Cada aspecto de la gestión empresarial en cualquier organización, independientemente de su tamaño, requiere la creación, negociación y gestión de contratos. Sin embargo, la gestión de contratos es una rama descuidada de la gestión empresarial. Los gerentes constantemente tienen conversaciones y encuentran problemas con los miembros de su personal, y algunos de estos, naturalmente, involucran el pago. La gestión de contratos generalmente surgirá en algunas de estas discusiones. CM implica el proceso de supervisión de los contratos, desde su establecimiento hasta la ejecución de la parte elegida y la cancelación final. Para maximizar el desempeño operativo y financiero y para identificar y reducir el riesgo financiero y reputacional debido al incumplimiento de los términos del contrato, las operaciones clave incluyen análisis de desempeño contra las condiciones del contrato. Por lo tanto, es importante comprender los conceptos básicos del proceso de gestión de contratos y el ciclo de vida. Siga leyendo para obtener más información, ya que también explicamos el software CM y la agencia de gestión de contratos de defensa.
¿Qué es la gestión de contratos y sus ejemplos?
La gestión de contratos es el proceso de supervisión de acuerdos legalmente vinculantes desde su inicio hasta su finalización. Dependiendo de quién esté a cargo de qué parte, las tareas en cuestión pueden ser administrativas o estratégicas. Las empresas pueden beneficiarse enormemente de mejores resultados y una mayor realización de valor de sus contratos si se administran de manera efectiva.
Los niveles de visibilidad, control y cumplimiento de su empresa se verán afectados en última instancia por la forma en que gestiona sus contratos. Esto también incluye la tecnología que emplea y la colaboración entre equipos. El éxito total de su empresa estará determinado por la solidez de estos pilares. Por lo tanto, es importante tener esto en cuenta al desarrollar a sus empleados, operaciones y tecnologías.
Proceso de gestión de contratos
Aunque hay muchos aspectos diferentes que componen la gestión de contratos, podemos simplificar el proceso dividiéndolo en cinco fases distintas. Estas cinco fases distintas son creación, colaboración, firma, seguimiento y renovación.
Dentro de las etapas, podemos distinguir aún más entre pasos particulares. Todo el procedimiento se puede dividir en nueve fases, cada una de las cuales contribuye a una de las cinco etapas generales. Cuando llega el momento de una nueva ronda de contratos, esto simplifica el manejo de la crisis de fin de trimestre que ocurre con frecuencia. Los pasos para cada nivel son los siguientes:
Primera Fase: Creación
#1. Solicitudes iniciales
Esto básicamente tiene que ver con encontrar contratos y documentación relevante para respaldar el objetivo del contrato. La solicitud inicial marca el comienzo del primer paso en el proceso de CM.
Redactar un contrato a mano lleva tiempo, pero el uso de herramientas de gestión de contratos automatizadas puede agilizar el procedimiento de forma significativa.
Segunda Fase: Colaboración
#3. Negociaciones de contratos
Los empleados deben poder revisar diferentes borradores del contrato una vez que esté escrito y marcar cualquier diferencia para acortar el proceso de negociación.
Tercera Fase: Firma
#4. Aprobación del contrato
La etapa que experimenta más cuellos de botella es la obtención del permiso de gestión. Los usuarios pueden evitar esto mediante el diseño de flujos de trabajo de aprobación personalizados que incluyen aprobaciones paralelas y secuenciales y mantienen un flujo rápido de decisiones.
#5. Ejecución del Contrato.
Mediante el uso de firmas electrónicas y capacidades de fax, los usuarios pueden administrar y acelerar el proceso de firma al ejecutar el contrato.
Cuarta Fase: Seguimiento
#6. Gestión de Obligaciones
Para asegurarse de que las partes interesadas clave cumplan los objetivos y que el valor del contrato no disminuya durante las primeras etapas de expansión, esto requiere una gestión intensiva del proyecto.
#7. Revisiones y Enmiendas
Puede ser un desafío reunir toda la documentación necesaria para la primera preparación del contrato, por lo que puede haber fallas. Por lo tanto, deben existir sistemas para modificar el contrato inicial cuando se descubren elementos que fueron ignorados durante esta etapa.
#8. Auditoría e informes
La gestión de contratos no implica crear un contrato y archivarlo inmediatamente sin más consideración. Las auditorías de contratos son cruciales para identificar el cumplimiento de las disposiciones del contrato por parte de ambas partes y cualquier problema potencial.
Última Fase: Renovación
#9. Renovando
Las técnicas manuales de administración de contratos pueden provocar la pérdida de ingresos corporativos y la pérdida de opciones de renovación. Sin embargo, una organización puede encontrar posibilidades de renovación y luego redactar nuevos contratos automatizando el procedimiento.
Las nueve fases de la gestión de contratos constituyen una gran parte del proceso. En general, la gestión de la vida del contrato es fundamental. Por lo tanto, los gerentes de contratos deben estar atentos a posibles modificaciones o violaciones de los contratos cuando varios tipos de contratos pasan por sus diversas etapas. Podría valer la pena hacer cambios en un contrato si un empleado o empresa no está satisfecho con él. Por lo tanto, es crucial mantener las responsabilidades contractuales y al mismo tiempo garantizar la satisfacción de ambas partes del acuerdo.
La gestión del ciclo de vida es crucial en varios puntos a lo largo del proceso de gestión de contratos. Al administrar contratos, es crucial tener en cuenta el desempeño del proveedor y la evaluación de riesgos. Por ejemplo, es posible que deba revisar el contrato o imponer ciertas medidas disciplinarias si un proveedor no cumple con sus responsabilidades contractuales.
¿Cuáles son las tres etapas de la gestión de contratos?
Las tres etapas básicas de la gestión de contratos son;
- Pre-adjudicación, o el período de tiempo entre la solicitud, el desarrollo y el acuerdo de una oferta de servicio.
- Premio, cuando la oferta acordada esté sujeta a discusión y aprobación; y
- Post-adjudicación, donde el contrato comienza su fase de gestión del desempeño antes del cierre.
¿Qué es la gestión de contratos y su importancia?
La administración de contratos es crucial, ya que la forma en que gestione sus acuerdos desde el principio hasta la conclusión afectará el resultado. La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) es un método que puede ayudar a las empresas a aprovechar al máximo sus contratos, todo ello respetando la ley y manteniendo el control sobre sus interacciones con terceros o con terceros.
La frase “Sin sorpresas” resume el objetivo de una buena gestión de contratos. Cuando todo va bien, todos son conscientes de sus responsabilidades y de cuándo deben cumplirlas. Por lo tanto, su empresa siempre podrá saber lo que se avecina, prepararse con confianza para las auditorías y demostrar fácilmente que cumple con las normas.
Además, todas las partes de la empresa y las partes interesadas estarán en la misma página una vez que pueda establecer prácticas de CM estandarizadas y colaborativas en toda su organización. Su empresa puede así contar con el logro constante de los objetivos que se ha comprometido, así como con posibilidades de fortalecer su posición.
¿Cuáles son los 4 tipos de contratos?
En general, los contratos pueden clasificarse según sus funciones principales o el tipo de trabajo para el que se necesitan;
- Contrato unilateral
- Contractó bilateral
- contrato ejecutado
- contrato ejecutorio.
¿Cuáles son los cuatro componentes de la gestión de contratos?
La gestión de contratos es una tarea multifacética que implica muchas acciones diferentes. Pero hay cuatro componentes clave que componen las actividades principales.
- Establecer la gobernanza y el equipo de CM.
- Planificación, establecimiento y ejecución de la administración de contratos.
- Gestión de relaciones.
- Gestión del rendimiento.
¿Cuáles son los tipos de gestión de contratos?
Los contratos pueden adoptar numerosas formas, y hay muchos tipos diferentes que se pueden utilizar para la gestión de proyectos y otros fines. En el campo de la gestión de proyectos, algunos de los tipos de contratos que son más útiles son:
- Contratos de precio fijo
- Contratos de reembolso de gastos
- Contratos de tiempo y materiales.
También hay;
- contratos implícitos
- Contratos de precio unitario
- Contratos unilaterales
- contratos expresos y
- Contratos bilaterales.
Software de gestión de contratos
No hay negocio demasiado grande o demasiado pequeño que no necesite redactar, negociar y administrar contratos con regularidad. Sin embargo, toma tiempo y es propenso a los errores habituales de ingreso de datos en cada etapa. El software de gestión de contratos puede ayudar a acortar la duración de los contratos y reducir la probabilidad de auditorías y pérdidas financieras. Sin embargo, ¿qué es exactamente el software de gestión de contratos?
¿Qué es el software de gestión de contratos?
El software de gestión de contratos es un tipo de tecnología creada para simplificar y automatizar el proceso de las organizaciones.
Al automatizar el trabajo tedioso que a menudo se requiere en el flujo de trabajo de un contrato, el software de CM facilita que los equipos legales y de negocios redacten, negocien, firmen, renueven e informen sobre contratos comerciales.
El software de gestión de contratos permite que los equipos manejen todos los aspectos de un contrato sin tener que cambiar entre aplicaciones separadas. Esto se debe a que se puede acceder a todo su conjunto de herramientas a través de una única interfaz.
¿Quién hace uso del software CM?
Las organizaciones que desean expandir sus actividades de contratación pero que no pueden permitirse contratar a más personas recurren al software de gestión de contratos.
Esto indica que las organizaciones con altas tasas de crecimiento y volúmenes de contratos en aumento son las que más se beneficiarán del uso de CMS.
Los departamentos legal, comercial, financiero, operativo y de recursos humanos son solo algunos de los departamentos internos que pueden beneficiarse del uso del CMS de la empresa.
¿Cuál es el mejor software de CM?
Los 6 mejores software de gestión de contratos para 2023;
- PandaDoc
- Contrato de trabajo
- Concord
- DocuSign
- Proscrito
- Guijarro
- agiloft
- Conga
¿El CMS ayuda con las búsquedas y los informes?
El software diseñado específicamente para administrar y organizar contratos es invaluable cuando se trata de encontrar acuerdos específicos o compilar informes sobre ellos. Estas herramientas de gestión de contratos ayudan a simplificar el archivo, la consulta, la visualización y la generación de informes de los acuerdos contractuales.
¿Es seguro el software de gestión de contratos?
La nube digital proporciona un refugio seguro para sus contratos, y el software de gestión de contratos hace precisamente eso. Con el software CM, sus acuerdos tienen un refugio seguro que cuenta con controles de acceso granulares, registros de documentos centralizados y opciones de seguridad adicionales.
Ciclo de vida de la gestión de contratos
La gestión del ciclo de vida del contrato se ocupa del proceso de aplicar ideas y prácticas de gestión de contratos pertinentes a lo largo del ciclo de vida del contrato que abrirán posibilidades de recuperar el control, garantizar el cumplimiento, restaurar la visibilidad y desarrollar conexiones más profundas con sus proveedores contractuales.
Básicamente, hay siete fases principales que componen el proceso de gestión del ciclo de vida del contrato;
- Comienzo
- Negociación
- Ejecución
- Puesta en Marcha
- Operación
- Renovación
- Liquidación
Agencia de Gestión de Contratos de Defensa
La Agencia de Gestión de Contratos de Defensa (DCMA) es una organización del gobierno federal de los EE. UU. que responde al Subsecretario de Defensa para Adquisiciones y Mantenimiento. El Departamento de Defensa (DoD) y otros departamentos gubernamentales aprobados, está a cargo de administrar los contratos. Su oficina principal está en Fort Lee, Virginia. Los contratos para ventas militares en el extranjero a veces son manejados por DCMA.
El Departamento de Defensa, la Administración Nacional de Aeronáutica y del Espacio, así como varios otros gobiernos y agencias federales, estatales, extranjeras e internacionales, confían en la Agencia de Administración de Contratos de Defensa para administrar sus contratos. Su objetivo es garantizar que los contratos se lleven a cabo a tiempo y dentro del presupuesto.
La administración de contratos del Departamento de Defensa se ha investigado y cambiado durante mucho tiempo. El Secretario de Defensa ordenó un estudio para analizar todo el procedimiento de contratación del Departamento de Defensa a principios de la década de 1960. Los resultados del “Proyecto 60”, que combinó la gestión de contratos y la auditoría, mostraron una variedad de ventajas. En ese momento, había un grado significativo de duplicación de trabajo porque cada departamento de defensa y la rama militar manejaban y auditaban sus propios contratos. Finalmente, la Agencia de Logística de Defensa asumió una gran parte de las funciones de CM (DLA). Sin embargo, los servicios militares continuaron supervisando los programas clave de adquisición de sistemas de armamento.
Procesamiento de resúmenes de entrada de agencias de gestión de contratos de defensa
El Entorno Comercial Automatizado es utilizado por la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza de EE. UU. para procesar las importaciones para las que se reclama el estado libre de impuestos según el Programa de Aranceles Armonizados de la subpartida de impuestos de los Estados Unidos 9808.00. (en adelante, la Agencia de Gestión de Contratos de Defensa [DCMA]).
Cuando los suministros están certificados por el Comisionado de Aduanas, las entradas DCMA permiten el manejo libre de impuestos de bienes para los departamentos militares. Las reglamentaciones de mantenimiento de registros 19 CFR secciones 111 y 163 siguen vigentes. Después de que los productos DCMA ingresaron a la jurisdicción de la Aduana de los EE. UU., el importador aún está obligado a mantener un registro completo de toda la información relacionada con esas entradas durante cinco años más y dar acceso a la CBP a cualquier información que tenga en su poder si así lo solicita.
Conclusión
La gestión de contratos se ocupa del proceso de gestión de la formulación, ejecución y análisis de contratos. Su objetivo es aumentar el rendimiento operativo y financiero de una organización mientras se reduce el riesgo financiero. Las organizaciones están cada vez más presionadas para ahorrar gastos y aumentar la productividad. La necesidad de un sistema CM eficiente y automatizado se ve facilitada por el hecho de que la administración de contratos tiende a ser un aspecto particularmente lento de una empresa.
Cuando pueda implementar procedimientos de CM estandarizados y colaborativos en toda su empresa, no solo todas las partes de la empresa irán con una sola voz, sino que también todas las partes interesadas estarán en la misma página. Como resultado, su empresa tiene buenas posibilidades de cumplir con regularidad los objetivos acordados y desarrollar nuevas ventajas.
Artículos Relacionados
- HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE CONTRATOS: Qué es, herramientas gratuitas y aplicación
- OPORTUNIDADES DE NEGOCIO: ¡Más de 31 selecciones que puede comenzar ahora! (+ Consejos Gratis)
- SERVICIOS DE MARKETING: Servicios y Contratos de Marketing Digital
- Sistemas de Gestión de Cartera: Definición y guía de los Procesos
- CONTRATO DE TRABAJO: Definición, Guía, Méritos y Deméritos
Referencia
