Hay muchos tipos de iniciativas, pero todas tienen algo en común. Todos pasan por el mismo ciclo, que se conoce como ciclo de vida del proyecto o ciclo de vida de gestión de proyectos. Aquí, explicaremos las etapas y los modelos del ciclo de vida del proyecto en detalle.
¿Qué es el ciclo de vida del proyecto?
El ciclo de vida del proyecto comprende los pasos necesarios para que los gerentes de proyecto administren un proyecto de principio a fin con éxito. El ciclo de vida del proyecto se divide en cinco etapas: inicio del proyecto, planificación del proyecto, ejecución del proyecto, seguimiento y control, y cierre del proyecto. Cada una de estas fases es necesaria para que el proyecto se complete con éxito.
¿Cuáles son las etapas del ciclo de vida de un proyecto?
#1. La fase inicial
El acta de constitución del proyecto y el registro de las partes interesadas son dos actividades diferentes que comprenden la fase inicial del ciclo de vida del proyecto. Esta fase se utiliza para definir la visión de su proyecto, describir sus objetivos con un caso de negocios y obtener el permiso de una parte interesada sancionadora. Los siguientes son los componentes esenciales del acta de constitución del proyecto:
- el caso de negocios
- El alcance del proyecto
- Lo que recibe el cliente
- Objetivos
- Recursos necesarios
- Cronograma y plan de hitos
- Costo estimado
- Problemas y riesgos
- Dependencias
Hacer el esfuerzo de describir adecuadamente sus metas y objetivos hará que sea más fácil trabajar en el proyecto.
Todos los participantes podrán expresar sus propias ideas o inquietudes, y el presupuesto y los precios se acordarán y firmarán por adelantado. Esta fase inicial es crítica no solo para el proyecto, sino también para todos los equipos comprometidos a opinar sobre lo que se requiere para el proyecto.
#2. Fase de preparación
El paso inicial en el proceso de planificación debe ser delinear y aclarar el propósito del proyecto. Puede identificar fácilmente lo que el proyecto debe lograr respondiendo las siguientes preguntas.
- ¿Qué vamos a hacer?
- ¿Cómo vamos a hacerlo?
- ¿Cuándo vamos a empezar?
- ¿Cuándo sabremos que hemos terminado?
Como parte del proceso de planificación, deberá colaborar con el equipo para configurar toda la infraestructura y distribuir tareas específicas. Esta estrategia debe incluir los siguientes elementos:
- estrategia de gestión de proyectos
- El alcance del proyecto
- Desglose de la estructura del trabajo
- Planifica tus recursos
- Previsión presupuestaria
Poner en marcha el plan con la participación de todo el equipo puede ser difícil. Sin embargo, permitir que todos los departamentos participen en la estrategia generará menos problemas en el futuro.
#3. La fase de ejecución
Los siguientes componentes críticos deben incluirse en la fase de ejecución:
- Creación de equipos
- Participación de las partes interesadas
- Control de calidad
- Comunicaciónes
- Administración de clientes
Esta es la fase en la que se asigna la mayor parte del presupuesto y se generan la mayoría de los entregables del proyecto. Usted pone la estrategia de su proyecto en acción, ya sea que tome semanas, meses o años.
El propósito de esta fase, según la Universidad de Villanova, es "administrar equipos de manera efectiva mientras orquesta las expectativas de la línea de tiempo y cumple con los objetivos de referencia".
La comunicación es fundamental durante este tiempo, ya que el cliente o las partes interesadas exigirán actualizaciones e informes de progreso.
Tener un sistema de gestión de proyectos confiable le ahorrará a usted y a su equipo muchas molestias. Será fácil marcar tareas, comprender dónde están los plazos y los entregables, y brindarle a usted y al equipo una idea de lo que aún queda por hacer.
#4. La fase de seguimiento y control
Durante la fase de seguimiento y control, debe asegurarse de poder realizar un seguimiento tanto del desarrollo general del proyecto como de los componentes individuales.
Siempre debe permanecer atento y mantenerse al día con el seguimiento y la generación de informes con el equipo para estar al tanto de cualquier posible problema antes de que se intensifique.
También es beneficioso que otro miembro del equipo del proyecto (o uno de cada departamento) trabaje como otro controlador de calidad o reportero; pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de todo en su equipo y tener reuniones periódicas para actualizar todos los aspectos, manteniendo a todos al día.
#5. Fase de finalización
La fase de cierre es la etapa final del ciclo de vida del proyecto. Es más que simplemente marcar el proyecto como completado y cerrarlo. Es fundamental cerrar formalmente el proyecto y obtener la aprobación o aprobación del cliente, las partes interesadas y/o el patrocinador del proyecto.
Este procedimiento puede contener los siguientes pasos:
- Completando el proyecto
- Organización de una reunión post-mortem
- Mantener registros del proyecto
- Celebrando o reconociendo el logro
- Disolución o liberación del equipo oficialmente
No se puede enfatizar la importancia de esta etapa final del ciclo de vida del proyecto, particularmente a medida que más empresas adoptan el modelo de trabajo de Hollywood, en el que se forman equipos temporales en torno a un determinado proyecto, luego se disuelven y se reagrupan para otro. Esto es especialmente crítico para los equipos de gestión de proyectos que incluyen trabajadores autónomos o consultores.
Modelos de ciclo de vida del proyecto
Un proyecto pasará por uno de los cuatro modelos de ciclo de vida en el momento en que se realiza, según la naturaleza del proyecto y la organización. Los ciclos de vida predictivos, iterativos, incrementales y ágiles son todas metodologías viables de gestión de proyectos que incluyen múltiples fases y resultados según los objetivos y la complejidad del alcance.
#1. El ciclo de vida predictivo
Hay cinco etapas en el ciclo de vida predictivo: iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar. El equipo del proyecto se mueve a través de estas fases en línea recta, completando cada paso una vez y solo pasando a la siguiente fase una vez finalizada la anterior. El cliente recibe un único producto o servicio. La mayor parte de la planificación de este ciclo de vida se realiza con antelación.
#2. El ciclo de vida iterativo
El ciclo de vida iterativo se divide de manera similar en cinco partes, y el resultado final es un solo producto o servicio. En lugar de avanzar a través de cada paso en una progresión lineal, las fases de un ciclo de vida iterativo se repiten tantas veces como sea necesario, lo que lo hace más adecuado para proyectos con un alcance desconocido y donde el objetivo principal es obtener la mejor solución posible para el cliente. La mayor parte de la planificación tendrá lugar a lo largo del proceso, ya que los comentarios de los consumidores influyen en la siguiente fase.
#3. El ciclo de vida incremental
El equipo del proyecto avanzará a través de cada fase del ciclo de vida incremental solo una vez y en orden, varias veces en un ciclo de vida, creando un producto final al final de cada conjunto. La retroalimentación de cada incremento influirá en el siguiente. Este ciclo de vida también es adecuado para proyectos con alcances erráticos, particularmente aquellos donde la puntualidad de la entrega es fundamental.
#4. El ciclo de vida ágil
El ciclo de vida Agile combina ciclos de vida iterativos e incrementales. La fase de inicio ocurrirá una vez al inicio del proyecto, seguida de iteraciones de las fases de planificación, ejecución y control según sea necesario. El producto terminado se entrega al consumidor después de cada iteración. La entrada de este producto se usará para guiar el siguiente incremento. Esto se repetirá tantas veces como sea necesario hasta que el cliente quede completamente satisfecho, momento en el que comenzará el paso de cierre.
El ciclo de vida Agile funciona mejor para proyectos con un alcance incierto y una gran importancia en la retroalimentación y entrega regulares.
Es fundamental recordar que no todos los proyectos encajarán perfectamente en los modelos de ciclo de vida típicos. Una combinación de ciclos de vida o un híbrido suele ser una técnica útil, según la naturaleza del proyecto o la organización.
Proyecto Lifecycle Management
La gestión de un proyecto o cartera de proyectos a medida que pasan por las etapas normales del ciclo de vida del proyecto se denomina gestión del ciclo de vida del proyecto. Esta disciplina implica supervisar todo lo necesario para estas etapas. Desde las propuestas y la fijación de precios hasta la ejecución y la gobernanza del proyecto, el cierre y la entrega, el concepto de gestión del ciclo de vida del proyecto informa la toma de decisiones de Project Business.
Finalmente, existe un mecanismo para manejar la vida útil completa del proyecto. Project Business Automation es una solución comercial que prioriza los procesos para una actividad impulsada por proyectos que controla las partes financieras y operativas de sus operaciones comerciales a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Comprender la gestión del ciclo de vida del proyecto
La gestión eficaz del ciclo de vida del proyecto, que suele realizar la PMO, reúne varios departamentos, disciplinas, personal e información que participan en el proyecto para simplificar sus actividades con el objetivo final de entregar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
Más allá de la gestión de proyectos, la gestión del ciclo de vida del proyecto es una actividad organizativa. Es la disciplina general de la gestión del ciclo de vida del proyecto, no el proyecto en sí. Se refiere a cómo su organización gestiona los ciclos de vida de los proyectos.
Ciclo de vida del proyecto frente a gestión del ciclo de vida del proyecto
El “ciclo de vida de la gestión de proyectos” no es lo mismo que el “ciclo de vida del proyecto”. El ciclo de vida del proyecto se refiere a las diversas etapas de desarrollo por las que puede pasar un proyecto. Como ejemplo:
Evaluación – Diseño – Construcción – Prueba – Lanzamiento
Diseño – Codificación – Pruebas – Capacitación – Distribución
Las fases de un proyecto están dictadas por la naturaleza del proyecto. El ciclo de vida del proyecto se personaliza para satisfacer las demandas de cada proyecto. Por el contrario, el ciclo de vida de la gestión de proyectos se mantiene constante en todas las iniciativas.
Relación del ciclo de vida de la gestión de proyectos con las fases del ciclo de vida del proyecto
Aquí es donde las cosas se vuelven bastante desconcertantes. Cada paso se puede ver como un proyecto separado con su propio ciclo de vida completo de gestión de proyectos. El siguiente diagrama muestra las etapas del ciclo de vida de la gestión de proyectos para la fase de diseño del ciclo de vida del proyecto. La fase de diseño es efectivamente un proyecto separado que da como resultado un entregable. Este entregable se utiliza como entrada en la fase de codificación, que luego se puede utilizar a lo largo del ciclo de vida de la gestión del proyecto.
Software para la gestión del ciclo de vida del proyecto
El software de gestión del ciclo de vida del proyecto ayuda a las organizaciones a lidiar con las complejidades y los problemas específicos de la entrega de proyectos como empresa. Esta solución combina los numerosos procedimientos y datos necesarios para gestionar el ciclo de vida del proyecto. La gestión y operaciones de proyectos, las finanzas y la contabilidad de proyectos, la visión y el análisis de proyectos y la gestión de carteras de proyectos son ejemplos de estos.
PBA (Project Business Automation) es una solución que incluye Project Lifecycle Management. PBA administra todas las partes del ciclo de vida de un proyecto y las integra en un sistema comercial integral que las integra en los procedimientos generales de administración de la organización. Como resultado, todos en la organización trabajan desde una única fuente de información, lo que mejora la eficiencia, la visibilidad y la eficacia.
¿Cuáles son las etapas del ciclo de vida de un proyecto?
El ciclo de vida de un proyecto incluye las fases de recepción, inicio, planificación, selección de productos, ejecución, seguimiento y control, y cierre.
¿Cuáles son las cinco fases de Agile?
La fase de previsión, la fase de hipótesis, la fase de exploración, la fase de adaptación y la fase de cierre son las cinco fases del sistema Agile Project Management.
¿Cuáles son los 4 ciclos de la gestión de proyectos?
Los cuatro ciclos de gestión de proyectos son la planificación, la construcción, la implementación y el cierre.
¿Cuáles son los seis aspectos de un proyecto?
La puntualidad, los costos, la calidad, el alcance, los beneficios y el riesgo son los seis aspectos de un proyecto.
Artículos Relacionados
- LIFECYCLE MARKETING: Significado, Estrategia, Modelo, Canager y Customer Marketing
- SISTEMA DE GESTIÓN DE ACTIVOS: beneficios y las 5 mejores soluciones de software
- Volatilidad Implícita (IV): Fórmula y Calculadora (+pasos detallados para calcular IV)
- GESTIÓN DE CONTRATOS: Qué es, proceso y ciclo de vida
Referencias
