Como gerente de proyecto, es importante comprender el concepto de la estructura de desglose del trabajo y cómo puede ayudarlo a desempeñar sus funciones en el lugar de trabajo de manera efectiva. Explicaremos la estructura de desglose del trabajo en esta publicación, citando ejemplos para ayudarlo a comprenderlo mejor.
¿Qué es la estructura de descomposición del trabajo?
In gestión de proyectos, una estructura de descomposición del trabajo (EDT) es una estrategia para terminar un proyecto complejo de varios pasos. Es un método de dividir y conquistar enormes empresas para completarlas más rápida y eficientemente.
Una WBS tiene la intención de hacer que un proyecto complejo sea más manejable. Al dividirlo en partes más pequeñas, diferentes miembros del equipo pueden realizar el trabajo simultáneamente, lo que resulta en una mayor productividad del equipo y una gestión de proyectos más sencilla.
Características de la estructura de descomposición del trabajo
La WBS se define como "un desglose jerárquico orientado a los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos" por el Project Management Institute (PMI).
Cada nivel de la WBS representa una especificación nueva y más precisa del trabajo requerido para llevar a cabo el proyecto.
De acuerdo con la definición de PMI, una estructura WBS debe construirse de tal manera que cada nuevo nivel en la jerarquía incluya todo el trabajo requerido para completar su tarea principal. Esto significa que para que un elemento de tarea principal esté completo, debe contener más de una tarea secundaria.
Ejemplos de estructura de descomposición del trabajo
Cada proyecto puede tener una estructura de desglose del trabajo diferente.
Es posible que deba experimentar como gerente de proyecto para determinar qué WBS funciona mejor para usted y su equipo. El propósito es mostrar la jerarquía y el progreso del proyecto a todos los involucrados, ya sean miembros del equipo o partes interesadas externas.
Estos son algunos ejemplos de una estructura de desglose del trabajo. Puede usar cualquiera de ellos para crear un esquema para su estructura de desglose de trabajo.
- Hoja de cálculo WBS: puede formatear fácilmente su WBS en una hoja de cálculo registrando las diversas fases, tareas o entregables en columnas y filas.
- Diagrama de flujo WBS: puede estructurar su WBS en un flujo de trabajo esquemático. La mayoría de los ejemplos y plantillas de WBS disponibles son diagramas de flujo.
- Diagrama de Gantt para la estructura de desglose del trabajo. Puede formatear su estructura de desglose de trabajo como un diagrama de Gantt, que refleja tanto una hoja de cálculo como un cronograma. Una EDT estructurada en diagrama de Gantt le permite vincular dependencias de tareas y mostrar hitos del proyecto.
- Lista WBS: su WBS se puede estructurar como una lista básica de tareas, entregables y subtareas. Esta es la forma más sencilla de crear una estructura de desglose del trabajo.
Las ventajas de crear una estructura de descomposición del trabajo
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) ayuda a identificar el trabajo del proyecto. Es una perspectiva diferente de su proyecto, casi como un rompecabezas. Intenta encontrar todas las piezas del rompecabezas que conforman la imagen general, y el rompecabezas solo estará completo cuando tenga todos los componentes. Alternativamente, en la gestión de proyectos, podrá completar su proyecto con éxito solo si tiene una idea clara de todo el trabajo necesario.
Una vez que haya identificado todas las tareas, puede construir un plan de proyecto y asignarlas a su equipo. Cuando se trata de la planificación de proyectos, es posible que se pregunte:
¿Cuál es la diferencia entre una WBS y el cronograma del proyecto?
Como se discutió anteriormente, el objetivo clave para desarrollar una estructura de desglose del trabajo es identificar qué actividades y entregables debe abordar un proyecto. No hay planificación aquí. Esencialmente, solo trata de comprender la estructura de un proyecto, como tratar de comprender la estructura de una máquina.
Un cronograma del proyecto, por otro lado, se produce para programar la actividad del proyecto. Le permite ver cuándo se llevará a cabo una actividad específica. El cronograma también se actualiza constantemente a medida que avanza el proyecto, mientras que la estructura de desglose del trabajo es más estática. Lo haces una vez, lo fijas a tu pared y eso es todo.
¿Cómo se crea una EDT para un proyecto?
Antes de desarrollar una estructura de desglose del trabajo, es fundamental evaluar primero el alcance del proyecto hablando con todas las partes interesadas y los miembros importantes del equipo.
Como gerente de proyecto, debe garantizar que toda la información clave y los entregables se capturen y prioricen de manera transparente. Para mostrar el marco jerárquico de prioridad y conexión entre las tareas necesarias para finalizar el proyecto, puede utilizar diagramas de Gantt, diagramas de flujo, hojas de cálculo o listas.
Luego puede asignar cada tarea a un miembro del equipo del proyecto después de detallar los entregables y las tareas en orden de finalización. Distribuya los roles y responsabilidades entre el equipo para asegurarse de que ningún miembro del equipo cargue con la mayor parte del peso del proyecto. Aquí hay instrucciones paso a paso sobre cómo crear una WBS:
#1. Determinar el alcance del proyecto.
Solo puede construir una estructura de desglose del trabajo una vez que sepa exactamente lo que necesita completar. Es decir, lo que se supone que el proyecto entrega, desarrolla o cambia. El alcance del proyecto lo especifica.
El alcance de un proyecto de crucero se describiría en alguna forma de especificación del buque. Describiría el propósito del barco, la capacidad, las rutas planificadas, los servicios de entretenimiento necesarios, etc. Puede crear una estructura de desglose del trabajo adecuada utilizando esta información.
Conocer su alcance también es importante por otra razón: el alcance especifica lo que no es responsabilidad de su proyecto. Suponga que el crucero solo debe viajar a lugares cálidos cerca del ecuador. Como resultado, no necesitaría el casco resistente al hielo que necesitaría una embarcación que atraviesa el mar polar.
Por otro lado, algunos componentes del barco pueden ser suministrados por un subcontratista. Considere el motor de la embarcación. Como resultado, no tendría que planificar el ensamblaje del motor hasta el último tornillo.
#2. Registrar los entregables clave
Enumere las principales áreas de trabajo. Estas son las tareas de alto nivel de las que es responsable su proyecto. Para un proyecto de crucero, esto incluiría el diseño de la embarcación, la fabricación, el diseño de interiores, la seguridad y otros factores. Cabe señalar que también existe un paquete de trabajo llamado gestión de proyectos. Comprende todas las tareas de planificación y organización del proyecto.
#3. Desglosar aún más los paquetes de trabajo
Una vez que haya reunido los principales paquetes de trabajo, debe desglosarlos más hasta que tenga subtareas y resultados tangibles que pueda asignar a alguien de su equipo.
Esto debe hacerse para cada área de trabajo, como la gestión de proyectos, el diseño de interiores, la seguridad, etc. El objetivo de construir una estructura de desglose del trabajo es tener una visión general completa de todas las tareas del proyecto.
¿Qué tan detallada debe ser su estructura de desglose del trabajo?
No hay una guía general. Sin embargo, hay dos preguntas que puede hacerse para determinar si ha ido lo suficientemente lejos en la madriguera del conejo:
- ¿Tiene la confianza para establecer un plan de proyecto detallado con pasos de acción específicos? Si la respuesta es no, debe dividir aún más la WBS.
- ¿Cuál es el esfuerzo proyectado para los elementos más básicos? Suponga que tiene un entregable en el nivel más bajo llamado cableado eléctrico. Esto incluye TODO el trabajo de cableado eléctrico realizado en la embarcación. Supongamos 150 días-persona de trabajo total. ¡Esa es una empresa enorme en sí misma! En este caso, es preferible dividir el trabajo en partes más pequeñas. Por ejemplo, cableado eléctrico en el nivel del suelo, primer nivel, segundo nivel, sky deck, etc. Obtendrá paquetes de trabajo que podrá asignar a alguien de su equipo de esta manera.
Recuerde, una estructura de desglose del trabajo está diseñada para ayudarlo. Sé que eres un perfeccionista que quiere obtener la estructura de desglose del trabajo. Pero no caigas en la trampa del perfeccionismo. Una estructura de desglose del trabajo está diseñada para ayudarlo en lugar de darle un dolor de cabeza. Dedique todo el tiempo que necesite para hacerse una idea de su proyecto. Luego proceda a planificar su proyecto.
¿Qué hace que una buena estructura de desglose del trabajo?
Hasta ahora, hemos discutido por qué las estructuras de desglose del trabajo son útiles, cómo hacerlas y qué nivel de detalle se debe buscar. Esta es información crítica. Pero es posible que se pregunte cómo saber si su WBS es adecuada o si necesita refinarse aún más.
Aquí hay algunas sugerencias más para ayudarlo a responder esa pregunta:
#1. Una buena estructura de desglose del trabajo debe ser completa.
Una sólida estructura de desglose del trabajo le permite saltar directamente a planificación de proyectos. Aquí es donde define los procedimientos y plazos exactos para todas las tareas. Esto solo es posible si su estructura de desglose del trabajo (EDT) es integral, lo que significa que ha incluido todos los entregables y paquetes de trabajo. Usando nuestro proyecto de construcción de barcos como ejemplo, esto implicaría: que cuando se hayan incorporado todos los componentes de la WBS, tendrá un barco terminado listo para la flotación.
#2. Una buena estructura de desglose del trabajo debe ser detallada.
Considere el siguiente ejemplo: hay restaurantes en todos los cruceros. Hay dos restaurantes italianos, un restaurante mexicano, tres restaurantes de estilo americano y dos restaurantes asiáticos. Para ser detallado, identifique todos esos restaurantes en la WBS por sus nombres.
Cómo asegurarse de que su estructura de desglose de trabajo esté completa
Lo que absolutamente no quiere hacer es dejar de lado ningún detalle vital. Esto resultaría en más costos y esfuerzo, así como en un posible retraso del proyecto. Hay dos estrategias para reducir ese riesgo:
- Revise proyectos similares y observe su estructura de desglose del trabajo (EDT) o el plan del proyecto. Esta información es ampliamente accesible a través de Google.
- Complazca a su equipo: las personas que realizarán el trabajo suelen ser las más conscientes de lo que se debe hacer. Solicite comentarios de su equipo sobre la estructura de desglose de su trabajo.
¿Qué herramienta debe usar para crear una estructura de desglose del trabajo?
Crear una estructura de desglose del trabajo (WBS) por su cuenta puede ser difícil si su proyecto es complejo y tiene una gran cantidad de entregables. Elija una herramienta que pueda manejar bien los diagramas jerárquicos, o se estará arrancando el pelo en poco tiempo. Considere las siguientes herramientas:
#1.Microsoft Visio
Si tiene el presupuesto, le recomiendo comprar Microsoft Visio. Es el método más eficaz para desarrollar estructuras de desglose del trabajo (y gráficos de aspecto profesional en general). También incluye plantillas WBS listas para usar, lo que le permite comenzar rápidamente. Visio está disponible por aproximadamente $ 15 por mes.
#2. xmente
XMind es una herramienta de mapeo mental, pero también puede generar fácilmente WBS de estilo de arriba hacia abajo. El costo mensual actual es de aproximadamente $5.
#3. proyecto MS
MS Project incluye soporte WBS. También es una herramienta difícil de usar y la licencia es extremadamente costosa. Solo usaré MS Project si está a cargo de proyectos multimillonarios.
#4. Sobresalir
Utilice MS Excel si no desea pagar por el software. Una lección básica para construir WBS en Excel se puede encontrar más abajo. También hay una plantilla WBS lista para usar para Excel.
#5. PowerPoint
¿También puedes usar Powerpoint? Por supuesto. La técnica de dibujo es idéntica a la de Excel. Simplemente prefiero Excel porque me es más familiar, pero puedes usar cualquier herramienta. Simplemente asegúrese de utilizar un tamaño de página grande para que quepa toda la WBS en la hoja.
¿Es la EDT una herramienta de planificación?
WBS sirve como una herramienta de planificación para ayudar a los desarrolladores de proyectos a planificar, definir y organizar la estructura de su producto.
¿Cómo se puede utilizar una estructura de desglose del trabajo en la gestión ágil de proyectos?
Una estructura de desglose del trabajo se puede utilizar en la gestión ágil de proyectos al dividir el proyecto en partes más pequeñas y manejables llamadas "sprints". Cada sprint tiene su propio conjunto de tareas y entregables, y la EDT ayuda a identificar las tareas y los entregables necesarios para completar cada sprint. La WBS se revisa y actualiza periódicamente a medida que avanza el proyecto, y el director del proyecto la utiliza para realizar un seguimiento del progreso e identificar cualquier discrepancia o retraso.
¿Cuáles son algunos de los desafíos comunes que se enfrentan al crear o utilizar una estructura de desglose del trabajo?
Algunos desafíos comunes que se enfrentan al crear o usar una estructura incluyen los siguientes:
- Dificultad para dividir el proyecto en componentes más pequeños.
- Falta de aportes o aceptación del equipo del proyecto o de las partes interesadas
- Dificultad para identificar dependencias y riesgos potenciales
- Dificultad para mantener la EDT a medida que avanza el proyecto
- Dificultad para alinear la EDT con las restricciones del proyecto
¿Cuáles son los beneficios de utilizar una estructura de desglose del trabajo?
Algunos beneficios de usar una estructura incluyen los siguientes:
- Mejor planificación y organización de proyectos.
- Mejor visibilidad del progreso y el estado del proyecto
- Identificación más fácil de dependencias y riesgos potenciales
- Mejora de la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo del proyecto.
- Capacidad mejorada para asignar recursos y asignar responsabilidades
¿Cómo se mantiene una estructura de desglose del trabajo?
A lo largo del curso del proyecto, se debe mantener una EDT. A medida que avanza el proyecto, los gerentes de proyecto deben revisar y actualizar con frecuencia la WBS para asegurarse de que refleje adecuadamente el estado actual del proyecto. Se deben realizar tareas y entregables actualizados para aquellos que se han terminado o modificado, y se deben agregar nuevos según sea necesario. Esto hará que sea más fácil para los gerentes de proyectos monitorear el desarrollo y detectar cualquier inconsistencia o retraso.
¿Cómo se relaciona una estructura de desglose del trabajo con el triángulo de gestión de proyectos?
Al dividir el proyecto en componentes más pequeños y manejables y al coordinarlos con las limitaciones de alcance, cronograma y presupuesto, se vincula con el triángulo de administración de proyectos. El triángulo de gestión de proyectos ayuda a gestionar las compensaciones entre estas actividades y las restricciones del proyecto. La EDT ayuda a identificar las tareas y entregables necesarios para completar el proyecto.
¿Cómo se puede utilizar una estructura de desglose del trabajo para comunicar el estado del proyecto a las partes interesadas?
Se puede utilizar una estructura de desglose del trabajo para comunicar el estado del proyecto a las partes interesadas al proporcionar una representación clara y detallada de las tareas y entregas del proyecto y su estado de finalización. Esto permite a las partes interesadas comprender el progreso del proyecto e identificar posibles problemas o retrasos.
En conclusión,
Después de crear tu estructura de desglose del trabajo, lo siguiente es planificar tu proyecto. Esto incluye delinear los pasos de acción, estimar el esfuerzo y reunir un equipo para realizar el trabajo por usted. Puede consultar los ejemplos que hemos dado en esta guía para ayudarlo a comenzar.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el objetivo de la EDT?
El objetivo de una EDT es hacer que un proyecto complejo sea más manejable.
¿Cuáles son los entregables en WBS?
Los entregables son componentes tangibles que deben entregarse para completar un proyecto.
¿Qué significa la regla 100 en WBS?
La regla 100 establece que la estructura de desglose del trabajo (EDT) comprende el 100% del trabajo descrito por el alcance del proyecto e incorpora todos los entregables en términos del trabajo a realizar, incluida la gestión del proyecto.
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Referencias
