Se realiza una gran cantidad de seguimiento, evaluación de métricas y análisis de tendencias entre las tareas pendientes y las líneas para garantizar que un proyecto se realice con éxito, a tiempo y dentro del presupuesto.
Entonces, ¿cómo puede dar sentido a todos esos datos como gerente de proyecto?
Esto se logra a través de informes de gestión de proyectos. Entonces, veamos las herramientas y el software disponibles ahora para los informes de gestión de proyectos y algunos ejemplos del informe del proyecto.
¿Qué es la elaboración de informes de proyectos?
In gestión de proyectos, la elaboración de informes se refiere simplemente a la entrega de un resumen de alto nivel de los datos clave generados por el proyecto en un estilo directo y fácil de usar. Los informes de proyectos son fundamentales para el éxito de la gestión de proyectos porque brindan una ventana a lo que está sucediendo y lo que debe hacerse para todo el equipo.
Aprenda a utilizar informes de proyectos más simples e inteligentes para impulsar mejores proyectos.
¿Por qué es tan importante la elaboración de informes de proyectos en la gestión de proyectos?
Sin suficientes informes de gestión de proyectos, el equipo del proyecto y las partes interesadas del proyecto se quedan en la oscuridad, incapaces de identificar qué está pasando con el proyecto. Como resultado, es demasiado simple que el proyecto fracase, ya que no se obtienen los conocimientos pertinentes y, como resultado, no se emiten los juicios apropiados.
La presentación de informes de proyectos cumple con el requisito de información en el proceso de gestión transportando datos desde donde se generan hasta donde se analizan y aplican.
En general, los informes de gestión de proyectos son esenciales ya que:
- Muestra lo que está funcionando para el equipo de gestión de proyectos para que puedan explicar por qué está funcionando y centrarse más en ello.
- Descubre lo que no funciona para que el equipo pueda explorar y elegir el mejor curso de acción, es decir, qué hacer al respecto.
- Proporcione al equipo una perspectiva de 360 grados de cómo avanza el proyecto para que puedan decidir qué pasos tomar a continuación.
Veamos algunos de los tipos de informes de proyectos más frecuentes y cómo hacer que funcionen para usted.
Tipos de informe de gestión de proyectos
Los informes de proyectos son más que simplemente informar a su equipo y las partes interesadas sobre las actualizaciones más recientes del proyecto. Los informes de proyectos también se pueden usar para reducir el riesgo, monitorear presupuestos y cronogramas y crear planes de proyectos más precisos.
Aquí hay algunos informes de proyectos que podrían interesarle:
- Informe de disponibilidad del equipo
- Informe sobre el estado
- Informe de salud del proyecto
- Evaluación de riesgo
- Informe sobre el seguimiento del tiempo
- Informes sobre las condiciones de referencia
#1. Ejemplo de informe de disponibilidad del equipo
Por lo tanto, si desea crear un plan de proyecto preciso, primero debe determinar qué recursos están disponibles para completar la tarea. Un informe de disponibilidad del equipo le informa cuánto trabajo tiene cada miembro del equipo en su plato, lo que le permite tomar decisiones informadas sobre los recursos del proyecto.
#2. Ejemplo de informe de estado
Un informe de estado semanal es un método simple para mantener actualizados a su equipo y a las partes interesadas y administrar las expectativas a medida que avanza un proyecto. En su informe de estado de gestión de proyectos, le recomendamos que evalúe los siguientes resultados rápidos:
- trabajo que esta terminado
- Trabajo que se completará en un futuro próximo
- Terminación general del proyecto y gastos
- Elementos para la acción
- Peligros o preocupaciones del proyecto
Entonces, aquí hay un ejemplo de una plantilla de informe de estado gratuita para la gestión de proyectos:
#3. Ejemplo de informe de salud del proyecto
Un informe de salud del proyecto brinda una descripción general de alto nivel del estado actual del proyecto. Es ideal para mostrar en pantalla en reuniones con su equipo y las partes interesadas para que todos puedan ver de un vistazo lo que va por buen camino, lo que se está atrasando y lo que ya está atrasado.
#4. Ejemplo de evaluación de riesgos
Una evaluación de riesgos le permite identificar y clasificar los riesgos del proyecto en función de su gravedad y probabilidad de ocurrencia. De esa forma, puede priorizar las inquietudes y evitar los riesgos antes de que descarrilen el éxito de su proyecto.
#5. Ejemplo de informe de seguimiento de tiempo
Un informe de seguimiento del tiempo le muestra cuánto tiempo dedica realmente su equipo a las tareas del proyecto, lo que le permite evaluar cómo se compara con la estimación de su proyecto. Por lo tanto, esto le permite anticipar posibles excesos en el presupuesto y proporciona datos vitales para estimaciones de proyectos futuros.
#6. Ejemplo de informe de línea base
A base El informe compara su cronograma original con el cronograma real de su proyecto para que pueda aprender del pasado a medida que planifica proyectos futuros. También es útil para demostrar cómo las modificaciones o los retrasos afectan el marco de tiempo completo del proyecto.
Entonces, este es un ejemplo de un informe de referencia, con el cronograma planificado en gris y el cronograma real en azul.
Cómo escribir un buen informe de gestión de proyectos
Por lo tanto, el objetivo de los informes de gestión de proyectos es proporcionar toda la información generada por sus proyectos en un formato simple que las partes interesadas puedan entender y aplicar. Estas son algunas de las mejores prácticas para crear informes de gestión que permitirán a las partes interesadas del proyecto tomar decisiones informadas.
#1. Mantenga los datos a la vanguardia.
El propósito de los informes de gestión de proyectos es proporcionar datos procesados a quienes lo requieran para que puedan estar informados y tomar las decisiones adecuadas. Por lo tanto, es fundamental que los informes presenten datos sólidos que las partes interesadas puedan usar para tener una idea del panorama general.
#2. Haz una visualización de datos.
Utilice una gran cantidad de imágenes, tablas y gráficos siempre que sea posible para demostrar completamente la importancia de los datos que ofrece utilizando herramientas de informes de gestión de proyectos visuales.
#3. Permita una comunicación constructiva dejando el escenario abierto.
Los informes no deben ser puntos y puntos que arrojan datos y siguen adelante; en cambio, los informes deben tratar de explicar los datos y sus implicaciones al tiempo que invitan a hacer preguntas adicionales. Puede ser difícil, pero hacerlo asegura que todas las partes interesadas estén en la misma página y tengan una comprensión completa de lo que está tratando de transmitir.
#4. Cree informes que sean relevantes para su público objetivo.
La alta gerencia no tendrá tiempo para analizar detalles menores, y los miembros del equipo tendrán dificultades para dar sentido a un informe que solo tiene algunos datos, gráficos y notas. Los informes deben adaptarse a las demandas de su público objetivo para que reciban toda la información que necesitan sin empantanarse o quedarse en la oscuridad debido a datos inadecuados.
Herramientas y software para informes de gestión de proyectos
¿Está buscando el mejor software o herramientas de generación de informes de gestión de proyectos para su organización? ¡Has venido al lugar correcto! Hemos simplificado el trabajo compilando una lista de 10 herramientas y software de generación de informes de gestión de proyectos.
Examine las características clave de las herramientas, el costo y lo que las hace únicas, y elija una solución que funcione para su empresa.
#dieciséis. Scoro
Scoro es una solución integral que integra todos los elementos de software de gestión de proyectos que pueda necesitar: proyectos y tareas, gestión de contactos, cotizaciones, colaboración en equipo, facturación e informes.
Las siguientes son las características:
- Proyectos con subtareas y limitaciones de tiempo
- Panel de indicadores clave de rendimiento (KPI) en tiempo real
- Calendario del equipo y programación de reuniones.
- Gestión de contactos
- Seguimiento y facturación del tiempo de trabajo
- Informes financieros y de progreso detallados del proyecto
- Plantillas preestablecidas para cotización y facturación
Los precios comienzan en $ 26 por usuario por mes.
#2. Centro de pruebas
ProofHub reemplaza el correo electrónico tradicional y muchas otras herramientas al combinar múltiples funciones de gestión de proyectos, como informes, bajo un mismo techo.
Las siguientes son las características:
- Se han asignado roles de usuario.
- Reuniones de equipo y chats en línea
- Delegar tareas y asignar responsabilidades
- Informes y seguimiento del progreso de un proyecto
- Almacenamiento de archivos seguro
Los precios comienzan en $ 45 por mes.
# 3. Campamento base
Basecamp es la herramienta de referencia para miles de equipos de gestión de proyectos, que aprecian su moderna interfaz similar a las redes sociales y sus sencillas funciones de colaboración en equipo.
Las siguientes son las características:
- Proyectos para gestionar el trabajo de múltiples usuarios
- Foros de discusión para nuevos proyectos o ideas.
- Colaboración con el equipo dentro de la aplicación.
- Informes de rendimiento del proyecto
- Los clientes verán un tablero separado.
- Notificaciones de escritorio y correo electrónico
Precio: Los planes gratuitos están disponibles, con planes pagos desde $ 99 por mes.
#4. ásana
Asana combina elementos de gestión de proyectos, almacenamiento de archivos y colaboración y ayuda a gestionar proyectos en un equipo sin correo electrónico.
Las siguientes son las características:
- Tareas y asignación de equipos.
- Cronogramas y hojas de ruta para proyectos
- Crecimiento del equipo e hitos
- Los informes de errores y los sprints deben archivarse y rastrearse.
- Paneles de proyectos para una descripción general rápida
Precios: Gratis para hasta 15 miembros, las opciones premium comienzan en $13 por usuario por mes.
#5. Citrix podio
Podio es un centro web altamente adaptable y ajustable para el trabajo y la comunicación en equipo.
Los siguientes son los aspectos más destacados:
- Se pueden asignar tareas, se pueden adjuntar archivos y se pueden discutir detalles dentro de la solución.
- Distribuya archivos cifrados y grandes.
- Automatice los embudos de ventas y el seguimiento del presupuesto del proyecto.
- Un panel visual proporciona una visión general de la empresa.
El precio comienza en $ 19.20 por usuario por mes para una gama completa de funciones.
#6. Zona de trabajo
Workzone fue creado por ejecutivos de publicidad experimentados que tenían la intención de ayudar a las agencias y equipos creativos a obtener visibilidad sobre todo su portafolio.
Las siguientes son las características:
- Listas de tareas que son únicas para cada persona
- Haga una lista de subtareas y dependencias de tareas.
- Configure el acceso a proyectos, tareas y archivos para usuarios particulares (incluidos los clientes).
- Los diagramas de Gantt le permiten ver rápidamente los estados.
- Asigne personas a múltiples tareas.
El precio comienza en $24 por usuario cada mes.
#7. jira
JIRA es un software multiplataforma de seguimiento de problemas y errores con funciones integrales de gestión de proyectos, como informes.
Las siguientes son las características:
- Planifique sprints creando historias de usuario y problemas.
- Distribuya las funciones entre los miembros de su equipo de software.
- Prioriza y discute el trabajo de tu equipo.
- Organiza la comunicación de tu equipo.
- Vea informes en tiempo real sobre el trabajo de su equipo.
El precio comienza en $10 por mes para hasta diez usuarios, $75 por mes para quince usuarios y $300 por mes para cincuenta usuarios.
#8. Noción
Notion le proporcionará una perspectiva completamente nueva sobre la gestión de proyectos. Ayuda en la planificación y discusión de proyectos, compartiendo información con el equipo y realizando un seguimiento de todas las ideas.
Las siguientes son las características:
- Mantenga una lista de verificación semanal para usted y tome notas.
- Cree un tablero de tareas usando un editor de arrastrar y soltar.
- Apila páginas una encima de la otra para crear una base de conocimiento infinita.
Precio: $8 por usuario por mes
# 9. Trello
Trello es bien conocido por visualizar las actividades de los proyectos en un tablero similar a un cartón, que es ideal para administrar tareas diarias cortas y rápidas.
Las siguientes son las características:
- Gestión de trabajos sencilla en un trozo de cartón
- Creación de un número infinito de listas de tareas
- Compartir imágenes y archivos
- Las listas se pueden organizar por fecha o prioridad.
- Colaboración y comentarios.
Precios: el uso personal es gratuito, mientras que las corporaciones deben pagar $ 9.99 por usuario cada mes.
#10. ActiveCollab
ActiveCollab es un software de gestión de proyectos que ayuda a su equipo a mantenerse organizado mientras el correo electrónico se vuelve obsoleto.
Las siguientes son las características:
- Facturación y seguimiento del tiempo.
- Cronograma de planificación en forma de diagrama de Gantt
- Tarjetas para Kanban
- Un calendario de equipo compartido para facilitar la colaboración
El precio comienza en $ 6.25 por mes para miembros.
¿Qué diversas formas de informes de proyectos existen?
Los informes de estado de proyectos diarios, semanales, mensuales y trimestrales son algunos de los formatos disponibles. Agilizan el procedimiento para adquirir y comunicar información importante relacionada con el proyecto.
¿Es Excel una herramienta para generar informes?
Excel es una herramienta fantástica para administrar y analizar datos, pero es ineficaz para generar informes. Puede aprovechar los datos de Excel y cualquier otra herramienta que use su equipo para crear informes exitosos conectando Excel a un software de informes como Databox.
¿Qué sirve como objetivo principal de los informes?
Los resultados de la investigación se presentan y analizan en informes. La justificación de la investigación, una descripción de la metodología de investigación, los hallazgos, los resultados, una discusión lógica y conclusiones/recomendaciones se dan al lector.
¿Qué implica una estructura de informes de proyectos?
Para establecer la jerarquía y el poder de los involucrados en un proyecto determinado, se utiliza una estructura organizativa para la gestión de proyectos. En un gráfico que los miembros del equipo pueden consultar mientras trabajan en un proyecto, la estructura especifica los roles y las líneas de informes para cada miembro del equipo.
¿Cuál es el formato de un informe?
La redacción de informes es una forma formal de escribir en profundidad sobre un tema. El estilo y el tono de redacción de un informe son siempre formales. El público objetivo es el segmento en el que debes concentrarte.
¿Se usa Python para generar informes?
Además del análisis de datos, Python es útil para automatizar procesos repetitivos como los informes.
Preguntas frecuentes sobre informes de gestión de proyectos
¿Qué es la presentación de informes en la gestión de proyectos?
En la gestión de proyectos, la generación de informes se refiere simplemente a la entrega de un resumen de alto nivel de los datos clave generados por el proyecto en un estilo directo y fácil de usar.
¿Por qué usamos software de informes?
El software de informes se conecta a las fuentes de datos, recopila información y proporciona información en forma de gráficos y cuadros basados en los datos de entrada, lo que permite al usuario descubrir información importante. El proceso de toma de decisiones es asistido por las herramientas de informes. Los conocimientos detallados le darán un mayor control sobre los datos.
¿Qué incluye un informe de proyecto?
El informe de gestión del proyecto consiste en información sobre aspectos económicos, técnicos, financieros, de gestión y de producción.
