Las herramientas de gestión de eventos son aplicaciones de software que ayudan a los planificadores de eventos a realizar sus tareas de manera más eficiente. Este artículo habla sobre las herramientas de gestión de eventos, sus herramientas gratuitas de código abierto, sus herramientas de información de seguridad, su plataforma de gestión de eventos y sus herramientas de planificación de fiestas.
¿Qué son las herramientas de gestión de eventos?
El software de gestión de eventos puede ayudar a unir los componentes físicos y digitales de las actividades (lugar, equipo, catering, participantes, etc.). Tener toda la información en un solo lugar simplifica la vida de los organizadores y participantes del evento antes y después del evento.
Herramientas gratuitas de gestión de eventos
Aquí están las listas de las siguientes herramientas gratuitas de gestión de eventos a continuación;
#1. Kapów
Kapow es un motor de búsqueda de ubicaciones diseñado para planificadores de eventos corporativos que buscan algo más creativo o único para sus eventos.
#2. Mapa mental
Este programa multipropósito ayuda a los planificadores de eventos a crear un mapa mental virtual de los diseños de sus eventos, listas de tareas pendientes y planes.
#3. lunes.com
Monday.com es otra herramienta de gestión de proyectos que los planificadores de eventos pueden utilizar para asegurarse de que todos estén en sintonía. La diferencia está en cómo lo usarás; su plataforma es más visual y se basa en fotos en lugar de listas para realizar un seguimiento de las posiciones abiertas.
# 4. Wrike
Wrike tiene que ver con la eficiencia, por lo que los planificadores de eventos pueden usarlo para crear proyectos, anticipar y organizar obstáculos e interactuar con grupos grandes, todo en un solo lugar.
#5. Fuente de entradas
Otra herramienta de venta de entradas que ayuda a los planificadores de eventos a organizar, publicitar y vender eventos es TicketSource. Además, los asistentes pueden incluso elegir sus propios asientos, recibir boletos físicos por correo y hacer sus propias pulseras en casa.
#6. aguacate
Avochato es una plataforma de mensajería comercial cuyo objetivo es difundir las comunicaciones en todos los dispositivos móviles y, al mismo tiempo, detectar nuevas oportunidades de venta.
Herramientas de gestión de eventos de código abierto
Estas herramientas de código abierto o de software lo ayudarán con la gestión de eventos. Aquí están las listas de las siguientes herramientas de gestión de eventos de código abierto a continuación;
#1. Anyvita
Anyvite genera invitaciones a eventos que pueden enviarse o colocarse públicamente en un sitio web. Sin embargo, puede personalizarlos cargando su propia imagen o seleccionando patrones prefabricados. Dependiendo de sus confirmaciones de asistencia, puede notificar a los visitantes y agregar un widget de Anyvite a su sitio web una vez que los hayan recibido.
#2. Seguimiento de eventos/Eventos alegres
Jolly Events le permite registrar asistentes en línea mediante un formulario de solicitud personalizado, enviar invitaciones y enviar correos electrónicos de confirmación con códigos de barras. Luego, puede exportar los datos de sus visitantes a Event Track, lo que le permite inscribir invitados en el sitio, registrarlos para programas de eventos específicos, imprimir tarjetas de identificación y validar códigos de barras.
#3. confirmar su asistencia
RSVPify, como se explica en la página principal, está diseñado principalmente para bodas, aunque se puede personalizar fácilmente para cualquier tipo de reunión. Esta opción también ofrece un plan gratuito con hasta 100 confirmaciones de asistencia, una URL personalizable, opciones de personalización, importación de datos y otras características.
#4. Espresso Lite para un evento
Event Espresso Lite es un complemento gratuito de WordPress que es una versión reducida de la edición premium con todas las funciones. Event Espresso Lite, aunque es un complemento gratuito, es una sólida alternativa para los organizadores de eventos que desean integrar su proceso de registro y gestión de eventos con su sitio web de WordPress, lo que resulta en una transición más fluida entre los servicios de gestión de eventos y su sitio principal.
#5. Fusión de boletos
Este software de boletería y boletería está diseñado para pequeños lugares y organizaciones. También le permite vender boletos en línea, incluidos boletos electrónicos con código de barras y tiene capacidades de POS en la taquilla. También puede desarrollar diagramas de asientos y categorías de precios utilizando el diseño basado en plantillas del sistema. También proporciona una interfaz para los que toman boletos para la admisión.
#6. Sistema de conferencia abierta
Este programa fue creado específicamente para conferencias académicas. Puede usar OCS para crear un sitio web de la conferencia, emitir una convocatoria de artículos, enviar documentos fácilmente y registrar participantes. Esta es una de las herramientas de gestión de eventos de código abierto.
#7. OpenConferenceWare
Es una plataforma donde todos pueden listar programas para un evento, crear y editar planes, suscribirse a un feed, ver salas y crear un perfil. Los administradores pueden crear y modificar eventos, establecer plazos para propuestas y gestionar salas y sesiones.
Herramientas de gestión de eventos e información de seguridad
Las herramientas de gestión de eventos e información de seguridad (SIEM) son grupos de software y recursos que proporcionan una visión general clara de la seguridad de los datos de una organización. Las herramientas de administración de eventos e información de seguridad brindan el beneficio de visibilidad en tiempo real en todos los sistemas de seguridad de la información de una organización. Estas son las herramientas de administración de eventos e información de seguridad a continuación;
#1. Gestión de datos de registro
La recopilación de datos de registro está en el centro de la gestión de eventos e información de seguridad. La recopilación, el análisis y la correlación de datos en tiempo real mejoran la productividad y la eficiencia.
#2. Visibilidad en la Red
El motor de análisis SIEM puede obtener información útil sobre los recursos, las direcciones IP y los protocolos al analizar las capturas de paquetes para ver los flujos de la red, revelar archivos maliciosos o el robo de datos de información personal (PI) que fluye a través de la red.
#3. Analítica
Todas las soluciones SIEM proporcionan un nivel diferente de análisis de datos. Las tecnologías de próxima generación, como el aprendizaje automático y la inteligencia artificial, ayudan en la investigación de ataques más sofisticados y complicados a medida que ocurren.
#4. Alertas en tiempo real
Los sistemas SIEM se pueden adaptar para cumplir con los requisitos comerciales específicos mediante la implementación de advertencias y notificaciones predefinidas y escalonadas para numerosos equipos.
#5. Informes y cuadros de mando
Diariamente, pueden ocurrir cientos o miles de eventos de red en algunas empresas. También es fundamental comprender e informar incidentes en una vista personalizable sin demoras.
#6. Cumplimiento de TI
Los estándares de cumplimiento normativo varían mucho entre las organizaciones. Si bien no todas las tecnologías SIEM brindan una cobertura integral de cumplimiento, las empresas en industrias altamente reguladas valoran las auditorías y los informes a pedido por encima de todo.
#7. Integraciones de TI y seguridad
La integración del SIEM con una variedad de flujos de registros de seguridad y no relacionados con la seguridad es el primer paso para mejorar la visibilidad de la organización. Las empresas establecidas se beneficiarán de un SIEM que conecte las inversiones en seguridad y software de TI.
Plataforma de gestión de eventos.
Los eventos personales, como bodas y fiestas de cumpleaños, las actividades corporativas, como las reuniones de networking o las conferencias de la industria, y los grandes eventos, como los conciertos o las ferias callejeras, se pueden gestionar con las herramientas de la plataforma de gestión de eventos.
Muchas herramientas están integradas en la plataforma de gestión de eventos para facilitar el proceso de planificación de eventos, con capacidades que abordan múltiples elementos de la administración de eventos en una única solución. Los eventos a gran escala, como conferencias, festivales, exposiciones comerciales y reuniones de organizaciones profesionales, se pueden gestionar con estos sistemas. Estas soluciones para la gestión de plataformas ayudan a los organizadores de eventos a planificar y gestionar eventos de principio a fin al proporcionar herramientas para el registro de asistentes y/o expositores, procesamiento de pagos, creación de agenda, promoción de eventos, participación de los asistentes y más.
Las herramientas de la plataforma de gestión de eventos suelen incluir software de registro y venta de entradas, así como software de planificación y marketing de eventos. En algunos paquetes también se pueden incluir herramientas como aplicaciones de eventos móviles, software de recuperación de clientes potenciales, software de respuesta de audiencia y/o software de inteligencia de conferencias. Las siguientes son las mejores herramientas de la plataforma de gestión de eventos:
# 1. Wrike
Wrike Event Management proporciona a las empresas una llavero solución para la gestión de todo tipo de eventos, desde la planificación hasta la ejecución. También ayuda a los consumidores incluso con los detalles más pequeños mientras proporciona un resumen completo del evento en general. Además, proporciona una sólida herramienta de colaboración para ayudar a los equipos a completar tareas y cumplir objetivos.
#2. Gerente de proyecto
Combina capacidades de planificación de eventos, gestión de proyectos, comunicación y programación en una única solución potente. También está diseñado para funcionar de manera eficiente mediante el uso de una interfaz centralizada para iniciar fácilmente nuevos eventos, asignar responsabilidades y realizar otras tareas de eventos críticos.
#3. EventMobi
EventMobi es una plataforma de experiencia de eventos móviles que cubre todo el ciclo de vida del evento. Este programa también proporciona un amplio conjunto de herramientas y capacidades tecnológicas que requiere cualquier organizador de eventos. Estos ayudan a garantizar que cada participante reciba el tipo de experiencia que espera.
#4. Eventos en XING
XING Events es un sistema de software de gestión de eventos que está destinado a ayudar a los profesionales de eventos a aumentar su productividad para realizar eventos exitosos. Emplea tecnologías inteligentes y automatización de procesos para ayudar a los organizadores de eventos a aumentar su eficiencia y evitar el agotamiento laboral típico que afecta a los administradores y equipos de eventos.
#5. eventobrite
Eventbrite satisface las demandas específicas de los organizadores de eventos para garantizar una experiencia de organización de eventos fluida. Incluye una gran cantidad de herramientas fáciles de usar para ayudar con las tareas relacionadas con el evento, como la promoción, las entradas, el registro y el pago, así como las actividades posteriores al evento.
Eventbrite está destinado a ayudar a impulsar altas tasas de participación de invitados, ahorro de tiempo y rendimiento e ingresos positivos en general. Con esta solución, puede manejar eventos de manera más eficiente, desde las reuniones más básicas hasta las más complicadas.
¿Cuáles son las principales características que debe buscar en las herramientas de gestión de eventos?
Obviamente, no todas las herramientas que se utilizan para la gestión de eventos son iguales, y los criterios que utiliza para seleccionar la herramienta que mejor se adapta a su empresa dependen tanto de su empresa como del evento. Sin embargo, al buscar el lugar más adecuado para los próximos eventos organizados por su organización, hay algunos factores esenciales a tener en cuenta:
Capacidades de gestión de proyectos
Márketing y promoción
Experiencia e interfaz
Rendimiento e informes
Herramientas de planificación de fiestas
Las herramientas de planificación de fiestas implican la preparación de todos los aspectos de los eventos, como reuniones, convenciones, exposiciones comerciales, ceremonias, retiros o fiestas. Un plan de eventos es un documento vital que detalla todos los aspectos de un evento. Las siguientes son las mejores herramientas para la planificación de fiestas:
# 1. Campamento base
Basecamp es menos atractivo visualmente que Trello, pero ofrece más herramientas para proyectos y equipos más grandes para la planificación de fiestas. Fue una de las primeras aplicaciones de gestión de proyectos y todavía la utilizan muchos organizadores de eventos. Regístrese para una prueba gratuita de 30 días antes de pagar un precio fijo mensual sin tarifas por usuario. Es un programa de administración de proyectos que puede ayudar a los organizadores de eventos a mantener a todo su equipo en una sola página, incluso mientras expanden sus operaciones para manejar múltiples eventos a la vez. Sus listas de tareas son inteligentes, lo que permite a los planificadores traducir ideas complejas en pasos prácticos.
# 2. Documentos de Google
Google Drive no es un sistema de gestión de eventos, pero es una alternativa viable si no desea aprender un nuevo software. Las herramientas de Google Drive son una manera fácil de guardar hojas de cálculo, documentos, presentaciones e imágenes para la planificación de fiestas. Facilita la colaboración con su equipo en un archivo compartido o una hoja de cálculo, especialmente si todos trabajan de forma remota. Puede compartirlos rápidamente con quien quiera sin tener que enviar archivos grandes por correo electrónico.
# 3. Zoom
Las herramientas de reunión de video lo ayudan a programar la planificación de su fiesta, así como a transmitirla por Internet. Incluso si ha estado usando Slack durante mucho tiempo y su equipo ha colaborado en numerosos proyectos, una reunión cara a cara a veces es el mejor método para mejorar su estrategia de gestión de eventos o responder consultas. Zoom le permite reunirse con sus co-creadores o presentar a un grupo mientras trabaja fuera.
¿Qué herramientas de planificación de eventos ha utilizado?
El presupuesto, los horarios, la selección y reserva de sitios para eventos, la obtención de permisos, la organización de la cocina, la organización del transporte, el desarrollo de un tema, la preparación para eventos, etc., forman parte de la planificación de eventos. A continuación se muestran las herramientas utilizadas:
- Asista a un seminario web.
- Google Drive.
- Flojo/Skype.
- Software para la Gestión de Eventos Digitales de Swift.
- Trello.
¿Cuáles son las 5 CS de la gestión de eventos?
Los 5cs son a saber;
- Concepto
- Coordinación
- Control
- Culminación
- Cerrar.
¿Cuáles son los 7 elementos clave de la gestión de eventos?
Los siguientes son los siete componentes esenciales de la gestión de eventos:
infraestructura para un evento
- Público
- Asistentes
- Organizadores
- Información
- Medios
- Infraestructura para Eventos Especiales
¿Cuáles son las 4 CS de la gestión de eventos?
Son;
- curada
- COLORFUL
- Conveniente
- cognitivo.
¿Qué son las herramientas de planificación de eventos?
Las herramientas de gestión de proyectos, las herramientas de comunicación, las herramientas de gestión de eventos y las aplicaciones forman parte del conjunto de herramientas de planificación de eventos. Estos recursos suelen ser programas o plataformas en línea diseñados para ayudar con la preparación de eventos. Puede organizar y administrar un maravilloso evento fuera de línea o en línea con la ayuda del software de planificación de eventos.
¿Mi empresa necesita utilizar herramientas de planificación de eventos?
Tendrá más éxito si tiene una herramienta de gestión de eventos a su lado, independientemente del tipo de evento que esté planeando su empresa.
Para un enfoque completo de la gestión de eventos corporativos, debe utilizar un software de gestión de eventos que le ayude a planificar y llevar a cabo su evento.
Además, estas herramientas ofrecen oportunidades incomparables para la gestión y adquisición de datos. Le permiten seguir optimizando y mejorando sus eventos empresariales.
¿Cuáles son las 7 etapas de la planificación de eventos?
Las siete etapas son:
Determina tus objetivos.
Selecciona una ubicación.
Hacer una cita.
Crea una estrategia.
Envío de invitaciones
El día del evento.
Evaluar.
¿Cuáles son las 5 E de la planificación de eventos?
Las cinco E son las siguientes;
- Elements
- Esenciales
- El ambiente natural
- Energía
- Emociones
Conclusión
Cada individuo quiere un buen evento y comienza a pensar en qué hacer para que el evento sea exitoso. Tener conocimiento de las herramientas de planificación de eventos es bueno o convertirse en un planificador de eventos es aún mejor, porque ayuda a administrar su evento correctamente. Este artículo enseña acerca de las herramientas de gestión de eventos.
Preguntas frecuentes sobre herramientas de gestión de eventos
¿Cuáles son los 6 elementos clave de la gestión de eventos?
Antes de que un evento pueda tener éxito, debe tener estos aspectos principales de los eventos, que incluyen:
- Infraestructura de eventos.
- Público objetivo.
- Clientes.
- Organizadores de eventos.
- Lugar de encuentro.
- Medios, comunicar y proporcionar información.
¿Cuáles son los 7 hechos del diseño de eventos?
- Espacio.
- Líneas.
- Formularios.
- Luz.
- Color.
- Textura.
- Patrón.
¿Cómo se inicia un evento?
- Elija su mercado/fuerza de planificación de eventos
- Adquirir conocimientos y experiencia en planificación de eventos
- Elija la mejor entidad comercial para su empresa.
- Crea un plan de negocios
- Obtener Seguro Comercial
- Crear un programa de tarifas del comité de planificación de eventos
- Establezca sus servicios de planificación de eventos
- Cree su red de proveedores y recursos de personal
- Concéntrese en el desarrollo comercial y el marketing para su empresa de eventos
- Obtenga financiamiento para su empresa
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Referencias
