El combustible que mantiene en movimiento el proceso de desarrollo del proyecto son los bienes, materiales y servicios. Si son de mala calidad o en cantidades insuficientes, es posible que su proyecto no se complete con éxito. Como resultado, para ejecutar un proyecto de manera eficiente, un gerente de proyecto debe crear y mantener relaciones con los proveedores. Aquí es donde la adquisición del proyecto Management entra en juego, ayudando a un gerente de proyecto a ejecutar un proyecto exitoso. Este ensayo le proporcionará una comprensión profunda de cómo se hace y los 4 procesos principales en la gestión y el plan de adquisiciones del proyecto. Pero primero, veamos la definición de gestión de adquisiciones de proyectos.
Definición de Gestión de Adquisiciones de Proyectos
Según la definición de la Sexta Edición de la Guía del PMBOK®, la Gestión de Adquisiciones del Proyecto abarca los procesos necesarios para comprar o adquirir productos, servicios o resultados de fuentes distintas a la equipo de proyecto.
Una de las diez áreas de conocimiento que sirve como pilar de apoyo para el marco de gestión de proyectos es la gestión de adquisiciones de proyectos. Su objetivo principal es construir y mantener relaciones positivas con los proveedores que proporcionan bienes y servicios a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Los contratos se utilizan comúnmente para establecer y legitimar acuerdos de proveedores. Garantiza que los bienes y servicios necesarios se entreguen a tiempo y que se cumplan los criterios de calidad del proyecto especificados por la organización de compras. Esto ayuda considerablemente en la ejecución fluida del proceso de desarrollo del proyecto y garantiza que se cumplan los objetivos del proyecto. La gestión de adquisiciones del proyecto es un componente esencial de gestión de la cadena de suministro.
Tal vez se pregunte: "¿Cómo funciona esto exactamente?" Pues bien, la gestión de adquisiciones de proyectos sigue un procedimiento lógico en el que primero debes determinar qué necesitas contratar y cómo quieres hacerlo. Después de eso, deberá enviar los requisitos de su contrato a los vendedores. Cuando se distribuye su contrato, los vendedores comienzan a presentar ofertas. Ahora debe elegir el mejor y finalizar el contrato con ellos. Cuando comienza el desarrollo del proyecto, debe verificar constantemente para asegurarse de que se está siguiendo el contrato. Cuando finaliza el proyecto, debe concluir el contrato del proyecto y completar los documentos pertinentes.
Los 4 procesos principales de gestión de adquisiciones de proyectos
Cuando esté listo para comprar artículos de un proveedor, la gestión de adquisiciones del proyecto se divide en 4 procesos principales.
#1. Plan de Gestión de Adquisiciones del Proyecto
Las adquisiciones se identifican por primera vez durante la fase de planificación del proyecto. Se requiere una declaración de trabajo (SOW) para cada contratista externo para que sirva como un documento que describa la tarea que se contrata.
Antes del contrato, sin embargo, hay una solicitud de propuesta en la que muchos contratistas ofertan por el trabajo, y el director del proyecto determina quién obtendrá el contrato en función de sus ofertas.
Estas solicitudes están bien pensadas porque sirven como documentos guía del proyecto. Cuanto mayor sea su especificidad, mejor. Esto evita confusiones posteriores y ayuda en el desarrollo de planes más precisos.
Este procedimiento está documentado en el plan de gestión de adquisiciones, que incluye documentos de requisitos, un registro de riesgos, requisitos de recursos de actividad, un programa de proyecto, estimaciones de costos de actividades y otra información.
Existen herramientas y metodologías disponibles para ayudar a guiar estas decisiones, como el análisis de fabricación o compra, que determina si una tarea requiere un proveedor externo o se puede completar internamente. Buscar el asesoramiento de expertos, realizar estudios de mercado y reunión con las partes interesadas toda ayuda para orientar esta decisión.
#2. Ejecución de Adquisiciones
Después de completar el papeleo en la primera fase, la fase de realización de adquisiciones es cuando examina las ofertas que se devuelven y decide cuál aceptar. Sin embargo, antes de tomar una decisión, se debe establecer un criterio para determinar qué oferta es mejor para el proyecto y se ajusta a su gestión logística. Después de eso, se firman los acuerdos y se actualiza el plan de gestión del proyecto.
Determine el ganador consultando con los postores, desarrollando técnicas para evaluar propuestas y obteniendo estimaciones independientes para garantizar que las ofertas estén dentro del rango normal. Nunca está de más buscar el consejo de expertos en los campos en los que se está contratando.
También hay técnicas analíticas que se pueden utilizar. La publicidad es una buena manera de asegurarse de que está lanzando la red más amplia posible, lo que le permite tomar una decisión basada en todos los posibles postores. Luego habrá negociaciones de adquisición para ajustar los contratos finales para satisfacer sus necesidades y las del contratista. Se debe utilizar una orden de compra para documentar el precio, la cantidad, el plazo de entrega y las condiciones de pago de los bienes/servicios que solicita. Es un contrato legalmente vinculante que garantiza que usted y su proveedor estén en la misma página. Nuestra plantilla de orden de compra puede ayudarlo a crear una que sea apropiada para su proyecto.
#3. Control de Adquisiciones
Una vez firmados los contratos, la gestión de dichos contratistas debe incorporarse a las responsabilidades generales de gestión. Los contratistas pueden tener un impacto negativo en los presupuestos y los plazos, lo que hace que un proyecto se desvíe o algo peor.
Como resultado, se requieren actualizaciones periódicas de estado para revisar los acuerdos de los contratistas, obtener actualizaciones de progreso y evaluar el desempeño del trabajo para garantizar que los contratistas cumplan con los requisitos descritos en sus contratos. Incluso si contrata a contratistas porque son expertos en su campo, aún debe monitorear y hacer un seguimiento de su trabajo para asegurarse de que avance según lo planeado.
Para garantizar que el trabajo se realice correctamente, lo mejor es contratar un sistema de control de cambios y realizar revisiones periódicas del desempeño de las adquisiciones, incluidas inspecciones y auditorías. Los gerentes también se mantienen informados mediante informes de desempeño. Debe existir un sistema de pago, así como un sistema de gestión de registros y administración de reclamos. Para facilitar el control del desempeño, las órdenes de trabajo deben incluir todos los detalles sobre el trabajo que realizan los contratistas.
#4. Cierre de adquisiciones
Así como existe un proceso para comenzar la adquisición, debe haber uno para completarlo. Lo que constituye un trabajo completado debe especificarse en el acuerdo inicial con el contratista para que ninguna de las partes se confunda acerca de cuándo se completa el trabajo.
Por lo general, se requiere una liberación formal de responsabilidad para el seguro y la fianza. Esto asegura que no haya cambios pendientes en el valor del contrato o la fecha de finalización.
Las auditorías de adquisiciones, así como las negociaciones de adquisiciones estructuradas, ayudan en este proceso. Para gestionar todo el papeleo asociado con esta etapa del proceso de adquisición, se requerirá un sistema de gestión de registros.
Entonces, se trataba de cómo se debe llevar a cabo la gestión de adquisiciones. Pero, ¿cuáles son los elementos que debe incluir para dar una dirección correcta al desarrollo del proyecto?
Elementos importantes de un plan de gestión de adquisiciones del proyecto
He compilado una plantilla para un plan de gestión de adquisiciones del proyecto a continuación:
- La lista completa de entregables que se adquirirán a través de los contratos propuestos.
- Debe haber estrategias de gestión de recursos que sean lo suficientemente exitosas para la negociación y gestión de contratos.
- La técnica de compra elegida debe estar claramente indicada.
- Deben tenerse en cuenta las fases clave en la selección de proveedores y vendedores.
- Los pasos clave del proceso de selección de proveedores y proveedores.
- Se debe proporcionar una estrategia adecuada de financiación de adquisiciones.
- La muestra del contrato de compra debe estar presente.
- Deben proporcionarse materiales de referencia para aprobar y asegurar la calidad, así como la gestión de riesgos.
Espero que ahora tenga una buena comprensión de lo que implica la gestión de adquisiciones de proyectos. Llevemos este artículo un paso más allá y veamos cómo podría ayudar a un proyecto.
Lea también: Qué es una RFP (Solicitud de propuesta): todo lo que necesita saber
Beneficios de la gestión de adquisiciones de proyectos
Un proyecto puede beneficiarse del conocimiento de la gestión de adquisiciones de varias maneras. He mencionado un puñado de ellos a continuación:
- Ayuda a identificar los artículos y servicios que se deben comprar para que el proyecto se complete con éxito.
- Proporciona una lista completa de órdenes de compra y problemas a los proveedores.
- Especifica fechas y métodos de entrega acordados.
- Ayuda en la evaluación y adquisición de bienes y servicios de los proveedores.
- Valida los hitos en los contratos de proveedores y aprueba su pago.
- Sirve como referencia para evaluar el desempeño del proveedor en relación con el contrato.
- Ayuda en la identificación y resolución de problemas de desempeño del proveedor.
- Sirve como canal de comunicación, informando a la alta dirección sobre el estado del proyecto.
¿Cuál es el papel del Gerente de Proyecto en Adquisiciones?
El director del proyecto participa en las adquisiciones, como en cualquier otro componente del proceso de gestión del proyecto del que sea responsable. Sin embargo, este es un procedimiento sobre el que pueden no tener tanto poder como otros aspectos del proyecto.
Si bien el gerente del proyecto tiene el poder de celebrar acuerdos con los contratistas en nombre de la organización, el gerente del proyecto no suele ser la persona que supervisa el contrato una vez que está vigente. De todos modos, es fundamental que el director del proyecto se mantenga informado.
Eso implica estar familiarizado con los seis procesos y dominios de conocimiento de gestión de adquisiciones de proyectos especificados en el Cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos (PMBOK). El primero es planificar compras y adquisiciones, lo que significa evaluar qué recursos externos se requieren para el proyecto. Debido a que están más informados sobre todos los requisitos del proyecto, el gerente del proyecto tendrá control sobre esto.
La contratación de planes es el proceso de desarrollar requisitos para cualquier artículo o servicio que se requiera, así como determinar qué organizaciones proporcionan estos productos o servicios. Luego, solicite respuestas al vendedor reduciendo las empresas a unas pocas y luego eligiendo a los vendedores, que suelen ser los proveedores del departamento de compras.
La administración de contratos es la gestión del contrato del proveedor. El gerente del proyecto colaborará diariamente con el gerente de cuentas del proveedor. El cierre del contrato se produce cuando se completa el contrato. El departamento de compras normalmente está a cargo de esto nuevamente.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de adquisiciones de proyectos
¿Cuál es el primer paso en la gestión de adquisiciones del proyecto?
Elaborar un plan es el primer paso para una gestión exitosa de las adquisiciones del proyecto. Esto implica hacer planes para lo siguiente: ¿Qué materiales y servicios necesitará para el proyecto? Contiene todos los parámetros de materiales y servicios, como los requisitos mínimos de calidad.
¿Por qué es importante la gestión de adquisiciones de proyectos?
Es fundamental gestionar este proceso para garantizar que todos los servicios y materiales relevantes se seleccionen y obtengan en un plazo determinado.
¿Cuáles son los 4 procesos principales de la gestión de adquisiciones de proyectos?
Los 4 procesos principales para la gestión de adquisiciones de proyectos son planificación, selección, administración y cierre de adquisiciones.
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