Cuando comienza el proceso de planificación del proyecto, una de las primeras preguntas que debe hacerse es: "¿Qué puede salir mal?"
Puede sonar pesimista, pero los gerentes de proyectos pragmáticos entienden que este tipo de pensamiento es preventivo. Seguramente surgirán problemas y necesitará un estrategia de gestión de riesgos para saber cómo gestionar los riesgos durante la preparación del proyecto.
Pero, ¿cómo haces para abordar lo desconocido? En esta publicación, hablaremos sobre las formas de echar un vistazo a los riesgos potenciales para que pueda identificarlos y rastrearlos en su proyecto. Aprenderá cómo crear un plan de gestión de riesgos del proyecto y cómo realizar la evaluación.
¿Qué es exactamente la Gestión de Riesgos de Proyectos (PRM)?
La gestión de riesgos del proyecto es el proceso a través del cual los directores de proyectos gestionan los riesgos potenciales que pueden tener un impacto en un proyecto, tanto favorable como negativamente. El objetivo es reducir la gravedad de estos peligros.
¿Qué es un riesgo?
Un riesgo se define como cualquier incidente inesperado que puede tener un impacto en las personas, la tecnología, los recursos o los procesos (incluidos los proyectos). Los riesgos, a diferencia de los problemas rutinarios, son situaciones que pueden ocurrir de manera repentina y, a veces, de manera completamente inesperada.
Los gerentes de proyecto no siempre conocen los riesgos que enfrentará el proyecto, cuándo ocurrirán y por qué. Debido al grado significativo de incertidumbre, la gestión de riesgos del proyecto requiere un enfoque serio y completo.
En pocas palabras, el proceso de gestión de riesgos del proyecto es detectar riesgos, analizarlos y luego responder a cualquier peligro que pueda desarrollarse durante el ciclo de vida del proyecto.
Esto se hace para restringir las implicaciones del riesgo tanto como sea posible para que los objetivos se cumplan en el futuro.
¿Quién está a cargo de la Gestión de Riesgos del Proyecto?
Aunque la gestión de riesgos del proyecto es la misma para todos los proyectos, puede tomar varias formas. Los diversos tipos y tamaños de proyectos requieren un enfoque diferente para la gestión de riesgos.
Muchos proyectos a gran escala dedican una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo a la gestión integral de riesgos y soluciones de resolución de problemas.
Una simple lista priorizada de los riesgos de prioridad alta, media y baja es suficiente para proyectos más pequeños.
Evaluación de la gestión de riesgos del proyecto
Una evaluación de riesgos adecuada en la gestión de proyectos no solo disminuiría las posibilidades de que ocurra un evento negativo, sino que también ayudaría a minimizar la escala en la que ocurre. Un resultado negativo imprevisto es la peor pesadilla de un director de proyecto; desde la adquisición del proyecto hasta la implementación del proyecto, un millón de cosas podrían salir mal. Aquí es donde entra en juego la evaluación de la gestión de riesgos del proyecto o la evaluación de riesgos.
Evaluación de Riesgos
La evaluación de riesgos es un concepto de gestión de riesgos que se ocupa principalmente del análisis de las probabilidades y el tamaño de peligros específicos. Para determinar la importancia del riesgo, el riesgo aproximado se compara con criterios de riesgo predefinidos.
Tiene en cuenta cualquier relación entre componentes que estén dentro o fuera del alcance del estudio. Los actuarios o asesores de riesgo siempre están a cargo de este proceso.
La importancia de la evaluación de la gestión de riesgos del proyecto
Un proyecto bien ejecutado depende de la capacidad para realizar una evaluación de riesgos exhaustiva antes del inicio del proyecto. Esto asegura que los miembros del equipo del proyecto no solo sepan qué esperar, sino que también comprendan la magnitud de un evento tan imprevisto.
Permite a las partes interesadas crear un plan de contingencia que puede ayudarlos a planificar mejor y luego aceptar, reubicar o eliminar riesgos.
Una declaración de seguridad es el resultado de una evaluación de riesgos. La declaración de seguridad garantiza que:
- La organización opera éticamente.
- En caso de demanda, todos los interesados tienen protección legal.
- Asegura que la organización esté financieramente preparada para cualquier gasto que pueda surgir.
Pasos en la evaluación de la gestión de riesgos del proyecto
#1. Todos los peligros potenciales son identificados por el evaluador de riesgos.
Para identificar peligros, el evaluador podría consultar una base de datos de proyectos anteriores similares. Luego se organiza una sesión de lluvia de ideas para refrescar los recuerdos de los miembros del equipo sobre eventos anteriores, prestando especial atención a las relaciones personales, la dinámica del equipo y sin tener en cuenta las críticas.
El evaluador intentará descubrir la causa central del riesgo centrándose en los aspectos que son cruciales para el éxito del proyecto, mientras todos intercambian ideas sobre las preocupaciones que podrían provocar el fracaso de esos componentes del éxito. Preguntas como, "¿Qué puede pasar?" “¿Dónde ocurriría? " "¿Cómo pudo pasar esto? ” así como “¿Cómo sucedería? ” se plantean.
También sería útil saber si los peligros son físicos, legales, estratégicos o financieros.
#2. Clasificación de riesgo
El evaluador de riesgos clasifica todos los riesgos detectados en función de la probabilidad y el impacto en esta etapa de la evaluación de riesgos.
El evaluador considera la probabilidad de que ocurra el riesgo y lo clasifica como bajo, medio o alto. En términos de impacto, considere qué tan lejos puede propagarse y quién o qué lugares podrían verse afectados. Esto también podría clasificarse como bajo, medio o alto.
#3. Evaluación de riesgo
El actuario o asesor (dependiendo de a quién elija) decide cómo tratar los riesgos de mayor prioridad mientras evalúa el riesgo. Una aseguradora puede ser llamada a ofrecer cobertura de riesgo.
En algunas circunstancias, se pueden hacer sugerencias para reducir o eliminar el riesgo; se pueden alterar las actividades que lo rodean, y se vigilarán los riesgos de categoría baja o media para determinar si evolucionan a riesgos de categoría superior.
#4. Los análisis y las evaluaciones se documentan y se dan las recomendaciones apropiadas al equipo del proyecto.
Las contingencias se establecen en esta etapa de la evaluación de riesgos del proyecto para asegurar el proyecto y todos los activos. Esto se logra de un par de maneras:
- Tomando el riesgo
- Transferir el peligro (a una aseguradora)
- Aceptación del peligro
- reduciendo el riesgo
Aspectos de un Plan de Gestión de Riesgos
Habrá peligros en cualquier proyecto de diseño y desarrollo web, proyecto de construccion, o diseño de producto. Esa es simplemente la esencia de la gestión de proyectos. Pero también es por eso que siempre es esencial planificar con anticipación mediante la creación de una estrategia de gestión de riesgos del proyecto. Un plan de gestión de riesgos del proyecto normalmente consta de algunos aspectos, que se detallan a continuación.
#1. Reconocer los peligros potenciales
La identificación de riesgos tiene lugar tanto en el proyecto como durante todo el proyecto. Si bien muchos peligros se consideran "riesgos conocidos", otros pueden requerir una investigación adicional.
Cree una lista de verificación de identificación de riesgos adaptada a su tipo de proyecto para detectar riesgos. Esto se puede lograr entrevistando a todas las partes interesadas y expertos de la industria. Muchos peligros pueden clasificarse como técnicos u organizacionales y luego identificarse por subcategorías particulares, como tecnología, interfaces, rendimiento, logística, presupuesto, etc. crear un riesgo repositorio que puede compartir con todas las personas que entrevistó para tener una ubicación centralizada de todos los peligros conocidos descubiertos durante el proceso de identificación.
#2. Cree un gráfico que compare el impacto con la probabilidad.
En esta fase de gestión, revisará el impacto cualitativo y cuantitativo del riesgo, como la probabilidad de que ocurra el riesgo frente al impacto en su proyecto, y lo presentará en una matriz u hoja de cálculo.
Para comenzar, proporcionará una puntuación de probabilidad para la probabilidad de peligro que va de menor a mayor. Luego, clasificará el impacto de su riesgo de bajo a medio y alto y asignará una puntuación a cada uno. Esto le proporcionará una indicación de cuán probable es que el riesgo tenga un impacto en el éxito del proyecto, así como cuán inmediata deberá ser la respuesta.
Para que la matriz sea más fácil de comprender para todos los miembros del equipo y las partes interesadas, proporcione una puntuación de riesgo general multiplicando su puntuación de nivel de efecto por su puntuación de probabilidad de riesgo.
#3. Crear un plan de respuesta a riesgos
La planificación de su respuesta al riesgo normalmente consta de tres conceptos básicos: eliminar su riesgo y minimizar tanto el impacto del riesgo en el proyecto como la ocurrencia del riesgo. Hacerlo generalmente tiene un costo, ya sea en términos de tiempo o dinero. Como resultado, debe tener su tiempo, dinero y alcance adecuadamente establecidos antes de desarrollar su plan de gestión de riesgos.
#4. Asigne el riesgo a un Propietario.
Además, debe asignar un propietario de riesgo a cada riesgo. Si bien el administrador del proyecto es normalmente el predeterminado, debe ser específico. Al crear su matriz, incluya al propietario de cada riesgo para que nadie tenga dudas sobre quién será responsable de implementar la reacción si ocurre el riesgo, y los propietarios puedan tomar medidas inmediatas.
Tome nota de la respuesta específica y haga que todas las partes interesadas la autoricen antes de implementarla. De esa manera, tendrá un registro del problema y su resolución para repasar una vez que finalice el proyecto.
#5. Reconoce tus desencadenantes
Esto puede ocurrir con o sin un riesgo que ya esté afectando su proyecto, y es especialmente común durante los hitos del proyecto como una forma de revisar el progreso del proyecto. Si es así, piense en reclasificar los peligros existentes.
Incluso si no se han satisfecho ciertos factores desencadenantes, es recomendable desarrollar un plan de respaldo a medida que avanza el proyecto; tal vez los criterios para un riesgo dado ya no existan cuando se haya alcanzado un determinado punto en el proyecto.
#6. Crear un plan de respaldo
Considere su impacto de riesgo y matriz de probabilidad como un documento en constante cambio. Su clasificación de riesgos puede cambiar en cualquier momento durante su proyecto, por lo que debe desarrollar un plan de contingencia como parte de su proceso.
Descubrir nuevos riesgos a lo largo de los hitos del proyecto y reevaluar los riesgos existentes para ver si se han cumplido las condiciones para esos riesgos son ejemplos de planificación de contingencia. Cualquier reclasificación de riesgo requiere un pequeño ajuste en su plan de respaldo.
#7. Determine su umbral de riesgo
Medir su umbral de riesgo implica determinar qué riesgos son demasiado altos y discutir con las partes interesadas para determinar si vale la pena continuar con el proyecto, en términos de tiempo, dinero o alcance.
Considere sus riesgos que tienen una puntuación de "muy alta" o más de unas pocas calificaciones "altas", e interactúe con su equipo de liderazgo y las partes interesadas para evaluar si el proyecto en sí corre el riesgo de fracasar. Los riesgos que requieren consultas adicionales han cruzado el umbral de riesgo.
Mejores prácticas para mantener actualizado el plan de gestión de riesgos de su proyecto
Los planes de gestión de riesgos del proyecto solo fallan de algunas maneras: progresivamente debido a la falta de dinero, a través de errores de modelado o al ignorar descaradamente sus riesgos.
Su plan de gestión de riesgos evoluciona durante la duración del proyecto, de principio a fin. Como resultado, las mejores prácticas son concentrarse en la fase de seguimiento del plan de gestión de riesgos. Continúe evaluando y reevaluando sus riesgos y sus respectivas puntuaciones, y aborde los riesgos en cada hito del proyecto.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de riesgos de proyectos
¿Qué son los riesgos positivos en la gestión de proyectos?
El riesgo positivo es cualquier condición, evento, ocurrencia o situación que tiene el potencial de beneficiar a un proyecto u organización.
¿Qué es un proyecto de alto riesgo?
Los proyectos de alto riesgo son aquellos que son muy visibles, tienen una amplia influencia tanto dentro como fuera del negocio y representan desafíos importantes para la capacidad de entrega del equipo del proyecto.
¿Cuáles son los riesgos positivos y negativos en la gestión de proyectos?
El riesgo positivo, en general, es algo a lo que siempre debes estar abierto, e incluso fomentar, porque tiene repercusiones valiosas para tu proyecto. El riesgo negativo, por otro lado, es lo contrario, y el peor de los casos para tal riesgo es el fracaso del proyecto.
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