La gobernanza es uno de los temas más secos en la gestión de proyectos, pero también es uno de los más críticos. Así es como la alta gerencia sabe que sus equipos están haciendo un buen trabajo y les asegura que el proyecto está progresando según lo planeado. También proporciona los controles y equilibrios necesarios para que la administración garantice que el dinero se gaste de manera adecuada y de acuerdo con el caso comercial. Finalmente, es obligación del patrocinador del proyecto garantizar una gobernanza suficiente, pero la gestión del proyecto también puede desempeñar un papel en esto. Cualquiera que sea su función, es beneficioso comprender la gobernanza del proyecto y cómo ayuda a los equipos a lograr sus objetivos. Esta publicación discutirá cómo administrar la estructura, el modelo y el marco de gobernanza del proyecto.
¿Qué es la gobernanza de proyectos?
El gobierno del proyecto garantiza que los proyectos se ejecuten sin problemas y a tiempo, con la satisfacción del cliente. Para lograr esto de manera consistente, se requiere un marco de gobernanza general que supervise el proyecto. Esto es gestión de proyectos. Pero, ¿qué implica exactamente?
¿Qué incluye la gobernanza del proyecto?
La palabra “gobernanza del proyecto” se refiere al conjunto de acciones y principios que establecen cómo gestionar, planificar y ejecutar un proyecto. Puede pensar en la gobernanza del proyecto como un marco para ayudarlo a dirigir el proyecto en la dirección adecuada. Al utilizar la gobernanza del proyecto como marco, crea consistencia, lo que se suma a la estabilidad del proyecto.
Sin embargo, la gobernanza se extiende más allá de la toma de decisiones de un proyecto en particular. Especifica las actividades de una organización y quién es responsable de qué. Esa es una parte considerable del pastel y comprende políticas, regulaciones, funciones, procesos, procedimientos y deberes.
Es obvio que la gobernanza del proyecto es una tarea grande que requiere un software de gestión de proyectos para gestionar todas sus obligaciones. Project Manager es un software de gestión de trabajo y proyectos con hojas de ruta para ayudarlo a realizar el seguimiento de una cartera de proyectos. El almacenamiento ilimitado, la colaboración y el uso compartido de archivos también están incluidos. Cuando supervisa los cronogramas, las finanzas y los recursos en tiempo real, puede tomar decisiones mejor informadas. Comience gratis ahora mismo.
Pilares de la Gobernanza del Proyecto
La gobernanza del proyecto abarca tres conceptos:
#1. Estructura
La estructura y el entorno de la organización deben apoyar el proyecto. Esto significa que la alta dirección está dispuesta a dedicar tiempo y esfuerzo a desarrollar una visión para que la sigan los directores de proyecto. La parte de "estructura" de la gobernanza se refiere a toda la organización, no simplemente al equipo actual.
#2. Gente
Invertir en gerentes de proyecto efectivos es fundamental para el éxito de cualquier proyecto. Sin embargo, la alta dirección primero debe comprender sus acciones existentes. Luego, la gobernanza puede delinear los objetivos por los que cada PM debe esforzarse. Estos objetivos deben ser específicos, alcanzables y de largo plazo.
#3. Información
Si bien es fundamental comprender a las personas, el proceso es mucho más crítico. Independientemente de cuántos objetivos se establezcan o cuál sea la visión, sin un intercambio de información claro y consistente, cualquier proyecto sufrirá.
Roles en la Gobernanza del Proyecto
Las funciones activas dentro de la estructura de gobierno están determinadas por el enfoque de gestión de proyectos utilizado. Por lo general, encontrará todos o más de los siguientes roles:
#1. Propietario del proyecto
Esta persona está en el centro de atención porque representa a la empresa. Como resultado, por lo general no son el director del proyecto porque hacen que el director del proyecto rinda cuentas.
#2. Partes interesadas clave
Una Junta de Proyecto está compuesta por partes interesadas esenciales. Son financiadores de proyectos, clientes de productos finales o proveedores. Para que el proceso sea eficiente, mantenga el número de partes interesadas esenciales en un máximo de seis.
#3. Comite de prevencion
Cuando hay varios interesados, contar con un comité asesor más amplio los mantiene involucrados en el proyecto sin que la toma de decisiones sea difícil o ineficiente. Esto es más un foro de discusión que un foro de proyecto.
Separe el tablero del proyecto de “negocios como de costumbre”. Esto mantiene el proyecto receptivo, lo que le permite continuar sin requerir la aprobación de un nivel superior en cada decisión del proyecto. El propietario del proyecto puede tomar decisiones del día a día sin el permiso de los demás.
Lea también: Planificación de proyectos: una guía para las técnicas de planificación de proyectos
Estructura de Gobernanza del Proyecto
Incluso podríamos afirmar que tener una estructura de gobierno es importante para el éxito de un proyecto, ya que proporciona reglas claras sobre cómo comportarse en diferentes situaciones y elimina mucho caos de la ecuación.
¿Qué factores influyen en la estructura de gobierno del proyecto?
La estructura de gobierno de cualquier proyecto debe basarse en algunos conceptos clave que sean completamente aplicables a lo largo de todo el proceso, independientemente de la fase del proyecto:
- Logic – el marco definido debe ser razonable y comprensible para todas las partes interesadas.
- Adecuación – no existe una estructura de gobierno única para todos; esto siempre debe adaptarse al negocio o proyecto en cuestión.
- Transparencia— toda la información sobre la estructura de gobierno debe comunicarse de forma abierta, inteligible y accesible a todos los miembros del equipo.
- replicabilidad – las técnicas y procedimientos utilizados deben ser lo suficientemente completos como para ser utilizados de nuevo en cualquier situación dada.
- Eficiencia – la estructura de gobierno debe permitir que cualquier proyecto funcione de la manera más fluida y productiva posible.
Si un proyecto carece de una estructura de gobierno, es fácil quedar atrapado y perder de vista sus objetivos.
Modelo de Gobernanza de Proyectos
El modelo de gobierno del proyecto debe trabajar en conjunto con la organización. Un modelo de gobernanza de proyectos es el resultado de la interacción coordinada de tres componentes:
#1. Estructuras de toma de decisiones
Las organizaciones suelen utilizar gráficos para definir las estructuras de toma de decisiones. El flujo de control jerárquico es claramente visible en muchos marcos de gobernanza de tres niveles. Los roles predefinidos y las matrices de responsabilidad ayudan a los diagramas de gobierno al proporcionar más claridad y permitir decisiones precisas sobre quién puede tomar qué decisiones en la organización.
#2. Procedimientos operacionales
Los procedimientos definen las expectativas de un proyecto para lograr resultados colectivos. Aunque los procesos deben adaptarse a cada proyecto, varios son importantes para el éxito del proyecto.
#3. Facilitadores de colaboración
El habilitador de colaboración proporciona una forma para que las partes interesadas del proyecto comuniquen sus puntos de vista e información. Las organizaciones pueden beneficiarse de una solución que permite a los miembros del equipo registrar datos de decisiones a medida que avanza el proyecto, en lugar de depender de la memoria colectiva.
Cómo implementar un modelo de gobernanza de proyectos
Para construir y utilizar el modelo de gobernanza del proyecto, siga estos pasos:
#1. Determinar las partes interesadas
Los ejecutivos de alto nivel, el personal y los terceros involucrados en el proyecto pueden considerarse partes interesadas. Una vez que los haya identificado, enfatice la importancia de la gobernanza para facilitar la transición.
#2. Determine la importancia de los objetivos de su empresa.
El comité directivo clasifica los objetivos comerciales y las iniciativas. Los miembros del comité pueden crear metas en áreas en las que tienen experiencia. Luego trabajan juntos para determinar cuáles priorizar.
#3. Establecer los procedimientos adecuados.
Crear protocolos para agilizar la comunicación y determinar cómo obtener la aprobación. Crear normas y estándares que permitan a todas las partes colaborar hacia un objetivo común.
#4. Designar a los miembros del comité
Seleccione personal de varias divisiones y asígneles un rol específico para ejecutar el proyecto. Puede formar su comité seleccionando personas que hayan demostrado su capacidad para proporcionar, revisar y regular la dirección estratégica de un proyecto, así como para brindar asesoramiento sobre políticas a las partes interesadas y al equipo del proyecto. Estos miembros harán recomendaciones de proyectos y discutirán técnicas generales de planificación e implementación de proyectos. Los miembros del comité directivo suelen ser altos directivos y proyecto de alto nivel representantes del cliente.
#5. Comunicarse efectivamente
Educar a todos los participantes del proyecto sobre los comités y procesos del proyecto. Brindar educación a los miembros del proyecto demuestra que la gerencia está involucrada en el proyecto y ayuda en la participación de todos los miembros del personal.
¿Qué es la gobernanza de proyectos en la gestión de proyectos?
En la gestión, la gobernanza del proyecto es la arquitectura que se ocupa de la responsabilidad y la rendición de cuentas que rodea a su proyecto. Sirve como marco para tomar decisiones relacionadas con el proyecto. Gobernanza en gestión de proyectos proporciona una solución a la pregunta: ¿a quién reportaré? ¿Y quién está obligado a informarme? Proporciona una estructura para la gestión de proyectos. El patrocinador, que actúa como enlace entre la junta, el director del proyecto y las partes interesadas, juega un papel importante en la gobernanza del proyecto.
Marco de Gobernanza del Proyecto
No existe una estructura de gobierno de talla única que todas las empresas puedan utilizar. Sin embargo, hay componentes importantes de un gobierno excelente que todas las empresas deben tener en cuenta al desarrollar su marco de gobierno.
Elementos de un Marco de Gobernanza del Proyecto
¿Qué constituye un buen gobierno? ¿Existen indicadores obvios que indiquen las características de un marco de gobernanza del proyecto?
Eche un vistazo y es posible que pueda identificar ciertos actos y características que indican la gobernanza adecuada de un proyecto.
- Un ciclo de vida sólido de gestión de proyectos está presente en cualquier proyecto que haga hincapié en una excelente gobernanza. Tiene en cuenta todos los criterios de aprobación establecidos explícitamente.
- Los puntos discuten si el proyecto es viable o no. Cualquiera que sea el caso, en este punto se toma una decisión sobre la continuación del proyecto.
¿Qué implica la gobernanza de proyectos y por qué es crucial?
Al proporcionar canales de escalamiento eficientes para inquietudes y solicitudes de modificación y delinear los límites delegados de autoridad, la gobernanza equipa al personal del proyecto para llevar a cabo sus funciones. Los deberes y responsabilidades del equipo y otras partes interesadas también deben estar claramente definidos para practicar una buena gobernanza.
¿Qué es una estructura para la gobernanza del proyecto?
La estructura de gobierno es el marco para la gestión de proyectos, particularmente en términos de reglas, prácticas, roles y asignación de responsabilidades a lo largo de todo el proceso de toma de decisiones. Mantiene el proyecto bajo control, lo que permite que se desarrolle perfectamente y de acuerdo con el cronograma.
¿Quién está a cargo de la gobernanza del proyecto?
El patrocinador del proyecto juega un papel crucial en la gobernanza del proyecto. La junta directiva, el director del proyecto y las partes interesadas del proyecto son los tres puntos clave de responsabilidad del patrocinador del proyecto.
Conclusión
Todos estos son aspectos de la gestión de proyectos que deben entenderse desde el principio. No se centre sólo en las definiciones. Si quieres sacar más provecho de esto, mira más allá. Cuando haces de esto un hábito, la imagen más grande se vuelve más visible. Lo que eventualmente sucede es que toma decisiones más informadas mientras minimiza los errores.
Preguntas frecuentes sobre la gobernanza de proyectos
¿Qué es un ejemplo de gobernanza de proyectos?
Ejemplo:
Debido a que él o ella desarrolla la estrategia general y el plan de juego, el entrenador en jefe se desempeña como gerente del proyecto. El gerente general del equipo es un ejecutivo de proyecto, alguien que demuestra una gran capacidad de liderazgo, toma de decisiones y comunicación para garantizar que el proyecto funcione bien.
¿Cómo se desarrolla la gobernanza del proyecto?
Comience por establecer los fundamentos:
- Haga una lista de “roles y deberes”.
- Asegúrese de que tiene un patrocinador del proyecto.
- Cree una junta de proyecto o un grupo de dirección y programe reuniones periódicas en las que tomará y compartirá actas.
- Crear un procedimiento de gestión de riesgos.
- Crear un procedimiento de gestión de cambios.
¿Cuál es la diferencia entre gestión de proyectos y gobernanza de proyectos?
Mientras que la gobernanza implica la supervisión de un proyecto en su totalidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto, la gestión implica la gestión diaria de los componentes específicos de un proyecto. Un enfoque colaborativo para el gobierno y la gestión del proyecto es fundamental para el éxito del proyecto.
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