Mucho se ha dicho y escrito sobre la gestión del alcance del proyecto y su papel en la entrega de proyectos exitosos. Ya sea que sea un administrador de proyectos novato o experimentado, comprender el alcance del proyecto es fundamental para su éxito en la gestión de proyectos.
Pero, antes de llegar allí, debemos definir el alcance del proyecto. Este artículo repasa todo lo que hay que saber sobre el alcance del proyecto y la gestión del alcance del proyecto. También aprenderemos cómo crear un plan de gestión del alcance del proyecto usando un ejemplo.
¿Qué es el alcance del proyecto y la gestión del alcance del proyecto?
Primero, veamos las definiciones:
Alcance del proyecto
El alcance del proyecto es un componente de la planificación del proyecto que implica determinar y registrar una lista completa de entregables o características que se incluirán en la ejecución del proyecto.
En otras palabras, el alcance del proyecto define los objetivos del proyecto y cómo lograrlos.
Si alguna vez ha trabajado en un proyecto, probablemente haya escuchado el término "alcance del proyecto" varias veces. Es probablemente el aspecto más importante de una buena gestión de proyectos.
Gestión del alcance del proyecto
La gestión del alcance del proyecto se refiere a los métodos que garantizan que el alcance de un proyecto se especifique y mapee adecuadamente. Para ejecutar el proyecto a tiempo, debe incluir solo la información necesaria del proyecto.
La principal preocupación de la gestión del alcance del proyecto es regular lo que está y lo que no está dentro del proyecto. También es fundamental para ayudar a los gerentes, coordinadores y supervisores del proyecto a concentrarse en lo que es realmente vital para el proyecto y asignar la cantidad adecuada de trabajo a los miembros del equipo para llevar a cabo el proyecto de manera efectiva.
Comparemos la entrega de proyectos con la construcción de edificios para aclarar las cosas. Antes de que comience el trabajo, se levanta una cerca alrededor del sitio. Esto es para definir los límites de la construcción para que aquellos que forman parte del equipo de construcción sepan dónde detenerse. Esto se conoce como alcance.
¿Cuál es la definición de alcance en la gestión de proyectos?
Cuando hablamos de alcance en la gestión de proyectos, estamos hablando de dos tipos de alcance: alcance del producto y alcance del proyecto. Echemos un vistazo rápido a ellos:
- Las características y funcionalidades que se incluirán en un producto se conocen como su alcance. Expresado de manera simple, se refiere a lo que un cliente desea en un producto o servicio. Por ejemplo, si el producto es un teléfono inteligente, el alcance del producto incluirá cosas como el tamaño de la pantalla, la batería de respaldo, la memoria, la velocidad de la CPU, etc.
- El esfuerzo requerido para producir con éxito un producto (o servicio) con las características y funciones establecidas se conoce como alcance del proyecto. Por ejemplo, si debe crear una aplicación de software, el alcance del proyecto es el trabajo que debe completarse para crear un programa de software con suficiente funcionalidad.
- Se debe completar una cantidad significativa de esfuerzos, como actividades de planificación, coordinación y gestión, para garantizar que se cumplan tanto el alcance del producto como el alcance del proyecto. Después de eso, el trabajo terminado se compara con el alcance real del proyecto.
La declaración del alcance del proyecto
Existen diferentes documentos en la gestión de proyectos, pero uno de los documentos de alcance de proyectos más importantes es el documento de declaración de alcance. La declaración del alcance especifica los resultados esperados, los supuestos, las limitaciones, así como otros elementos críticos bajo los cuales se completará el proyecto.
También define los límites del proyecto, asigna tareas laborales a cada miembro del equipo y describe los procedimientos a seguir a lo largo del ciclo de vida del proyecto. También se conoce como declaración de alcance, declaración de trabajo o términos de referencia.
Los siguientes elementos pueden incluirse en el enunciado del alcance del proyecto:
- El alcance del producto
- El alcance del proyecto
- Lista de entregables
- Criterios de Aceptación
- Exclusiones del proyecto
- Limitaciones
- Supuestos
Importancia de la gestión del alcance del proyecto
Las demandas se están expandiendo como nunca antes a medida que los proyectos se vuelven más grandes y complicados. Cada proyecto importante requiere más tiempo, esfuerzo y recursos para llevarlo a cabo. Por eso es fundamental especificar el alcance tanto del producto como del proyecto.
Le permite concentrarse en el trabajo cubierto en el plan de gestión del alcance y, al mismo tiempo, tener en cuenta que si se producen cambios inesperados, tendrán un impacto en el tiempo, el costo, la calidad, los recursos e incluso la satisfacción del cliente. Porque la información se obtiene de todos partes interesadas y patrocinadores de antemano, hay menos probabilidad de que se recopile información inexacta, lo que podría ser perjudicial para el éxito del proyecto. Como resultado, la función de gestión de proyectos de alcance es fundamental para determinar el éxito del proyecto.
Procesos de gestión del alcance del proyecto
La gestión del alcance se compone de seis procesos, según el PMBOK:
- Plan de gestión del alcance del proyecto
- Recopilación de requisitos
- Definición del alcance
- Creación de la estructura de descomposición del trabajo
- Alcance de validación
- Alcance de control
#1. Crear plan de gestión del alcance del proyecto
Este es el primer paso en el proceso de gestión del alcance del proyecto. Este procedimiento, que se agregó recientemente a la quinta edición del PMBOK, crea un plan de gestión del alcance basado en la entrada del plan del proyecto.
La siguiente tabla resume las entradas, las herramientas, los enfoques y los resultados del proceso de gestión del alcance del plan.
| ENTRADAS | HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS | SALIDA |
| Plan de gestión de proyectos | Juicio experto | Plan de gestión del alcance |
| Carta del proyecto | Reuniones | Plan de gestión de requisitos |
| Factores ambientales de la empresa | ||
| Activos de los procesos organizativos |
El documento no tiene que ser largo, detallado o formal. Debe ser fácil de entender por todos y cumplir su propósito.
#2. Requisito de recolección
El siguiente paso es determinar los requisitos y expectativas de las partes interesadas. A través de entrevistas, encuestas y grupos focales, esperarán que documente todas las necesidades, expectativas, presupuestos y entregables del proyecto.
Este es un paso crítico porque, en la mayoría de los casos, las partes interesadas tienen requisitos o expectativas poco realistas, y los gerentes de proyecto deben intervenir para encontrar una solución que sea aceptable para todos para evitar retrasos en el proyecto.
Al final de la etapa de recolección de requisitos, debe tener lo siguiente:
- Deben cumplirse tanto los requisitos funcionales como los no funcionales.
- Expectativas de las partes interesadas
- Necesidades comerciales
- Se requiere apoyo y capacitación.
- Especificaciones del proyecto
#3. Definición del alcance
En este punto, debe traducir sus requisitos en una descripción detallada del servicio o producto que espera entregar a través del proyecto. A continuación, tendrá una declaración del alcance del proyecto a la que podrá hacer referencia a lo largo de la duración de su proyecto.
Si bien es importante enumerar lo que está dentro del alcance del proyecto, es igualmente importante tener en cuenta lo que está fuera del alcance del proyecto. Cualquier cambio en el alcance tendría que pasar por el procedimiento completo de control de cambios para garantizar que el equipo solo esté trabajando en lo que necesita trabajar.
Obtiene un punto de referencia para su equipo de proyecto y todos los demás involucrados cuando especifica el alcance. Si algo no está incluido en el alcance, no es necesario que el equipo lo complete.
#4. Desarrollo de una estructura de desglose del trabajo
Una estructura de descomposición del trabajo (EDT) es un documento que desglosa todo el trabajo que debe completarse en un proyecto y luego asigna todas las tareas a los miembros del equipo. Describe los entregables así como sus respectivos plazos.
Para esta parte del proceso, puede utilizar el software de gestión de proyectos para asignar y priorizar tareas, lo que facilita el seguimiento del progreso general del proyecto y minimiza los cuellos de botella innecesarios.
#5. Alcance de validación
El alcance y los entregables que ha registrado deben entregarse a los ejecutivos del proyecto y las partes interesadas en este paso para obtener las aprobaciones necesarias. Antes de comenzar el proyecto, se debe realizar la validación del alcance para garantizar que, si algo sale mal, sea sencillo determinar dónde salió mal.
#6. Alcance de la recolección
Los gerentes de proyecto deben asegurarse de que tan pronto como comience el proyecto, se mantenga dentro del alcance establecido. Si es necesario cambiar algo, se debe realizar el procedimiento correcto de control de cambios.
Ejemplo de un Plan de Gestión del Alcance del Proyecto
A continuación se muestra un ejemplo de un plan de gestión del alcance del proyecto.
5 consejos para una gestión eficiente del alcance del proyecto
- Haga una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) porque dividirá la declaración del alcance en parcelas más pequeñas y manejables.
- Además, evite la ambigüedad en su alcance para evitar esfuerzo y estrés adicionales. Defínalo con la mayor precisión posible.
- Para evitar malas interpretaciones de los requisitos, haga que el proceso de determinación del alcance sea colaborativo.
- Para evitar cualquier expansión del alcance más allá de lo que se especificó inicialmente, asegúrese de que el documento del alcance no se modifique durante la ejecución del proyecto.
- Finalmente, dedique su tiempo a consultar con todas las partes interesadas importantes y definir el alcance del proyecto, ya que no se puede cambiar una vez que se decide.
Consideraciones Finales:
Establecer un alcance de proyecto específico permite a los equipos administrar su carga de trabajo general de manera más eficiente. Un alcance de proyecto exitoso, con la ayuda del software de gestión de proyectos, ayuda a iniciar el proyecto con el pie derecho y garantiza que se entregue a tiempo y dentro del presupuesto, al tiempo que cumple con las expectativas del usuario final.
Preguntas frecuentes sobre la gestión del alcance del proyecto
¿Qué es el Plan de Gestión del Alcance del Proyecto?
El Plan de Gestión del Alcance del Proyecto es una colección de métodos que se utilizan para garantizar que el proyecto contenga todas las tareas necesarias para completar el proyecto, excluyendo aquellos trabajos/tareas que están fuera del alcance.
¿Cuál es un beneficio clave de un plan de gestión del alcance del proyecto?
La principal ventaja de este procedimiento es que proporciona orientación y dirección sobre cómo se mantendrá el alcance a lo largo del proyecto.
¿Qué se incluye en el alcance del proyecto?
Una declaración de alcance, que a menudo es creada por el gerente del proyecto, cubre todo el proyecto, incluidos los entregables y sus características, así como una lista de las partes interesadas que se verán afectadas. También incluirá cualquier objetivo importante del proyecto, entregables y metas que ayuden a medir el éxito.
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