Las pequeñas empresas y las nuevas empresas requieren un sistema de gestión de tareas para garantizar que sus proyectos funcionen bien juntos. Sin embargo, el sistema de administración de tareas de código abierto se está convirtiendo en una opción viable para las empresas porque equilibra el costo y la funcionalidad. Muchas empresas están considerando cómo crear correctamente un sistema de gestión de tareas de código abierto para que capte la atención de los usuarios y ayude a los equipos de una variedad de empresas a organizar todos sus procesos de trabajo. Por ejemplo, los gerentes de proyectos de pequeñas empresas pueden usar un sistema de administración de tareas gratuito para automatizar su seguimiento de tareas y también ayudar en la visualización de tareas específicas. En este artículo, conocerá el mejor sistema gratuito de gestión de tareas de código abierto para su empresa.
¿Qué es un sistema de gestión de tareas?
La administración de tareas es el proceso mediante el cual un administrador de proyectos determina, rastrea y completa las tareas diarias que deben completarse. En la gestión de proyectos, la gestión de tareas es la forma en que el flujo de trabajo se organiza de manera eficiente. Sin embargo, está orientado a tareas, es detallado y forma parte de un cronograma de proyecto más amplio. Puede gestionar sus proyectos con facilidad utilizando las herramientas integradas de gestión de tareas, seguimiento del tiempo y colaboración en equipo de ProjectManager.
Las tareas, como los proyectos, tienen un ciclo de vida. Comienza cuando se completa la tarea; luego se asigna, se inicia, se completa y se verifica. También se puede detener, pausar o fallar. Algunas tareas pueden depender de otras para comenzar o completarse. El seguimiento de tareas es un aspecto crítico de la gestión de proyectos que implica monitorearlos. Por lo tanto, la gestión de tareas es una disciplina compleja que requiere una atención meticulosa a los detalles, la flexibilidad y las herramientas adecuadas de gestión de proyectos.
¿Cuáles son las 4 categorías de tareas?
El Método Eisenhower clasifica las tareas en cuatro categorías: importante/urgente, no importante/urgente, no importante/urgente y no importante/no urgente. Estos son efectivos porque le permiten determinar rápidamente si una tarea debe completarse de inmediato, más tarde o no completarse.
El mejor sistema de gestión de tareas gratuito
Las herramientas son cada vez más populares en la industria del software y ahora juegan un papel importante en cualquier proyecto. Para cada categoría, hay varias herramientas disponibles. Estas herramientas ayudan a reducir el esfuerzo manual y ahorrar tiempo. Estas son algunas de las mejores herramientas de administración de tareas.
#1. Software de gestión de tareas
El uso de software de gestión de tareas gratuito es la forma más eficiente de gestionar sus tareas. Incluye todas las funciones que necesita, como recordatorios, eventos recurrentes, rastreadores de tiempo, notificaciones automáticas y asignaciones de trabajo. Un sistema de gestión de tareas simplifica la colaboración no solo con sus compañeros de equipo, sino también con todas las demás partes interesadas. Existen numerosas herramientas disponibles en línea con diversos grados de complejidad y características, lo que facilita encontrar la mejor opción para su empresa.
#2. listas de tareas
Las listas de tareas son una de las herramientas de administración de tareas más populares. Las personas usan listas de tareas todos los días para administrar sus tareas. La principal ventaja es que es muy fácil de usar; todo lo que necesitas es un lápiz y papel. Marcar las cosas también es gratificante como ninguna otra cosa lo es. Si bien una lista de tareas pendientes es útil para administrar listas y tareas simples, no es suficiente para elementos de trabajo más complejos que tienen varias personas y dependencias.
#3. Tableros Kanban
Los tableros Kanban son una forma divertida de organizar tus tareas. Hay varias versiones en línea de un tablero Kanban, pero una pizarra y algunas notas adhesivas serán suficientes. La representación visual de las tareas facilita que varias personas obtengan una actualización de estado en un instante. Las versiones en línea incluyen funciones más avanzadas, como estados de tareas personalizados y vistas basadas en los requisitos de su negocio.
# 4. Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo también se usan a menudo para realizar un seguimiento de las tareas porque son fáciles de encontrar y usar. Cualquier software de hoja de cálculo, como las listas de tareas pendientes, se puede utilizar para completar y realizar un seguimiento de sus elementos de trabajo. Una hoja de cálculo también simplifica la administración y el intercambio de datos. La desventaja es que las funciones avanzadas de administración de tareas, como el seguimiento del tiempo y el progreso, la automatización del flujo de trabajo y la administración de recursos, no están disponibles.
#5. Diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt, que se usan más comúnmente para la planificación de proyectos, también se pueden usar para la gestión de tareas. La representación visual, similar a los tableros Kanban, permite que todos adopten y administren fácilmente el trabajo con esta herramienta. También es una forma precisa de representar el trabajo en tiempo real gracias a funciones como la gestión de dependencias y la ruta crítica y las líneas base. Hay varios tipos de software Gantt en línea, así como versiones gratuitas disponibles como parte del software de administración de tareas.
¿Por qué necesitamos un sistema de gestión de tareas gratuito?
Estas son las cinco razones principales por las que debería integrar la aplicación gratuita de gestión de tareas en su sistema empresarial.
#1. Promueve una mejor colaboración y coordinación
Una de las ventajas más significativas de una herramienta de gestión de tareas es que mejora la colaboración entre varios equipos intra e interdepartamentales que trabajan para completar una tarea común. Cada miembro del equipo tiene funciones y responsabilidades específicas, independientemente de cuán grande o pequeño sea el proyecto. Mantener una comunicación interna constante es crucial para la ejecución exitosa del proyecto y su implementación a tiempo.
Además, un sistema gratuito de gestión de tareas mantiene a todos actualizados y mejora la colaboración. Por lo tanto, los miembros del equipo pueden compartir fácilmente sus preguntas o actualizaciones de estado con la persona adecuada para recibir asistencia inmediata. El sistema de administración de tareas de código abierto también permite que el equipo comparta archivos y documentos mientras mantiene a todos al tanto de lo último.
#2. Mejora la Planificación y Ejecución.
Si desea evitar perder tiempo y energía, la planificación es imprescindible. La planificación del proyecto es esencial para cada etapa del ciclo de desarrollo del proyecto. Los gerentes pueden usar el software de gestión de proyectos para asignar tareas a diferentes miembros del equipo de acuerdo con sus habilidades y ejecutar el proyecto correctamente. La planificación del proyecto lleva mucho tiempo porque el equipo debe delinear todos los pasos principales. El sistema de gestión de tareas de código abierto permite a la dirección elegir el orden de las tareas.
#3. Ayudas en la asignación de recursos
Es difícil para la administración asignar recursos en función de la dificultad de las tareas y las capacidades de los recursos. Para garantizar que los procesos comerciales funcionen sin problemas, los recursos deben administrarse de manera eficiente.
La herramienta de gestión de tareas también ayuda a las empresas a definir materiales, recursos y herramientas. Es necesario para que el ciclo de vida de un proyecto funcione sin problemas. Un bien herramienta de gestión de proyectos también puede ayudar a las empresas a evitar la contratación de recursos innecesarios, lo que reduce los gastos generales y aumenta el ROI con el tiempo.
#4. Mejora el flujo de trabajo del equipo
La herramienta de administración de tareas facilita mantener a todos informados. La herramienta también puede servir como una plataforma que reúne a todos los miembros del equipo y los obliga a colaborar. El administrador del proyecto puede rastrear fácilmente las actividades de varios miembros del equipo y verificar el estado de las tareas asignadas en tiempo real.
También es posible determinar cuánto tiempo llevará completar la tarea. La aplicación de administración de tareas es especialmente útil para proyectos más grandes porque el administrador puede agrupar a varios miembros para el trabajo colaborativo. Como resultado, la empresa puede aprovechar los beneficios de un sólido flujo de trabajo en equipo y cumplir todos sus objetivos a tiempo.
#5. Supervisión continua de tareas
Para lograr el éxito a largo plazo y la entrega a tiempo, las empresas deben realizar un seguimiento del rendimiento del proyecto en cada etapa. La herramienta de administración de tareas realiza un seguimiento de cada tarea para lograr este objetivo de la mejor manera posible. A través de esta herramienta, la gerencia de la empresa también puede obtener datos de desempeño de cada miembro del equipo y monitorear continuamente cada etapa del proyecto. Ayuda a la empresa a optimizar de manera efectiva todos los proyectos.
¿Qué son las habilidades de gestión de tareas?
Las habilidades de administración de tareas le permiten trabajar de manera más eficiente y efectiva con su tiempo. Son habilidades blandas: características interpersonales que son beneficiosas en una variedad de profesiones y situaciones profesionales. La gestión del tiempo es esencial para cualquier empleado en cualquier campo. Les permite dedicar menos tiempo a tareas no esenciales y más tiempo a las importantes.
Ejemplos de habilidades de gestión de tareas
Estos son algunos ejemplos de habilidades relacionadas con la gestión de tareas:
#1. Programación efectiva
La programación de tareas es un componente esencial de la gestión de tareas. Le permite organizarlos de manera más efectiva. Un horario bien planificado también le permite aprovechar al máximo su tiempo profesional, lo que puede evitar que se distraiga. Mantener un cronograma diario, semanal y mensual le permite estar al tanto de cada tarea y estimar su duración o priorizar las más importantes.
#2. Priorización efectiva
Algunas de sus funciones pueden ser más apremiantes que otras, pero esto variará según su profesión. La capacidad de evaluar correctamente su importancia y ejecutarlos en función de su prioridad puede mejorar tanto la cantidad como la calidad de su trabajo. La priorización es una parte importante de la programación eficiente porque le permite hacer más trabajo mientras asigna más energía y se enfoca en las tareas que son más importantes para usted.
#3. Gestión de la carga de trabajo
Si bien dedicar tanto tiempo como sea posible a sus tareas puede generar una alta productividad a corto plazo, también es probable que provoque agotamiento y agotamiento a largo plazo. Un aspecto importante de la gestión de tareas es evaluar su capacidad de carga de trabajo y ajustar sus planes en consecuencia. Le permite desempeñarse a un alto nivel durante períodos de tiempo más prolongados, lo que lo convierte en un candidato más atractivo para los empleadores.
#4. Atención a los detalles
Analizar los detalles de cada tarea y determinar su importancia requiere una atención al detalle altamente desarrollada. Esta capacidad puede ayudarlo a evaluar el tiempo requerido para completar cada tarea, lo que puede mejorar su programación. Además de ayudarlo a priorizar y programar sus tareas, prestar mucha atención a los detalles aumenta la probabilidad de que las complete con éxito.
#5. Delegación eficiente
Dependiendo de su trabajo, es posible que pueda delegar algunas de sus responsabilidades. Esto puede aumentar la productividad tanto de usted como de su organización. Delegar es una habilidad de gestión de tareas especialmente importante si trabajas en la gestión y supervisas las tareas de otras personas además de las tuyas.
#6. Habilidades avanzadas de pensamiento crítico
Elegir qué tareas priorizar y cuánto tiempo llevará completarlas no siempre es una decisión fácil. Sin embargo, puede mejorar la calidad de su toma de decisiones al ser capaz de pensar críticamente e identificar argumentos lógicos para cada decisión. Esto puede ayudarlo a administrar mejor sus tareas. Si su jefe cuestiona su horario, el pensamiento crítico puede ayudarlo a justificarlo.
¿Cómo puedo mejorar la gestión de tareas?
Considere seguir estos pasos para mejorar sus habilidades de gestión de tareas:
#1. Identifique sus períodos de máxima productividad.
La mayoría de las personas tienen ciertos momentos del día o de la semana en los que son más productivas. Saber cuáles son sus horas pico le permite programar sus tareas más difíciles durante esos momentos. Esto puede ayudarlo a completar esas tareas de manera más rápida y eficiente, brindándole más tiempo para completar tareas menos importantes cuando no está en su nivel máximo de productividad.
#2. Programe tareas importantes en su calendario.
El proceso de asignar una cantidad específica de tiempo en su calendario para una tarea específica se conoce como bloqueo de tiempo. Esto le permite organizar mejor su horario y aumentar su eficiencia. Si bien es probable que esto mejore su gestión del tiempo, aún debe ser lo suficientemente flexible como para reprogramar varias tareas en caso de una emergencia.
#3. Supervisar el progreso de las tareas individuales
Puede realizar un seguimiento del progreso de cada tarea importante además de asignar tiempo para ello. Saber cuánto trabajo queda por hacer para completar una tarea puede mantenerlo motivado y permitirle estimar el tiempo requerido para completarla. También le muestra qué partes de la tarea tomaron más tiempo del debido, lo que puede ayudarlo a mejorar su eficiencia en el futuro.
¿Jira es una herramienta de gestión de tareas?
Sí, Jira Core y Confluence te permiten asignar, ejecutar y rastrear tareas en línea.
Conclusión
Una herramienta de gestión de tareas de código abierto proporciona numerosos beneficios para las empresas modernas, que van desde la optimización del flujo de trabajo hasta una mayor productividad, lo que se traduce en un mayor retorno de la inversión con el tiempo. Todo lo que necesita hacer es elegir una aplicación de administración de tareas confiable y preparada para el futuro que sus empleados acepten y usen fácilmente.
Preguntas frecuentes sobre el sistema de gestión de tareas
¿Cuáles son los 4 elementos de la gestión de tareas?
Do, Defer (Delay), Delegate y Delete son las cuatro D (Drop). Colocar una tarea o proyecto en una de estas categorías le permite administrar mejor su tiempo limitado y concentrarse en lo que es más importante para usted.
¿Cómo realiza un seguimiento de todas las tareas en el trabajo?
Cómo hacer un seguimiento de las tareas en el trabajo
- Crea tus checklists en Timely.
- Añade tareas a tu agenda.
- Arrastre y suelte el seguimiento del tiempo en las tareas.
- Lleve un registro del estado de todas las tareas.
¿Cómo realizo un seguimiento de las tareas de varios proyectos?
Aquí hay siete estrategias para administrar y rastrear múltiples proyectos.
- Plan a seguir.
- Haz uso de todas las herramientas a tu disposición.
- Organiza tus tareas.
- Revise su plan regularmente.
- Comprender cuándo delegar.
- Mantén tu concentración.
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Referencias
