Herramientas de gestión de proyectos: las mejores 25+ herramientas y técnicas

La etapa inicial de cualquier proyecto suele ser la más difícil. Sin embargo, algunas herramientas y técnicas pueden facilitar mucho la gestión de proyectos. Su éxito final estará determinado por su comprensión e implementación de estos enfoques para sus proyectos.

Ya sea que sea un administrador de proyectos experimentado o esté manejando su primer proyecto, ¡esta publicación es para usted! ¿Probablemente has oído hablar de tantos enfoques y estás un poco confundido? está bien.

A medida que siga leyendo, encontrará las mejores herramientas y técnicas gratuitas de gestión de proyectos de Microsoft que son ágiles para la gestión de proyectos.

Las mejores herramientas y técnicas gratuitas de gestión de proyectos de Microsoft

Como gerente de proyecto que desea un logro óptimo y exitoso con su equipo, estas son algunas de las mejores herramientas y técnicas gratuitas de Microsoft para gestión de proyectos.

#1. ásana

Asana es una herramienta dinámica de gestión de proyectos con un colaboración enfocada. Es fácil de usar, con varias pantallas de tareas y la opción de agregar campos y formularios personalizados. Algunos flujos de trabajo regulan las tareas repetitivas. Además, le permite invitar a un número ilimitado de invitados y también crear reglas personalizadas y flujos de trabajo de aprobación.

Asana tiene muchas características para la productividad y la colaboración que te interesarían. Sin embargo, muchas de las funciones principales de administración de proyectos funcionan a través de integraciones, lo que puede no ser óptimo para muchos usuarios. Aunque es adecuado para organizaciones de todos los tamaños, pero no para autónomos. Además, algunos usuarios creen que el diseño de Asana es extremadamente simple, a pesar de que incluye potentes funciones de gestión de tareas y colaboración. Como gerente de proyectos, si su estilo de gestión de proyectos refleja el de Asana, lo disfrutará.

# 2. Wrike

El siguiente en la lista de las mejores herramientas de administración gratuitas es Wrike. Es una herramienta basada en la nube que simplifica la planificación de proyectos, ayuda a realizar un seguimiento del trabajo de su equipo, supervisa los plazos y le permite colaborar sin esfuerzo con todas las partes interesadas. Además, tiene una gran cantidad de características innovadoras como gestión de tareas, diagramas de Gantt, noticias en tiempo real y mucho más.

La gran cantidad de funciones puede resultar intimidante para la mayoría de los usuarios novatos, y la interfaz de usuario imprecisa no ayuda. Sin embargo, es apropiado para varios equipos organizacionales, como desarrollo de software, publicidad y servicios comerciales.

#3. lunes.com

Monday.com es una de las mejores herramientas gratuitas de gestión de proyectos, con una interfaz fácil de usar y excelentes capacidades de visualización de proyectos. Además de eso, hay modelos de proyectos a partir de los cuales construir sus tableros. Además, hay una variedad de opciones de visualización disponibles, incluida una vista de mapa y una vista de calendario.

Es cierto que la falta de actividades recurrentes es una fuente típica de frustración del consumidor. Para ciertos usuarios, navegar por la aplicación móvil es difícil, pero ofrece una seguridad excelente, características sólidas y una personalización sencilla.

#4. flujo de besos

Este software auténtico es una de las herramientas de gestión de proyectos más populares disponibles. El proyecto Kissflow es una solución excelente para los gerentes de proyectos prácticos, que cubre todas las bases al proporcionar un conjunto completo de capacidades de gestión de proyectos. En su mayor parte, su interfaz gráfica de usuario fácil de usar y visualmente atractiva es una alternativa excepcional para todo tipo de empresas.

Algunas de sus características, como restricciones WIP basadas en reglas, formularios personalizados y tableros personalizados, se adaptan a los requisitos específicos de su proyecto y organización. Además, la "vista de carriles de usuario" proporciona una descripción completa de en qué está trabajando cada miembro del proyecto. Kissflow Project le permite visualizar con kanban, asignar tareas, hacer listas, administrar el tiempo, colaborar y generar informes, todo en una interfaz simple y fácil de usar.

Ya sea que sea un administrador de proyectos experimentado o este sea el primero, Kissflow puede ayudarlo a ejecutar de manera efectiva y obtener los resultados que está buscando.

# 5. Trello

Trello es un popular administrador de tareas de proyectos de Microsoft que incluye opciones de colaboración integradas para trabajar con sus equipos. Es ligero, simple y fácil de usar. También crea tareas y realiza un seguimiento de ellas mediante tableros, listas y tarjetas. Dentro de las tarjetas, los usuarios pueden colaborar, compartir archivos y publicar comentarios.

Trello tiene algunas características distintivas que lo convierten en una de las mejores herramientas gratuitas de administración de proyectos de Microsoft. Por ejemplo, capacidad de arrastrar y soltar, edición en línea, filtrado de datos, conservación de registros de tarjetas, encriptación SSL de datos y otros. La herramienta de administración de Trello es perfecta, especialmente para individuos o equipos pequeños que administran una pequeña cantidad de tareas al mismo tiempo.

#6. aclarar

Clarizen es una de las principales herramientas gratuitas de gestión de proyectos en línea que son las mejores para medianas y grandes empresas. Sin embargo, la falta de una aplicación móvil puede limitar la utilidad del sistema para algunos equipos porque es únicamente para la gestión de proyectos basada en la web. A los usuarios, por otro lado, les gustan las herramientas integrales de informes y la capacidad de administrar la utilización de recursos, a pesar de la falta de una lista de tareas pendientes y seguimiento del tiempo.

Además, la curva de aprendizaje es algo severa debido a las formas únicas de organizar los flujos de trabajo. Clarizen es particularmente adecuado para los administradores de proyectos de nivel empresarial que necesitan herramientas de administración de proyectos de Microsoft sólidas, versátiles y fáciles de usar.

# 7. Airtable

Airtable combina las mejores características de las hojas de cálculo y las bases de datos. Aunque carece de potentes opciones de generación de informes, se considera una de las mejores herramientas gratuitas de gestión de proyectos de Microsoft, ya que es versátil y adecuada para proyectos de todos los tamaños. 

Más importante aún, puede guardar información en la base de datos para usarla en la gestión de tareas y la planificación de proyectos al mismo tiempo. Muchos usuarios, por ejemplo, disfrutan de la flexibilidad del arreglo de datos que permiten las hojas de cálculo de Airtable, además de varias vistas disponibles, que incluyen kanban, lista, cuadrícula y calendario.

#8. Centro de pruebas

ProofHub es un software de gestión de proyectos todo en uno con una gran cantidad de funciones útiles. Esta alternativa de Microsoft Project centraliza todo, desde los miembros de su equipo hasta los clientes y los proyectos. Además, le permite crear tareas, asignarlas a numerosos miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso del proyecto. Con sus increíbles funciones de marcado, puede evaluar y compartir comentarios rápida y fácilmente.

En otras palabras, ProofHub consolida listas de tareas, procedimientos, diagramas de Gantt, discusiones, calendarios y documentación en una sola ubicación. Ayuda en el planificación, organización y seguimiento del trabajo de su equipo, así como la facilitación de la cooperación entre los equipos involucrados.

ProofHub ofrece muy pocas integraciones y una gestión de tareas muy limitada debido a su concentración en la simplicidad. De hecho, es beneficioso tanto para los autónomos como para las empresas de todos los tamaños. Además, también está disponible como aplicación móvil para usuarios de Android e iOS.

#9. Zona de trabajo

Esta es una herramienta de gestión de proyectos de Microsoft sofisticada y sencilla que incluye paneles y vistas de cartera para proporcionar una visión integral de todos los proyectos. Workzone ofrece capacidades sólidas para todo el equipo, incluidas las personas sin experiencia en gestión de proyectos.

En general, las capacidades premium de las herramientas de administración de proyectos de Microsoft están destinadas a expertos. El conjunto de funciones de Workzone, por otro lado, estaba destinado a ser fácilmente asimilado por todo el equipo. Además, ofrece una estrategia comprobada que incluye incorporación integral y asistencia ilimitada.

#dieciséis. Scoro

Scoro es una solución de gestión de tareas de servicio completo para profesionales y servicios creativos que ayuda a simplificar y evitar tareas repetitivas. Sus capacidades clave como alternativa de Microsoft son la gestión de proyectos, la programación del trabajo, la facturación y el seguimiento del tiempo. En este software basado en la nube, también puede agregar tareas, vincularlas a clientes y asignar diferentes niveles a los usuarios.

Scoro es conocido por sus funciones de presupuesto y facturación. Estas funciones lo ayudan a mantenerse al tanto de sus proyectos y, al mismo tiempo, le permiten una comunicación fluida con sus compañeros y colegas. Su capacidad para administrar y sincronizar varios calendarios en una sola interfaz agrega estructura a su trabajo. Además, es fácil de integrar con aplicaciones como MailChimp, Dropbox, Outlook y muchas otras.

Otras herramientas y técnicas de gestión de proyectos que todo gerente de proyectos debe conocer

#1. Estructura de descomposición del trabajo (WSB)

De acuerdo con el Cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos (PMBOK), WBS es una "descomposición jerárquica orientada a la entrega del trabajo que debe ejecutar el equipo". Es una forma de dividir el trabajo en partes más pequeñas y manejables. Eso significa que la WBS es una representación gráfica de cada tarea en el proyecto.

La EDT la crea todo el equipo, que define los resultados principales y luego los divide en subproductos. Este procedimiento se repite hasta que el equipo llega a un punto en el que se puede completar la tarea, momento en el cual la tarea se asignará a otra persona. Esto sirve como una especie de mapa de tareas del proyecto.

#2. IMPERTINENTE

PERT significa técnica de revisión y evaluación de programas. Es una de las técnicas de gestión de proyectos que ayuda en la estimación del tiempo. La programación es esencial para completar un proyecto a tiempo, así como dentro del presupuesto. Cuanto más trabajes, más te pagarán.

Entonces, ¡así es exactamente cómo funciona PERT! Maneja la probabilidad mediante el uso de una variedad de enfoques estadísticos simples. PERT desglosa las tareas en actividades detalladas utilizando la WBS, luego las agrega a un diagrama de Gantt para detectar actividades interconectadas. Como resultado, se puede generar un mapa explicativo de la red de actividades y sus interdependencias.

Un nodo en el mapa explicativo simboliza un evento, y las actividades están representadas por flechas dibujadas de un evento al siguiente en la secuencia en que ocurren. Mientras que el tiempo más temprano (TE) y el tiempo más tardío (TL) para cada actividad y el tiempo de holgura para cada actividad se calculan como resultado de esto.

#3. Gráfico de gantt

Un diagrama de Gantt es una de las técnicas de gestión de proyectos. Es más una técnica visual pero tiene más usos para los gerentes de proyecto. Hacer un diagrama de Gantt es una técnica en sí misma, pero combinarlo con una herramienta de diagrama de Gantt hace que sea mucho más fácil de implementar.

Los diagramas de Gantt pueden ayudar con algo más que la planificación y programación del trabajo en varios proyectos. También puede planificar y programar proyectos completos, planificar en sprints e hitos, programar trabajo en equipo y comparar cronogramas de proyectos reales. Si usa el diagrama de Gantt en línea, puede modificar los horarios según sea necesario e incluso vincular actividades dependientes con un solo clic y arrastrar.

Cada trabajo ahora puede asignarse a miembros individuales del equipo para mantener el proyecto en marcha, y los gerentes de proyecto pueden programar notificaciones sobre los próximos plazos. Entonces, cuando un miembro del equipo actualiza su estado, se refleja rápidamente, lo que garantiza que todos estén en la misma página.

#4. Método de la ruta crítica (CPM)

El CPM es una de las técnicas de gestión de proyectos que ayudan a programar las actividades del proyecto y la toma de decisiones. Implica primero mapear las tareas más críticas y luego usarlas para estimar cuánto tiempo llevará completar el proyecto. Debido a que cada actividad influye en la fecha final, el CPM requiere una lista de todas las actividades establecidas, la duración y los factores externos que pueden afectar cada actividad.

Además, CPM tiene algo que se llama seguimiento rápido para hacer frente a las contingencias, que se esperan en todos los proyectos. Y es adecuado para proyectos más complejos. Al igual que los gráficos WBS y Gantt, también puede utilizarlos como herramientas en lugar de simplemente como técnicas de gestión de proyectos.

#5. Cascada

Esta es una de las técnicas más antiguas de gestión de proyectos. La cascada es ideal para proyectos con pasos secuenciales que requieren pocas modificaciones a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La cascada no es para usted si anticipa tener que cambiar las cosas y volver a discutir el alcance o el presupuesto del proyecto.

Sin embargo, si decide adoptar este método, haga una lista de los recursos y productos que necesita en cada fase. La preparación es esencial. Por lo tanto, asegúrese de que cada actividad fluya linealmente en 5 fases, que son: Requisito>Diseño>Implementación>Verificación>Mantenimiento.

Herramientas ágiles de gestión de proyectos

#1. velozmente

Sprintly es el número uno en la lista de herramientas y técnicas ágiles de gestión de proyectos. Muestra en qué está trabajando su equipo, así como lo que han completado. También facilita la cooperación de las empresas emergentes y las agencias al proporcionar una imagen completa de en qué está trabajando el equipo. 

Además, se vincula con Github, lo que permite que su equipo de desarrollo actualice automáticamente su trabajo. Incluso funciona con Zapier en caso de que necesite ampliar la funcionalidad de sus interacciones. Otras características incluyen tableros, filtros de sintaxis, informes e integraciones

Sin embargo, según las opiniones de los usuarios, el principal inconveniente de Sprintly es; no hay fechas de vencimiento ni vistas específicas para un sprint. También tiende a ralentizar e impedir la productividad del equipo.

#2. Reserva

La siguiente en la lista de herramientas ágiles de gestión de proyectos es la herramienta Backlog de Nulab, que también incluye control de versiones. Aspira a ser una herramienta de desarrollo de software para todo uso. Con características como campos personalizados, jerarquía de tareas, tablero y diagrama de Gantt, es fácil para los equipos organizar su trabajo.

Su interfaz sencilla le permite navegar, priorizar y discutir todas las historias de usuarios en un solo lugar. Y tiene un sistema de notificación para que todos sepan cuando hay un nuevo desarrollo.

#3. Kanban

Esta es una de las herramientas ágiles de administración de proyectos, especialmente para los administradores de proyectos primerizos. Kanban es un método para visualizar el flujo de trabajo que se utiliza en la fabricación ajustada y aparece como una serie de tarjetas a bordo. Como técnica de gestión de proyectos, ayuda a monitorear y administrar proyectos al enfatizar la entrega continua sin sobrecargar al equipo. 

Además, esta técnica de gestión de proyectos fomenta un entorno colaborativo continuo y permite que el equipo experimente y mejore el flujo de trabajo. Por último, Kanban es mejor para la gestión ágil de proyectos. Te ayuda a organizar y administrar tu trabajo de manera más eficiente, incluso se puede aplicar a cualquier proyecto y es popular entre quienes piensan visualmente. 

#4. Naranjascrum

Orangescrum se encuentra entre las herramientas ágiles de gestión de proyectos y tareas de código abierto y disponibles en la nube. Además de sus características ágiles, también incorpora gestión de tiempo, recursos y facturación. Esto lo convierte en una excelente herramienta para empresas de servicios con un gran número de clientes.

Además, esta herramienta le permite a su equipo centralizar todos sus proyectos y tareas mientras administra sus recursos. Sus funciones de colaboración, como el uso compartido de archivos y la gestión de tareas, permiten que los equipos trabajen en estrecha colaboración. 

#5. GitHub

El último en nuestra lista de herramientas ágiles para la gestión de proyectos es Github. Es probable que su equipo de desarrollo ya esté alojando y colaborando en el código fuente en Github. Su equipo también puede monitorear, rastrear y solucionar problemas a través de la gestión de proyectos de Github. Con funciones como etiquetas, configuraciones de flujo de trabajo y enlaces de problemas a solicitudes de extracción, logra el mejor rendimiento.

Por el contrario, puede realizar un seguimiento de las actualizaciones en su proyecto sin interrumpir su flujo de trabajo al asociar problemas con solicitudes de incorporación de cambios y confirmaciones de código. Y si vincula un problema a una solicitud de extracción, se cerrará instantáneamente tan pronto como se resuelva el problema.

¿Es Jira una herramienta de gestión de proyectos?

Una aplicación de gestión de proyectos ágil llamada Jira Software es capaz de admitir cualquier técnica ágil, incluidos scrum, kanban y variantes personalizadas. Se puede usar una herramienta para planificar, rastrear y administrar todos sus proyectos ágiles de desarrollo de software. Esta solución incluye tableros ágiles, trabajos pendientes, hojas de ruta, informes, integraciones y complementos.

¿Qué herramienta ayuda a un gerente de proyecto?

Los gerentes pueden mantenerse al tanto del proceso de planificación mediante el uso de herramientas prácticas como diagramas de Gantt y calendario de línea de tiempo del proyecto. Con el fin de crear un entorno de planificación de proyectos que sea fácilmente reconocible, estas herramientas extraen datos inmediatamente de las listas de tareas.

¿Qué es la herramienta PMO?

El software de oficina de gestión de proyectos (PMO) es un tipo de tecnología que utiliza para supervisar las facetas administrativas y financieras de los proyectos de los que está a cargo. Con el uso de soluciones de software de PMO, la PMO puede lograr sus objetivos de administrar con éxito y eficiencia los proyectos dentro de la empresa.

¿Qué es la herramienta PMP?

Cualquier organización que gestiona proyectos muchas veces lo hace a través de un sistema informático. Se debe incluir todo lo que necesitamos para manejar el proyecto de principio a fin, tanto en términos de hardware como de software.

¿Es Excel una herramienta de gestión de proyectos?

Los gerentes de proyecto que trabajan en proyectos de tamaño pequeño a mediano utilizan con frecuencia Microsoft Excel como una herramienta de gestión de proyectos sencilla para ayudar en la visualización, planificación y seguimiento del progreso.

¿Cuáles son los 4 roles principales de un gerente de proyecto?

Supervisar la producción de los entregables necesarios. planificación y supervisión de proyectos. cualquier delegación y el uso de roles de aseguramiento del proyecto dentro de las estructuras de informes predeterminadas planes de proyecto, etapa y excepción según sea necesario, y mantenerlos.

Conclusión

En resumen, el éxito de cada proyecto depende del enfoque que se empleó en el proceso. Sin embargo, no todos los proyectos requieren la misma estrategia, que es el punto de esta pieza. La correcta aplicación de la herramienta y la técnica correctas a un determinado proyecto dará como resultado un resultado satisfactorio.

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Preguntas frecuentes

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• Gestión de horarios

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Las herramientas y técnicas de planificación importantes incluyen pronósticos, planificación de contingencia, escenarios, evaluación comparativa, planificación participativa y establecimiento de metas factibles.

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Google no tiene un software o una aplicación de gestión de proyectos nativos. Sin embargo, tiene una opción para crear planes de proyecto y plazos de diagramas de Gantt. Se conoce como Hojas de cálculo de Google. No es necesario tener experiencia en codificación: simplemente ingrese sus datos, haga clic en Compartir y agregue su equipo.

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Microsoft Teams es una sólida herramienta de administración de proyectos que incluye chat en tiempo real, videoconferencias, administración de documentos y más.

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¡Sí! La versión gratuita de Teams incluye lo siguiente: Búsqueda y mensajes de chat ilimitados.

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