Al crear un proyecto, también debe producir un documento que detalle exactamente lo que comprende. Este documento, que examina el alcance del proyecto, es un componente esencial de su proceso porque ayuda a todos los miembros del equipo a ver lo que se debe hacer y lo que se ha prometido. Pero primero, repasemos cuál es el alcance del proyecto y cómo puede construir un documento que lo mantenga a usted y a su equipo en el buen camino. También veremos un ejemplo de declaración del alcance del proyecto que servirá como guía mientras escribimos uno.
¿Qué es el Alcance del Proyecto?
El alcance del proyecto es una descripción detallada del esfuerzo del proyecto requerido para cumplir con las expectativas de las partes interesadas. Discute lo que está incluido. Sin embargo, abordar lo que se excluye puede aumentar considerablemente la claridad del trabajo requerido. Hay dos tipos de alcance: 1) Alcance del producto y 2) Alcance del proyecto
Definición del producto
El alcance del producto es un subconjunto del alcance del proyecto. Define el esfuerzo requerido para lograr los requisitos de los entregables del proyecto. La gestión del alcance del proyecto es importante porque los productos son los principales entregables del proyecto. Se utilizan documentos y métodos especiales del proyecto para verificar que el resultado final cumpla con los criterios de aceptación de las partes interesadas del proyecto. El Plan de Gestión de Requisitos y la Matriz de Trazabilidad de Requisitos son dos documentos de proyecto únicos dedicados únicamente al Alcance del Producto.
La gestión de la configuración es un procedimiento distinto creado para gestionar los cambios en las propiedades funcionales o físicas del Producto. Antes de que puedan ser reconocidos y distribuidos a las partes interesadas adecuadas, los bienes también deben pasar por procesos de verificación y validación.
Alcance del proyecto
El alcance del proyecto contiene el alcance del producto y también define todo el resto del trabajo que debe realizar el proyecto. Se especifica en el Plan de Gestión del Alcance, así como en la Línea Base del Alcance, y se documenta en el Plan de Gestión del Proyecto. El plan de gestión del alcance describe cómo se planificará, realizará y controlará el alcance. La Línea Base del Alcance describe el Alcance del Proyecto en tres documentos:
- La declaración de alcance
- Estructura de desglose del trabajo (EDT)
- Diccionario de la EDT.
La línea de base del alcance es el documento con el que miden el rendimiento del alcance.
¿Qué es una declaración del alcance del proyecto?
Una declaración de alcance, que a menudo la realiza el gerente del proyecto, cubre todo el proyecto, incluidos los entregables y sus características, así como una lista de las partes interesadas que se verán afectadas. También incluirá los principales objetivos, entregables y metas del proyecto para ayudar a cuantificar el desempeño.
El enunciado del alcance de su proyecto será el herramienta clave para las partes interesadas y equipos para consultar y utilizar como guía para medir adecuadamente el éxito del proyecto.
Hoy, me gustaría demostrar cómo controlar el osciloscopio de manera más confiable, usando un ejemplo del mundo real.
Ejemplo de una declaración del alcance del proyecto de la vida real
A continuación se muestra la declaración del alcance del proyecto para un proyecto modesto del mundo real como ejemplo.
(He cambiado los nombres de los artículos y clientes.)
Las ideas de la gestión del alcance del proyecto serán las mismas para cualquier proyecto. Incluso uno grande tendrá todos los mismos componentes.
Por lo tanto, no complique demasiado la gestión del alcance.
También vale la pena señalar que es demasiado básico. Además, no tienes que incluir todo lo que recomienda la Guía del PMBOK. Solo asegúrese de que Scope Baseline cumpla su función.
Esquema de la Declaración del Alcance del Proyecto
Similar a la Las cinco W del periodismo—Quién, qué, cuándo, dónde y por qué— para que la declaración del alcance de su proyecto esté escrita correctamente, debe abordar los siguientes siete puntos:
#1. Justificación
Ningún proyecto comienza sin una necesidad existente, así que utilízalo como tu argumento. Comience la declaración del alcance de su proyecto indicando la necesidad de su proyecto y cómo el resultado final cumplirá con ese requisito.
Ejemplos de necesidades incluyen:
- Un competidor ha lanzado un nuevo producto que actualmente no tiene competencia en el mercado.
- Los comentarios de los clientes han mostrado el deseo de que una nueva herramienta sea parte de su producto.
- Una posibilidad de integración vertical/ingresos recurrentes ha surgido.
#2. Alcance del Trabajo
Este puede parecer un paso simple, pero es uno de los más cruciales en la declaración del alcance del proyecto. Enumere lo que está y no está dentro del alcance de su proyecto a un alto nivel. Esto ayudará a establecer los límites del proyecto. También maneja las expectativas/los aportes de las partes interesadas y brinda a los miembros de su equipo algunas restricciones creativas para operar dentro de ellas.
El software de gestión de proyectos puede ayudarlo a administrar mejor a sus partes interesadas.
#3. Objetivos de negocio
Describa sus objetivos comerciales indicando las metas que pretende alcanzar con este proyecto. Esto puede implicar fechas de lanzamiento de productos, una nueva estrategia comercial para proporcionar un mayor porcentaje de ingresos recurrentes, mayor satisfacción del cliente, más clientes nuevos y otras cosas.
#4. Proyectos Deliverable
Haz una lista de los entregables que los miembros de tu equipo deben crear para satisfacer los objetivos de la empresa. Esto puede incluir el producto en sí, manuales de instrucciones e instalación, materiales de marketing, comunicados de prensa, campañas publicitarias y otros recursos.
#5. Exclusiones del proyecto
Si bien es fundamental especificar los límites del proyecto desde el principio, también lo es enumerar lo que el proyecto no incluye. Por ejemplo:
- Actualizaciones de aplicaciones que están planificadas para un proyecto posterior pero que no están incluidas en este proyecto.
- Acceso del cliente a líneas de soporte/funcionalidades de productos específicos que han sido restringidos o reprogramados.
#6. Restricciones
Las restricciones del proyecto son las que hacen que la gestión de proyectos sea un problema tan difícil de manejar. Las tres principales limitaciones en la gestión de proyectos suelen ser el tiempo, el dinero y el alcance. Se interrelacionan, lo que significa que si tiras de una palanca en 'alcance', también se moverá otra palanca en 'dinero' o 'tiempo'.
Sin embargo, pueden surgir más restricciones del proyecto en cualquier momento, como riesgo, recursos, organización, enfoque, clientes, etc. Enumere todas las restricciones que anticipa en su proyecto para que pueda esforzarse por tener soluciones listas para usar cuando surjan.
#7. suposiciones
Las suposiciones de su proyecto generalmente giran en torno a los mismos elementos que terminan siendo restricciones, como el tiempo, el dinero y el alcance. Por ejemplo, en esta parte, podría escribir "el equipo de desarrollo front-end estará disponible durante este período del proyecto" o "el equipo de atención al cliente recibirá capacitación sobre nuevos productos antes de x tiempo". Es fundamental mencionarlos, ya que esto no solo informará partes interesadas clave sobre sus requisitos de recursos básicos para completar el proyecto, pero también le proporcionará una visión inmediata de dónde están sus mayores factores de riesgo.
El esquema de la declaración del alcance de su proyecto servirá como guía a medida que crea su declaración del alcance integral. Porque, si bien predecir el futuro del proyecto es imposible en este nivel, este es el primer paso para acercar su proyecto al resultado tanto como sea posible. Puede obtener una ventaja inicial en un proyecto exitoso comenzando con las siete afirmaciones críticas enumeradas anteriormente.
Lea también: Declaración de cierre: definición y consejos para escribir una declaración efectiva
¿Qué diferencia a una declaración del alcance del proyecto de otros documentos de gestión de proyectos?
Si bien una declaración del alcance del proyecto es esencial para el éxito del proyecto, ciertos aspectos del proyecto se tratan en documentos separados. Aquí hay dos ejemplos destacados.
Declaración del alcance del producto Así como existen pequeñas diferencias entre los trabajos de un gerente de producto y un gerente de proyecto, existen algunas variaciones entre el alcance del proyecto y el alcance del producto. El alcance de un producto contiene más información sobre las características y funciones del producto, servicio o solución que producirá un proyecto. El alcance del proyecto puede declarar: "Enviar una nueva tableta para fines de 2020", pero el alcance del producto incluirá información como el tamaño de la pantalla, el tipo de procesador, la cantidad de RAM, etc.
Plan maestro para el proyecto. Si la declaración del alcance del proyecto es la base sobre la cual construyen el proyecto, entonces el plan maestro del proyecto es el resto de la estructura. Según Alexis, el plan maestro del proyecto incluye un cronograma completo del proyecto y una organización del trabajo, así como políticas y procedimientos para Gestión sistemática del riesgo, , gestión de la calidad y gestión de las comunicaciones. La fuerza de la declaración del alcance de su proyecto, por otro lado, determina el éxito del plan maestro de su proyecto, dice.
Cómo agudizar sus habilidades de gestión de proyectos
Obtener una maestría en gestión de proyectos es una opción para obtener conocimientos y habilidades de gestión de proyectos en un contexto profesional. Además de aprender a crear una declaración del alcance del proyecto, también aprenderá cómo interactuar con ejecutivos y patrocinadores de proyectos, practicar el uso de habilidades blandas para administrar equipos y prepararse para asumir una mayor responsabilidad al administrar un equipo más grande y/o un presupuesto más grande. .
Preguntas frecuentes sobre la declaración del alcance del proyecto
¿Qué no debe incluirse en la declaración del alcance de su proyecto?
Las exclusiones, suposiciones y limitaciones del proyecto (entre otra información) están presentes en una Declaración del Alcance del Proyecto.
¿Cuáles son los seis elementos de una declaración de alcance típica?
Los componentes típicos de una declaración del alcance del proyecto incluyen el objetivo del proyecto, la justificación, la descripción del producto, los resultados proyectados, los supuestos y las restricciones.
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