La principal responsabilidad de un gerente de proyecto es supervisar todas las etapas de los proyectos de una empresa y garantizar su conclusión efectiva. Crean documentación para informar a las partes interesadas, dirigir a los miembros del equipo y establecer la duración de un proyecto. También pueden desarrollar planes de gestión de cambios para adaptarse a los cambios en las operaciones y cronogramas del proyecto.
Este artículo define el proceso de control de cambios, examina por qué es importante en la gestión de proyectos, explica cómo implementarlo y proporciona consejos de gestión.
¿Qué es el control de cambios en la gestión de proyectos?
El control de cambios es un proceso que detecta, registra y aprueba cualquier cambio esencial que ocurra en un proyecto para evitar interrupciones innecesarias.
Los esfuerzos de cambio a escala, como la transformación digital, requieren la cooperación total de varias organizaciones y equipos, lo que presenta obstáculos adicionales para los gerentes de proyectos. Estos tipos de esfuerzos requieren métodos de control estrictos y sistemáticos.
Una de las funciones clave de la gestión de cambios es minimizar los cambios no aprobados, lo que ayuda a reducir los errores. Además, los directores de proyectos pueden hacer un mejor uso de los recursos disponibles mediante la adopción de un proceso de control de cambios planificado e integrado.
Los beneficios del proceso de control de cambios
Un proceso de control de cambios eficiente en la gestión de proyectos puede ser muy valioso para su empresa. Las empresas pueden aumentar la productividad del personal mediante el uso de un proceso de gestión del cambio de vanguardia y la promoción del trabajo en equipo colaborativo y la comunicación del cambio. Aquí hay una lista de las ventajas del proceso de gestión del cambio.
- Los gerentes de proyecto aprenderán sobre la necesidad de cambio durante la fase de planificación del cambio y tendrán tiempo para considerar el mejor curso de acción.
- Reducir el riesgo asociado con cada modificación;
- Capacidades superiores de reducción de costos y mitigación de riesgos;
- Hacer ajustes toma menos tiempo;
- Los cambios se pueden realizar con menos influencia en el cronograma del proyecto porque las solicitudes se considerarán y gestionarán de acuerdo con el cronograma del proyecto.
¿Cuáles son los diferentes tipos de control de cambios?
La gestión del cambio se divide en dos categorías:
- Cambios inesperados
- cambios de trabajo
Los cambios inesperados requieren una acción rápida. Por ejemplo, un cambio imprevisto es cuando un producto se retira del mercado debido a una dificultad inevitable.
Las modificaciones planificadas, por otro lado, se llevan a cabo con una preparación minuciosa, un análisis de riesgos y el cumplimiento de un plazo estricto. Un cambio planificado tiene el objetivo específico de preparar a la organización oa un equipo específico dentro de la organización para nuevas metas u objetivos. Los cambios en la cultura de la empresa, la estructura interna, los procesos o cualquier otra característica son ejemplos de ello.
Elementos clave del proceso de control de cambios
#1. Solicitudes de cambio
Si desea actualizar algo sobre su proyecto, debe enviar una solicitud de cambio. Este documento resume las modificaciones propuestas, así como su justificación principal. Las solicitudes de cambio pueden ser enviadas por cualquier persona involucrada en un proyecto, ya sea interna o externamente.
#2. Tablero de control de cambios
El objetivo de una junta de control de cambios es revisar y decidir sobre los cambios propuestos a un proyecto a intervalos regulares. Si se autoriza la solicitud de cambio, se puede generar una orden de cambio.
#3. Cambio de orden
Si la junta de control de cambios aprueba la modificación solicitada, la junta y los clientes o partes interesadas afectados deben firmar una orden de cambio. Los términos mencionados originalmente en el contrato serán modificados y ambas partes están de acuerdo con estas revisiones.
#4. Cambio de registro
Un registro de cambios es una herramienta utilizada en la gestión de cambios para realizar un seguimiento de los cambios realizados en el plan o acuerdo de un proyecto. Un registro de cambios bien definido debe ser accesible para todos los gerentes de proyecto.
Los pasos del proceso de control de cambios
Un flujo de proceso de gestión de cambios típico consta de cinco pasos. Consulte las fases del proceso de gestión del cambio a continuación para construir e implementar de manera efectiva el plan de acción adecuado.
Paso #1: Identificar la necesidad de cambio
Cualquier parte interesada puede realizar un cambio identificando la necesidad del cambio y explicándolo en un formulario de solicitud de cambio de proyecto. Un formulario de solicitud de cambio iniciado por cualquier miembro del equipo debe incluir la siguiente información:
- El título del proyecto
- Fecha
- Descripción de la solicitud
- Solicitado por
- cambiar el dueño
- Los efectos del cambio
- Se prorroga
- Prioridad
- Comentarios
Paso 2. Evaluar la solicitud de cambio
Como administrador de proyectos, debe rechazar o cancelar cualquier solicitud de modificación que no sea legítima.
Luego, debe determinar qué recursos se requerirán para realizar el análisis de la solicitud de cambio.
Luego, evalúe inmediatamente los resultados probables y modifique el formulario de solicitud según sea necesario.
Las solicitudes de revisión rechazadas deben suspenderse por el momento.
Paso 3. Analizar la solicitud de cambio
Asigne la solicitud de modificación a un miembro calificado del personal para su evaluación.
Este análisis debe repetirse teniendo en cuenta el cambio diferido.
Etapa 4. Realizar la solicitud de cambio
- Determine el riesgo y la complejidad del cambio antes de aprobarlo.
- Antes de la aprobación final, evalúe el impacto del cambio.
- Analizar los Impactos del Cambio y presentar una solicitud de revisión a las autoridades correspondientes.
Paso #5: Cierre la solicitud de cambio
- Se deben revisar las prácticas y procedimientos para la gestión de proyectos.
- Es fundamental mantener a todos informados sobre los desarrollos.
- Verifique la solicitud de cambio de estado periódicamente.
- Mantenga un registro del resultado de la solicitud de cambio.
- Detener la solicitud de cambio.
Diferentes factores del proceso de control de cambios
Hay seis partes principales en los diversos aspectos de un proceso de control de cambios del proyecto. La alineación del liderazgo, la comunicación, la participación de las partes interesadas, el impacto del cambio, la preparación, la capacitación y el diseño de la organización son ejemplos de estos.
#1. Coordinación de Liderazgo
La alineación del liderazgo no debería ser difícil. El patrocinador del proyecto generalmente proporciona el resumen original y analiza los beneficios, por lo que ya debería estar a bordo. Sin embargo, mantener a los empleados entusiasmados y comprometidos con el proyecto puede ser difícil si están bajo mucha presión y sus prioridades cambian constantemente.
Los gerentes de proyecto frecuentemente asumen que otros altos ejecutivos involucrados en el proyecto tienen los mismos puntos de vista que el patrocinador del proyecto o están de acuerdo con los objetivos del proyecto. Si no lo son, es fundamental contar con su ayuda porque los miembros de su equipo senior tendrán un impacto en otras partes interesadas.
#2. Análisis de las partes interesadas
Es fundamental hacer un análisis de las partes interesadas al comienzo de un proyecto. Le permite ubicar y conocer a las partes interesadas del proyecto, agruparlas y crear planes de compromiso para cada grupo.
La participación de las partes interesadas es un componente crítico del cambio y debe mantenerse a lo largo de un proyecto e incluso después para que el cambio se mantenga. Los grupos de partes interesadas y los planes para involucrarlos deben revisarse y actualizarse en varias etapas a lo largo del proyecto.
# 3. Comunicación
El aspecto más crítico es la comunicación. Un gerente de proyecto debe determinar qué canales de comunicación son accesibles y luego tomar las medidas necesarias para usarlos. Quieres despertar el interés de la gente en tu proyecto. Las personas inventarán sus propias verdades si no pueden comunicarse entre sí. Entonces, si quieres decir algo, dilo. Declara si tienes o no algún conocimiento nuevo.
#4. Cambio de impacto y preparación
Change Impact and Readiness es un aspecto crítico del proceso de gestión de cambios. Está determinado por cuánto afecta el cambio a las partes interesadas y cuán preparados parecen estar para hacer el ajuste. Las actividades de preparación, como una lista de verificación de preparación y un sistema de seguimiento del estado de preparación, brindan información sobre la capacidad del grupo para implementar el cambio y reducen los riesgos de entrega.
Como gerente de proyecto, debe garantizar que las organizaciones a cargo de implementar las modificaciones puedan responder sus preguntas de preparación con precisión. Si dicen que están listos pero no lo están, tendrás problemas con la entrega más adelante. Cuando no se alcanzan los niveles de preparación proyectados, se deben emplear planes de cambio para limitar el daño del proyecto.
#5. Capacitación y Adhesión a la Estructura Organizacional
Se requiere capacitación para ayudar con la adopción y la integración donde se han identificado brechas de conocimiento. Esto podría ser tanto de naturaleza tecnológica como conductual. La forma ideal de capacitar será uno a uno, en grupos, a través de programas de "capacitación de capacitadores", guías de capacitación o en un entorno remoto o controlado, según el tipo de cambio y la cantidad de personas involucradas.
Es posible que las empresas o los equipos afectados por el cambio deban crear nuevas estructuras organizativas o realizar cambios en las existentes para adaptarse a la transición. Deben completarse los análisis "tal como es" y "por ser", así como los procedimientos asociados y las descripciones de puestos.
El diseño de la organización puede no ser parte del proyecto, pero es necesario para que funcione. Esto significa que el trabajo de diseño debe ocurrir simultáneamente con la actividad principal del proyecto, y cualquier ajuste debe realizarse antes o incluso durante la fecha de entrega del proyecto.
Cómo implementar el control integrado de cambios en la gestión de proyectos
#1. Crear un sistema de gestión de cambios:
Defina qué constituye y qué no constituye una solicitud de cambio. Por ejemplo, agregar un paso adicional a una fase del proyecto que no tomará demasiado tiempo y no interferirá con su cronograma no requerirá una solicitud de modificación, pero agregar un paso adicional que interferirá con la fecha límite sí lo hará. Determinar el proceso para enviar, aprobar y actualizar solicitudes.
#2. Crear procedimientos de gestión de cambios:
Asigne un líder a este proceso que se comunicará con las partes interesadas, supervisará el progreso y mantendrá a todos actualizados. También responderán a las solicitudes de modificación con respuestas preestablecidas para mantener el proceso en marcha. Incluya un desglose de cómo el cambio propuesto influiría en el presupuesto, el tiempo, los riesgos, las partes interesadas, los consumidores y los miembros del equipo.
#3. Anote el impacto de los posibles cambios:
Utilice un gráfico para trazar el área afectada por la solicitud de cambio. Incluyendo el dinero, el calendario, los recursos y la calidad. Luego, defina la modificación, así como cualquier consulta preliminar que usted o los miembros del equipo puedan tener al respecto. Después de eso, calcule el impacto utilizando KPI para cada región. Por ejemplo, si el presupuesto se ve afectado, calcule la consecuencia probable utilizando el dinero que se perdería o ganaría si se acepta el cambio.
Si no lo ha hecho anteriormente, haga una lista de todas las tareas relacionadas con el proyecto. Verifique la solicitud de modificación con la lista de tareas para ver si hay algún conflicto. Incluso puede descubrir una superposición significativa, lo que le permitiría combinar o quizás eliminar algunas de sus cargas actuales si se implementa el cambio.
#4. Borrador de plantillas:
Al automatizar su proceso de gestión de cambios, ahorrará tiempo comunicando cada nueva fase. Si más de una persona supervisa el proceso, también ayudará a otros miembros del equipo a seguir un protocolo coherente. Cree una plantilla de admisión, procesamiento, aprobación y próximas acciones.
Herramientas para el proceso de control de cambios
Los gerentes de proyecto requieren acceso a las herramientas de control de cambios para establecer un plan efectivo para la gestión de cambios. Debe buscar las siguientes herramientas en su software de control de cambios según la naturaleza del flujo de trabajo de su proyecto.
#1. Mapas de procesos/Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo y los mapas de procesos son excelentes herramientas para el mapeo de la gestión del cambio. Permite a todas las partes interesadas, ya sean internas o externas al proyecto, obtener una comprensión integral del proceso.
Un diagrama de flujo es simple de construir y mantener. Un diagrama de flujo permite a los gerentes de proyecto trazar el estado actual del proceso organizacional, actualizar el ciclo de gestión de cambios y agregar o eliminar solicitudes de cambio según la aprobación de la junta de control de cambios.
#2. La Evaluación ADKAR
El acrónimo ADAKAR significa Conciencia, Deseo, Conocimiento, Habilidad y Refuerzo. En la gestión del cambio, el análisis ADKAR se utiliza como técnica de formación para garantizar que todos los participantes del proyecto crean y apoyen el cambio. Denota un conjunto de objetivos para los líderes de equipo. Los planes están destinados a llevar a cabo las mejoras previamente acordadas. Los gerentes de producto pueden lograr estos objetivos al
- Concienciación,
- Reactivar la disposición de los empleados a participar,
- Proporcionar los conocimientos necesarios,
- Aumento de la capacidad,
- Hacer que los ajustes se mantengan.
#3. Análisis de campos de fuerza
Como gerente de proyecto, usar un análisis de barreras y ayudas o un análisis de campo de fuerza puede ayudarlo a tomar mejores decisiones. Es una técnica valiosa para comprender por qué las partes interesadas apoyan o se oponen a una idea de cambio.
#4. Mapa cultural
Una herramienta de mapa cultural se usa a menudo para representar cómo las reglas, los valores y el comportamiento de los empleados de la empresa influyen en la cultura de la empresa. Permite a los gerentes de productos ubicar información crítica para las iniciativas de cambio. Un mapa cultural puede ayudarlo como gerente de proyecto a identificar los habilitadores positivos en su equipo. Como resultado, es más fácil asignar la responsabilidad a la persona adecuada, garantizando que el proyecto enfrente la menor cantidad de riesgo.
Además de estos, los gerentes de proyecto pueden usar una variedad de otras herramientas para mejorar la gestión del cambio.
Plantillas de proceso de control de cambios 2023
Cuando se trata de ejecutar cambios correctamente, las plantillas de proceso de control de cambios son muy importantes. Dependiendo de la naturaleza de los cambios, los equipos de gestión de proyectos pueden emplear una variedad de plantillas de control de cambios. Echemos un vistazo a algunas plantillas de control de cambios populares.
#1. Cambiar plantilla de propuesta
Incluso si el cambio ya se ha aceptado, una plantilla de propuesta de cambio lo ayudará a determinar el "por qué" detrás del cambio. Una vez que haya completado esta plantilla, podrá explicar por qué el cambio es importante y ayudar a otros a hacer lo mismo.
Componentes importantes:
- Los cambios que se han propuesto
- La razón detrás del cambio.
- Resultados que se esperan
- Tiempo estimado
- Coste estimado
- Cualquier otra consideración
#2. Cambiar la plantilla del plan de comunicación
Una estrategia de comunicaciones es un componente esencial de cualquier plan. Las personas afectadas por un cambio son, en última instancia, responsables de su éxito, por lo que es fundamental desarrollar un plan para comunicar el cambio. Una plantilla de plan de comunicación de cambio ayudará en la ejecución de la estrategia.
Elementos a considerar:
- Modelo de gestión del cambio
- Líder de cambio
- Eventos relacionados con la comunicación
- Fecha de comunicación
- Público
- Método de comunicación
#3. Formulario de análisis de cambios
Cada fase del proceso de gestión del cambio se compone de varios pasos más pequeños. Los gerentes de proyecto deben examinar minuciosamente cada uno de estos procesos. Una plantilla de análisis de cambios ayuda en el monitoreo e implementación efectivos de los cambios.
Elementos a considerar:
- Modelo de gestión del cambio
- Fecha de análisis
- Problemas encontrados
- Éxitos
- Pasos requeridos
Mejores prácticas para el proceso de control de cambios
#1. Utilizar software de gestión de proyectos.
El uso de software de gestión de proyectos y control de cambios para garantizar que sus procedimientos de control de cambios funcionen sin problemas es un método maravilloso para garantizar que sus procesos de control de cambios funcionen correctamente.
El software creado expresamente para la gestión de proyectos puede proporcionar varios beneficios, como una mejor comunicación, programación a tiempo y una mayor utilización de los recursos disponibles. Mediante el uso de herramientas de software colaborativo, los miembros del equipo pueden comprender mejor sus funciones y los objetivos generales del equipo. Los siguientes son algunos ejemplos de software que ayudan al trabajo colaborativo:
- Trello
- proyecto microsoft
- Campamento libre
- Colmena
- Asana
#2. Reconocer los peligros potenciales
El riesgo de gestión de proyectos se puede definir como cualquier cosa que podría impedir que el proyecto alcance sus objetivos. Los gerentes de proyecto examinan rutinariamente los posibles riesgos del proyecto durante el proceso de gestión del cambio. Solo entonces podrán desarrollar estrategias efectivas de gestión del cambio que tendrán el menor impacto negativo en el negocio.
La identificación, evaluación y mitigación de riesgos son componentes críticos de la gestión eficaz del cambio. La creación de un sistema de gestión de cambios eficiente permite a las empresas anticipar y superar fácilmente posibles obstáculos.
#3. Hacer un Plan de Control de Cambios.
Al agregar cambios a un proyecto, un plan de control de cambios bien pensado puede aumentar la producción y reducir el tiempo perdido. Esto se debe al hecho de que tener un enfoque de gestión sólido puede ayudar a un gerente de proyecto a anticipar problemas, crear alternativas y prepararse para cualquier eventualidad. Con estos planes, establecer un gran cambio en una organización puede ayudar con la reducción de costos y la programación al tiempo que garantiza que no haya una influencia negativa en otros elementos operativos.
#4. Utilice un formulario de solicitud de cambio, así como un registro de cambios.
Un formulario de solicitud estandarizado simplifica el proceso de seguimiento, análisis e implementación de solicitudes de cambio. Al proporcionar a los miembros del equipo un marco coherente a seguir cuando solicitan un cambio, las plantillas de control de cambios pueden garantizar un proceso de control de cambios eficaz. También ayuda a los directores de proyectos a realizar un seguimiento de las solicitudes de cambio y los cambios anteriores.
¿Cuál es la distinción entre gestión de cambios y control de cambios?
Después de una transición organizacional, la gestión del cambio es un proceso de análisis, ajuste y adaptación a nuevos estándares. El control de cambios, por otro lado, es un subconjunto de la gestión de cambios que genera, analiza, gestiona y genera una hoja de ruta o un plan de implementación de cambios.
¿Cómo maneja la gestión del cambio en un proyecto?
Para administrar de manera efectiva el control de cambios en un proyecto, los gerentes de proyecto pueden usar una plantilla de control de cambios y mantener un ojo atento en el registro de cambios.
¿Cuáles son los tres objetivos principales de la gestión del cambio?
Un proceso de gestión del cambio tiene tres objetivos principales:
- Analizar el proceso e implementar medidas correctivas y preventivas para evitar la repetición de problemas en un proyecto.
- Asegúrese de que todas las solicitudes de cambio estén de acuerdo con el plan de gestión del proyecto.
- Procesar las solicitudes de cambio de acuerdo con las instrucciones proporcionadas por las autoridades autorizadas.
¿Cómo se debe redactar un documento de control de cambios?
Los gerentes de proyecto deben redactar un documento de proceso de control de cambios efectivo.
- Explique por qué se hizo el ajuste.
- Cree un equipo de gestión del cambio mediante la identificación de varias partes interesadas. Aclarar las ventajas específicas de la modificación.
- Establezca objetivos definidos para que el equipo de gestión del proyecto los alcance para completar el proyecto.
Conclusión
La gestión del cambio mejora el trabajo en equipo, aumenta la productividad de los empleados y permite que los equipos aborden los desafíos mucho más rápido. A medida que lea el texto, obtendrá algunos conocimientos importantes sobre numerosos aspectos del proceso de gestión del cambio.
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Referencias
