de gestión de HOA
#1. Administrador de propiedades AppFolio
- Precio: Desde $1.40 por unidad por mes
- Demostración/Prueba: Una demostración está disponible a pedido.
AppFolio es un software integral de administración de HOA que permite evaluaciones arquitectónicas, cobro de cuotas y evaluaciones, seguimiento de infracciones, aprobaciones de miembros de la junta, conectores bancarios y más. Todas estas funciones están disponibles a través de una aplicación web o móvil.
Destacan:
- Comunicación a través de mensaje de texto
- Plantillas de diseño de correo electrónico
- portal para residentes
- Solicitudes de mantenimiento en línea
- Información sobre el rendimiento
#2. OrganizaciónVoz
- A partir de $ 50 por mes
- Prueba/Demostración: Se proporciona una demostración gratuita.
AssociationVoice es un programa de software HOA basado en la web y fácil de usar que le permite cobrar cuotas por web, teléfono y mensaje de texto. Otra característica es la capacidad de organizar reuniones de la junta y reglas de la comunidad, difundir noticias de la comunidad y crear formularios personalizados para manejar la actividad de la HOA.
Destacan:
- portal para residentes
- Biblioteca de Documentos
- Mapas locales que son interactivos
- Discusiones grupales
- Reservas de Amenidades
#3. Bitrix24
- Precio: Versión restringida gratuita, alternativas premium de $ 19 / mes
- Demostración/Prueba: Una demostración está disponible a pedido.
Puede usar Bitrix24 para desarrollar un portal para miembros de HOA con encuestas, notificaciones por correo electrónico, mensajería instantánea y chat grupal, y una galería de fotos. También puede administrar las cuotas, enviar correos electrónicos a sus miembros y enviar solicitudes de trabajo en línea.
Destacan:
- Aplicación para dispositivos móviles
- El directorio de la HOA
- Red social privada para propietarios
- Grupos de interés
- Videoconferencia
#4. edifico
- A partir de $ 50 por mes
- Demostración/Prueba: Prueba gratuita de 14 días; demostración disponible bajo petición.
Buildium es una solución de software integral para asociaciones de propietarios de viviendas pequeñas y medianas, con pagos de miembros en línea, seguimiento de solicitudes de mantenimiento, administración de listados de alquileres y capacidad de contabilidad completa.
Destacan:
- Pagos en efectivo en el comercio minorista
- Presentación electrónica del formulario 1099
- Inspecciones de bienes inmuebles
- Seguro para inquilinos
- Proyección de inquilinos
#5. Los sistemas CINC
- Los precios están disponibles bajo petición.
- Demostración/Prueba: Una demostración está disponible a pedido.
Según los informes, CINC es la única empresa de software de la industria que ofrece administración de propiedades, banca integrada y cuentas en la nube, todo en un solo paquete. Puede usar CINC para administrar los pagos en línea, mantener actualizado su directorio y programación de miembros, enviar y realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo y comunicar documentos importantes de la HOA.
Destacan:
- Aplicación para dispositivos móviles
- Gestión de Infracciones
- Gestión de solicitudes de revisión arquitectónica
- Informes financieros a tiempo
#6. PASOS DELANTEROS
- Los precios están disponibles bajo petición.
- Demostración/Prueba: Hay una versión de prueba gratuita disponible, y una demostración está disponible a pedido.
Es sencillo crear un sitio web comunitario con la marca HOA con FRONTSTEPS. El seguimiento de infracciones, cuotas, pagos en línea, órdenes de trabajo y solicitudes de mantenimiento se encuentran entre las características.
Destacan:
- Estacionamiento y gestión de visitantes.
- Seguimiento de paquetes
- Newsletters y boletines digitales personalizables
- Comunicación a través de mensaje de texto
#7. El expreso HOA
- Precio: Versión limitada gratuita, versión premium de $25/mes
- Demostración/Prueba: Se proporciona una prueba gratuita, al igual que un sitio web de demostración.
Puede crear un sitio web atractivo, económico y compatible con dispositivos móviles para su HOA utilizando HOA Express. Podrá actualizar rápida y fácilmente su sitio web, enviar correos electrónicos masivos y moderar debates en foros. Sus miembros también pueden pagar sus cuotas en línea.
Destacan:
- Automatización del envío de cartas
- Encuestas a pedido
- directorio de residentes
- Seguimiento de visitantes
#8. TOPS [UNO]
- Precio: Desde $0.75 por unidad por mes
- Demostración/Prueba: Una demostración está disponible.
TOPS [ONE] es ideal para comunidades autónomas. Su software cuenta con un sistema de contabilidad y pago de cuotas desarrollado para el negocio de administración de condominios/HOA, herramientas para hacer cumplir convenios y rastrear infracciones, herramientas de administración de instalaciones y opciones de comunicación para propietarios de viviendas.
Destacan:
- Sitio de autoservicio para propietarios
- El almacenamiento de archivos en línea es ilimitado.
- Libro mayor personalizable
- Inspecciones en movimiento
#9. Vecinos Vinteum
- A partir de $ 25 por mes
- Demostración/Prueba: Prueba gratuita de 14 días; demostración disponible bajo petición.
Puede crear un sitio web y una aplicación móvil con Vinteum Neigbrs, conectarse con los residentes a través de mensajes de texto y correos electrónicos, administrar reservas de servicios y registrar usuarios para acceder a los documentos de la comunidad.
Destacan:
- Sistema de reporte de incidentes
- Llamadas realizadas automáticamente
- Historial de correo electrónico
- Aplicación para dispositivos móviles
#10. Yardi viajero
- Los precios están disponibles bajo petición.
- N/A para demostración/prueba
Yardi Voyager es un sistema de gestión basado en la web para asociaciones de propietarios. Su solución tiene una única base de datos integrada que incluye herramientas para rastrear la propiedad y los costos de HOA, calcular tarifas, cobrar pagos, monitorear el mantenimiento, hacer cumplir los estatutos y más.
Destacan:
- Automatización del flujo de trabajo
- Calculadora de tarifas
- Sistema de mantenimiento, inspección y seguimiento de infracciones
- Mecanismo de gestión de los consejeros
Software y servicios de software de gestión de asociaciones comunitarias
#1. Propiedad administrativa
El software de administración de propiedades automatiza las tareas operativas, financieras y de arrendamiento de los administradores de propiedades. El software está diseñado para hacer que las operaciones comerciales de bienes raíces sean más eficientes al simplificar y agilizar tareas como la administración de arrendamientos, la administración de propiedades, la contabilidad y la comunicación entre inquilinos y propietarios. Las comunidades vivas están formadas por propiedades, e incluso las asociaciones de propietarios (HOA) pueden beneficiarse de las operaciones de recepción reducidas.
#2. Gestión de instalaciones
Los administradores de edificios utilizan software de administración de instalaciones para administrar y mantener las propiedades físicas. Las dos ventajas más importantes del software de gestión de instalaciones son la optimización de las solicitudes de mantenimiento de edificios y unidades y la programación y gestión sencillas de empleados y recursos. Los residentes y administradores de apartamentos, condominios y cooperativas se benefician del software de administración de asociaciones comunitarias con funcionalidad integrada o conexiones simples con herramientas de administración de instalaciones.
#3. Pago de renta
Con el software de pago de alquileres, tanto los administradores de propiedades como los inquilinos pueden esperar un cobro de alquileres simplificado y automatizado. Los recibos y las facturas se generan y distribuyen automáticamente, los pagos se pueden cobrar y procesar en línea e incluso se simplifican las colaboraciones con los bancos.
Conclusión
Dirigir una HOA es una tarea difícil y sus manos siempre están ocupadas. Afortunadamente, puede usar herramientas de software específicas para automatizar y optimizar muchos elementos de la administración de la asociación. Algunos de ellos ayudan con aspectos especializados de la HOA, mientras que otros ayudan con casi todo.
Ha identificado las mejores soluciones de software de gestión de HOA en el mercado hoy en día gracias a esta publicación.
Con suerte, la lista lo ayudará a seleccionar el paquete que lo ayudará a administrar su asociación.
Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de HOA
¿Puedes usar QuickBooks para una HOA?
Sí, QuickBooks proporciona una herramienta que rastrea los ingresos y gastos de la asociación. Esto podría ayudarlo a mantener declaraciones precisas de ingresos y gastos. Podrá examinar los gastos de la HOA y determinar si están por encima del presupuesto o por debajo de lo que esperaba pagar por el mes.
¿Qué hace que un sitio web de HOA sea bueno?
Un dominio dedicado, un portal en línea para residentes, opciones de pago en línea, un calendario comunitario, canales de comunicación, capacidades de votación y herramientas de reserva de servicios son todos aspectos de los principales sitios web de HOA. También son compatibles con dispositivos móviles, fáciles de usar y administrar, y destacan la comunidad local.
¿Cómo configuro Hoa en QuickBooks?
- Vaya al menú Listas, luego seleccione Plan de cuentas.
- Haga clic derecho en cualquier lugar, luego haga clic en Nuevo.
- Seleccione Otros tipos de cuenta, luego seleccione el tipo de cuenta adecuado para su préstamo:...
- Elija Continuar
- Introduzca el nombre y el número de la cuenta.
- Haga clic en Guardar y cerrar.
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Referencias
