Se sorprendería de sus propias capacidades y logros si revisara la cantidad de tareas y metas que completó en un día, una semana, un mes y un año. Sin embargo, esto no proporciona una imagen precisa de cuán productivo y eficiente fue durante ese período de tiempo. Es posible que ocasionalmente haya incumplido los plazos o haya tardado demasiado en realizar algunos trabajos. Estos fueron los principales obstáculos de productividad. El tema de cómo priorizar las tareas en el trabajo se vuelve crítico, cuando tiene una gran cantidad de actividades laborales para realizar cada día, es posible que necesite crear una estrategia eficiente para manejarlas. Priorizar es un método para determinar lo que debe hacer primero en función de la importancia. Comprender las mejores formas de priorizar las tareas que tiene puede ayudarlo a ahorrar tiempo en el trabajo. En esta publicación, definimos la priorización y brindamos una guía fácil de seguir sobre cómo priorizar tareas.
Cómo priorizar tareas
Priorizar implica determinar el orden en que se deben realizar las tareas en función de su valor. Este método puede ayudarlo a organizar mejor su tiempo. Esto le enseña cómo priorizar el trabajo, cumplir con los plazos y tener más tiempo para hacer trabajos más grandes. Las habilidades de priorización pueden ayudarlo a completar más trabajo en menos tiempo. Construya una lista de tareas. No puede decidir cómo priorizar las tareas a menos que primero tenga una idea clara de todo lo que debe hacerse. Esto puede parecer rudimentario, pero a veces se pasa por alto en la prisa por comenzar los proyectos. En su lugar, haga una lista de todo lo que necesita para trabajar en todos sus proyectos. Para evitar sentirse abrumado, divida los trabajos más grandes en subtareas. Una vez que sus tareas hayan sido recopiladas y enumeradas, incluya información adicional, como:
- El tiempo que tomará completar cada uno.
- El grado de importancia o urgencia.
- La fecha límite
Con todas sus tareas en un solo lugar, tendrá una idea clara de lo que debe hacerse. Si es como la mayoría de las personas, comienza su jornada laboral con el objetivo de ser lo más productivo posible. Sin embargo, a medida que avanza el día, se encuentra respondiendo a múltiples solicitudes urgentes y su lista de tareas crece. Lo que te propusiste hacer inicialmente parece ser empujado a un lado. No estás solo si esto te suena familiar. Por lo general, sentimos que estamos tratando de ponernos al día en el trabajo sin un marco para priorizar las tareas.
Cómo priorizar tareas en el trabajo
La mayoría de las veces, la baja productividad y el incumplimiento de los plazos son el resultado de una priorización incorrecta del trabajo. Para cumplir con los plazos y aumentar la productividad, es fundamental priorizar el trabajo. Los pasos involucrados en una mejor priorización de tareas en el trabajo son los siguientes.
#1. Construya una lista de tareas.
No puede decidir cómo priorizar las tareas a menos que primero tenga una idea clara de todo lo que debe hacerse. Esto puede parecer rudimentario, pero a veces se pasa por alto en la prisa por comenzar los proyectos. En su lugar, haga una lista de todo lo que necesita para trabajar en todos sus proyectos. Para evitar sentirse abrumado, divida los trabajos más grandes en subtareas.
Una vez que sus tareas hayan sido recopiladas y enumeradas, incluya información adicional, como:
- El tiempo que tomará completar cada uno.
- El grado de importancia o urgencia.
- La fecha límite
- Con todas sus tareas en un solo lugar, tendrá una idea clara de lo que debe hacerse.
#2. Cree un calendario para realizar un seguimiento de sus tareas.
Una vez que haya determinado qué tareas son las más importantes, anótelas en su calendario. Cuando ve su lista de trabajo todos los días, puede ser más fácil priorizar su tiempo. Puede encontrar que tener un recordatorio visual de cada elemento que necesita lograr lo ayuda a concentrarse mejor en ellos. Completarlos también puede darle una sensación de logro. Si le asignan una tarea sin fechas claras de inicio o finalización, asegúrese de solicitarlas para que pueda programar un tiempo para trabajar en ella y establecer expectativas. Una vez que haya determinado estas fechas, es posible que desee establecer su fecha de finalización personal incluso antes para tener en cuenta problemas inesperados o para entregar el trabajo a tiempo.
#3. Ordena tu lista según la importancia
La siguiente etapa es confirmar la importancia o urgencia de cada actividad. Si un trabajo importante no se completa a tiempo, tendrá efectos de gran alcance porque es fundamental para su proyecto. Los trabajos urgentes, por el contrario, deben completarse el mismo día porque su fecha límite es el mismo día. Sopesar sus proyectos entre sí es el mejor enfoque para organizarlos en orden de urgencia o prioridad. Usando la lista del paso uno, priorice cada tarea en una escala de 0 a 10 y haga lo mismo para las tareas urgentes. Cuando se suman las dos puntuaciones, la tarea con la puntuación más alta se clasifica en primer lugar.
#4. Comunique el estado de sus tareas a sus compañeros de equipo.
Finalmente, no olvides incluir compañeros de equipo que puedan estar esperándote para terminar una tarea o compitiendo por tu tiempo. Reduzca la cantidad de solicitudes que recibe proporcionando actualizaciones de estado proactivas a los compañeros de equipo sobre la finalización de la tarea, cuándo tiene la intención de terminar un trabajo y cualquier retraso u obstáculo que surja. En lugar de responder continuamente a las consultas, puede continuar realizando su trabajo de manera productiva y eficiente.
Cómo priorizar tareas Gestión de proyectos
Tanto si es totalmente nuevo en la gestión de proyectos como si tiene años de experiencia, gestionar y completar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto es una tarea difícil. Cada proyecto es único y presenta su propio conjunto de problemas de gestión de proyectos. Independientemente del tipo de proyecto en el que esté trabajando, probablemente esté lidiando con plazos ajustados y altas expectativas. Todo en la gestión de proyectos se hace a mano. A diferencia de otras industrias, cometer errores no conducirá al éxito; en cambio, conducirá a su desaparición.
#1. Examine la Matriz de Eisenhower.
Una forma famosa de priorizar tareas es la Matriz de Eisenhower, a menudo conocida como la Matriz Urgente-Importante. Le enseña cómo priorizar tareas urgentes e importantes en función de su urgencia e importancia. Las tareas se clasifican en cuatro tipos:
- Urgente e importante: estas son tareas prioritarias que deben completarse de inmediato.
- No es crítico, sino urgente: estos son trabajos que deben completarse rápidamente, pero que otra persona podría hacerlo tan bien o mejor. Tú les asignas.
- Ni urgentes ni sin importancia: estas son tareas de las que probablemente podría prescindir. No use nada del tiempo del equipo en estas tareas.
Puede crear un gráfico de gestión de proyectos o simplemente visualizar los cuadrantes a medida que considera cada elemento de su lista de tareas.
#2. Ordenar tareas en función de sus resultados esperados
Incluso con la Matriz de Urgencia-Importancia, puede ser difícil decidir qué actividad emprender primero. ¿Qué pasa si numerosas tareas parecen ser realmente urgentes y críticas? Trate de organizar sus proyectos en función del esfuerzo previsto necesario para completarlos. El número total de horas que se prevé que llevará un proyecto se denomina esfuerzo estimado. Las ventajas de priorizar y abordar las tareas más difíciles (que consumen más tiempo) primero en el día, dejando los trabajos más cortos para más tarde cuando tenga más energía.
#3. Sé razonable
No hay nada de malo en tener metas ambiciosas, pero nunca dejes que lo 'perfecto' se convierta en enemigo de lo 'bueno'. Los objetivos del proyecto poco realistas pueden desmoralizar a su equipo y hacer que su proyecto fracase. Asegúrese de establecer expectativas realistas y de que sus objetivos sean alcanzables en un período de tiempo razonable, y verifique sus métricas y su equipo con frecuencia para determinar si necesita revisar.
Cómo priorizar tareas preguntas de la entrevista
La mayoría de las ocupaciones exigen que maneje muchas cosas al mismo tiempo, y encontrará prioridades contrapuestas. Como resultado, las empresas utilizan preguntas de entrevista como "¿Cómo prioriza su trabajo?" “Hábleme de un momento en que tuvo prioridades contradictorias en el trabajo”. Y si no puede demostrarle a la empresa que tiene una estrategia comprobada para la administración del tiempo y la administración de tareas, se preocuparán. Algunas preguntas comunes y respuestas de revisión
#1. ¿Cómo se establecen las prioridades de trabajo?
Me gusta priorizar mi trabajo manteniendo una hoja de cálculo de Excel de mis proyectos y sus plazos para poder ver todo de un vistazo. Luego clasifico y ajusto la hoja de cálculo para priorizar mi trabajo en función de la importancia de un proyecto, cuánto tiempo llevará, qué tan urgente es y si necesitaré aportes de otros miembros del equipo para completar el trabajo. Todas las mañanas, reviso esta hoja de nuevo. En mi puesto actual, generalmente me asignan de seis a ocho proyectos.
#2. ¿Cómo se gestiona una situación en la que es evidente que no se cumplirá la próxima fecha límite de un proyecto?
Si queda claro que no se cumplirá el plazo estimado, evaluaré las tareas y consultaré con mi gerente para hacer sugerencias o recomendaciones.
¿Cuáles son los 4 niveles de priorización de tareas?
La Matriz de Decisión de Eisenhower, también conocida como Matriz Urgente-Importante, divide las tareas en cuatro cuadrantes en función de si son:
- Importante.
- Urgente.
- Importante y sensible al tiempo.
- Ninguno.
¿Cómo priorizar las tareas de manera efectiva?
- Haz una lista de todas tus tareas.
- Determine qué trabajos son realmente críticos (y cuáles pueden posponerse).
- Mantenga un horario que represente sus principales prioridades.
- Prioriza tus proyectos más intensos y de mayor esfuerzo.
- Concéntrese en una tarea a la vez.
¿Cuáles son las 3 formas de priorizar?
Primer Cuadrante: Importante + Urgente.
Segundo Cuadrante: Importancia + No Urgente
Tercer Cuadrante: Sin importancia + Urgente.
Cuarto Cuadrante: No Importante + No Urgente.
¿Cómo prioriza sus tareas Pregunta de la entrevista?
Respondiendo a la pregunta, “¿Cómo priorizas tu trabajo?”
- Describe cómo planeas tu día.
- Describe cómo cambias entre prioridades.
- Hable acerca de cómo establece los plazos.
- Describa cómo mantiene un equilibrio entre el trabajo y la vida.
- Vincule su respuesta a los requisitos del trabajo.
¿Cómo maneja múltiples tareas a la vez Pregunta de la entrevista?
Las mejores respuestas destacan algunas habilidades duras y blandas tangibles. Por ejemplo, podría afirmar que los buenos multitareas hacen que la programación constante se convierta en un hábito. También puede enfatizar que un multitarea competente prioriza constantemente las tareas. Hay numerosas opciones disponibles para usted.
¿Cómo maneja una pregunta de entrevista de gran carga de trabajo?
Cuando se trata de una enorme carga de trabajo, necesitará una estrategia para manejarla. Puedes decir algo como “Todos han tenido que lidiar con una gran carga de trabajo en algún momento de su carrera”. Dar un paso atrás y observar el problema me permite obtener una mayor comprensión e imparcialidad. Anote las actividades que deben completarse y priorícelas de mayor a menor prioridad al comienzo de cada día de trabajo. “Esto no solo mejora su flujo de trabajo, sino que también asegura que complete las actividades más críticas del día”.
¿Cómo prioriza su trabajo como enfermera?
Las enfermeras deben aplicar el principio ABC a la condición de cada paciente. La priorización comienza con la evaluación de los peligros inmediatos para la vida como parte de la evaluación inicial y se basa en el ABC neumónico, dando prioridad a la vía aérea, seguida de la respiración y la circulación (Ignatavicius et al., 2018).
Conclusión
Si bien puede ser tentador realizar múltiples tareas para lograr más, a menudo es preferible concentrarse en una tarea a la vez. Este método garantiza que toda su atención se centre en esa tarea, lo que le permite realizarla de manera eficiente antes de pasar al siguiente elemento de su lista. Cuando no se distrae con otras tareas, puede tener más posibilidades de producir un trabajo de alta calidad. Los empleadores quieren saber que puede priorizar el trabajo según lo que sea urgente y establecer un flujo de trabajo para mantenerse enfocado en lo que se necesita para cualquier tipo de empleo. Quieren saber que interactúas con tu equipo y gestión como parte de su proceso de priorización. Si da una respuesta de entrevista que suena similar a las respuestas de muestra anteriores, les demostrará a los empleadores que es capaz de ser productivo en su lugar de trabajo e identificar lo que es urgente y vital.
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Referencias
